Interview mit Achim Sztuka über die Weiterentwicklung von QuickSlide

24. August 202330. August 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Das neue QuickSlide als Cloudlösung

Wir sprechen mit Achim Sztuka, CEO von Strategy Compass, über die Hintergründe und Vorteile der Weiterentwicklung von QuickSlide

Lesezeit 5 Minuten

Hallo Achim, wir möchten heute mit Dir über das neue QuickSlide reden. Aber zunächst, wie fühlt man sich, nach so einer intensiven Entwicklungsphase?

Achim (lacht): Danke für die Nachfrage. Ja, es liegt ein ganzes Stück Arbeit hinter uns und das war wirklich herausfordernd für alle. Aber es hat auch Spaß gemacht, weil wir uns stark für die Zukunft aufgestellt und jetzt ein wirklich neues und tolles Produkt am Start haben. Wir haben QuickSlide ja nicht einfach nur ein bisschen weiterentwickelt, wir haben es im Grunde neu gedacht. QuickSlide ist jetzt auch als Cloud-Lösung verfügbar. Die Entwicklungsphase ist damit aber nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Die Plattform steht, jetzt kommen kontinuierlich neue Funktionen.

Warum war dieser Entwicklungssprung notwendig?

Achim: Wir haben QuickSlide natürlich auch in der Vergangenheit immer schon weiterentwickelt. Es haben sich aber in den letzten Jahren einige Dinge im technologischen Umfeld verändert, die gegen eine reine Weiterentwicklung auf der bestehenden Basis sprachen: Microsoft promotet schon seit Jahren seine Web-Technologie für Office Add-ins, hat aber lange nicht die erforderliche API-Funktionalität bereitgestellt, um auch anspruchsvolle Lösungen wie QuickSlide damit umzusetzen. Hier hat sich gerade im letzten Jahr sehr viel getan. Gleichzeitig gab es auf der Seite unserer Kunden eine deutliche Verschiebung von teilweise noch starken Vorbehalten gegen Cloud-Lösungen hin zu großer Offenheit bzw. sogar dem expliziten Wunsch nach Cloud-Lösungen. Die Vorteile liegen ja auf der Hand: Installation und Wartung der Software werden wesentlich einfacher, die Beschränkung auf Windows wird aufgehoben und die zunehmende Anzahl Mac-Nutzer kann bedient werden – ebenso wie das Arbeiten im Browser. Das war für uns der Kipp-Punkt, auf den wir gewartet hatten, bevor wir QuickSlide auf Web-Technologie umgestellt haben.

Dann beschreib‘ uns doch bitte mal, was die QuickSlide Cloud-Lösung auszeichnet?

Achim: Ich fange mal mit der Anwender-Perspektive an. Das Herzstück ist eine auf Web-Technologie basierende Template und Asset Library, die orts- und geräteunabhängig in PowerPoint genutzt werden kann. Also auch von Mac-Usern, für diese Zielgruppe konnten wir bisher keine Lösung anbieten. Die Asset Library hat mehrere große Vorteile gegenüber dem herkömmlichen QuickSlide. Hier finden die Anwender alles, was Sie für die Erarbeitung und Erstellung von Präsentationen brauchen, an einem Ort. Das sind nicht nur Folien und Vorlagen, sondern auch Icons und andere Elemente. Man kann alles bequem einfügen oder hochladen, während man seine Präsentation bearbeitet. Die Asset Library lässt nach unterschiedlichen Kriterien aufbauen. Das ist eine Möglichkeit, die so kein anderes Tool bietet. So kann man Assets zum Beispiel nach Themen oder Projekten strukturieren. Die Suchfunktion funktioniert über alle Asset-Typen hinweg. Damit entsprechen wir dem Wunsch vieler Anwender, auch komfortabel nach Bildern und Icons suchen zu können. Wir haben in der Entwicklungsphase viel Zeit in UX und Usability-Tests investiert, um das bestmögliche Erlebnis für die Anwender zu erzielen. Es freut uns daher unheimlich, dass die Feedbacks zur neuen Asset Library bislang wirklich rundum positiv ausfallen.

Für die Anwender gibt es also ein neues Produkterlebnis. Welche Vorteile ergeben sich denn für diejenigen, die den Content im Unternehmen managen?

Achim: Also erstmal ist eine bessere Usability natürlich für das gesamte Unternehmen gut. Denn wenn QuickSlide mehr und besser genutzt wird, steigt insgesamt die Qualität von Präsentationen und die Effizienz bei der Arbeit mit PowerPoint. Wir haben aber auch gezielt die Admin-Prozesse vereinfacht. Während das Anlegen von Benutzergruppen in der Vergangenheit doch recht umständlich war, gibt es jetzt eine schlanke Admin-App, mit der sich Shared Folder mit nur ein paar Klicks anlegen lassen. Auf diese Shared Folder kann man dann ganz einfach über Azure Active Directory bzw. Entra ID die passenden Zugriffsrechte für Benutzer zuweisen. Abteilungen, Teams und andere Einheiten können so ganz ohne Zutun der IT eigene Content-Bereiche aufbauen. Sales beispielsweise kann autark seine Vertriebspräsentationen verwalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass simultanes Hochladen und Ändern durch mehrere Personen nun noch besser gemanagt wird und sämtliche Änderungen am zentralen Content augenblicklich für alle Nutzer sichtbar werden.

Du sprachst davon, dass die Installation und Wartung der neuen Lösung einfacher werden. Wie genau ist das zu verstehen?

Achim: Wir haben mit der Cloud-Version von QuickSlide ein Produkt geschaffen, dass deutlich kürzere Innovationsintervalle ermöglicht. Alle Funktionen rund um die Template und Asset Library werden kontinuierlich weiterentwickelt, und diese Updates stehen unseren Kunden automatisch zur Verfügung, ohne dass auf den Rechnern der Anwender eine neue Version installiert werden muss. Damit entlasten wir die IT-Abteilung unserer Kunden und bringen zugleich Produktinnovationen viel schneller zum Anwender.

Das ist auch für Bestandskunden wichtig zu wissen. Die neue Cloud-Version hat aktuell noch nicht ganz den gleichen Funktionsumfang wie das klassische QuickSlide. Ein Umstieg ist aber für viele Kunden jetzt schon sinnvoll, denn alle kommenden Weiterentwicklungsschritte geht das Unternehmen dann automatisch mit. Und den Umstieg auf die neue Version gestalten wir für unsere Kunden natürlich auch so ressourcenschonend wie nur möglich, inklusive der Migration des gesamten vorhandenen Contents nach Azure.

Stichwort Azure, was muss man dazu wissen?

Achim: Unsere Kunden nutzen Microsofts Cloud-Plattform Azure größtenteils bereits für diverse andere Anwendungen, im Zuge von Microsoft 365 hat sich da sehr viel getan. Azure ist insofern der ideale Ort, um Daten auch für QuickSlide zu hosten. Wir sind diesen Schritt nun gegangen und haben das neue QuickSlide als typische SaaS-Anwendung aufgebaut – sowohl der Web-basierte Teil des Add-ins als auch die Daten werden von uns auf Azure gehostet und den Kunden zur Verfügung gestellt. Unsere Kunden brauchen sich somit im Betrieb überhaupt nicht mehr damit zu beschäftigen, wie Daten gespeichert und gesichert werden, das läuft einfach im Hintergrund ab.

Ganz entscheidend in der Entwicklung war für uns, eine Lösung zu bieten, die die hohen Sicherheitsanforderungen unserer Kunden erfüllt. Beispielsweise im Rahmen der neuen EU-Regelungen zur Cybersecurity und der DSGVO sind die Vorgaben erheblich umfangreicher geworden. Unternehmen müssen zukünftig die Sicherheit über ihre gesamten Lieferkette beachten. Durch die hohen Sicherheitsstandards von Azure, dem Datenhosting in Westeuropa, konsequenter Verschlüsselung und der kompletten Kapselung unseres Backends vom öffentlichen Internet haben wir ein Sicherheitsniveau erreicht, welches bereits im Rahmen diverser Zertifizierungsprozesse die IT-Sicherheitsteams unserer Kunden überzeugt hat. Hier zahlt es sich auch aus, dass wir bei der Umsetzung direkten Zugang zu den Engineers von Microsoft hatten, mit denen wir Best Practices umgesetzt haben.

Was ist denn mit Kunden, für die eine Cloud-Lösung trotzdem nicht in Frage kommt, aus welchen Gründen auch immer?

Achim: Das ist eine wichtiges Thema, danke für die Frage. Unser bisheriges QuickSlide als reine VSTO-Lösung ist natürlich weiter erhältlich und wird auch gepflegt. Unsere Kunden brauchen sich keine Gedanken zu machen, wir drängen niemandem die Cloud auf, der es nicht will oder kann. Wir erwarten jedoch, dass Microsoft früher oder später den Schritt in die Cloud erforderlich machen wird. Man kann das schön am Beispiel von Outlook ablesen – entgegen früherer Aussagen unterstützt das neue Outlook keine installierten Add-ins mehr. Es ist insofern nicht ganz abwegig zu vermuten, dass solch ein Schritt in den nächsten Jahren auch den anderen Office-Anwendungen widerfahren wird. Wir sehen diese Entwicklung positiv, denn sie wird vieles vereinfachen. Für Anwender, für Unternehmen, für die IT – und letztlich auch für uns. Wir haben jetzt einen entscheidenden Schritt gemacht und denken QuickSlide konsequent weiter.

Wir sind gespannt. Danke, Achim, für das Gespräch. Wir wünschen Euch, den Kunden und Anwendern viel Spaß und Erfolg mit der neuen QuickSlide-Version.

Die 4 größten Zeitfresser bei der Arbeit mit PowerPoint

27. Juli 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Die 4 größten Zeitfresser bei der Arbeit mit PowerPoint

Welche Aufgaben kosten in PowerPoint Zeit und Nerven und was können Sie dagegen tun?

Lesezeit 6 Minuten

Arbeiten Sie gerade an einer Präsentation? Sind Sie sicher, dass alle Ihre Folien auf dem aktuellen Stand sind? Fehlt Ihnen noch eine Folie, die Sie schon mal in einer Präsentation einer Kollegin oder eines Kollegen gesehen haben, die sie aber nicht wiederfinden? Haben Sie Ihre Folien schon formatiert? Und wie sieht es mit der Markenkonformität Ihrer Präsentation aus?

All diese Fragen stellen Sie sich vermutlich regelmäßig, wenn Sie mit PowerPoint arbeiten. Fakt ist: die formellen Aspekte Ihrer Präsentation sind zeitraubend. Und kosten manchmal wertvolle Ressourcen, die Sie eigentlich in den Aufbau, die Argumentation und die Dramaturgie Ihrer Präsentation stecken wollten. So kann es kommen, dass Sie Stunden mit dem „Zurechtrücken“ Ihrer Präsentation verbringen, mit dem Präsentationsergebnis aber dennoch nicht zufrieden sind.

Wir gehen den 4 größten Zeitfressern auf die Spur und geben Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie einige der aufwändigen Arbeiten ganz einfach delegieren können: zum Beispiel an ein PowerPoint-Add-in, das diese Jobs perfekt für Sie erledigen kann.

Zeitfresser Nr. 1: Folien suchen

Zeitfresser Nr. 2: Folien formatieren

Zeitfresser Nr. 3: Die richtige Darstellungsform finden

Zeitfresser Nr. 4: Das Corporate Design einhalten

Zeitfresser Nr. 1

Folien suchen

Sie sind nicht der erste, der in Ihrem Unternehmen eine Präsentation erstellt und vermutlich auch nicht der erste zu einem bestimmten Thema. Ein Großteil der Folien, die in einem Unternehmen vorhanden sind, wird wiederkehrend eingesetzt. Das heißt für Sie, dass Sie nicht bei null anfangen müssen. Sie können zumindest Teile aus anderen Präsentationen übernehmen. Doch wo finden Sie diese Präsentationen? Jetzt beginnt die große Suche.

Vielleicht finden Sie die wichtigsten Präsentationen auf dem Server oder Sie fragen Ihre Kollegen. Leider wissen Sie dann immer nicht hundertprozentig, was genau der letzte Stand ist und ob alle Informationen, wie z. B. Unternehmensdaten noch gültig sind. In vielen Unternehmen hat sich folgender Workflow eingeschlichen: Mitarbeiter überschreiben eine Präsentation, die es schon gibt und verändern nur die Folien, die aktualisiert oder angepasst werden müssen. Man kann sich gut vorstellen, dass hier viel Doppelarbeit produziert wird und der Fehlerteufel oft mit im Spiel ist. Zumal sich bei Präsentationen, die immer wieder überschrieben werden, Ungenauigkeiten einschleichen, auch auf Kosten des einheitlichen Corporate Designs.

Professionelle Abhilfe leistet eine Asset Library für PowerPoint. Dabei handelt es sich, um eine zentrale Plattform für die Verteilung und Pflege aller Assets, die in einem Unternehmen für die Erstellung von Präsentationen benötigt werden: Präsentationen, Folien, Vorlagen, Logos, Icons, Bilder usw. Auf diese Asset Library haben alle Zugriff. Das langwierige Suchen nach Folien und Präsentationen hat also ein Ende. Ein weiterer wichtiger Vorteil, ist die zentrale Aktualisierungsmöglichkeit, die eine Asset Library bietet. Änderungen müssen nur an einer Stelle gemacht werden und stehen sofort für alle bereit. Einige Asset Librarys wie die Asset Library von QuickSlide weisen die Nutzer beim Öffnen einer älteren Präsentation sofort auf die Verfügbarkeit von neuen Ständen hin, die dann mit einem Klick aktualisiert werden können. Das gibt Anwendern Sicherheit.

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag mit Einsatzbeispielen von Folienbibliotheken in Unternehmen.

Zeitfresser Nr. 2

Folien formatieren

Es sind Arbeiten, die manche bei der Arbeit mit PowerPoint zur Verzweiflung bringen: Schriften, Schriftgrößen, Abstände, Farben und Positionen anpassen, überprüfen und vereinheitlichen. Nur eingefleischten PowerPoint-Fans geht das wirklich leicht von der Hand, denn aus jeder Änderung ergeben sich neue Herausforderungen wie unschöne Umbrüche, abgeschnittene Texte, Platzprobleme und vieles mehr. Und bei PowerPoint fällt leider jede Ungenauigkeit sofort auf, z. B., wenn beim Überblenden der Folien die Überschriften springen, weil die Stände nicht einheitlich sind. Eine gute Idee ist es, konsequent mit den Masterfolien Ihres Unternehmens zu arbeiten, die in der Regel in PowerPoint hinterlegt sind. Dann stimmt schon mal die Basis. Allerdings sind die Masterfolien begrenzt und es gibt nicht für alle Anwendungsfälle anwenderfreundliche Vorlagen. Ein Großteil der benötigten Folien bauen die Nutzer also selbst. Dabei schleichen sich gerne Formatierungsfehler ein.

Eine intelligente Lösung bieten PowerPoint Add-ins wie QuickSlide, bei denen Formatierungen vordefiniert sind. Diese Tools sorgen dafür, dass die Schriften, Schriftgrößen und Farben des Corporate Designs genutzt werden. Außerdem ermöglichen sie es, eine große Anzahl an Vorlagen und Templates zur Verfügung zu stellen für nahezu jeden Anwendungsfall. Das sind vorgestaltete Folien, die individuell befüllt werden können. Die Nutzer brauchen sich bei der Präsentationserstellung keine Gedanken mehr über die Formatierung zu machen. Das PowerPoint Add-in QuickSlide bietet außerdem eine Reihe von Check-Funktionen wie den Konsistenz-Check, der uneinheitliche Folien identifiziert und sie mit nur einem Klick „geraderückt“ und den Corporate Design Check, der Abweichungen von den gestalterischen Vorgaben Ihres Unternehmens anzeigt und korrigiert.

Zeitfresser 3:

Die richtige Darstellungsform finden

Diese Situation kennen Sie sicherlich: Sie wissen genau, welche Information, sie auf eine Folie bringen möchten, aber es fällt Ihnen schwer eine Darstellung zu finden, die für das Publikum schnell erfassbar und verständlich ist. Vermutlich ist das auch der Grund, warum wir in Präsentationen so viele Textfolien oder Folien mit Bullet Points sehen. Eine gut gemachte Präsentation arbeitet da wo es geht mit grafischen Darstellungen, mit Bildern oder visuellen Elementen. Dabei stellen Sie für denjenigen, der die Präsentation aufbereitet zwei Fragen: wie findet man eine passende Darstellungsform und wie setzt man sie in PowerPoint um, auch wenn man kein PowerPoint-Experte ist und nicht über eine grafische Grundausbildung verfügt.

PowerPoint-Add-ins bieten die Möglichkeit, eine große Anzahl von Vorlagen für bestimmte Darstellungen und Darstellungsformate anzubieten. Anwender können diese direkt mit Ihrem Inhalt befüllen. Über die Gestaltung und die Formatierung brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Eine große Auswahl an Vorlagen lädt auch dazu ein, sich inspirieren zu lassen. So kommen Anwender auf neue Ideen, um Inhalte visuell umzusetzen. Die Qualität der Präsentationen steigt.

Das PowerPoint Add-in QuickSlide geht über die reine Software hinaus. Wir unterstützen unsere Kunden beim Aufbau eines umfassenden Vorlagen-Pools. Wir entwickeln für unsere Kunden ein Vorlagenset, das häufig mehr als 200 Templates im Corporate Design umfasst. Anwender finden diese Vorlagen in der Asset Library von QuickSlide. Gut strukturiert und mit einer umfassenden Suchfunktion ausgestattet.

In unserem Blogartikel zu den Template-Arten, die Unternehmen benötigen, erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Darstellungsformen in Präsentationen.

Zeitfresser Nr. 4:

Das Corporate Design einhalten

PowerPoint ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der Business-Kommunikation. Unternehmen legen zurecht großen Wert darauf, dass Ihre Marke in PowerPoint zur Geltung kommt. Aber nicht alle, die Präsentationen erstellen, kennen die gestalterischen Regeln und können sie anwenden. So kommt es immer wieder vor, dass Präsentationen das Haus verlassen, die nicht dem Corporate Design des Unternehmens gerecht werden.

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen wie das PowerPoint Add-in QuickSlide, bei dem das Corporate Design Ihres Unternehmens voreingestellt ist. Nutzer arbeiten so automatisch mit den richtigen Schriften, Schriftgrößen, Farben etc. Die große Auswahl markenkonformer Vorlagen unterstützt sie zusätzlich beim Einhalten des Corporate Designs. Über QuickSlide lassen sich unternehmenseigene Bilddatenbanken integrieren, so dass auch die Suche nach markenkonformen und lizenzfreien Bildern der Vergangenheit angehört und Nutzer nicht mehr in die Verlegenheit kommen, Ihr Bildmaterial im Internet zu suchen. So ist auch die einheitliche Bildwelt in Präsentationen gesichert.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den größten Zeitfressern in PowerPoint entgegenwirken wollen, finden Sie hier wichtige Tipps für die Auswahl eines geeigneten PowerPoint Add-ins.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie mehr über QuickSlide erfahren wollen. Wir stellen Ihnen unsere Lösung gerne in einer Online-Demo vor.

Schulungsunterlagen in PowerPoint organisieren

Die Organisation von Schulungsunterlagen in PowerPoint

16. Mai 20231. August 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

5 Tipps für die Organisation von Schulungsunterlagen in PowerPoint

Wie Sie mit einer Asset Library Präsentationen für Schulungen, Seminare und Trainings zentral verwalten

Lesezeit 5 Minuten

Die Schulung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern sind heute wichtiger denn je. Unternehmen verfügen über eigene Schulungsabteilungen oder nutzen Bildungsinstitute, um bei Mitarbeitern sowie Kunden und Partnern Wissen zu neuen Produkten oder neuen Technologien aufzubauen. Das Material, dass dabei im Einsatz ist, steht zumeist in PowerPoint zur Verfügung. PowerPoint ist das gängigste Präsentationsformat und viele Inhalte, die von anderen Abteilungen benötigt werden, zum Beispiel Produktinformationen aus dem Produktmarketing, stehen bereits in PowerPoint zur Verfügung und können für Schulungszwecke einfach weitergenutzt werden.

Auch wenn zunehmend Learn Management Systeme in Unternehmen im Einsatz sind, die vor allem im Bereich E-Learning neue interaktive Lernerlebnisse ermöglichen, stellt sich die Frage, woher die Inhalte kommen. Und auch da liefert PowerPoint als Content-Plattform gute Dienste. Vorausgesetzt, man hat die Möglichkeit, Inhalte für Schulungen professionell zu organisieren und zu verwalten. In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps, die Sie beim Management von Schulungsmaterial in PowerPoint beachten sollten und zeigen Ihnen, wie eine Asset Library dabei helfen kann.

Schulungsmaterial aktualisieren
Mit Templates einfach gute Folien bauen
Branding von Schulungsmaterial
Schulungsinhalte effizient anpassen
Schulungsmaterial organisieren

1. Schulungsmaterial aktualisieren

Wer in einem Unternehmen oder in einem Bildungsinstitut für die Verwaltung des Schulungsmaterials verantwortlich ist, weiß wie aufwändig es ist, alle Folien, Inhalte und Abbildungen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn sich technische Details, Produktansichten oder gesetzliche Richtlinien ändern, hat das in der Regel Auswirkungen auf sehr viele Folien, Präsentationen und Elemente. Hier den Überblick zu behalten und Änderungen an allen Stellen sorgfältig einzupflegen ist zeit- und nervenraubend und zudem sehr fehleranfällig. Aktualität ist aber eines der wichtigsten Qualitätskriterien von Schulungen, Seminaren und Trainings.

Über eine Asset Library funktioniert die Pflege und Aktualisierung von Schulungsunterlagen professionell und effizient. Eine Asset Library ist eine zentrale Plattform für alle Assets, die in PowerPoint zum Einsatz kommen. Das können ganze Präsentationen sein, einzelne Folien und Templates oder auch grafische Elemente wie Icons, Logos etc. Eine Asset Library bietet den großen Vorteil, dass alles zentral an einem Ort liegt und auch dort zentral gepflegt werden kann. So arbeiten alle, die Präsentationen erstellen immer mit dem aktuellen Stand. Eine Asset Library, wie beispielsweise QuickSlide sie bietet, informiert Anwender auch beim Öffnen von alten Präsentationen über den Aktualisierungsbedarf und mit nur einem Klick werden auch hier veraltete Assets und Folien ausgetauscht.

2. Mit Templates einfach gute Folien bauen

Im Schulungsbereich und überall dort, wo es um Wissensvermittlung geht, spielt die didaktischen Qualität von Folien und Präsentationen eine entscheidende Rolle. Inhalte sollten übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet werden. Textlastige Folien leisten das in der Regel nicht. Die visuelle Darstellung von Inhalten, z. B. mit Hilfe von Icons oder Diagrammen erfordert jedoch PowerPoint-Expertenwissen, über das nicht alle, die Präsentationen erstellen, umfassend verfügen. Auch hier kann eine Asset Library Abhilfe schaffen. Denn neben fertigen Folien und Präsentationen bietet sie auch die Möglichkeit, Templates für verschiedene Darstellungsformate zur Verfügung zu stellen. Das können zum Beispiel Templates für argumentative Darstellungen, Diagramme, Infografiken Prozessdarstellungen, Projektpläne etc. sein. Bei Templates handelt es sich in der Regel um Musterfolien, die inhaltlich individuell gefüllt werden können. So kann jeder einfach und schnell, anschauliche und abwechslungsreiche Folien erstellen. Das wirkt sich unmittelbar auf den Wissenstransfer und damit auf den Erfolg von Schulungen und Seminaren aus.

In einem weiteren Blogartikel geben wir Ihnen Anregungen für die verschiedenen Template-Arten, die für die Präsentationserstellung gebraucht werden.

3. Branding von Schulungsmaterial

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstellung von Schulungsunterlagen ist die Einhaltung eines einheitlichen Designs. Stellen Sie sicher, dass Ihr Schulungsmaterial im Einklang mit Ihrer Markenidentität steht. So vermitteln Sie einen professionellen und verbindlichen Eindruck. Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, in der die Schriften wechseln und Abstände springen wirkt nicht glaubwürdig. Auch bei dieser Herausforderung kann eine Asset Library helfen. Denn sie kann sicherstellen, dass das gesamte Schulungsmaterial, das zur Verfügung steht, im Corporate Design gehalten ist. Wir empfehlen bei der Auswahl einer Asset Library auch auf diesen Aspekt zu achten. Es gibt spezielle Add-ins, die die Vorteile der Content-Organisation in PowerPoint mit speziellen Funktionen für das Brand Management kombinieren. In diesem Fall wird ein PowerPoint-Master mit Ihren Corporate Design Vorgaben im System hinterlegt und Schriften, Farben und grafische Vorgaben werden voreingestellt. Der Vorteil einer solchen Lösung ist, dass alle, die neue Folien und Präsentationen erstellen, automatisch im richtigen Design arbeiten. Einige Add-ins wie auch QuickSlide bieten darüber hinaus Check-Funktionen, mit denen Abweichungen vom Corporate Design angezeigt werden und mit nur einem Klick korrigiert werden können. Für Anwender, also für alle, die Schulungsmaterialien erstellen, bedeutet das, dass sie sich auf die Inhalte konzentrieren können und die Einhaltung des Corporate Designs für sie automatisch funktioniert.

In einem anderen Blogartikel geben wir Ihnen einen Überblick über PowerPoint-Add-Ins und hilfreiche Tipps für die Auswahl.

4. Schulungsinhalte effizient anpassen

Im Schulungsbereich müssen Unterlagen nicht nur ständig aktualisiert werden, sie müssen auch an die Lernstände und die Lernanforderungen unterschiedlicher Zielgruppen angepasst werden.

Nehmen wir mal folgendes Beispiel: wenn in einem Unternehmen ein neues Produkt eingeführt wird und die unterschiedlichen Abteilungen zu diesem Produkt geschult werden, dann ist ein Teil des Schulungsinhalts vermutlich für alle gleich, z. B. der Einstieg mit der Kurzvorstellung des neuen Produkts. Dann aber variieren die Informationen. Denn der technische Service wird vor allem zu den technischen Besonderheiten des neuen Produkts geschult. Das Marketing braucht dagegen vor allem Informationen zu den Vorteilen des neuen Produkts für den Kunden und die Abgrenzung zum Wettbewerb. Das Sales-Team interessiert sich außerdem für Margen, Preisstrategie etc. Für jede Zielgruppen werden also die Inhalte individuell zusammengestellt.

Eine Asset Library ist ideal für das modulare Arbeiten bei der Präsentationserstellung. Trainer und Schulungsleiter können sich aus einem Set an Folien Präsentationen für unterschiedliche Schulungsgruppen zusammenstellen und bei Bedarf neue Folien hinzufügen. Die Asset Library funktioniert also auch wie ein Baukasten, mit dem jede Schulung individuell angepasst werden kann. Klick für Klick entstehen ohne großen Aufwand neue Schulungsunterlagen. Das erleichtert die Arbeit von Trainern und Seminarleitern enorm.

5. Schulungsmaterial organisieren

Beim Management von Schulungsunterlagen geht es in der Regel um hohe Folienbestände. Schnell summieren sich die Präsentationen zu unterschiedlichen Themen und für unterschiedliche Zielgruppen und es ist schwer, den Überblick zu behalten. In einer Asset Library können Sie sich ein Ordnungssystem anlegen, das Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Sie können nach Seminarformaten, Seminarthemen, Zielgruppen, Trainern oder Schulungszyklen ordnen. Bei den meisten Asset Librarys können außerdem Benutzergruppen und Zugriffsrechte definiert werden. Auch Semiarteilnehmern können Sie so direkten Zugriff auf die Schulungsunterlagen gewähren. All diese Ordnungsprinzipien helfen den Nutzern in der Asset Library genau die Unterlagen zu finden, die sie suchen und auch nur die angezeigt zu bekommen, die sie brauchen. Achten Sie bei der Auswahl einer Asset Library außerdem auf eine elaborierte Suchfunktion, die idealerweise nicht nur nach Folientiteln sucht, sondern mindestens auch nach Stichwörtern oder bestimmten Tags.

Wenn Sie Fragen zur Auswahl einer Asset Library für die Verwaltung Ihres Schulungsmaterials haben oder mehr über QuickSlide erfahren wollen, sind wir gerne für Sie da. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Die drei Teile einer Präsentation: Einleitung, Hauptteil, Abschluss

8. Mai 202310. Mai 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Die 3 Teile einer Präsentation: Einleitung, Hauptteil, Abschluss

Die Aufgabe der einzelnen Teile für die Präsentationsstruktur

Lesezeit 6 Minuten

Eine erfolgreiche Business-Präsentation erfordert eine sorgfältige Planung und Strukturierung. In diesem Artikel werden wir uns mit dem Aufbau von Präsentationen beschäftigen, wobei wir uns auf die drei Teile konzentrieren: Einleitung, Hauptteil und Abschluss einer Präsentation. Wir werden untersuchen, welche Aufgaben jeder Teil hat und welche konkreten Tipps helfen, um diese Teile der Präsentation optimal zu strukturieren.

Die Agenda

Teil 1: Die Einleitung einer Präsentation

Teil 2: Der Hauptteil einer Präsentation

Teil 3: Der Abschluss einer Präsentation

Die Agenda

Eine erfolgreiche Präsentation braucht eine gut strukturierte Agenda. Sie hilft Ihrem Publikum dabei, den Überblick zu behalten und den Inhalten der Präsentation zu folgen. Die Agenda stellt sicher, dass in der Präsentation alle wichtigen Aspekte eines Themas abgedeckt werden.

Eine ansprechend gestaltete und formulierte Agenda kann auch dazu beitragen, von Anfang an die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und es für die Präsentation zu begeistern. Die Agenda kann beispielsweise durch Bilder, Sprache oder Terminologie gestaltet werden, die speziell auf die Ziele und Interessen des Publikums abgestimmt sind. Auf diese Weise signalisiert der Präsentierende, dass er die Zeit und das Interesse des Publikums schätzt und seine Präsentation auf deren Bedürfnisse ausrichtet.

Lesen Sie mehr über die Bedeutung der Agenda in Präsentationen und lernen Sie, wie auch wie Sie action titel gewinnbringend einsetzen.

Teil 1: die Einleitung einer Präsentation

Die Einleitung ist der erste Teil Ihrer Präsentation. Dem Einstieg kommt eine besondere Bedeutung zu, denn die Einleitung hat die Aufgabe, Ihr Publikum von Anfang an zu fesseln. Bereits auf den ersten Folien entscheidet sich, ob Sie es schaffen, das Interesse Ihres Publikums zu wecken. Dafür ist es entscheidend, den richtigen Ton zu treffen, die Relevanz Ihres Themas zu vermitteln und das Publikum zu motivieren, Ihrem Vortrag zu folgen. Ein schlechter oder unmotivierter Einstieg ist auch mit einem perfekten Hauptteil nur schwer zu kompensieren. Denn wenn die Aufmerksamkeit Ihres Publikums erst einmal weg ist, ist es sehr schwierig, diese zurückzugewinnen. Die Einleitung sollte etwa 10% bis 15% der Gesamtdauer der Präsentation ausmachen und folgende Elemente enthalten:

1. Begrüßung:

Mit einer freundlichen Begrüßung schaffen Sie von Anfang an eine positive Atmosphäre. Sie geben dem Publikum die Möglichkeit, anzukommen, ruhig zu werden und sich zu sammeln und signalisieren, dass es gleich los geht. Diese Phase ist wichtig, um die Konzentration des Publikums herzustellen.

2. Vorstellung:

Stellen Sie sich und Ihre Organisation kurz vor. Geben Sie einen Überblick darüber, wer Sie sind und welche Rolle Sie in Ihrer Organisation spielen. Dadurch geben Sie Ihrem Publikum Orientierung und untermauern bereits am Anfang der Präsentation Ihre Kompetenz und Glaubwürdigkeit.

3. Zielsetzung:

Umreißen Sie kurz das Thema Ihrer Präsentation und erklären Sie, was Sie mit der Präsentation erreichen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Ziel der Präsentation klar und präzise ist.

4. Kontext:

Erläutern Sie den Kontext, in dem die Präsentation stattfindet. Warum ist das Thema wichtig? Warum ist es relevant für das Publikum? Hier sollten Sie auch darauf achten, dass Sie eine Verbindung zum Publikum herstellen und Ihre Präsentation auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuschneiden.

Nach der Einleitung sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:

Das Publikum ist konzentriert
Es weiß, wer Sie sind und dass Sie Kompetenz für das Thema mitbringen
Es weiß, worum es in der Präsentation geht und warum es sich lohnt, aufmerksam zu folgen.

Teil 2: der Hauptteil einer Präsentation

Der Hauptteil ist aus inhaltlicher Sicht der wichtigste Teil Ihrer Präsentation. Hier präsentieren Sie Ihre Informationen, argumentieren Sie für Ihre Position, versuchen die Zielgruppe zu überzeugen oder zu einer Entscheidung zu bringen. Kurzum: der mittelste Teil ist das Herzstück Ihrer Präsentation. Er sollte logisch und nachvollziehbar aufgebaut werden und sich konsequent an Ihrem Präsentationsziel orientieren. Die größte Herausforderung ist es, den Hauptteil kompakt zu gestalten und nicht zu sehr auszuschweifen, aber dennoch keine inhaltlichen Sprünge zu machen, bei denen Sie Ihr Publikum verlieren könnten. Idealerweise folgen Sie beim Aufbau des Hauptteils den Gedankengängen, die Ihr Publikum haben könnte und beantworten alle Fragen, die Ihrer Zielgruppe in den Kopf kommen könnten. Dazu braucht es selbstverständlich gute Zielgruppenkenntnisse und auch eine gewisse Erfahrung. Wenn Sie ähnliche Präsentationen schon gehalten haben, sollten Sie Erkenntnisse, die Sie zum Beispiel aus den Reaktionen oder Fragen des Publikums ableiten können, beim Aufbau Ihrer nächsten Präsentation berücksichtigen.

Der Hauptteil sollte etwa 75% bis 80% der Gesamtdauer der Präsentation ausmachen. Das sind unsere Tipps für den Haupteil:

1. Präzise Überschriften:

Achten Sie auf einen klaren und logischen Aufbau des Hauptteil und nutzen Sie präzise Überschriften. Sie sorgen dafür, dass Ihr Publikum Ihren Argumenten folgen kann. Überschriften, die auf dem Punkt sind, helfen auch dem Referenten, zum Beispiel, wenn man innerhalb der Präsentation vor- und zurückspringen möchte.

2. Kernbotschaften:

Präsentieren Sie Ihre Kernbotschaften und Argumente in einer logischen Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Argumente mit Beispielen und Fakten untermauern, um Ihre Position zu stärken. Berichten Sie aus der Praxis und zeigen Sie damit, dass Sie die Anforderungen Ihrer Zielgruppe kennen.

3. Visualisierung:

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Informationen schnell erfassbar machen. Wann immer es geht, sollten Sie auf Visualisierungen zurückgreifen. Diagramme, Icons und Bilder sind schneller erfassbar als Buschstabenkolonnen und Sie bleiben im Gedächtnis. Ihr Publikum wird sich eher an ein gutes Bild erinnern als an die Texte auf Ihren Folien.

Nach dem Hauptteil sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:

Das Publikum hat Ihre Informationen und Ihre Argumente verstanden
Die wichtigsten Fragestellungen und Einwände Ihres Publikums haben Sie beantwortet bzw. vorweggenommen
Das Publikum hat die Relevanz des Themas für den eigenen Bedarf und die eigenen Anforderungen erkannt
Das Publikum ist bereit, den nächsten Schritt zu Ihrem Ziel mitzugehen.

Teil 3: Der Abschluss einer Präsentation

Der Schlussteil ist der letzte Teil Ihrer Präsentation und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Botschaft noch einmal zu unterstreichen. Dabei geht es nicht nur darum, einen starken Eindruck zu hinterlassen. Der Abschluss Ihrer Präsentation entscheidet, ob Sie Ihr Präsentationsziel erreicht haben. Konnten Sie Unterstützer für Ihr Thema finden? Konnten Sie eine Entscheidung herbeiführen? Konnten Sie einen Neukunden gewinnen? Damit Sie Ihre Zielerreichung auch messen können, ist es wichtig beim Abschluss Ihrer Präsentation konkret zu werden. Je nach Ziel können Sie hier einen Ausblick geben, nächste Schritte oder Termine vereinbaren oder bereits Aufgaben verteilen. Nutzen Sie alle Möglichkeiten für einen verbindlichen Ausstieg und einen konkreten Anschluss. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Thema weitergedacht wird, ein Projekt weiterverfolgt oder eine Zusammenarbeit gestartet wird. Ansonsten ist Ihr Vortrag leider sehr schnell vergessen oder es schieben sich andere Themen davor.

Der Abschluss Ihrer Präsentation sollte etwa 10% bis 15% der Gesamtdauer der Präsentation ausmachen und folgende Elemente enthalten:

1. Zusammenfassung

Fassen Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Präsentation noch einmal kurz und prägnant zusammen. Dadurch erinnern Sie das Publikum an die wichtigsten Botschaften und stärken Ihren Gesamteindruck.

2. Call-to-Action

Schließen Sie Ihre Präsentation mit einem Call-to-Action ab, der zu Ihrem Präsentationsziel passt. Fordern Sie das Publikum auf, eine Entscheidung zu treffen, ein Produkt zu kaufen oder einen Nachfolgetermin mit Ihnen zu vereinbaren. Dadurch schaffen Sie Verbindlichkeit und stellen die Erreichung Ihres Präsentationsziels sicher.

3. Ausblick

Geben Sie einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen oder Projekte. Zeigen Sie die Next Steps auf oder weisen Sie auf Anschluss-Themen hin. Dadurch zeigen Sie, dass Sie die Prozesse kennen und auch ein Experte für die nächsten Schritte und die Umsetzung sind.

4. Dankeschön

Schließen Sie Ihre Präsentation mit einem Dankeschön an das Publikum ab. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für das Interesse und die Zeit, die das Publikum in Ihre Präsentation investiert hat. Sie können auch Ihre Kontaktdaten angeben und anbieten, Fragen zu beantworten oder weiterführende Informationen zu liefern. Das Dankeschön sollte von Ihnen persönlich kommen, dafür braucht es keine Folie. Lesen Sie auch unsere Tipps PowerPoint-Schlussfolien.

Nach dem Hauptteil sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:

Das Publikum folgt Ihrer Empfehlung.
Es handelt im Sinne Ihres Präsentationsziels.
Ihr Vortrag bleibt im Gedächtnis und Sie sind beim Publikum als Experte für das Präsentationsthema gesetzt.

Viele weitere sehr hilfreiche Tipps für den Aufbau von Präsentationen finden Sie in unseren Blogartikeln über den roten Faden Ihrer Präsentation und die Struktur von Präsentationen.

Storytelling in Präsentationen

1. Mai 20231. August 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Mit Storytelling in Präsentationen begeistern

Über Geschichten Inhalte vermitteln

Lesezeit 5 Minuten

Bereits unsere Vorfahren haben am Lagerfeuer Geschichten erzählt, um Erfahrungen auszutauschen, Wissen zu übermitteln und Normen zu definieren. Die Geschichte war das Format der Wahl. Denn Menschen lieben Geschichten. Geschichten sind emotional, sie begeistern und fesseln die Zuhörer. Inhalte, die in Geschichten verpackt werden, sind aufmerksamkeitsstark und merkfähig.

Im Marketing, in der Werbung und in der Unternehmenskommunikation erfreut sich Storytelling bereits seit vielen Jahren einer großen Beliebtheit. Denn Storytelling ist auch eine gute Möglichkeit, sich im Wettbewerbsumfeld zu differenzieren und Produkte und Leistungen emotional aufzuladen.
Diesen Effekt können Sie auch in Präsentationen nutzen. Mit Storytelling in Präsentationen erzeugen Sie eine emotionale Bindung zu Ihrem Publikum. Nutzen Sie die Methode, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu gewinnen, sie zu fesseln und zu überzeugen.

Die Wirkung von Storytelling

Storytelling in Präsentationen

Was zeichnet eine gute Präsentationsstory aus

Die Heldenreise: Beispiel einer klassischen Storyline

Übertragung der Heldenreise auf eine Präsentation

Die Wirkung von Storytelling

Unser Gehirn ist nicht ausschließlich auf Logik programmiert. Bei jedem Lernprozess nimmt es immer auch emotionale Informationen auf. Untersuchungen haben gezeigt, dass diese zusätzlichen Informationen Wissen sogar erst merkfähig machen. Wir lernen also besser, wenn wir emotionale Kontexte haben. Märchen, Mythen und Sagen, die über Jahrhunderte weitererzählt wurden, nutzten bereits dieses Prinzip und vermittelten über fantasievolle Narrative oft tiefgründige Themen.

Im strategischen Storytelling wird die Methode eingesetzt, um unternehmerische Ideen und Visionen emotional erlebbar und nachvollziehbar zu machen. Ein begnadeter Storyteller war Steve Jobs, der in seinen Präsentationen mit begeisternden Storys neue Produkte als lebensverändernde Technologien vorgestellt hat. Dabei hat er nicht technische Fakten in den Vordergrund gestellt, sondern das emotionale Nutzererlebnis. Er hat ein Lebensgefühl vermittelt, das jeder Zuhörer für sich subjektiv interpretieren konnte. Auch das ist einer der großen Vorteile des Storytellings: Geschichten bieten Spielraum für eigene Erkenntnisse. Menschen erkennen sich darin wieder und treffen Ihre eigenen Ableitungen.

Storytelling in Präsentationen

Storytelling ist also eine kraftvolle Methode, um Botschaften emotional und aufmerksamkeitsstark zu vermitteln und damit ideal für Präsentationen:

Mit Storytelling sichern Sie sich die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe
Sie laden Ihre Argumente emotional auf
Sie bieten Ihren Zuhörern Spielraum für eigene Erkenntnisse und Ableitungen
Sie steigern den Lerneffekt

Für viele mag es ungewohnt klingen, dass eine Präsentation eine Story braucht. Zumal in den Begriffen Story und Geschichte mitschwingt, dass sie frei erfunden sind. Beachten Sie deshalb, dass Ihre Präsentationsstory authentisch sein muss.
Doch wie finden Sie die richtige Story für Ihre Präsentation? Zunächst einmal: Im Mittelpunkt des Storytellings sollten immer Menschen stehen. Storytelling erfordert also häufig ein Umdenken. Stellen Sie zum Beispiel bei einer Produktpräsentation nicht das Produkt in den Mittelpunkt, sondern die Menschen, die das Produkt nutzen. Listen Sie nicht die Features des Produkts auf, sondern zeigen Sie, wie Nutzer das Produkt anwenden und welche Vorteile sie dadurch haben. Dieser einfache Perspektivwechsel bringt Sie Ihrer Präsentationsstory schon einen guten Schritt näher.
In einem weiteren Blogartikel lesen Sie, wie Sie visuelle Metaphern nutzen, um das Storytelling in Ihrer Präsentation zu unterstützen.

Was zeichnet eine gute Präsentationsstory aus

Eine gute Story erzeugt Bilder im Kopf der Zuhörer. Sie weckt Gefühle und Erinnerungen. Dazu braucht sie einen gut nachvollziehbaren Handlungsstrang. Das heißt auch, eine gute Story braucht Reduktion auf das Wesentliche, keine Überfrachtung mit Daten und Fakten. Genau das macht den Unterschied zu klassischen Präsentationen mit häufig überfüllten Folien aus.

Die Zutaten für eine gute Story sind in der Regel eine Person, eine Problemsituation und der Wunsch oder der dringende Bedarf sich daraus zu befreien. Die Handlung umfasst drei Teile: eine Ausgangssituation, eine Komplikation und die Auflösung. Die Kernbotschaft Ihrer Präsentation liegt zwischen Komplikation und Auflösung. Hier beschreiben Sie den Weg, der die Person aus der Problemsituation herausführt. Hier zeigen Sie die Wirkung Ihres Vorschlags, Ihrer Idee oder Ihres Produktes.

Was Sie beim Aufbau einer Präsentation noch berücksichtigen sollten lesen Sie in unserem Blogartikel zu wichtigen Schritten für eine erfolgreiche Präsentationserstellung sowie in unserem Insight zur Struktur von Präsentationen.

Die Heldenreise: Beispiel einer klassischen Storyline

Die Heldenreise ist eine universelle Geschichte, die in vielen Mythen und Märchen vorkommt und immer ähnlich aufgebaut ist. Sie beschreibt den Weg eines Helden, der vor Herausforderungen steht, bestimmte Prüfungen bestehen muss und über Umwege letztendlich gestärkt aus seiner Heldenreise hervorgeht. Die Odyssee von Homer ist der Archetyp für die Heldenreise in der Dichtung. Sie verläuft nach einem prototypischen Muster in 12 Schritten.

Der Held lebt in seiner normale Welt.
Es gibt ein Abenteuer/eine Herausforderung, die den Helden aus seiner normalen Welt reißt.
Der Held lehnt die Herausforderung zunächst ab.
Weil er keine andere Möglichkeit sieht, entscheidet er sich, die Herausforderung anzunehmen.
Er muss unterschiedliche Prüfungen bestehen.
Der Held erkennt, dass er die Fähigkeiten hat, diese Prüfungen zu meistern.
Es kommt eine finale Herausforderung, die dem Helden noch mal alles abverlangt.
Der Held kommt als neuer erfahrener Mensch in seine normale Welt zurück.

Übertragung der Heldenreise auf eine Business-Präsentation

Die Heldenreise liefert ein gutes Gerüst für eine Präsentationsstory. Je nach Bedarf kann man sie weiter vereinfachen. In unserem Beispiel erzählen wir die Heldenreise in fünf Phasen. Anhand einer Marketing-Präsentation zum Roll-out eines neuen Corporate Designs in PowerPoint zeigen wir Ihnen, wie die Dramaturgie aufgebaut sein kann.

Die Ausgangssituation

Die strategische Neuausrichtung des Unternehmen spiegelt sich in einem neuen Markenauftritt. Website, Anzeigen, Messeauftritte erstrahlen in einem neuen Corporate Design.

Die Herausforderung

Aber was ist mit der Business-Kommunikation? Die Mitarbeiter der Marketing-Abteilung haben die Aufgabe sicherzustellen, dass alle Dokumente, die im Unternehmen im Einsatz sind, den neuen gestalterischen Vorgaben entsprechen. Sie haben neue Master und Vorlagen eingeführt.

Die Komplikationen, die auftreten

Dennoch kursieren im Unternehmen weiterhin alte Dokumente – vor allem Präsentationen. Der Aufwand, alle Folien zu erfassen und umzustellen, ist schier endlos. Die Marketing-Mitarbeiter stehen vor einer unlösbaren Aufgabe. Der unternehmensweite Roll-out des neuen Corporate Designs in der 1-zu-1-Kommunikation ist mit den Ressourcen der Marketing-Abteilung nicht zu leisten.

Der Durchbruch bei der Lösung

Die Marketing-Abteilung hat sich auf die Suche nach einer Lösung gemacht und eine Software gefunden, die die Umstellung des neuen Corporate Designs in PowerPoint automatisiert. Mit QuickSlide entstehen Präsentationen automatisch im richtigen Corporate Design, alte können mit nur einem Klick umgewandelt werden. Ein Corporate Design Check prüft alle Folien auf Markenkonformität und korrigiert Abweichungen.

Eine bessere Zielsituation

Die Entscheidung für den Einsatz einer Software war goldrichtig. Dank QuickSlide erstellen nun alle Mitarbeiter markenkonforme Präsentationen. Nicht nur die visuelle Qualität wurde gesteigert, auch die inhaltliche. Denn jeder hat Zugriff auf eine breite Auswahl an Vorlagen. Die Arbeit mit PowerPoint wird insgesamt einfacher und besser.

Beim Aufbau Ihrer Präsentationsstory hilft Ihnen eine Methode, die Ihren Ursprung in der Filmindustrie hat: das Storyboarding. Lesen Sie in unserem Blogartikel, wie Ihnen Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.

Vertriebspräsentationen verwalten

18. April 202328. April 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Mehr aktive Verkaufszeit, weniger Aufwand bei der Terminvorbereitung

Eine professionelle Präsentationsverwaltung für mehr Zeit beim Kunden

Lesezeit 5 Minuten

Sie sind im Vertrieb tätig und wissen, wie wichtig die Zeit ist, die Sie in Kundengesprächen verbringen. Diese Zeit ist aktive Verkaufszeit. Sie entscheidet über den Vertriebserfolg. Ihr Ziel ist es also, möglichst viel Ihrer wertvollen Ressourcen in den persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden zu investieren. Doch leider fallen im Vertriebsalltag auch administrative Aufgaben an, die ebenfalls Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Wir möchten Ihnen helfen, bei der Terminvorbereitung Zeit zu sparen. Mit einer professionellen Präsentationsverwaltung erstellen Sie Vertriebspräsentationen schneller, einfacher und auch besser.

Raus aus der Zeitfalle beim Einsatz von PowerPoint

Der erste Schritt: Verantwortlichkeit schaffen

Die Klärung: Wer liefert was?

Die inhaltliche Arbeit: Standards definieren

Die Profi-Ausstattung: der Vertriebsbaukasten

QuickSlide, die ideale Software-Lösung

Raus aus der Zeitfalle beim Einsatz von PowerPoint

Gute PowerPoint-Präsentationen sind im Vertrieb der halbe Weg zum Erfolg. Sie geben dem Vertriebler Sicherheit, sorgen für einen strukturierten Argumentationsaufbau, unterstützen die Botschaften visuell und nehmen die Zuhörer mit. Kein Wunder also, dass PowerPoint das Mittel der Wahl ist, wenn es darum geht, Vertriebsgespräche zu unterstützen. Leider gibt es aber auch die andere Seite von PowerPoint. Da geht es vor allem um die Zeit, die in die Erstellung der Vertriebsunterlage fließt. Die Suche nach bestehenden Präsentationen und aktuellen Ständen, das Formatieren von Folien, die Einhaltung des Corporate Designs – das alles sind Herausforderungen, die schon manchen erfahrenen Vertriebsprofi zur Verzweiflung brachten. Doch PowerPoint ist nicht per se eine Zeitfalle. Die Probleme entstehen meistens dann, wenn die Prozesse rund um PowerPoint wenig oder schlecht organisiert sind. Und das ist leider in vielen Unternehmen der Fall. Woran das liegt? Ganz einfach: Es gibt keinen Hauptverantwortlichen für PowerPoint, ergo gibt es auch niemanden, der das Problem angeht. PowerPoint ist irgendwo zwischen Marketing, Sales und Unternehmenskommunikation angesiedelt.

Der Vertrieb leidet darunter besonders, denn hier ist das Präsentationsaufkommen hoch und der Anspruch an die Qualität und Aktualität der Vertriebspräsentationen ebenso.

Unsere Empfehlung ist ein professionelle Präsentationsverwaltung. Die wird idealerweise auf Unternehmensebene realisiert. Aber insbesondere für den Vertrieb mit seinen sehr speziellen Präsentationsanforderungen lohnt sich natürlich auch eine teamspezifische Lösung.

Der erste Schritt: Verantwortlichkeit schaffen

Unsere allererste Empfehlung für alle, die den Einsatz von PowerPoint im Vertrieb verbessern wollen, ist einfach, aber entscheidend. Finden Sie jemanden, der das Thema in die Hand nimmt, oder kümmern Sie sich gleich selbst darum. Die Aufgabe des PowerPoint-Beauftragten wird es sein, die Ansprüche des Vertriebsteams an PowerPoint und an eine Präsentationsverwaltung zu sammeln und den Kontakt zu weiteren beteiligten Abteilungen wie Marketing und IT aufzunehmen. Keine Angst, ist der Prozess zur Optimierung des PowerPoint-Einsatzes erst einmal gestartet, laufen die Dinge auch ohne großen Aufwand ab. Aber es braucht trotzdem immer mal wieder jemanden, der als Treiber und Ansprechpartner fungiert.

Weil die Verantwortung für Präsentationen ein zentrales Problem ist, haben wir dem Thema einen eigenen Blogbeitrag gewidmet.

Die Klärung: Wer liefert was?

Auch wenn der Vertrieb den Hauptnutzen aus einer Präsentationsverwaltung zieht, gibt es andere Abteilungen, die das Thema betrifft und mit denen Sie sich frühzeitig abstimmen sollten. Vor allem, wenn Sie als Ideallösung ein Software-Tool nutzen wollen. Dann sind in jedem Fall Ihr Marketingteam und die IT-Abteilung betroffen. Das Marketing ist für den PowerPoint-Master verantwortlich. Diese potx.-Datei liefert den Anwendern die wichtigsten gestalterischen Vorgaben wie Farben, Schriftarten, Textebenen und Satzspiegel. Der PowerPoint-Master hat auch beim Einsatz von Software eine wichtige Bedeutung. Über ihn wird der einheitliche Auftritt Ihrer Vertriebspräsentationen geregelt. Ihre IT-Abteilung ist Ansprechpartner, wenn es um die Auswahl des Anbieters für eine Software-Lösung geht und natürlich für alle technischen Fragen und Themen rund um die IT-Infrastruktur. Binden Sie die Kollegen in Ihre Überlegungen ein und sondieren Sie auch gemeinsam den unternehmensweiten Nutzen einer zentralen Präsentations- und Folienverwaltung. Vielleicht ist die Vertriebsabteilung der Pilot für einen späteren Roll-out.

Die inhaltliche Arbeit: Standards definieren

Vertriebspräsentationen bestehen in der Regel aus Basisinformationen, die immer gleich sind und individuell angepassten Informationen, die speziell für einzelne Kunden, Kundengruppen oder Branchen relevant sind.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen, welche Präsentationsteile Sie standardisieren können. Denken Sie dabei modular, also nicht in fertigen Präsentationen, sondern in einzelnen Folien. Welche davon kommen immer wieder zum Einsatz, welche werden angepasst, welche sind so individuell, dass nur die Darstellungsform gleich ist, die Inhalte aber von Präsentation zu Präsentation wechseln. Es kann hilfreich sein, sich dabei an Vertriebsphasen zu orientieren: welche Folien brauchen Sie für das erste Akquisegespräch, welche sind für die Produktdemo oder das Abschlussgespräch notwendig? Wenn Sie modular auf Ihre Präsentationsinhalte schauen, werden Sie vermutlich viele wiederkehrende Inhalte und Darstellungsformen finden. Das ist gut so, denn all diese Folien können vorbereitet werden und sparen damit Zeit bei der Präsentationserstellung. Wenn Sie bei der Auswahl eines Software-Partners Wert auf eine gute Beratung und einen ganzheitlichen Ansatz legen, werden Sie bei diesem Schritt unterstützt und Sie profitieren von Best Practices aus dem Vertriebsbereich.

„Diese PowerPoint-Templates und -Vorlagen brauchen Ihre Mitarbeiter“ – In diesem Blogartikel lesen Sie mehr über Templates und den Aufbau eines Folien-Sets.

Die Profi-Ausstattung: eine Vertriebsbaukasten als Folienbibliothek

Aus den von Ihnen definierten Standards entsteht ein Set aus Folien und Vorlagen, aus dem fast alle Vertriebspräsentationen modular erstellt werden können. Das Ziel ist, dass keiner mehr Präsentationen von Null an neu erstellen muss, sondern jeder Vertriebler auf bestehende Folien und Inhalte zurückgreifen kann. Das spart Zeit bei der Präsentationserstellung. Dank des modularen Systems sind kundenindividuelle Anpassungen jederzeit möglich.

Idealerweise verwalten Sie alle Präsentationen, Folien und Vorlagen zentral an einem Ort, damit jeder aus dem Team darauf zugreifen kann. Eine softwaregestützte Folienbibliothek bietet dabei entscheidende Vorteile. Denn alle Assets, die Sie für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigen, können zentral gepflegt und aktualisiert werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand enorm und gibt allen Mitarbeitern die Sicherheit, immer mit aktuellen Ständen zu arbeiten.

Mehr Infos zum Thema Folienbibliotheken und Tipps für die Auswahl lesen Sie in unserem Beitrag „Folienbibliotheken die perfekte Lösung für effizientes Arbeiten mit PowerPoint“.

QuickSlide, die ideale Software-Lösung

QuickSlide ist unser PowerPoint-Add-in, das für die Anforderungen von Vertriebsteams ideal geeignet ist. QuickSlide bietet eine Asset Library für die Verteilung, Verwaltung und Pflege aller Assets, die bei der Erstellung von Präsentationen benötigt werden: Folien, Vorlagen, Bilder, Icons, Logos etc. Darüber hinaus sorgt QuickSlide für einen einheitlichen Markenauftritt in PowerPoint, inklusive eines Corporate Design Checks für Ihre Vertriebspräsentationen. Insgesamt wird die Arbeit mit PowerPoint über QuickSlide einfacher und komfortabler. Mit QuickSlide profitieren Sie außerdem von unserem umfassenden Service und unserer Beratung beim Aufbau Ihres Vertriebsbaukastens. In enger Abstimmung mit Ihrem Vertriebsteam entwickeln wir Vorlagen und Templates und passen das Content-System an Ihre Vertriebsprozesse an.

Sprechen sie uns an, wenn Sie mehr über QuickSlide und unsere Leistungen erfahren wollen.

4 Schritte für eine erfolgreiche Präsentationserstellung

3. April 202325. Juli 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

4 Schritte für eine erfolgreiche Präsentationserstellung

Eine Anleitung für alle, die mit überzeugenden PowerPoint-Präsentationen punkten wollen

Lesezeit 5 Minuten

Präsentationen entstehen häufig unter Zeitdruck. Dann neigt man dazu, mit der Foliengestaltung anzufangen ohne sich grundlegende Gedanken über die Präsentation zu machen. Eine gute Präsentation lebt aber von mehr als Inhalt und Design. Bei der Erstellung von Präsentationen ist es wichtig, das eigene Ziel im Blick zu behalten, eine gute Struktur und Dramaturgie für die Argumente zu finden, die Zielgruppe nicht aus dem Blick zu verlieren und auf Diskussionen und Gegenargumente gut vorbereitet zu sein.

Nutzen Sie unsere Schritte für Ihre Präsentationsvorbereitung. Sie beinhalten alle wichtigen Gedanken, die Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation berücksichtigen sollten. Machen Sie diese Schritte zu einem Standard-Prozess für Ihre Präsentationserstellung. Was vielleicht auf den ersten Blick mehr Aufwand zu sein scheint, hilft Ihnen, den roten Faden für Ihre Präsentation zu finden und überzeugend zu argumentieren. Und es gibt Ihnen Sicherheit für Ihren Präsentationsvortrag

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Präsentationsziel

Schritt 2: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe

Schritt 3: Entwickeln Sie die Kernbotschaft Ihrer Präsentation

Schritt 4: Finden Sie den roten Faden für Ihre Präsentation

Unser Experten-Tipp: das OSCAR-Prinzip

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Präsentationsziel

Machen Sie sich bewusst, was das Ziel Ihrer Präsentation ist und wann die Präsentation aus Ihrer Sicht ein Erfolg ist. Was muss dazu eintreten? Sollen bestimmte Personen überzeugt werden, gibt es Entscheidungen die getroffen werden müssen, wollen Sie die Klärung bestimmter Sachverhalte erreichen? Formulieren Sie dieses Ziel klar für sich und stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen ab, falls Sie gemeinsam Präsentationen erstellen. Die gesamte Argumentation sollte auf dieses Ziel einzahlen. Eine klare Zielformulieren hilft auch dabei, wichtigen von nebensächlichem Inhalt zu unterscheiden und den Fokus zu behalten.

Hier drei typische Ziele von Präsentationen:

Informations- und Wissensvermittlung
Diese Ziel verfolgen Präsentationen, die zu Schulungszwecken eingesetzt werden. Aber auch Projekt-Updates oder regelmäßige Reportings dienen vorrangig dem Ziel, Wissen und Erkenntnisse zu vermitteln. Bei solchen Präsentationen ist ein guter didaktischer Aufbau wichtig. Außerdem sollten Sie eine Vorstellung haben, welchen Wissensstand Sie bei Ihren Zuhörern voraussetzen können und welchen Sie am Ende der Präsentation erreicht haben wollen.

Überzeugen
Beispiele für Präsentationen, die das Ziel haben, Personen zu überzeugen, sind Projektanträge, Ideenpräsentationen oder Präsentationen zu Themen wie Prozessoptimierung. Sie haben einen Vorschlag und möchten Unterstützer dafür gewinnen. Der Aufbau Ihrer Präsentation sollte eine gute Argumentationsstruktur aufweisen und Einwände idealerweise vorwegnehmen und entkräften. Wenn es nicht möglich ist, alle Präsentationsteilnehmer zu überzeugen, definieren Sie, welche Personen für Sie die wichtigsten sind und adressieren Sie Ihr Thema entsprechend zielgruppenorientiert.

Aktivieren
Sie wollen mit Ihrer Präsentation eine Handlung auslösen? Zum Beispiel eine Managemententscheidung, eine Budgetfreigabe oder einen Vertragsabschluss in einer Kundenpräsentation erzielen. Dann steuern Sie beim Aufbau Ihrer Präsentation konsequent auf dieses Ziel zu. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die Ihr Gegenüber für die gewünschte Reaktion braucht. Vermeiden Sie alles, was von Ihrem Ziel und Thema ablenkt. Formulieren Sie Ihre Erwartungshaltung, z. B. indem Sie die nächsten Schritte so konkret wie möglich festhalten.

Strategy Compass versorgt Sie regelmäßig mit wertvollen Informationen und hilfreichen Tipps rund um das Thema PowerPoint.

Mit QuickSlide, unserem PowerPoint Add-in, bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung für den effizienten und markenkonformen Einsatz von PowerPoint in Ihrem Unternehmen.

Lernen Sie QuickSlide kennen

Schritt 2: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe

Wenn Sie Ihr konkretes Ziel definiert haben, sollten Sie sich mit den Adressaten für Ihre Präsentation beschäftigen. Wer ist Ihre Zielgruppe und wie „tickt“ sie? Wie relevant ist Ihr Thema für diese Zielgruppe? Welchen Wissenstand haben die Teilnehmer und wie müssen die Informationen aufbereitet sein, damit Ihr Publikum aufmerksam bleibt?

Wenn Sie Ihre Präsentationsteilnehmer nicht kennen, versuchen Sie vorab herauszufinden, welche Positionen sie im Unternehmen bekleiden und für welche Themen sie sich interessieren. In Business-Netzwerken können Sie Antworten auf diese Fragen finden oder Sie führen ein Gespräch mit Kollegen, die vielleicht mehr über Ihre Zielgruppe wissen. Nutzen Sie solche Quellen, damit Ihr Publikum für Sie keine Blackbox ist.

Überlegen Sie auch, ob es unterschiedliche Interessenlagen in Ihrer Zielgruppe gibt und wer die Meinungsführer sind. Berücksichtigen Sie auch die Positionen derjenigen, von denen Sie den größten Gegenwind erwarten. Seien Sie auf Fragen und Gegenargumente vorbereitet. Bei einem sehr heterogenen Gremium kann es sinnvoll sein, eine flexible Präsentationsstruktur anzulegen, die es Ihnen ermöglicht, Themen vorzuziehen oder bei Bedarf auf Folien mit Hintergrundinformationen zurückzugreifen.

Schritt 3: Entwickeln Sie die Kernbotschaft Ihrer Präsentation

Jede Präsentation sollte eine Kernbotschaft haben. Sie ist der zentrale Gedanke, den Sie vermitteln wollen. Er leitet sich aus Ihrem Präsentationsziel ab. Auf diesen Leitgedanken bauen alle Inhalte auf. Jede Folie, jedes Diagramm, jedes Beispiel und jedes Bild, das sie einsetzen, zahlen darauf ein. Die Kernbotschaft ist also auch ein Gradmesser, um zu entscheiden, was in die Präsentation gehört und was nicht.
Formulieren Sie Ihre Kernbotschaft präzise, klar und prägnant – möglichst in nur einem Satz. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

Die Kernbotschaft sollte für Ihre Zielgruppe relevant sein, also ein Thema aufgreifen, das von hohem Interesse und Wichtigkeit ist.
Sie sollte aktuell sein, zum Beispiel eine Lösung für ein bestehendes Problem anbieten.
Sie sollte den Mehrwert für Ihre Zielgruppe beinhalten.
Sie sollte inspirierend formuliert werden.

Erst wenn Ihre Kernbotschaft steht, ist es sinnvoll, mit dem strukturellen Aufbau Ihrer Präsentation zu beginnen.

Schritt 4: Finden Sie den roten Faden für Ihre Präsentation

Wenn Sie Ihr Präsentationsziel kennen und die Kernbotschaft entwickelt haben, geht es um den Aufbau Ihrer Präsentation. Wie entwickeln Sie Ihr Thema so, dass Ihre Zielgruppe Ihnen folgt und bis zur letzten Folie aufmerksam bleibt.

Es gibt zwei klassische Methoden für den strukturellen Aufbau: die Pyramide und den Trichter.

Die Pyramiden-Struktur beginnt mit der Kernaussage in der Einleitung und liefert im Hauptteil zunächst die wichtigsten Argumente, gefolgt von den weiterführenden Details. Der Vorteil dieser Struktur ist, dass Ihr Publikum von Anfang an, weiß, worum es Ihnen geht und die Argumente besser zuordnen und bewerten kann. Sollten Sie in der Präsentation unter Zeitdruck geraten, können Sie bei diesem Aufbau auch Folien überspringen und zum Beispiel die Detail-Informationen aussparen.

Bei der Trichterstruktur dagegen steht die Kernaussage erst am Schluss, zum Beispiel als Fazit einer Analysekette. Der Einstieg erfolgt beispielsweise über eine Problembeschreibung, der verschiedene Lösungsvorschläge folgen. Diese Lösungen bewerten Sie, zeigen die Vor- und Nachteile auf, um schließlich zu einem Vorschlag zu kommen, der den maximalen Nutzen bringt. Dieses Vorgehen erfordert mehr Dramaturgie, damit Ihr Publikum nicht zwischendurch aussteigt. Die Trichterstruktur ist sehr gut für kontroverse Themen geeignet, denn sie bietet die Möglichkeit, Einwände und Vorbehalte bereits im Vorfeld auszuräumen.

Mehr über die Pyramiden- und die Trichterstruktur lesen Sie in unserem Blogartikel über den Roten Faden und wie dieser Ihrer Präsentation hilft.

Unser Experten-Tipp: das OSKAR-Prinzip

Eine klare und einfache Arbeitsgrundlage für die Erstellung von Präsentationen haben wir mit dem OSCAR-Prinzip entwickelt. Es fasst die wesentlichen Kriterien für eine gute Präsentation übersichtlich zusammen. Wenn Sie das OSCAR-Prinzip bei der Präsentationserstellung berücksichtigen, sind Sie auf dem richtigen Weg zum Erfolg.

OSCAR bedeutet

Organised = gut strukturiert
Simple = einfach zu verstehen
Concise = kurz und prägnant
Appealing = ansprechend gestaltet
Relevant = zielgruppenadäquat

Laden Sie hier das Übersichtschart zum OSCAR-Prinzip herunter und bauen Sie es in Ihre Arbeitsroutine bei der Präsentationserstellung ein.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Präsentation.

Welche PowerPoint-Templates braucht man

27. März 20235. April 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Diese PowerPoint-Templates und -Vorlagen brauchen Ihre Mitarbeiter

So bauen Sie sich ein professionelles Template-Set auf.

Lesezeit 7 Minuten

Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert von professionellen PowerPoint-Templates und -Vorlagen. Sie unterstützen Mitarbeiter bei der Präsentationserstellung und leisten einen wichtigen Beitrag zu einem markenkonformen Unternehmensauftritt in PowerPoint.

Während der PowerPoint-Master Basisfolien mit Platzhaltern für Texte und Bilder anbietet, gehen Templates und Vorlagen einen guten Schritt weiter. Sie setzen grafische und inhaltliche Standards. Ein professionelles Set an PowerPoint-Templates deckt so gut wie alle Folien ab, die ein Mitarbeiter braucht. Von strukturellen Folien, über Folien für bestimmte Darstellungen bis hin zu thematischen Folien. So müssen Mitarbeiter fast keine Folien mehr von Grund auf neu bauen. Das entlastet, spart Zeit, sorgt für ein einheitliches Branding und bringt Abwechslung in Präsentationen. Denn Templates inspirieren Ihre Mitarbeiter auch, Sachverhalte nicht nur auf Textbasis zu vermitteln, sondern visueller zu denken. Das steigert insgesamt die Qualität der Präsentationen.

Wenn wir für unsere Kunden Templates entwickeln, umfasst ein Folien-Set bis zu 200 Folien. Damit die Mitarbeiter bei so vielen Vorlagen die Übersicht nicht verlieren ist eine gute Struktur nach Folientypen wichtig. Lesen Sie worauf es bei der Erstellung und beim Einsatz von PowerPoint-Templates ankommt.

Was Sie bei der Erstellung von PowerPoint-Templates beachten sollten

Welche unterschiedlichen Arten an PowerPoint-Templates gibt es

Storyboards, eine besondere Form der PowerPoint-Templates

Wie Sie PowerPoint-Templates mit Folienbibliotheken unternehmensweit verteilen

Was Sie bei der Erstellung von PowerPoint-Templates beachten sollten

Bei PowerPoint-Templates entscheidet nicht Masse, sondern Klasse. Viele Vorlagen, die sich nur unwesentlich unterscheiden, sind eher nicht sinnvoll. Sie sollten Ihren Mitarbeitern schon echte und sinnvolle Alternativen bieten, vor allem wenn Sie zu einer Darstellungsform unterschiedliche Templates haben.

Grundsätzlich ist es wichtig, genau zu überlegen, welche Templates für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter die richtigen sind. Diese Frage klären Sie am besten, indem Sie Ihre Mitarbeiter in die Entwicklung von Templates einbeziehen. Schauen Sie sich die Präsentationen aus unterschiedlichen Abteilungen an. Achten Sie auf wiederkehrende Folien und Besonderheiten. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern über die Herausforderungen und Probleme, die Sie bei der Präsentationserstellung haben. Leiten Sie daraus den Bedarf an PowerPoint-Templates ab. Überlegen Sie, welche gestalterischen Freiheiten Sie Ihren Mitarbeitern bei der Nutzung der Templates geben wollen und wo Sie feste Standards setzen möchten. Es gibt in der Regel einige sensible Themen wie zum Beispiel die Textmenge auf Folien. Mitarbeiter, die Präsentationsfolien zugleich als Hand-out nutzen wollen, neigen zu sehr textlastigen Folien. Das können Sie einschränken, indem Sie andere Templates für Präsentationen und für Hand-outs unterscheiden. Berücksichtigen Sie auch unterschiedliche Präsentationsformate. Für Online-Präsentationen eigenen sich andere Vorlagen als für Live-Events.

Die oberste Regel ist es, sich bei der Template-Erstellung am konkreten Bedarf der Mitarbeiter und der Abteilungen zu orientieren. Das heißt auch, Ihre Templates immer mal wieder zu überprüfen. Denn Präsentationsanforderungen ändern sich und auch bei den Präsentationsthemen gibt es immer mal wieder Neuerungen. Das Thema Nachhaltigkeit beispielsweise spielt heute eine viel größere Rolle als noch vor 10 Jahren.

Lesen Sie zu diesem Thema auch, worauf es bei der Umsetzung des Corporate Designs für Microsoft Office ankommt.

Welche unterschiedlichen Arten an PowerPoint-Templates gibt es

Es gibt verschiedene Kategorien, in die sich PowerPoint-Templates einteilen lassen. Diese Kategorien können zugleich eine Ordnungsstruktur für die Ablage Ihrer Templates sein. So finden Ihre Mitarbeiter für die unterschiedlichen Einsatzzwecke, Darstellungsformen und Themen immer die richtigen Vorlagen. Wenn wir Templates für unsere Kunden entwickeln, decken wir diese Kategorien ab:

PowerPoint-Templates zur Strukturierung von Präsentationen

In diese Kategorie gehören alle Templates für Folien, die im Aufbau und Ablauf der Präsentation eine Rolle spielen. Das sind Templates für Titelfolien und Schlussfolien, Agenda-Folien, Pausen-Folien, Folien als Kapiteltrenner oder Kapiteleinstieg sowie Folien, die an bestimmten Stellen der Präsentation, z. B. aus dramaturgischen Gründen zum Einsatz kommen wie Zitatfolien oder Zusammenfassungen.

PowerPoint-Templates für argumentative Darstellungen

Bild schlägt Wort. Oft ist es sinnvoll Inhalten und Argumenten mehr Nachdruck zu verleihen, indem Sie visuell dargestellt werden. Es gibt einige typische Darstellungsformen, die dazu geeignet sind. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Templates für diesen Einsatz ein: Templates für Listendarstellungen, für Pro & Contras, für Gegenüberstellungen, für Checklisten, für Dos & Don’ts, für Fazits.

Diagramm-Templates

Wer Daten in PowerPoint präsentiert hat viele Möglichkeiten, um Entwicklungen, Verhältnisse und Abhängigkeiten visuell schnell erfassbar zu machen. Damit auch Diagramme den Corporate Design-Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden, sollten Sie Ihren Mitarbeitern Templates für die wichtigsten Darstellungsformate anbieten: Säulendiagramme, Balkendiagramme, Wasserfall-Charts, Kurven- und Liniendiagramme, Flächendiagramme, Tortendiagramme, Netz- oder Spinnendiagramme.

Hier erfahren Sie mehr über die wichtigsten Darstellungsformate für Daten.

Templates für Infografiken

Eine zunehmend beliebte Darstellungsform sind Infografiken. Sie verbinden Informationen mit einer klaren visuellen Darstellung. Infografiken sind geeignet, wenn verschiedene Fakten zu einem auf einen Blick erfassbar sein sollen. Gerne werden dazu Piktogramme eingesetzt. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern verschiedene visuelle Möglichkeiten und eine Auswahl von Piktogrammen oder Icons, um Facts & Figures abzubilden.

PowerPoint-Templates für die Darstellung von Prozessen, Timelines und Zyklen

Wichtige Ablauf- und Prozessinformationen sowie Zeitpläne können mit den richtigen Templates sehr übersichtlich und schnell erfassbar dargestellt werden.

Templates für die Darstellung von Beziehungen, Abhängigkeiten, Einflüssen, Wirkungen

Oft lassen sich komplizierte Themen grafisch besser vermitteln als textlich. Das gilt insbesondere für Beziehungen und Abhängigkeiten. Mit den entsprechenden Templates sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, Klarheit in komplexe Sachverhalte zu bringen.

PowerPoint-Templates für Organigramme und Strukturen

Organigramme und Stukturcharts sind grafisch kompliziert und haben einen hohen Aktualisierungsbedarf. Hier sind Templates sinnvoll, um den Formatierungsaufwand zu reduzieren und auf einer grafisch sauberen Basis arbeiten zu können.

PowerPoint-Templates mit Landkarten

Eine der wiederkehrenden Anforderungen ist die Darstellung von Geschäftszahlen anhand von Landkarten. Sehen Sie dafür eine Reihe von Templates mit schematischen Länderansichten vor, sonst suchen Ihre Mitarbeiter Bilder in Google. Die sind weder lizensiert noch in Ihrem Corporate Design.

PowerPoint-Templates für die Projektplanung

In fast allen Abteilungen eines Unternehmens findet Projektplanung statt. Geben Sie den Verantwortlichen Templates an die Hand, die Sie beim Projektmanagement unterstützen: das sind Templates für Zeitpläne, Zuständigkeiten, Projektziele, Projekt-Updates.

Strategie-Templates

Bei der Aufbereitung strategischer Informationen helfen nützliche Vorlagen für Markt- und Unternehmensanalysen sowie für Managementmethoden, die von Ihrem Unternehmen regelmäßig eingesetzt werden. Beispiele sind Templates für SWOT-Analysen, Business Model Canvas und OKR.

Abteilungsspezifische PowerPoint-Templates

Gerade in Abteilungen mit hohem Präsentationsaufkommen gibt es besondere Anforderungen. Im Marketing können das Templates für Customer Journey und Personas sein. Sales arbeitet mit Account Plänen und Sales Funnel. Das Projektmanagement hat Bedarf an Templates für Projekt-Updates und Retros. Ermitteln Sie den spezifischen Bedarf von Abteilungen und Berücksichtigen Sie entsprechende Template-Typen.

Themenspezifische PowerPoint-Templates

Es gibt einige Themen mit unternehmensweiter Relevanz, die in vielen Präsentationen eine Rolle spielen. Auch diese Themen können von Templates abgedeckt werden. Beispiele dafür sind Templates für die Darstellung des Nachhaltigkeitsengagements oder der ESG-Richtlinien.

PowerPoint-Templates für unterschiedliche Präsentationsformate

Präsentation ist nicht gleich Präsentation, nicht nur die Inhalte ändern sich, auch die Rahmenbedingungen sind von Fall zu Fall unterschiedlich. So kann bei Online-Präsentationen der Einsatz von interaktiven Elementen sinnvoll sein. Online-Workshops benötigen eigene Templates und bei Live-Präsentationen vor großem Publikum werden Templates mit aufmerksamkeitsstarken Bildern gebraucht.

Storyboards, eine besondere Form der PowerPoint-Templates

Templates können als Einzelfolien eingesetzt werden. Über zusammenhängende Templates lassen sich aber auch ganzen Präsentationsabläufe definieren. Über diese sogenannten Storyboards werden Aufbau und Struktur von wiederkehrende Präsentationen zum Beispiel Reports oder Projekt-Updates vorgegeben. Mitarbeiter brauchen sich keine Gedanken mehr über den inhaltlichen Ablauf und die Gestaltung Ihrer Präsentation machen und befüllen die Folien nur noch mit dem aktuellen Inhalt. Das ist eine große Erleichterung im Daily Business.

Mit Storyboards werden zugleich die Standards für die Informationstiefe und den Informationsaufbau zu wiederkehrenden Themen gesetzt. So kann zum Beispiel ein Storyboard für Entscheidungsvorlagen für das Management direkt so strukturiert werden, dass eine schnelle Entscheidung möglich ist.

Lesen Sie mehr darüber, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.

Wie Sie PowerPoint-Templates mit Folienbibliotheken unternehmensweit verteilen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein professionelles Set an PowerPoint-Templates bieten wollen, stellt sich natürlich noch die Frage, wie sie all diese Vorlagen ins Unternehmen bringen. Alle Mitarbeiter, die mit PowerPoint arbeiten, sollten problemlos Zugriff auf die Templates haben. Idealerweise gibt es eine übersichtliche Ordnungsstruktur und eine gute Suchfunktion, so dass jeder schnell findet, was er braucht. Bedenken Sie auch, dass der Aktualisierungsaufwand sind in Grenzen halten sollte, wenn sich Templates oder Inhalte von Templates ändern.

Eine professionelle Folienbibliothek leistet gute Dienste, um Templates, Folien und Präsentationen unternehmensweit zur Verfügung zu stellen. Der Upload, die Verwaltung und die Pflege funktioniert zentral an einem Ort. Über Nutzergruppen und Zugriffsrechte lassen sich auch vertrauliche Folien und Präsentationen verwalten.

Es gibt viele Anbieter für Folienbibliotheken und es gibt PowerPoint-Add-ins, die die Bibliothek-Funktion mit weiteren Vorteilen für Ihr Unternehmen verbinden. Ein solches Tool ist QuickSlide. Es bietet eine Folienbibliothek in Kombination mit umfassendem Brand Management und Produktivitätstools.

Lesen Sie hier mehr darüber, was Folienbibliotheken leisten und was Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

Sie wollen für Ihr Unternehmen Templates entwickeln und suchen nach einem professionellen Partner, der Sie dabei unterstütze. Dann sprechen Sie uns gerne an.

Vorlagen in PowerPointVorlagen in PowerPoint

Best Practice Corporate Design Relaunch in PowerPoint

21. März 20234. April 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Best Practice für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint

Wie wir unseren neuen Markenauftritt auf PowerPoint übertragen haben

Lesezeit 6 Minuten

Vor einiger Zeit haben wir bei Strategy Compass ein neues Corporate Design entwickelt. Wir haben unsere Positionierung geschärft und unsere Marke inhaltlich und visuell neu definiert.

Dann standen wir vor der gleichen Herausforderung, vor der viele unserer Kunden stehen, wenn sie sich an uns wenden: Wie bringen wir das neue Corporate Design flächendeckend ins Unternehmen und in die gesamte Geschäftskommunikation?

Die Schritte, die wir unseren Kunden in dieser Situation empfehlen, haben wir diesmal selbst durchlaufen. So konnten wir die von uns empfohlene Methode an uns selbst ausprobieren und evaluieren.

In diesem Artikel haben wir unsere Best Practice für Sie zusammengefasst.

Beim Corporate Design Relaunch PowerPoint von Anfang an mitdenken

Zentrale Verantwortung für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint schaffen

Wichtige Fragen bei der Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint klären

PowerPoint-Master und Styleguide entwickeln

Vorlagen und Storyboards zur Verfügung stellen

Eine Folienbibliothek aufbauen

Intelligente Tools für den Roll-out des Corporate Designs in PowerPoint nutzen

Beim Corporate Design Relaunch PowerPoint von Anfang an mitdenken

Wenn ein neues Corporate Design in einem Unternehmen entwickelt wird, steht PowerPoint auf der Aufgabenliste zumeist ganz am Ende. Der Fokus liegt auf der Gestaltung der Geschäftsausstattung, des Webauftritts, von Printmedien und Kampagnen. Dass PowerPoint ein wichtiges Medium für die Markenbildung ist, wird oft vergessen. Und dann stellt man sehr spät erst fest, dass es Zeit und Expertise braucht, um den neuen Markenauftritt so auf PowerPoint zu übertragen, dass die Markenwerte in Präsentationen adäquat zur Geltung kommen und die Gestaltungsvorgaben von allen, die mit PowerPoint arbeiten, umgesetzt werden können.

Wir empfehlen, PowerPoint von Anfang an mitzudenken. Viele Unternehmen beauftragen mit der Entwicklung des Corporate Designs externe Partner. Dann sollte PowerPoint bereits im Briefing in den Anforderungskatalog aufgenommen werden.

Wir bei Strategy Compass haben unser neues Corporate Design inhouse entwickelt. Unsere Designer haben bei der Entscheidung für Farben, Schriften und Designelemente die Umsetzung in PowerPoint gleich mitberücksichtigt.

Zentrale Verantwortung für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint schaffen

Man könnte meinen, das Thema PowerPoint macht man mal ebenso mit. Das funktioniert aber nicht. Weder in großen Organisationen noch in Unternehmen mittlerer Größe wie wir es sind.

Dafür ist das Thema PowerPoint zu wichtig. Es braucht Verantwortlichkeiten und es müssen Entscheidungen getroffen werden, z. B. zum Einsatz von CI-Schriften oder Systemschriften. Gerade bei einem Corporate Design Relaunch muss zwischen einheitlichem Markenauftritt und anwenderfreundlicher Umsetzung vermittelt werden. Denn das schönste Design in PowerPoint hilft nicht, wenn die Mitarbeiter, die keine Grafik-Experten oder PowerPoint-Profis sind, damit nicht arbeiten können.

Bei uns ist eine Mitarbeiterin aus dem Grafikteam für PowerPoint verantwortlich. Das hat uns nicht nur im Relaunch-Prozess geholfen. Mit dieser Zuständigkeit haben wir PowerPoint fest im Blick und können den Einsatz von PowerPoint und alle Hilfsmittel rund um PowerPoint wie Master und Vorlagen fortlaufend verbessern und weiterentwickeln.

Bei unseren Kunden sind es häufig Mitarbeiter aus der Marketingabteilung, die für die Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint zuständig sind und auch im laufenden Business für PowerPoint verantwortlich zeichnen. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel Wer ist für Präsentationen verantwortlich?

Wichtige Fragen bei der Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint klären

Häufig ist es so, dass ein neues Corporate Design steht und erst im Anschluss die Übertragung auf PowerPoint ansteht. In diesem Fall gibt es drei wesentliche Fragen, die Sie sich zunächst stellen sollten.

Wie transportieren wir unsere Markenelemente auf PowerPoint?
Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen von PowerPoint und haben Sie auch die Anwenderfreundlichkeit im Blick. Nicht alles, was in PowerPoint machbar ist, ist auch praxistauglich. Bedenken Sie, dass Nutzer ohne grafische Vorkenntnisse und ohne PowerPoint-Fachwissen das Corporate Design anwenden. Damit auch diese Nutzer komfortable mit Ihrem Master und Ihren Vorlagen arbeiten können, kann es sinnvoll sein, bei der Corporate Design Übertragung Kompromisse zu machen. Unsere Empfehlung ist es, nicht auf eine 1:1-Umsetzung des Corporate Designs in PowerPoint zu drängen, sondern vielmehr darauf zu achten, dass Markenwerte und Look & Feel getroffen werden.
Welche gestalterischen Freiräume geben wir und an welchen Stellen schränken wir ein?
Die Erfolgskriterien für Präsentationen sind abhängig vom Präsentationsanlass, vom Thema, der Zielgruppe und dem Präsentator. Überlegen Sie, wie PowerPoint bei Ihnen eingesetzt wird. Finden Präsentationen beispielsweise zumeist online statt oder vor Ort? Welche Arten an Präsentationen gibt es? Wenn Sie darüber Klarheit haben, können Sie Standards definieren und zugleich entscheiden, wieviel Gestaltungsfreiheit Ihre Mitarbeiter haben sollen, um Präsentationen individuell anzupassen.
Wie unterstützen wir unsere Mitarbeiter bei der Erstellung markenkonformer Präsentationen?
Überlegen Sie, was Ihre Mitarbeiter brauchen, um das neue Corporate Design in PowerPoint anzuwenden. Neben dem bekannten PowerPoint-Master gibt es weitere Hilfsmittel, die die Erstellung markenkonformer Präsentationen erleichtern, z. B. ein Styleguide, Folienvorlagen oder Storyboards für wiederkehrende Präsentationsanlässe. Lesen Sie dazu auch unseren Blogartikel zu wichtigen PowerPoint-Helfern.

PowerPoint-Master und Styleguide entwickeln

Die Basis für Ihr Corporate Design in PowerPoint ist der PowerPoint-Master, der die Gestaltungsvorgaben in PowerPoint vordefiniert. Wird über das Master-Dokument eine Präsentation geöffnet, sind Schriften, Farben und die Platzierung von Textfeldern etc. bereits voreingestellt. Wichtig ist, dass der PowerPoint-Master technisch und handwerklich perfekt ist. Aber auch die Benutzerfreundlichkeit des PowerPoint-Masters ist entscheidend. Lesen Sie mehr darüber, was einen guten PowerPoint-Master auszeichnet.

Beziehen Sie unbedingt Ihre PowerPoint-Nutzergruppen in die Entwicklung des PowerPoint-Masters ein. Wir haben intern mit unterschiedlichen Teams die Anforderungen an den PowerPoint-Master abgesprochen. Dabei hat Sales andere Bedarfe formuliert als das Marketing, die Geschäftsführung hat einen anderen Fokus als das Support-Team. Wir können dieses Vorgehen nur empfehlen. Denn ein PowerPoint-Master, der den Herausforderungen des täglichen Geschäfts nicht gerecht wird, wird nicht genutzt. Mitarbeiter schaffen sich dann eigene Vorlagen, z. B. indem Sie bestehende Präsentationen immer wieder überschreiben. Das aber führt langfristig zu einer Verwässerung des Markenbildes.

Zusätzlich zum PowerPoint-Master haben wir bei Strategy Compass einen Styleguide entwickelt. Während Mastervorlagen alle Gestaltungsregeln implizit abdecken, wird das Corporate Design im Styleguide erklärt, so dass alle Nutzer ein gutes Gefühl für den Markenauftritt in PowerPoint erhalten. Unser Styleguide enthält beispielsweise praxisorientierte Anleitungen zum Umgang mit dem Corporate Design, typische Fallstricke, Dos and Don’ts, Tipps für die Auswahl von Bildern etc.

Folienvorlagen und Storyboards zur Verfügung stellen

Jede Präsentation ist anders und doch kommen immer wieder ähnliche Folien zum Einsatz. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern und stellen Sie ihnen diese Folien-Evergreens als Vorlagen im neuen Corporate Design zur Verfügung.

Wir bei Strategy Compass haben beispielsweise ein Set von ungefähr 100 Folientypen als Vorlagen im Einsatz. Dabei sind Vorlagen mit unterschiedlichen gestalterischen Optionen, z. B. für die Darstellung von Organigrammen, Prozessen, Diagrammen, Pro & Contras, Zitaten etc. Aber auch thematische Vorlagen, z. B. für Teamvorstellungen, Unternehmensdaten, Produktfeatures bieten wir an sowie Vorlagen für Präsentationsanlässe wie Workshops, Online-Demos etc.

Einen Schritt weiter gehen wir mit Storyboards. Das sind Vorlagen für wiederkehrende Präsentationen, die den Aufbau z. B. von Produktupdates, Reportings oder Managementpräsentationen vorgeben. Storyboards setzen unternehmensweit gestalterische, inhaltliche und strukturelle Standards. In einem anderen Blogartikel erklären wie Ihnen ausführlich, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.

Eine Folienbibliothek aufbauen

Wenn Sie die Erstellung von Präsentationen im Corporate Design für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich machen wollen, ist der Aufbau einer Folienbibliothek eine gute Entscheidung. Hier können Sie Präsentationen, Folien und Vorlagen zentral für alle zur Verfügung stellen. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit bei der Suche nach Vorlagen und müssen nicht bei jeder Präsentation von vorne anfangen. Das spart Zeit und Nerven.

Im Sinne eines einheitlichen Auftritts liegt der Vorteil aber vor allem in dem gut organisierten Angebot markenkonformer Folien und Vorlagen. Diese Folien können komplett übernommen werden oder sie sind vorgestaltet und müssen nur noch mit Inhalt befüllt werden. In jedem Fall sind sie im richtigen Corporate Design, so dass sich die Anwender keine Gedanken über das Design und die Einhaltung von Gestaltungsrichtlinien machen müssen. Besonders Nutzer ohne gestalterisches Know-how gibt dieser große Pool an Vorlagen Sicherheit bei der Erstellung von Präsentationen.

Teams mit hohem Präsentationsaufkommen, zum Beispiel im Vertrieb, profitieren von der modularen Arbeitsweise, die mit Folienbibliotheken möglich ist. Den Mitarbeitern steht ein Vertriebsbaukasten zur Verfügung, aus dem sie Folie für Folie auswählen. So entstehen aus Vorlagen immer wieder neue, individuelle und kundenspezifische Präsentationen. Lesen Sie mehr über die Vorteile von Folienbibliotheken in Unternehmen.

Intelligente Tools für den Roll-out des Corporate Designs in PowerPoint nutzen

Es gibt eine Reihe von Software-Tools, die Sie beim unternehmensweiten Roll-out Ihres neuen Corporate Designs in PowerPoint unterstützen. Wir bei Strategy Compass haben natürlich auf unser eigenes Produkt, das PowerPoint Add-in QuickSlide zurückgegriffen.

QuickSlide war bei uns bereits im Einsatz, so dass der Umstieg auf unser neues Corporate Design besonders einfach und unkompliziert ablief. Denn in QuickSlide werden alle Dokumente vom PowerPoint-Master, über Styleguide, Vorlagen und Storyboards zentral bereitgestellt und können auch zentral aktualisiert werden. Der Vorteil: alle Anwender konnten sofort im neuen Corporate Design arbeiten.

QuickSlide umfasst eine Folienbibliothek, bietet umfangreiche Funktionen für das Asset Management in PowerPoint und ist das ideale Tool für ein professionelles Brand Management in PowerPoint. So bietet es eine Reihe von Check-Funktionen, die den einheitlichen Markenauftritt von Präsentationen gewährleisten. Auch die Bearbeitung von Folien funktioniert mit QuickSlide deutlich einfacher.

Es gibt natürlich jede Menge weitere Add-ins. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einen Marktüberblick und wertvolle Tipps für die Auswahl eines geeigneten Software-Tools.

Planen Sie einen Corporate Design Relaunch?

Stehen Sie gerade selbst vor der Herausforderung, ein neues Corporate Design auf PowerPoint zu übertragen? Haben Sie Fragen zu unseren Empfehlungen? Möchten Sie mehr darüber wissen, wie Sie ein solches Projekt am besten angehen?

Sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie ein solches Projekt effizient aufsetzen.