Strategy Compass Logo AddIns for Microsoft Office
Suche
Close this search box.
Präsentationen formatieren

Präsentationen formatieren

Präsentationen formatieren

Ihr Weg zu einheitlich gestalteten Folien

Lesezeit 6 Minuten
Präsentationen formatieren
Präsentationen dienen dazu, Informationen effektiv zu vermitteln und das Publikum zu überzeugen. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Präsentation ist Klarheit. Dazu gehört auch der klare visuelle Auftritt und damit die richtige und einheitliche Formatierung der Folien. Denn springende Überschriften, wechselnde Schriftgrößen und inkonsistente Farben lenken von Ihren Inhalten ab. Lesen Sie in diesem Blogartikel, warum eine einheitliche Gestaltung Ihrer Präsentationsfolien so wichtig ist und was Sie bei der Formatierung Ihrer Folien beachten sollten.

Warum ist eine einheitliche Gestaltung der Folien entscheidend?

Präsentationen formatieren kann mühevoll sein. Nicht selten wird der Aufwand dafür unterschätzt und gerade vor wichtigen Präsentationen fehlt die Zeit für finale Anpassungen. So begegnen einem auch im Business-Umfeld immer wieder Präsentationen, denen der visuelle Feinschliff fehlt, die unordentlich, zusammengewürfelt und damit unprofessionell wirken.

Nun könnte man meinen, dass der Inhalt wichtiger ist als die Form und dass man im Zweifel seine Ressourcen besser in die inhaltliche Aufbereitung investiert. Ein Trugschluss. Denn Inhalt und Form sind eng miteinander verbunden:

  • Eine konsistente und professionelle Gestaltung signalisiert Kompetenz und Glaubwürdigkeit. Die Wichtigkeit der Inhalte wird unterstrichen. Ein uneinheitlicher Auftritt dagegen erweckt den Eindruck, dass der Präsentierende nicht gut vorbereitet ist und dass auch die Inhalte nicht gut recherchiert sind.
  • Klare und ansprechende Folien fördern die Verständlichkeit und helfen dem Publikum, sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Eine uneinheitliche Gestaltung lenkt ab. Die Zuhörer müssen sich auf jeder Folie neu orientieren und werden unaufmerksam.
  • Eine gute Foliengestaltung schafft eine klare visuelle Hierarchie. Wichtige Informationen können hervorgehoben werden, während weniger relevante Details in den Hintergrund treten. Bei inkonsistenten Auftritten geht dieses Ordnungsprinzip verloren und das Publikum ist bei der Einordnung der Inhalte schnell überfordert.

Tipps für die einheitliche Formatierung

Präsentationen formatieren und von Anfang an konsistent arbeiten

Präsentationen formatieren

Einheitliche Formatierungen sind keinesfalls der letzte Arbeitsschritt an einer Präsentation. Im Gegenteil. Die Entscheidung, in welchem Layout man arbeitet und welche Gestaltungsprinzipien man anwendet, gehört ganz an den Anfang des Arbeitsprozesses. In Unternehmen stehen in der Regel gute PowerPoint-Master zur Verfügung – wichtige Hilfsmittel für alle, die Präsentationen erstellen. Wenn man im Team arbeitet, sollte man sich bereits im ersten Kick-off-Termin auf wichtige gestalterische Fragen einigen:

  • In welchem PowerPoint-Master arbeiten Sie?
    In großen Konzernen gibt es häufig unterschiedliche Master für einzelnen Unternehmensbereiche. Bei Kundenpräsentationen spielt oft auch das Corporate Design des Kunden eine Rolle.
  • Welche gestalterischen Elemente wollen Sie einsetzen und wie gehen Sie damit um?
    Verständigen Sie sich über den Einsatz von Schriften und Farben soweit dies nicht über den PowerPoint-Master geregelt ist. Bestimmen Sie z. B. eine Signalfarbe, mit der Sie wichtige Informationen kennzeichnen. Welche Regeln gelten außerdem für Bilder und Icons? Nutzen Sie eine Bilddatenbank? Haben Sie eine zentrale Bildidee?
  • Welche Standards gelten für den Folienaufbau? Definieren Sie eine maximale Textmenge, entscheiden Sie über den Einsatz von Fließtexten, Bullet Points oder Action Titel.
  • Wie ist die Agenda aufgebaut? Wird es Kapitelfolien geben? Wie gehen Sie mit Seitenzahlen um?

Bei der Zusammenarbeit an Präsentationen ist nicht nur ein gemeinsames inhaltliches Verständnis für die Präsentation wichtig, auch der visuelle Auftritt sollte von Anfang an definiert werden. So ersparen Sie sich aufwändige Anpassungen und Überarbeitungen kurz vor dem Präsentationstermin.
Lesen Sie auch unsere weiterführenden Blogartikel zu diesen Themen:

Reibungslose Zusammenarbeit in PowerPoint

Was zeichnet gute PowerPoint-Master aus? 

Schriftart und -größe wählen

Präsentationen formatieren

Die Schriftart ist ein wichtiges gestalterisches Element in Präsentationen. Achten Sie darauf, dass Sie gut lesbare Schriften wählen, die zum Präsentationsthema passen. Serifenlose Schriften erzeugen ein glattes, klares Schriftbild mit modernem Charakter. Serifen-Schriften wirken klassisch-elegant und sind für formelle Präsentationen gut geeignet. Kombinieren Sie nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten. Die Schriften sollten sich gut unterscheiden, aber auch zu einem harmonischen Gesamtbild zusammenfügen. Sie können zum Beispiel Schriften mit unterschiedlichen Schriftstärken aus einer Schriftfamilie nutzen. Weisen Sie den Schriften Aufgaben zu: Headline-Schrift, Fließtext-Schrift. Halten Sie sich streng an dieses Prinzip und vermischen Sie es nicht.

Bei der Wahl der Schriftgröße spielt die Präsentationssituation eine Rolle. Bei Präsentationen vor großem Publikum muss die Lesbarkeit auch für das Publikum in der letzten Reihe gewährleistet sein. Bei Online-Präsentationen können Sie kleinere Schriftgrößen wählen, die Schriftfarbe sollte ebenfalls einheitlich sein. Beachten Sie hierbei die Lesbarkeit. Ein guter Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund ist wichtig. Vorsicht bei Schriften, die auf Bildern stehen. Achten Sie darauf, dass sich die Schrift gut abhebt.

Wichtig: Erfinden Sie die Welt nicht neu. Verwenden Sie die Schriften, die im Corporate Design Ihres Unternehmens definiert wurden und nutzen Sie den PowerPoint-Master Ihres Unternehmens.

Farben mit Bedacht einsetzen

Präsentationen formatieren

Farben sind wichtige gestalterische Elemente, die ebenfalls über das Corporate Design Ihres Unternehmens definiert werden. In der Regel steht eine harmonische Farbpalette zur Verfügung mit Primär- und Sekundärfarben, die auch in dieser Hierarchie angewandt werden sollte.

Achten Sie darauf, dass Sie sich innerhalb der definierten „Farbwelt“ bewegen. Für die bessere Erfassbarkeit von Informationen kann es hilfreich sein, zusätzlich auf Signalfarben zurückzugreifen. Das können beispielsweise in Tabellen und Diagrammen Ampelfarben sein oder Farben, die sich für Länderkennungen eignen. Bitte nutzen Sie solche Farben mit Bedacht und nur da, wo sie für das Verständnis sinnvoll sind. Auf keinen Fall sollten diese Farben die Markenfarben verdrängen oder überlagern. Wichtig ist, dass sie die allgemeine Deutung von Farben beachten, so ist Rot eine „Alarmfarbe“ und steht für negative Ergebnisse. Bei Wettbewerbsinformationen wird häufig mit den Logofarben der Unternehmen gearbeitet, um Informationen besser vergleichen zu können.

Ein konsistenter Folienaufbau: einheitlich, aber nicht eintönig

Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, ist chaotisch. Eine Präsentation, in der jede Folie gleich aussieht, ist langweilig. Es gilt, ein gesundes Maß an Konsistenz und Abwechslung zu finden. Der Aufbau von Folien unterliegt dabei nicht nur gestalterischen Aspekten, sondern vor allem inhaltlichen. Je nach Art der Information benötigt man unterschiedliche Folientypen.
Beispielhafte Folientypen sind:

  • Strukturelle Folien wie Titelfolien, Kapitelübersichten, Schlussfolien
  • Argumentative Folien, z. B. Pro & Contra, Checklisten, Fazit-Folien
  • Diagramm-Folien, z. B. Säulen- und Balkendiagramme, Tortendiagramme, Wasserfall-Charts etc.
  • Folien mit Infografiken für die schnelle Erfassbarkeit von Zahlen und Fakten
  • Prozess-Folien mit Abläufen, Timelines und Zyklen
  • Folien für Organigramme und Strukturen
  • Folien mit Landkarten
  • Und viele weitere Darstellungsformate. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogartikel PowerPoint-Templates, die jeder Mitarbeiter braucht

Je nach Inhalt ergeben sich also unterschiedliche Folienlayouts. Die Dramaturgie einer Präsentation ergibt sich aus dem Wechsel von visuell und inhaltlich unterschiedliche aufgebauten Folien.

Einige Grundprinzipien im Aufbau sollten aber einheitlich sein, dazu zählen:

  • Ausrichtung der Elemente an einem definierten Raster: gleiche Abstände, gleiche Position von Überschriften, Textboxen, Bildern etc.
  • Einheitliche Verwendung von Aufzählungszeichen
  • Einheitliche Positionierung und durchgängiger Einsatz von Seitenzahlen
  • Einheitliche Kopf- und/oder Fußzeile mit den wichtigsten Informationen ein (z. B. Titel der Präsentation, Datum und Firmenlogo)
  • Definition von Freiräumen und einer maximalen Textlänge, um die Überfrachtung der Folien zu vermeiden

Eine eigene „Sprache“ für Bilder, Grafiken und Gestaltungselemente

Verwenden Sie hochwertige Bilder und Grafiken, die den Inhalt sinnvoll ergänzen oder visuell unterstützen. Achten Sie dabei auf einen einheitlichen Stil. Im Corporate Design von Unternehmen ist in der Regel eine „Bildsprache“ definiert. Viele Unternehmen haben eigene Bilddatenbanken im Einsatz. Das Bildmaterial, das darüber zur Verfügung gestellt wird, entspricht dem Markenanspruch. Wer selbst auf die Suche nach passenden Bildern geht, sollte auf einen einheitlichen Stil achten. Verwenden Sie symbolische Bilder oder „Schnappschüsse“, nutzen Sie Illustrationen oder Lifestyle-Bilder? Wie auch immer Sie sich entscheiden, versuchen Sie, diesen Stil durchzuziehen und nicht unterschiedliche Bildsprache zu mischen. Das führt sehr schnell zu einem beliebigen und uneinheitlichen visuellen Auftritt.

Bilddatenbanken bieten oft Bildserien an mit verschiedenen Motiven in einer Bildsprache. Aber Vorsicht bei allen Bildern von Bildagenturen, die Sie für Ihre Präsentation nutzen wollen. Achten Sie auf die Bildrechte und Lizenzen. Das gilt selbstverständlich auch für Bildmaterial aus anderen Quellen, die nicht offiziell für die Verwendung freigegeben wurden. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: Bildrechte in Präsentationen können Fallstricke sein 

Zeit für den finalen Check einplanen

Auch wenn Sie unseren ersten Tipp befolgen und von Anfang an im richtigen Master arbeiten, sollten Sie Zeit für den finalen Check Ihrer Präsentation einkalkulieren. Denn bei der Bearbeitung können sich ganz leicht Fehler einschleichen. Checken Sie Ihre Präsentation auf jeden Fall im Präsentationsmodus, verrutschte Headlines und Elemente fallen Ihnen so schnell auf. Auch für das Korrekturlesen benötigen Sie Zeit. Unser Tipp: lassen Sie jemanden über die Präsentation schauen, der nicht daran mitgearbeitet hat. Denn die sprichwörtliche Betriebsblindheit, erschwert es Ihnen, Fehler und Ungenauigkeiten aufzuspüren.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein PowerPoint-Add-in wie QuickSlide im Einsatz haben, sind Sie klar im Vorteil. QuickSlide prüft Ihre Präsentation auf den korrekten Einsatz des Corporate Designs und des Corporate Wordings. Abweichungen werden angezeigt und können mit einem Klick korrigiert werden.

Präsentationen formatieren - ein Fazit

Die richtige Formatierung von Präsentationen ist entscheidend, um Inhalte effektiv zu vermitteln und das Publikum zu überzeugen. Eine konsistente Gestaltung trägt dazu bei, Professionalität auszustrahlen, die Verständlichkeit zu fördern und die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen. 

Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit QuickSlide gezielt unterstützen können, einheitliche und markenkonforme Präsentationen zu erstellen, erklären wir Ihnen gerne. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Präsentationsbaukasten

PowerPoint-Präsentationsbaukästen

PowerPoint-Präsentationsbaukästen

Die ideale Lösung, mit der Sie Präsentationen modular erstellen

Lesezeit 6 Minuten
Elemente einer Präsentation

Der Wettbewerb nimmt zu, die Aufmerksamkeitsspanne nimmt ab. Wer sich in der Businesswelt durchsetzen will, braucht einen professionellen und überzeugenden Auftritt. Das gilt auch für Präsentationen. Doch gerade in diesem Bereich ist es schwierig, unternehmensweite Standards durchzusetzen. Die Erstellung von Präsentationen liegt in vielen Händen. Nicht alle Mitarbeiter sind PowerPoint-Profis, nicht alle haben das Corporate Design Ihres Unternehmens verinnerlicht und gestalterische Kompetenzen lassen sich nicht grundsätzlich voraussetzen.

Ein guter PowerPoint-Master ist wichtig. Er allein wird aber nicht ausreichen, um die inhaltliche, strukturelle und visuelle Qualität von Präsentationen durchgängig sicherzustellen. Immer mehr Unternehmen suchen nach Lösungen, um den Prozess der Präsentationserstellung zu optimieren und zugleich bessere Präsentationsergebnisse zu erzielen.

Ein Präsentationsbaukasten unterstützt Ihre Mitarbeiter gezielt bei der Arbeit mit PowerPoint. Er entlastet bei der Erstellung von Präsentationen und gibt möglichst viel vorgefertigtes Material und Folien an die Hand. In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr über Präsentationsbaukästen, wie Sie eingesetzt werden können, was es beim Aufbau zu beachten gibt und wie Sie die Idee eines Präsentationsbaukastens konsequent weiterdenken.

Was ist ein Präsentationsbaukasten?

Baukastenprinzip

In einem Präsentationsbaukasten werden vorgefertigte Inhalte zusammengefasst, die Mitarbeiter in einem Unternehmen benötigen, um Präsentationen zu erstellen. Bei diesen Inhalten kann es sich um Präsentationen und Folien handeln, aber auch um Einzelelemente wie Logos, Textboxen, Icons, Bilder und so weiter. Man spricht auch von Folienbibliotheken oder Asset Libraries. Das Material ist aktuell, inhaltlich geprüft und markenkonform, so dass Mitarbeiter es sofort einsetzen können. Das modulare Prinzip ermöglicht es, wiederkehrende Assets zu nutzen und zugleich individuelle Anpassungen zu machen. Ob die Assets auf einem eigenen Server, in SharePoint oder in einer Cloud liegen, ist erst einmal nebensächlich. Wichtig ist, dass die Inhalte zentral zur Verfügung stehen, gut organisiert sind und zuverlässig gepflegt werden. Um das sicherzustellen, können spezielle Tools eingesetzt werden, die das Content Management in PowerPoint erleichtern und zumeist weitere zusätzliche Vorteile bieten. Ein solches Tools ist QuickSlide.

Wie kommt der Inhalt in den Präsentationsbaukasten?

Präsentationsmaterial liegt in jedem Unternehmen vor. Nicht immer jedoch erfüllt es die qualitativen Kriterien, die sie ansetzen sollten, wenn Sie den Aufbau eines Präsentationsbaukastens planen. Nutzen Sie die Gelegenheit, das bestehende Material zu sichten und zu überarbeiten. Im ersten Schritt sollten Sie aus den unterschiedlichen Abteilungen die relevanten Präsentationen zusammentragen. Zumeist fällt dabei schon auf, dass die Unterlagen sich zum Teil doppeln, dass wichtige Materialien fehlen und das der visuelle Eindruck sehr unterschiedlich ist. Binden Sie die Stakeholder aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen in den Überarbeitungsprozess ein. Und definieren Sie gemeinsam die Content-Struktur des Präsentationsbaukastens. Denn nur Material, das gefunden wird, wird später auch genutzt. Es ist also wichtig, eine Ordnerstruktur anzulegen, die dem Bedarf der Nutzer gerecht wird.

Eine idealer Moment, um einen Präsentationsbaukasten aufzubauen, ist ein Corporate Design Wechsel. Wenn sich der visuelle Auftritt Ihres Unternehmens ändert, muss das bestehende Material sowieso angepasst werden und der Relaunch des Präsentationsmaterials funktioniert über einen Präsentationsbaukasten zentral und unternehmensweit.

Sie sehen, es erfordert schon einigen Aufwand, wenn Sie Präsentationsbaukästen neu aufbauen möchten. Sie können diese Arbeit aber auch Profis überlassen. Strategy Compass beispielsweise bietet alle Leistungen rund um den Content-Aufbau und die Content-Strukturierung an. Wir übernehmen die Abstimmung mit Ihren Stakeholdern, wir überarbeiten Ihr Material oder entwickeln es auf der Basis Ihres Corporate Designs neu und wir bieten Ihnen optional mit QuickSlide auch die geeignete Plattform, um Ihre Assets unternehmensweit zu managen.

Für wen lohnt sich der Einsatz?

PowerPoint ist ein wichtiges Tool in Unternehmen. Aber jeder weiß, dass viel Zeit und auch Nerven in PowerPoint fließen. Vor allem das Formatieren von Präsentationen und Folien kann Ressourcen binden, die an andere Stelle oder für andere Tätigkeiten fehlen. Ein Präsentationsbaukasten kann Mitarbeitern vieles erleichtern:

  • Inhalte stehen zentral bereit und müssen nicht lange gesucht werden
  • Der Korrekturaufwand reduziert sich deutlich
  • Die Neuerstellung von Folien und Präsentationen entfällt weitgehend
  • Vorgestaltetes Material ist markenkonform, Mitarbeiter brauchen sich nicht um die Einhaltung der gestalterischen Vorgaben kümmern

Neben der Entlastung der Mitarbeiter sprechen qualitative Aspekte für den Einsatz von Präsentationsbaukästen. Besonders Unternehmen für die PowerPoint-Präsentationen wichtig im Kontakt zu Auftraggebern sind, können die Markenwirkung deutlich verbessern, wenn Sie vorgestaltetes Material anbieten. Veraltete Stände, die oft noch in Unternehmen im Umlauf sind, gehören der Vergangenheit an und auch der argumentative Aufbau von Präsentationen kann über Präsentationsbaukästen gesteuert werden. Lesen Sie dazu auch unseren Blogartikel, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sich der Einsatz von Präsentationsbaukästen für Sie lohnt, nutzen Sie unsere Checkliste. Beantworten Sie mindestens 5 Fragen mit „ja“, überwiegen die Vorteile für Ihr Unternehmen.

Trifft diese Aussage auf Ihr Unternehmen zu?

  • PowerPoint Präsentationen spielen in unserem Business eine wichtige Rolle
  • Die PowerPoint-Kenntnisse der Mitarbeiter sind sehr heterogen
  • Mindestens 40 Mitarbeiter erstellen regelmäßig Präsentationen
  • Der einheitliche Markenauftritt ist uns wichtig
  • Ein Corporate Design Relaunch steht bald bevor
  • Es gibt viele wiederkehrende Präsentationsanlässe wie Reportings, Projekt-Updates, Quartalsberichte
  • Wir erstellen Präsentationen im Corporate Design unserer Kunden
  • Viele unserer Präsentationen sind Daten lastig
  • Präsentationen werden oft von mehreren Personen gemeinsam erstellt
  • Präsentationsinformationen, z. B. Unternehmensdaten, Produktneuheiten, Schulungsinformationen, werden häufig aktualisiert
  • Wichtige Prozesse werden über Präsentationen gesteuert, z. B. Vertriebsprozesse, Schulungsprozesse, Entscheidungsprozesse

Welche Einsparpotentiale bietet ein Präsentationsbaukasten?

Sie haben auf der oberen Checkliste mindestens 5-mal „ja“ angekreuzt und wollen nun genauer wissen, wie hoch die Einsparpotentiale sind, wenn Sie einen Präsentationsbaukasten einführen. Natürlich hängt ein solcher Wert von vielen Kriterien ab, unter anderem von der Anzahl der Nutzer, von der Nutzungsintensität und natürlich auch davon, was Ihr Präsentationsbaukasten noch an zusätzlichen Funktionen bietet.

Einen ersten Anhaltspunkt liefert Ihnen unsere Einsparrechnung für das PowerPoint Add-in QuickSlide. Das Herzstück von QuickSlide ist die Asset Library, über die sich Präsentationsbaukästen komfortabel aufbauen lassen. QuickSlide bietet jedoch noch viele weitere Effizienztools wie Bearbeitungs- und Check-Funktionen, die ebenfalls in der Rechnung berücksichtigt wurden. Ein Blick auf den Einspareffekt lohnt sich. Bei 1.000 Nutzern haben wir einen Einsparwert von über 1 Mio. Euro im Jahr ermittelt. Gerne berechnen wir den Wert für Ihr Unternehmen und Ihre Nutzerzahl. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Ein typischer Use Case: der Vertriebsbaukasten

Präsentationsbaukästen sind gerade dann von Vorteil, wenn ganze Unternehmensprozesse über PowerPoint-Präsentationen abgebildet werden können. In Sales- oder Vertriebsprozessen ist das der Fall. Die Struktur des Präsentationsbaukastens kann sich direkt am Vertriebsprozess orientieren. Material und Assets sind dann sehr praxisorientiert nach Vertriebsstufen organisiert. Unternehmensinformationen, Produktinformationen, Angebotsbausteine und vieles mehr können modular zusammengestellt werden. Klick für Klick entstehen auf Basis des vorgestalteten Materials individuelle Kundenpräsentationen Das erleichtert die Terminvorbereitung und spart Zeit, die Ihr Vertriebsteam besser für andere Tätigkeiten einsetzen kann. Mithilfe eines PowerPoint Add-ins wie QuickSlide können ältere Präsentationen sogar automatisch auf den aktuellen Stand gebracht werden. Liegen neue Informationen vor, erhalten die Nutzer einen Hinweis und können die Präsentation mit nur einem Klick aktualisieren.

Mehr dazu lesen Sie hier. 

Präsentationsbaukästen konsequent weiterdenken mit einem PowerPoint Add-in

Unter einem Präsentationsbaukasten versteht man die Zusammenstellung aller Assets und Materialien, aus denen Mitarbeiter Präsentationen bauen. Rund um den Einsatz von PowerPoint in Unternehmen gibt es jedoch noch eine Menge weiterer Anforderungen, die ein Präsentationsbaukasten nicht abdeckt.

Am Beispiel unseres PowerPoint-Add-ins QuickSlide möchten wir Ihnen einige weitere Funktionen aufzeigen, die ein professionelles Tool Ihnen bietet:

Content Management:

  • Orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf die Asset Library
  • Rechtemanagement und Shared Folders
  • Aktualisierung veralteter Folien in Präsentationen
  • Integration von DAMs und Medien-/Bilddatenbanken

Brand Management:

  • Automatische Verwendung der richtigen Master
  • Corporate Design in alle Funktionen integriert
  • Abweichungen vom Corporate Design werden geprüft und korrigiert

Steigerung der Produktivität:

  • Automatische Erstellung von Agenden und Gantt-Charts
  • Einfaches Formatieren und Konvertierung von 4:3 zu 16:9
  • Datengetriebene Präsentationen werden vollständig automatisiert
Auto

Achten Sie bei der Auswahl eines PowerPoint Add-ins außerdem auf die Leistungen, die um die Software herum erbracht werden. Diese Leistungen sind entscheidend, wenn Sie die Arbeit mit PowerPoint in Ihrem Unternehmen nachhaltig auf ein neues Niveau heben wollen.

  • Unterstützung bei der Ausstattung der Asset Library (Entwicklung von PowerPoint-Master sowie Folienvorlagen, Storyboards etc.)
  • Beratung zur Content-Struktur, ggf. Content-Workshop mit Stakeholdern
  • Unterstützung bei der internen Kommunikation, von der Einführung bis zum laufenden Betrieb
  • Schulung der Nutzer zum Projektstart
  • Kontinuierliche Schulung neuer Mitarbeiter und Spezialtrainings für unterschiedliche Nutzergruppen
  • Strukturierter Governance-Prozess mit Definition von KPIs und kontinuierlicher Evaluierung 

In diesem Blogartikel haben wir Ihnen einen ersten Überblick über den Einsatz von Präsentationsbaukästen gegeben und Ihnen die Vorteile aufgezeigt, die sich für Unternehmen ergeben. Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau und der Organisation von Präsentationsbaukästen benötigen oder sich für unser Business-Tool QuickSlide interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Zusammenarbeit in Präsentationen

Reibungslose Zusammenarbeit in PowerPoint

Reibungslose Zusammenarbeit in PowerPoint

5 Regeln für die gemeinsame Erstellung von Präsentationen

Lesezeit 5 Minuten
Zusammenarbeit in PowerPoint

Die wichtigsten Präsentationen in Unternehmen werden nicht von Einzelpersonen erstellt. Zumeist arbeitet an ganzes Team daran. Und wie immer, wenn viele Menschen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, kommt es auf verlässliche Absprachen an.
PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, mit mehreren Personen an einem Präsentationsdokument zu arbeiten. Das funktioniert wie folgt:

  • Wenn Sie eine Präsentation geöffnet haben, finden Sie im Menüband die Funktion „Freigeben“.
  • Sie geben die Mailadressen derjenigen an, mit denen Sie an diesem Dokument arbeiten wollen.
  • Im Dropdown können Sie die Berechtigungen definieren.
  • Über „Senden“ verschicken Sie jetzt Einladungslinks an Ihre Kollegen, so dass diese Zugriff auf Ihre Datei haben.

Rein technisch ist die Zusammenarbeit an einem Präsentationsdokument in PowerPoint also kein Problem. In der Praxis gibt es allerdings einige Herausforderungen zu meistern.

Präsentationen sind wie Visitenkarten und sollten inhaltlich, handwerklich, strukturell und visuell den hohen Ansprüchen Ihres Unternehmens gerecht werden. Beachten Sie unsere 5 Regeln und Sie vermeiden Doppelarbeit, Reibungsverluste, Korrekturen-Wirrwarr und stellen sicher, dass die fertige Präsentation inhaltlich und visuell aus einem Guss ist.

Regel 1

Für die reibungslose Zusammenarbeit gemeinsam den Ablauf der Präsentation planen

Branding-Projekte ganzheitlich denken

Wenn Sie eine Präsentation im Team erstellen, sollten Sie von Anfang an zusammenarbeiten. Auch Kollegen, die Inhalte für einzelne Kapitel liefern, sollten das Ziel, die Zielgruppe und den strukturellen Aufbau der Präsentation kennen. Ansonsten passiert das, was leider häufig zu beobachten ist: Folien und Inhalte aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen passen nicht zusammen. Aufbau, Textmenge und Tonalität sind unterschiedlich, Inhalte doppeln sich und es entsteht ein Patchwork aus Einzelteilen, aber keine überzeugende Präsentation mit logischer Argumentationsstruktur.

Wenn Sie dagegen als Team arbeiten, können alle ihre Expertise einbringen, folgen alle einem gemeinsamen roten Faden und auch das Teamgefühl und die Verantwortung für die gemeinsame Präsentation steigen.

Eine ideale Methode für den Kick-off ist das Storyboarding. Dabei definieren Sie zunächst gemeinsam den groben Ablaufplan Ihrer Präsentation. In dieser ersten Stufe geht es nicht um fertige Folien, sondern um ein Argumentationsraster.

Ein gutes und durchdachtes Storyboard ist die konzeptionelle Basis für die Zusammenarbeit. Es dient dazu:

  • alle inhaltlich relevanten Themen und Aspekte zu sammeln und zu priorisieren
  • die Struktur und den Ablauf der Präsentation zu definieren
  • die Argumentation auf Konsistenz zu prüfen
  • die Präsentationsdramaturgie zu testen
  • die Aufgaben im Team zu verteilen

Tipps und praktische Beispiele für die Entwicklung von Storyboards für Präsentationen erhalten Sie in unserem Blogartikel Wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen

Regel 2

Aufgaben sinnvoll verteilen

Aufgaben

Klären Sie von Anfang an die Verantwortlichkeiten im Team. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit von Informationen sind in der Regel die Experten aus den jeweiligen Abteilungen zuständig. Hier ist eine Aufteilung nach Folien oder Kapiteln möglich. Für den strukturellen Aufbau braucht es dagegen einen übergeordneten Blick, jemanden der den roten Faden der Präsentation sicherstellt. Vergeben Sie eine weitere Rolle für die Tonalität der Präsentation. Idealerweise beauftragen Sie damit jemanden, der die Zielgruppe gut kennt. Er sollte die Texte auf Verständlichkeit und Konsistenz prüfen, Textlängen angleichen und die Sprache der Zielgruppe berücksichtigen. Ein Designbeauftragter stellt die Einhaltung des Corporate Designs und die ansprechende Gestaltung der Präsentation sicher.

Wenn Sie ein PowerPoint Add-in wie QuickSlide im Einsatz haben, können Sie Ihre Präsentation automatisch checken lassen. QuickSlide verfügt über einen Corporate Design Check und einen Corporate Wording Check – zwei sehr hilfreiche Funktionen, wenn Folien aus unterschiedlichen Präsentationen zusammengeführt werden.

Unser Tipp: Proben Sie Ihre Präsentation vor Testpublikum. Idealerweise gewinnen Sie hierfür Kollegen, die nicht selbst an der Erstellung der Präsentation beteiligt waren und die Ihnen ehrlich und konstruktiv Feedback geben. Kündigen Sie den Testtermin rechtzeitig an und planen Sie unbedingt eine Korrekturstufe nach dem Probedurchlauf ein.

Regel 3

Mit guten Mastern und Vorlagen arbeiten

Master und Templates

Eine wichtige Basis für die Arbeit in PowerPoint ist der PowerPoint-Master, eine .potx-Datei, die in der Funktion „Folienmaster“ in PowerPoint hinterlegt ist und die Gestaltungsvorgaben Ihres Unternehmens abbildet. Die Aufgabe des PowerPoint-Masters ist es, den visuellen Auftritt von Präsentationen zu vereinheitlichen. Ein guter PowerPoint-Master ist für Unternehmen unverzichtbar. Er stellt sicher, dass PowerPoint-Nutzer mit unterschiedlichen Anwendungskenntnissen und unterschiedlichem Designverständnis markenkonforme Präsentationen erstellen können. Wenn mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten oder Folien für eine Präsentation zuliefern, ist es wichtig, dass alle mit dem gleichen PowerPoint-Master arbeiten.

Was einen guten PowerPoint-Master auszeichnet, lesen Sie hier.

Eine große Hilfe bei der Erstellung von Präsentationen sind Vorlagen und Templates. Dabei handelt es sich um Beispielfolien für unterschiedlichen Darstellungen wie Textfolien, Prozessabläufe, Agendafolien, Zitatfolien und vieles mehr. Die Vorlagen sind im Corporate Design Ihres Unternehmens gestaltet und können von den Nutzern individuell befüllt werden. Welche Templates und Vorlagen sinnvoll sind, lesen Sie hier.

Im Content-Paket von QuickSlide sind ca. 150 Vorlagen in Ihrem Corporate Design enthalten. Sie werden zentral über die Asset Library zur Verfügung gestellt. Ihre Mitarbeiter brauchen sich keine Gedanken mehr über die Foliengestaltung zu machen und können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren.

Regel 4

Auf bestehendes Material zurückgreifen

Jede Business-Präsentation ist anders und dennoch gibt es Informationen, die Bestand haben, z. B. Ihre Unternehmensfakten oder Produktvorstellungen. Sie müssen also bei Präsentationen nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern können auf bestehende Folien und Präsentationen zurückgreifen. Gerade wenn Sie im Team Präsentationen erstellen, erleichtert das die Arbeit enorm, wenn Folien und ganze Kapitel übernommen werden können.

Es gibt jedoch einen Haken. Zunächst müssen Sie die Folien und Präsentationen, die Sie benötigen in Ihrem Unternehmen finden und dann sicherstellen, dass alle Informationen auf dem aktuellen Stand sind. Eine beliebte Methode ist es, die zuletzt gehaltene Präsentation zu überschreiben. Wird dies immer wieder gemacht, schleichen sich jedoch unweigerlich Fehler ein und auch das Corporate Design leidet mit jeder neuen Version.

Unternehmen, die diese Probleme professionell lösen, nutzen Folienbibliotheken wie die Asset Library von QuickSlide. Folien, Präsentationen und Vorlagen werden zentral zur Verfügung gestellt und auch zentral aktualisiert. Mitarbeiter können alle Materialien modular nutzen und neue Präsentationen aus bestehenden Folien erstellen. Dabei ist sichergestellt, dass alles auf dem neuesten Stand ist und dem Corporate Design des Unternehmens entspricht.

Regel 5

Das Timing im Blick behalten

Timing

Bei großen Präsentationen mit vielen Beteiligten ist ein aktives Projektmanagement erfolgsentscheidend. Idealerweise finden sie einen Projektmanager, der nur diese Aufgabe hat und selbst nicht am Aufbau der Präsentation beteiligt ist. Er hat das Timing im Blick, weiß, wer welche Aufgaben übernimmt und koordiniert das Zusammenspiel aller Beteiligten. Er ist auch verantwortlich dafür, dass das nicht passiert, was viele schon erlebt haben: nämlich, dass die Präsentation zwei Tage vor dem Vortragstermin noch einmal komplett umgestellt werden muss.

Wichtig sind ein Zeitplan und die klare Kommunikation von Meilensteinen und Deadlines. Verständigen Sie sich im Kick-off mit dem gesamten Team über das Timing. Berücksichtigen Sie Testdurchläufe und Korrekturphasen und unterschätzen Sie nicht die Aufgaben nach Fertigstellung der Präsentation: technische Tests, Lektorat, Übersetzungen, Hand-outs. Klären Sie gleich zu Beginn des Projektes, was alles gebraucht wird, damit Sie auf den letzten Metern keine Überraschungen erleben. 

Wenn Sie unsere 5 Regeln für die Zusammenarbeit an Präsentationen beachten, haben Sie die richtige Basis für ein gutes Präsentationsergebnis geschaffen. Tools wie QuickSlide helfen Ihnen dabei, die gemeinsame Präsentationserstellung noch effizienter und einfacher zu gestalten.

Wenn Sie mehr über QuickSlide erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Einleitung der Präsentation

Die Einleitung Ihrer Präsentation ist erfolgsentscheidend

Die Einleitung Ihrer Präsentation ist erfolgsentscheidend

7 kreativen Ideen für Ihren Präsentationseinstieg

Lesezeit 4 Minuten
Starten Sie mit Schwung in Ihre nächste Präsentation und setzen Sie gleich zu Beginn Ihres Vortrags ein Ausrufezeichen. Wir zeigen Ihnen 7 kreative Möglichkeiten auf, wie Sie mit Ihrer Präsentationseinleitung von Anfang an begeistern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Zuhörer Ihnen ab der ersten Folie folgen. Denn ist die Aufmerksamkeit Ihres Publikums erst einmal verloren, ist es nur schwer sie wieder zurückzugewinnen. Umso wichtiger ist es, bereits in der Startphase zu fesseln, zu überraschen, zu überzeugen oder zu unterhalten. Ganz so wie es zu Ihrem Vortrag, zu Ihrer Zielgruppe und zu Ihrem Thema passt. Lassen Sie sich von unseren Ideen und Anregungen inspirieren und probieren Sie aus, welcher Präsentationseinstieg für Sie am besten funktioniert.
Einleitung der Präsentation

1.

Der Fakten-Einstieg

Nutzen Sie gut recherchierte Fakten für Ihren Präsentationseinstieg und bereiten Sie diese als Infografik visuell ansprechend auf. Selbst Fakten, die Ihrem Publikum bekannt sein dürften, können noch einmal ins Bewusstsein gerufen werden. Nutzen Sie nachvollziehbare und konkrete Formulierungen. Schreiben Sie statt „der Anteil der neu zugelassenen Elektroautos liegt bei 32%“ besser „jedes Dritte neu zugelassene Auto ist ein Elektroauto“. Vergessen Sie nicht, die Quellen Ihrer Fakten anzugeben.

Mit dem Fakten-Einstieg setzen Sie von Anfang an ein Zeichen für klare Botschaften, geprüfte Informationen und Glaubwürdigkeit. Bei einem technisch oder kaufmännisch interessierten Publikum ist das von Vorteil.

2.

Die persönliche Geschichte

Beginnen Sie Ihre Präsentation mit einer persönlichen Geschichte, die einen direkten oder indirekten Bezug zu Ihrem Präsentationsthema hat oder die sich als Analogie eignet. Erzählen Sie, welchen persönlichen Bezug Sie zu dem Thema Ihrer Präsentation haben oder was Ihre Motivation ist. Beachten Sie dabei: spannender als glatte Erfolgsgeschichten sind Geschichten mit Brüchen und Rückschlägen. Bleiben Sie authentisch, erzählen Sie pointiert, aber übertreiben Sie nicht. So gewinnen Sie die Sympathien Ihrer Zuhörer.

Die persönliche Geschichte eignet sich gut als Eisbrecher, wenn das Publikum Sie nicht kennt. Auch bei konfliktbeladenen Themen kann der emotionale Einstieg helfen. Eher unpassend ist eine solche Einleitung, bei einem eng getakteten und entscheidungsorientierten Publikum.

3.

Die Frage in die Runde

Stellen Sie eine Frage an das Publikum. Geeignet sind einfache Fragen, die mit Handzeichen beantwortet werden können. Alternativ können Sie digitale Umfragetools nutzen. Achten Sie darauf, dass ihre Frage oder Umfrage in Bezug zu Ihrem Thema steht. Sie referieren über Mobilität, dann können Sie z. B. fragen „Wer von Ihnen ist heute mit öffentlichen Verkehrsmitteln angereist?“ Gehen Sie direkt auch auf die Antworten ein, die sie erhalten und nutzen Sie diese, um zu Ihrem Thema überzuleiten.

Mit einer Fragerunde involvieren Sie Ihr Publikum in Ihren Vortrag. Die Methode eignet sich bei diskussionsintensiven Themen, aber auch, um die übliche Unruhephase zu Beginn einer Präsentation zu überspringen.

4.

Das inspirierende Zitat

Es ist der Klassiker der Präsentationseröffnung: ein Zitat. Motivationssprüche, Lebensweisheiten und Visionen sind in der Regel allgemein formuliert, ein Zusammenhang zu Ihrem Präsentationsthema lässt sich leicht herstellen. Steve Jobs ist sicher eine der am meisten zitierten Persönlichkeiten in Business-Präsentationen. Aber es muss nicht unbedingt ein Zitat einer berühmten Person sein, mit dem Sie Ihre Präsentation eröffnen. Ein Kundenzitat, das eine Bedarf formuliert oder ein häufiges Problem, zieht Ihre Zuhörer sehr schnell und konkret in das Thema rein.

Zitate sind als Einstieg gut geeignet, wenn Sie die Relevanz Ihres Präsentationsthemas untermauern wollen oder es in einen größeren Bedeutungskontext stellen wollen, z. B. Innovation, Zukunft, Verantwortung.

5.

Der aktuelle Bezug

Verbinden Sie Ihr Thema mit aktuellen Ereignissen. Eine Nachrichtenmeldung, eine aktuelle Umfrage, eine Schlagzeile können den perfekten Einstieg liefern. Zu Brennpunkt- und Trendthemen lassen sich in der Regel sogar tagesaktuelle Nachrichten finden.

Ein Tipp: wenn Sie regelmäßig zu einem bestimmten Thema referieren, nutzen Sie Tools wie Google Alerts, um automatisch über Neuigkeiten informiert zu werden, die sie spontan in Ihre Präsentation einbinden können.

Der Einstieg mit aktuellem Bezug eignet sich für diskursive Themen und Themen mit gesellschaftlicher Relevanz. Er unterstreicht Ihr Expertenwissen und die Bedeutung Ihres Vortrags.

6.

Das multimediale Element

Mit einem Filmausschnitt, einem Video oder einer kleinen Diashow können Sie Ihren Präsentationseinstieg lebendig gestalten. Die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer ist Ihnen gewiss. Von unterhaltsamen Elementen bis zu Mood-Videos, die auf große Themen einschwören, ist alles möglich. Achten Sie aber darauf, dass ein multimediales Element am Anfang nur ein „Appetizer“ ist. Bevorzugen Sie kurze Formate.

Multimediale Einstiege eignen sich für Themen mit motivierendem Charakter. Ein solcher Auftakt steigert die Erwartungshaltung des Publikums. Die darauffolgende Präsentation sollte auch lebendig und visuell ansprechend gestaltet sein.

7.

Die Metapher

Die Methode der Metapher ist ein Stilmittel, das sich für den Präsentationseinstieg geeignet und auch darüber hinaus. Metaphern helfen, Ihre Botschaften zu transportieren und machen Ihre Aussagen merkfähig. Metaphern können visuell und inhaltlich/textlich eingesetzt werden. Verwenden Sie einfache Sinnbilder, die zu Ihren Hauptbotschaften passen. Zieht sich eine Metapher durch die gesamte Präsentation, verankert sich ein starkes Bild in den Köpfen Ihrer Zuhörer. Metaphern können aus den unterschiedlichsten Bereichen stammen. In Business-Präsentationen sind Metaphern aus den Themenbereichen Sport, Natur/Wetter oder Reise beliebt.

Gerade Präsentationen zu komplexen Themen profitieren von Metaphern, da sie Sachverhalte auf einfache Symboliken runterbrechen. Weitere Infos zum Einsatz visueller Metaphern lesen Sie hier: Visuellen Metaphern und Storytelling in Präsentationen 

Frau hält eine Business-Präsentation

10 Merkmale einer professionellen Präsentation

10 Merkmale einer professionellen Präsentation.

Wenn Sie diese Punkte beachten, ist Ihr erfolgreicher Auftritt gesichert.

Lesezeit 8 Minuten

Präsentationen werden für die unterschiedlichsten Anlässe erstellt. Für den runden Geburtstag des Patenonkels ebenso wie für die Quartalspräsentation im Vorstand eines DAX-Unternehmens. Was unterscheidet eine professionelle Präsentation im Business-Kontext von einer gelegentlichen Präsentation und worauf sollten Sie achten, wenn Sie als professioneller Präsentator wahrgenommen werden wollen? In diesem Blogartikel geht es um die wichtigsten 10 Kennzeichen von professionell erstellten Business-Präsentationen.

Storytelling für Ihre Zuhörer

1.

Der Rote Faden

roter Faden

Eine richtig gute Präsentation hat einen roten Faden. Die Botschaften und Argumente bauen schlüssig aufeinander auf, das Publikum kann dem Vortrag einfach folgen, die Kernaussage ist für alle klar und nachvollziehbar.

Um den roten Faden für Ihre Präsentation zu finden, sollten Sie sich vorab mit diesen Fragestellungen beschäftigen: 

  • Wer ist die Zielgruppe meiner Präsentation? Wie relevant ist das Thema für mein Publikum und wie muss ich es aufbereiten, um die Relevanz zu verdeutlichen?
  • Was ist das Ziel meiner Präsentation, was will ich beim Publikum bewirken? Welchen Nutzen soll das Publikum aus meiner Präsentation ziehen?
  • Was ist meine Kernbotschaft? Was ist wichtig und was ist eher unwichtig, um diese Kernbotschaft zu transportieren.

Jetzt können Sie mit dem Aufbau Ihrer Präsentation beginnen. Mehr über den roten Faden und den klassischen Aufbau in Einleitung, Hauptteil, Schlussteil lesen Sie in unseren Blogartikeln.


Der rote Faden – Wie ein guter Aufbau ihrer Präsentation hilft, ihr Publikum mitzunehmen

Die drei Teile einer Präsentation: Einleitung, Hauptteil, Abschluss

2.

Corporate Design

Corporate Design in Präsentationen

Professionelle Präsentationen sind wichtige Kontaktpunkte zu Kunden, Partnern und Stakeholdern. Sie haben Einfluss auf die Markenwirkung des Absenders. Uneinheitliche Folien innerhalb einer Präsentation mit wechselnden Schriften und springenden Abständen sind im Businessbereich unangebracht. Aber auch eine einheitliche, aber unpassende Gestaltung sollten Sie vermeiden. Wenn Sie zum Beispiel für ein Technologie-Unternehmen arbeiten, dass für sein minimalistisches Design bekannt ist, sind überfüllte Folien tabu.

Unternehmen arbeiten in der Regel mit einem PowerPoint-Master, in dem gestalterische Vorgaben wie Schriften, Farben und Abstände voreingestellt sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle diese Vorgaben beherzigen.

Deshalb nutzen große und mittelständische Unternehmen, die Wert auf einen professionellen Präsentationsauftritt legen, PowerPoint Add-ins wie QuickSlide, die markenkonforme Vorlagen für alle gängigen Folientypen zur Verfügung stellen und zusätzliche Funktionen wie Corporate Design Checks anbieten. Mit solchen Tools ist jeder im Unternehmen in der Lage, professionelle Präsentationen im Corporate Design zu erstellen.

Lesen Sie auch unseren Blogartikel zu den Besonderheiten bei der Umsetzung Ihres Corporate Designs in PowerPoint. In einem weiteren Artikel zeigen wir Ihnen, wie ein Corporate Design-Wechsel in PowerPoint mit Hilfe von QuickSlide problemlos gelingt.

3.

Relevanz

Relevanz

Der Erfolg einer Präsentation hängt maßgeblich davon ab, ob es gelingt, die Relevanz des Themas für die Zielgruppe herauszustellen. Wer an den Bedarfen und Anforderungen seinen Publikums „vorbeipräsentiert“ darf sich nicht wundern, wenn sein Vortrag auf geringes Interesse stößt und das eigene Präsentationsziel nicht erreicht wird. Regel Nummer 1 ist es also, sich intensiv mit seiner Zielgruppe zu beschäftigen: Wer sitzt im Publikum? Welche Anforderungen und Herausforderungen hat die Zielgruppe? Welche Informationen sind für das Publikum von Interesse und wie müssen diese aufbereitet werden? Versetzen Sie sich in die Position Ihrer Zielgruppe, wählen Sie die richtige Sprache und Tonalität, schaffen Sie Anknüpfungspunkte an die Lebens- und Arbeitswelt Ihrer Zuhörer und entwickeln Sie eine Storyline, der das Publikum gerne folgt.

Es kann sinnvoll sein, eine Präsentation zu dem gleichen Thema auf unterschiedliche Arten zu strukturieren und aufzubereiten, je nachdem, wer im Publikum sitzt. Um mit dieser Arbeit nicht immer wieder bei null anfangen zu müssen, arbeiten beispielsweise Sales Teams mit Präsentationsbaukästen. Darin gibt es für unterschiedliche Themen und unterschiedliche Zielgruppen Folien und Folienvorlagen, die sich zu einer stimmigen Gesamtpräsentation zusammenfügen lassen. Das erleichtert die Erstellung zielgruppengerechter Präsentationen. Auf unserer Website lesen Sie, wie Vertriebsteams von Präsentationsbaukästen profitieren.

4.

Visualisierung

Visualisierung

Sie möchten, dass Ihre Botschaften bei den Zuhörern ankommen? Dann setzen Sie neben dem gesprochenen Wort und den Texten auch visuelle Elemente ein. Sie können Inhalte untermauern, komplexe Sachverhalte vereinfachen, wichtige Informationen highlighten. Visuelle Elemente wirken oft schneller als ausformulierte Gedanken. Sie können also auch zur besseren Erfassbarkeit Ihrer Inhalte beitragen. Es gibt unterschiedliche Arten der Visualisierung: Bilder, Icons, Piktogramme, Karten und Datenvisualisierung mit Grafiken und Diagrammen. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Elemente, die Sie einsetzen, zum Corporate Design Ihres Unternehmens passen und eine einheitliche Bildsprache entsteht. Viele Unternehmen haben für  diesem Zweck eigene Bilddatenbanken. Für Grafiken und Diagramme gelten selbstverständlich auch in PowerPoint die Farb- und Schriftvorgaben Ihres Unternehmens. Über QuickSlide können Unternehmen Vorlagen für unterschiedliche grafische und visuelle Darstellungsformen zur Verfügung stellen und Media-Bilddatenbanken direkt anbinden. Das erleichtert Anwendern die Erstellung von visuell ansprechenden Präsentationen und stellt sogleich sicher, dass alle Präsentationen dem Markenauftritt entsprechen.

Unser Profi-Tipp für die Präsentationserstellung: Nutzen Sie visuelle Metaphern, um Ihre Botschaften zu untermauern. In unserem Blogartikel zum Thema visuelle Metaphern finden Sie dazu wertvolle Informationen.

5.

Klare Botschaften

klare Botschaften

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie die Botschaften, die Sie mit Ihrer Präsentation vermitteln klar und deutlich zum Ausdruck bringen. Dazu gehört das richtige Maß an Informationstiefe. Zu wenig Informationen lassen Ihre Präsentation oberflächlich und wenig kompetent erscheinen. Zu viel Informationen dagegenwirken verwirrend und lenken von Ihren Zielen ab. Die Gefahr ist groß, dass Ihr Publikum aussteigt und Ihre Botschaften verloren gehen.

Wie viele Details und Informationen genau richtig sind, hängt von Ihrem Thema und von dem Wissensstand Ihres Publikums ab. Falls Sie das im Vorfeld nicht einschätzen können, empfehlen wir Ihnen Informationen, die aus Ihrer Sicht nachgelagert sind, auf Folien im Anhang zu verlagern oder Folien auszublenden, die Sie bei Bedarf anwählen können. So sind Sie auf Rückfragen bestens vorbereitet. Diese Methode eignet sich auch, wenn Sie datenbasierte Informationen präsentieren. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen und legen Sie die dazugehörigen Tabellen in den Anhang. So können Sie schnell reagieren, wenn Sie nach der Datenbasis gefragt werden.
Wie Sie Daten ansprechend und schnell erfassbar aufbereiten können, erfahren Sie in unserem Blogartikel über Datenvisualisierung in Präsentationen.

Für die Strukturierung Ihrer Präsentation beachten Sie bitte folgende Faustregel: ein Gedanke pro Folie. Die Aufnahmefähigkeit Ihres Publikums ist begrenzt. Verlangen Sie nicht, dass Ihr Publikum liest und gleichzeitig zuhört. Denn das wird nicht funktionieren. Vermeiden Sie überfüllte Folien und lenken Sie stattdessen die Aufmerksamkeit auf Ihren Vortrag.

6.

Involvement

Involvement

Bei PowerPoint-Präsentationen denkt man zunächst an Frontal-Vorträge, bei denen das Publikum maximal am Ende der Präsentation aufgefordert wird, Fragen zu stellen. Diese Form der Präsentation ist aus Publikumssicht passiv. Wenn es das Präsentationsthema und die Präsentationssituation erlauben, raten wir Ihnen, Ihr Publikum stärker zu involvieren. Das kann über eine direkte Ansprache erfolgen, über Feedback-Folien, über Fragestellungen oder über interaktive Elemente wie Umfragen oder Workshop-Methoden. Der Vorteil ist, dass Sie bereits während des Vortrags Hinweise zu den Bedarfen Ihrer Zielgruppe erhalten und Ihre Präsentation anpassen können. Sie signalisieren Ihrem Publikum echtes Interesse an ihren Anforderungen und halten außerdem die Aufmerksamkeit während des gesamten Vortrags hoch. Bereiten Sie Folien vor, die Sie gemeinsam mit dem Publikum füllen oder ergänzen können. Es gibt viele Möglichkeiten, das Publikum in Ihre Präsentation zu involvieren, ohne dass Sie Gefahr laufen, den roten Faden Ihrer Präsentation zu verlieren.

7.

Flexibilität

Flexibilität

Es ist gut, eine klaren Ablaufplan für eine Präsentation im Kopf zu haben. Dennoch kann es vorkommen, dass neue Informationen, Fragen aus dem Publikum oder ein aktuelle Ereignisse Ihren Plan durchkreuzen. Dann ist es wichtig, reagieren zu können. Bereiten Sie sich auf solche Situationen vor. Legen Sie Folien, die Sie bei Bedarf zeigen können, in den Anhang. Stellen Sie auch sicher, dass Sie auf andere Präsentationen oder Dokumente zurückgreifen können, in denen die hochkommenden Themen bereits bearbeitet wurden. Blocken Sie nicht ab, aber lassen Sie sich auch nicht völlig aus dem Konzept bringen. Manchmal kann es ausreichen, wenn Sie auf das Ende der Präsentation verweisen und dort die Fragestellung wieder aufgreifen. Oder Sie verändern die Reihenfolge Ihrer Präsentation, ziehen Themen vor oder überspringen Folien. Eine Möglichkeit, sich auf solche Situationen vorzubereiten, sind Feedback-Folien nach jedem Kapitel. Auf diesen Folien notieren Sie Themen und Aspekte, die dem Publikum wichtig sind. Am Ende der Präsentation können Sie darauf aufbauend, in eine Diskussionsrunde starten.

8.

Timing

Timing
Respektieren Sie die Zeit Ihrer Zuhörer. Es kommt beim Publikum nicht gut an, wenn ein Vortrag ihre gesamte Tagesplanung durcheinanderbringt oder Pausen entfallen. Also halten Sie sich an die vereinbarte Zeit und überziehen Sie nicht. Das bedeutet auch, dass Sie Puffer einbauen sollten, z. B. für Rückfragen aus dem Publikum oder die anschließende Diskussion. Wenn Sie z. B. 30 Minuten Zeit haben, sollten Sie etwa 20 Minuten für den Inhalt und 10 Minuten für Fragen und Diskussionen einplanen. Für die grobe Orientierung sollten Sie zwei Minuten pro Folien reine Präsentationszeit rechnen. Dieser Wert kann aber stark variieren – auch von Folie zu Folie. Am besten machen Sie einen Probelauf und messen die Zeit. Dann wissen Sie, ob Sie kürzen müssen.

9.

Guter Abschluss

Die professionelle Präsentation

Überlegen Sie sich gut, wie Ihre Präsentation endet. Die letzte Folie kann entscheidend sein. Immer wieder erleben wir einen Präsentationsabschluss, der über „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“ nicht hinausgeht. Eine vertane Chance, denn die Schlussfolie ist die Überleitung zu allem, was nach der Präsentation kommt: eine neue Geschäftsbeziehung, eine wichtige Entscheidung, die Fortführung eines Projekts. Nutzen Sie die Chance, am Ende Ihrer Präsentation die nächsten Schritte einzuleiten. Machen Sie „Nägel mit Köpfen“, indem Sie auf der letzten Folie Freigaben festhalten, Termine vereinbaren oder To-Dos und Zuständigkeiten definieren. Damit schaffen Sie Verbindlichkeit und stellen sicher, dass Ihre Präsentation wirkt.

Mehr Tipps lesen Sie in unserem Blogartikel zur Schlussfolie von Präsentationen.

10.

Üben, üben, üben

Die professionelle Präsentation

Ein Termin rückt näher, die Präsentation ist immer noch nicht fertig und am Ende bleibt keine Zeit mehr zum Üben. Das kommt leider immer wieder vor. Dabei ist es so wichtig, eine Präsentation vorab einmal durchzuspielen. Am besten vor einem Test-Publikum, dass Ihnen hilfreiches Feedback gibt. Fragen Sie zum Beispiel Ihre Kollegen, ob sie dazu bereit sind. Selbst erfahrene Präsentatoren profitieren von einem „Blick von außen“. Wichtig ist, dass Sie die Zeit, die Sie für den Test und für eventuelle Anpassungen benötigen, von vornherein einplanen. Ein Testdurchlauf ist nicht nur da, um die Präsentation zu optimieren, er gibt Ihnen auch Sicherheit und sorgt so für einen überzeugenden Auftritt vor Publikum. 

Weitere interessante Informationen für die Erstellung von Präsentationen finden Sie in diesen Blogartikeln:

4 Schritte für eine erfolgreiche Präsentationserstellung

Storytelling in Präsentationen

Wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen  

Slide Title

PowerPoint Titelfolie

Was gehört auf die PowerPoint Titelfolie?

Tipps für den perfekten Einstieg in Ihre Präsentation.

Lesezeit 5 Minuten

Heute geht es um eine Folie, die aus unserer Sicht allzu oft vernachlässigt wird: die Titelfolie oder das Deckblatt von PowerPoint-Präsentationen. Diese spezielle Folie hat es verdient, ernst genommen zu werden, denn sie ist zumeist recht lange sichtbar – vor Präsentationsbeginn, wenn sich die Zuschauer versammeln oder auch als Deckblatt von Print-outs. In beiden Fällen prägt sie die Erwartungshaltung Ihrer Zielgruppe. Lesen Sie, was es beim Aufbau und der Gestaltung der ersten Folie zu beachten gilt und wie Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums ab der ersten Minute Ihrer Präsentation gewinnen.

Präsentation, Titelfolie

Die Bedeutung und Wirkung der PowerPoint-Titelfolie

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie nehmen an einer Präsentation zum Thema Nachhaltigkeit teil. Sie kennen weder den Referenten noch wissen Sie genau, was Sie erwartet. Sie nehmen Platz und haben noch einige Minuten Zeit bis der Vortrag beginnt.

Auf dem Screen erscheint folgender Titel:

Jetzt stellen Sie sich die gleiche Situation noch mal vor.

Aber auf dem Screen erscheint jetzt folgende Titelfolie:

Titelfolie in Präsentation

An diesem Beispiel wird gut deutlich, wie die Titelfolie einer Präsentation die Erwartungshaltung des Publikums beeinflussen kann:

  • Im ersten Fall erwartet man einen Frontalvortrag mit vielen wissenschaftlichen Erkenntnissen, Daten und Diagrammen, der sich an ein Fachpublikum richtet. Die Rolle der Zuschauer/Zuhörer ist passiv.
  • Der zweite Titel verspricht eine allgemeinverständliche Aufbereitung der Inhalte und ein gemeinsames Erarbeiten von Lösungen. Das Publikum ist in einer aktiven Rolle.

Obwohl die Präsentation also noch gar nicht gestartet wurde, haben die Präsentationsteilnehmer bereits ein Bild im Kopf, was sie erwartet. Und sie stellen sich darauf ein. Vermitteln Sie an dieser Stelle ein falsches Bild, so wird es schwer sein, Ihr Publikum auf die neue Spur zu bringen. Vielleicht haben Ihre Zuhörer bereits abgeschaltet, weil sie das Interesse am Thema verloren haben oder weil sie glauben, dass der Vortrag für eine andere Zielgruppe gedacht war. Vermeiden Sie in jedem Fall eine solche Frustration. Achten Sie darauf, dass bereits die Titelfolie zu Ihrem Vortrag passt und keine falsche Erwartungshaltung schafft.

Für wen ist die PowerPoint-Titelfolie gedacht?

Die PowerPoint-Titelfolie hat in der Regel eine doppelte Aufgabe. Sie hilft demjenigen, der die Präsentation erstellt bei der Ablage seiner Präsentationen. Deshalb finden wir auf PowerPoint-Titeln sehr häufig Informationen, die gar nicht für das Publikum gedacht sind, z. B. der Ort der Präsentation. Die Zuhörer wissen, wo sie sich gerade befinden, für den Präsentator ist diese Information aber wichtig, um die Präsentation besser zuordnen zu können.

Die zweite Aufgabe ist aus unserer Sicht die deutlich wichtigere. Das Titelblatt gibt dem Publikum Orientierung und beantwortet einige wichtige Fragen:

  • Wie genau lautet das Thema der Präsentation?
  • Welche Relevanz hat das Thema für mich?
  • Wer präsentiert?
  • Welche Art Vortrag erwartet mich?

Antworten auf diese Fragen suchen die Zuhörer bereits auf der ersten Folie eines Vortrags. Es gibt Ihnen Sicherheit zu wissen, dass der Vortrag für Sie geeignet ist und Ihre Anforderungen adressiert. Und dass die Zeit, die sie investieren, gut angelegt ist.

Nehmen Sie beim Aufbau der Titelfolie, die Perspektive Ihres Publikums ein und geben Sie genau die Informationen, die das Publikum braucht, um sich wohlzufühlen.

Welche Informationen gehören auf die PowerPoint Titelfolie?

Die Titelfolie gibt den Ton Ihrer Präsentation an. Überfordern Sie Ihre Zielgruppe bereits mit dem Titel, dann wird sich das vermutlich durch Ihren gesamten Vortrag ziehen. Achten Sie deshalb darauf, dass der Titel nur so viel Informationen wie nötig enthält. Nicht alle formalen Informationen sind in jedem Fall nötig. Die folgende Liste ist deshalb nur ein Anhaltspunkt. Als Vortragender wissen Sie am besten, welche Informationen für Ihr Publikum wirklich relevant sind.

Die Art der Präsentation:

Es kann hilfreich sein, dem Publikum mitzuteilen, um welche Art Präsentation es sich handelt. Ist es ein Vortrag, ein Seminar, ein Webinar, ein Workshop oder eine Keynote Speech? Gibt es einen Rahmen, der erwähnt werden muss: eine Tagung, eine Konferenz, eine Messe etc. Oftmals ist es nicht nötig, die Art der Präsentation zu erwähnen, weil das Publikum sich angemeldet hat und weiß, worum es geht. Wenn aber zum Beispiel auf einer Fachkonferenz viele Vorträge aufeinander folgen und sich die Art Ihrer Präsentation von den anderen unterscheidet, ist das ein wichtiger Hinweis.

Das Thema Ihrer Präsentation:

Der Titel oder das Thema Ihres Vortrags sollte mehr sein als eine Beschreibung Ihrer Vortragsinhalte. Verzichten Sie auch auf generelle Titel wie „Produktvorstellung“ oder „Unternehmenspräsentation“. Ein gut formulierter Titel sollte kurz und merkfähig sein. Und er sollte die Relevanz des Themas für das Publikum zum Ausdruck bringen. Sie können mit direkter Ansprache arbeiten, Fragen formulieren oder auch provokante Thesen nutzen. Haben Sie dabei Ihre Zuhörerschaft im Blick: was interessiert das Publikum am meisten, wie können Sie die Neugierde wecken und welche Sprache und welche Stilmittel sind angemessen und passen zu Ihrem Vortrag.

Der Name des Präsentators/der Absender der Präsentation:

Natürlich möchte das Publikum wissen, wer zu ihnen spricht und in welcher Funktion oder in welchem Auftrag er die Präsentation hält. Ist der Präsentierende dem Publikum nicht bekannt, gehört diese Information auf den Titel ebenso wie das Unternehmenslogo der Organisation, in deren Auftrag er präsentiert. Gibt es mehrere Präsentierende reicht zumeist das Absenderlogo. Haben sich mehrere Unternehmen zusammengeschlossen ist zu überlegen, ob die Vorstellung aller Beteiligten Teil der Einleitung wird und das Titelblatt neutral gehalten wird.

Das Datum/der Ort:

Es ist üblich, das Datum der Präsentation auf den Titel zu schreiben. Und häufig findet man auch die Angabe des Ortes. Beide Infos sind für den Moment des Vortrags und für das Publikum wenig relevant. Für Ihre Dokumentation können Datum und Ort Datum dagegen wichtig sein. Ebenso für den Fall, dass die Folien im Nachgang verschickt werden. Überlegen Sie also genau, ob Sie diese Informationen wirklich auf dem Titel benötigen. Wenn Sie Datum und Ort einbauen, müssen diese Angaben natürlich auf jeden Fall aktuell sein. Alles andere wirkt nachlässig.

Markenelemente:

Investieren Sie in die Gestaltung Ihres Titelblatts und achten Sie bereits hier auf einen markenkonformen Auftritt, der dem Corporate Design Ihres Unternehmens entspricht. Dadurch vermitteln Sie Professionalität von Anfang an. Wichtige Markenelemente sind Logo, Schriften, Farben und typische grafische Elemente wie Icons oder Formen, die Ihren Markenauftritt auszeichnen. Achten Sie auf ein ansprechendes Gesamtbild und verzichten Sie auf überflüssige Effekte. „Weniger ist mehr“ gilt wie für so vieles auch für die Titelfolie Ihrer Präsentation.

Bilder:

Wenn Sie in Ihrer Präsentation auf visuelle Elemente setzen wollen, können Bilder auf dem Titelblatt ein starkes Zeichen setzen. Achten Sie aber bei der Auswahl der Bilder darauf, dass sie im Einklang mit dem Markenauftritt Ihres Unternehmens stehen und dass sie zum Thema Ihrer Präsentation und zur Art Ihres Vortrags passen. Bilder, die nur als Eyecatcher dienen, sollten Sie vermeiden.

Eine wirkungsvolle Methode, Bilder in Präsentationen einzusetzen, sind visuelle Metaphern. Dabei handelt es sich um Bilder oder Darstellungen aus einem Bereich, der sinnbildlich mit Ihrem Thema in Verbindung steht. In einem anderen Blogartikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie visuelle Metaphern zielführend nutzen.

Was kommt nach der Titelfolie?

Eine gute Titelfolie ist der Anfang einer erfolgreichen Präsentation, ersetzt aber nicht den inhaltlichen Einstieg ins Thema. Mit der Formulierung Ihres Präsentationsthemas haben Sie bereits eine Entscheidung getroffen. Die Sprache und die Tonalität der Titelfolie gilt es jetzt fortzuführen. Wie Sie den Einstieg, den Hauptteil und den Schlussteil Ihrer Präsentation zielführend strukturieren, haben wir für Sie in diesen beiden Blogartikeln zusammengefasst.

Erfolgreiche Präsentationen erstellen: Die richtige Struktur

Aufbau von Präsentationen in 3 Teilen 


Gerne möchten wir Ihnen auch unsere Informationen zur PowerPoint Schlussfolie ans Herz legen. Die Schlussfolie ist wie die Titelfolie für Ihre Präsentation von großer Bedeutung – und wird doch allzu oft vernachlässigt. Lesen Sie, wie Sie mit einer wirkungsvollen PowerPoint Schlussfolie Ihr Präsentationsziel untermauern.

Interview mit Achim Sztuka über die Weiterentwicklung von QuickSlide

Das neue QuickSlide als Cloudlösung

Wir sprechen mit Achim Sztuka, CEO von Strategy Compass, über die Hintergründe und Vorteile der Weiterentwicklung von QuickSlide

Lesezeit 5 Minuten
AchimSztuka_color.jpg

Hallo Achim, wir möchten heute mit Dir über das neue QuickSlide reden. Aber zunächst, wie fühlt man sich, nach so einer intensiven Entwicklungsphase?

Achim (lacht): Danke für die Nachfrage. Ja, es liegt ein ganzes Stück Arbeit hinter uns und das war wirklich herausfordernd für alle. Aber es hat auch Spaß gemacht, weil wir uns stark für die Zukunft aufgestellt und jetzt ein wirklich neues und tolles Produkt am Start haben. Wir haben QuickSlide ja nicht einfach nur ein bisschen weiterentwickelt, wir haben es im Grunde neu gedacht. QuickSlide ist jetzt auch als Cloud-Lösung verfügbar. Die Entwicklungsphase ist damit aber nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Die Plattform steht, jetzt kommen kontinuierlich neue Funktionen.

Warum war dieser Entwicklungssprung notwendig?

Achim: Wir haben QuickSlide natürlich auch in der Vergangenheit immer schon weiterentwickelt. Es haben sich aber in den letzten Jahren einige Dinge im technologischen Umfeld verändert, die gegen eine reine Weiterentwicklung auf der bestehenden Basis sprachen: Microsoft promotet schon seit Jahren seine Web-Technologie für Office Add-ins, hat aber lange nicht die erforderliche API-Funktionalität bereitgestellt, um auch anspruchsvolle Lösungen wie QuickSlide damit umzusetzen. Hier hat sich gerade im letzten Jahr sehr viel getan. Gleichzeitig gab es auf der Seite unserer Kunden eine deutliche Verschiebung von teilweise noch starken Vorbehalten gegen Cloud-Lösungen hin zu großer Offenheit bzw. sogar dem expliziten Wunsch nach Cloud-Lösungen. Die Vorteile liegen ja auf der Hand: Installation und Wartung der Software werden wesentlich einfacher, die Beschränkung auf Windows wird aufgehoben und die zunehmende Anzahl Mac-Nutzer kann bedient werden – ebenso wie das Arbeiten im Browser. Das war für uns der Kipp-Punkt, auf den wir gewartet hatten, bevor wir QuickSlide auf Web-Technologie umgestellt haben.

Dann beschreib‘ uns doch bitte mal, was die QuickSlide Cloud-Lösung auszeichnet?

Achim: Ich fange mal mit der Anwender-Perspektive an. Das Herzstück ist eine auf Web-Technologie basierende Template und Asset Library, die orts- und geräteunabhängig in PowerPoint genutzt werden kann. Also auch von Mac-Usern, für diese Zielgruppe konnten wir bisher keine Lösung anbieten. Die Asset Library hat mehrere große Vorteile gegenüber dem herkömmlichen QuickSlide. Hier finden die Anwender alles, was Sie für die Erarbeitung und Erstellung von Präsentationen brauchen, an einem Ort. Das sind nicht nur Folien und Vorlagen, sondern auch Icons und andere Elemente. Man kann alles bequem einfügen oder hochladen, während man seine Präsentation bearbeitet. Die Asset Library lässt nach unterschiedlichen Kriterien aufbauen. Das ist eine Möglichkeit, die so kein anderes Tool bietet. So kann man Assets zum Beispiel nach Themen oder Projekten strukturieren. Die Suchfunktion funktioniert über alle Asset-Typen hinweg. Damit entsprechen wir dem Wunsch vieler Anwender, auch komfortabel nach Bildern und Icons suchen zu können. Wir haben in der Entwicklungsphase viel Zeit in UX und Usability-Tests investiert, um das bestmögliche Erlebnis für die Anwender zu erzielen. Es freut uns daher unheimlich, dass die Feedbacks zur neuen Asset Library bislang wirklich rundum positiv ausfallen.

QuickSlide neues UI

Für die Anwender gibt es also ein neues Produkterlebnis. Welche Vorteile ergeben sich denn für diejenigen, die den Content im Unternehmen managen?

Achim: Also erstmal ist eine bessere Usability natürlich für das gesamte Unternehmen gut. Denn wenn QuickSlide mehr und besser genutzt wird, steigt insgesamt die Qualität von Präsentationen und die Effizienz bei der Arbeit mit PowerPoint. Wir haben aber auch gezielt die Admin-Prozesse vereinfacht. Während das Anlegen von Benutzergruppen in der Vergangenheit doch recht umständlich war, gibt es jetzt eine schlanke Admin-App, mit der sich Shared Folder mit nur ein paar Klicks anlegen lassen. Auf diese Shared Folder kann man dann ganz einfach über Azure Active Directory bzw. Entra ID die passenden Zugriffsrechte für Benutzer zuweisen. Abteilungen, Teams und andere Einheiten können so ganz ohne Zutun der IT eigene Content-Bereiche aufbauen. Sales beispielsweise kann autark seine Vertriebspräsentationen verwalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass simultanes Hochladen und Ändern durch mehrere Personen nun noch besser gemanagt wird und sämtliche Änderungen am zentralen Content augenblicklich für alle Nutzer sichtbar werden.

QuickSlide Admin App

Du sprachst davon, dass die Installation und Wartung der neuen Lösung einfacher werden. Wie genau ist das zu verstehen?

Achim: Wir haben mit der Cloud-Version von QuickSlide ein Produkt geschaffen, dass deutlich kürzere Innovationsintervalle ermöglicht. Alle Funktionen rund um die Template und Asset Library werden kontinuierlich weiterentwickelt, und diese Updates stehen unseren Kunden automatisch zur Verfügung, ohne dass auf den Rechnern der Anwender eine neue Version installiert werden muss. Damit entlasten wir die IT-Abteilung unserer Kunden und bringen zugleich Produktinnovationen viel schneller zum Anwender.

Das ist auch für Bestandskunden wichtig zu wissen. Die neue Cloud-Version hat aktuell noch nicht ganz den gleichen Funktionsumfang wie das klassische QuickSlide. Ein Umstieg ist aber für viele Kunden jetzt schon sinnvoll, denn alle kommenden Weiterentwicklungsschritte geht das Unternehmen dann automatisch mit. Und den Umstieg auf die neue Version gestalten wir für unsere Kunden natürlich auch so ressourcenschonend wie nur möglich, inklusive der Migration des gesamten vorhandenen Contents nach Azure.

Stichwort Azure, was muss man dazu wissen?

Achim: Unsere Kunden nutzen Microsofts Cloud-Plattform Azure größtenteils bereits für diverse andere Anwendungen, im Zuge von Microsoft 365 hat sich da sehr viel getan. Azure ist insofern der ideale Ort, um Daten auch für QuickSlide zu hosten. Wir sind diesen Schritt nun gegangen und haben das neue QuickSlide als typische SaaS-Anwendung aufgebaut – sowohl der Web-basierte Teil des Add-ins als auch die Daten werden von uns auf Azure gehostet und den Kunden zur Verfügung gestellt. Unsere Kunden brauchen sich somit im Betrieb überhaupt nicht mehr damit zu beschäftigen, wie Daten gespeichert und gesichert werden, das läuft einfach im Hintergrund ab.

Ganz entscheidend in der Entwicklung war für uns, eine Lösung zu bieten, die die hohen Sicherheitsanforderungen unserer Kunden erfüllt. Beispielsweise im Rahmen der neuen EU-Regelungen zur Cybersecurity und der DSGVO sind die Vorgaben erheblich umfangreicher geworden. Unternehmen müssen zukünftig die Sicherheit über ihre gesamten Lieferkette beachten. Durch die hohen Sicherheitsstandards von Azure, dem Datenhosting in Westeuropa, konsequenter Verschlüsselung und der kompletten Kapselung unseres Backends vom öffentlichen Internet haben wir ein Sicherheitsniveau erreicht, welches bereits im Rahmen diverser Zertifizierungsprozesse die IT-Sicherheitsteams unserer Kunden überzeugt hat. Hier zahlt es sich auch aus, dass wir bei der Umsetzung direkten Zugang zu den Engineers von Microsoft hatten, mit denen wir Best Practices umgesetzt haben.

Was ist denn mit Kunden, für die eine Cloud-Lösung trotzdem nicht in Frage kommt, aus welchen Gründen auch immer?

Achim: Das ist eine wichtiges Thema, danke für die Frage. Unser bisheriges QuickSlide als reine VSTO-Lösung ist natürlich weiter erhältlich und wird auch gepflegt. Unsere Kunden brauchen sich keine Gedanken zu machen, wir drängen niemandem die Cloud auf, der es nicht will oder kann. Wir erwarten jedoch, dass Microsoft früher oder später den Schritt in die Cloud erforderlich machen wird. Man kann das schön am Beispiel von Outlook ablesen – entgegen früherer Aussagen unterstützt das neue Outlook keine installierten Add-ins mehr. Es ist insofern nicht ganz abwegig zu vermuten, dass solch ein Schritt in den nächsten Jahren auch den anderen Office-Anwendungen widerfahren wird. Wir sehen diese Entwicklung positiv, denn sie wird vieles vereinfachen. Für Anwender, für Unternehmen, für die IT – und letztlich auch für uns. Wir haben jetzt einen entscheidenden Schritt gemacht und denken QuickSlide konsequent weiter.

Wir sind gespannt. Danke, Achim, für das Gespräch. Wir wünschen Euch, den Kunden und Anwendern viel Spaß und Erfolg mit der neuen QuickSlide-Version.

Zeitfresser in PowerPoint

Die 4 größten Zeitfresser bei der Arbeit mit PowerPoint

Die 4 größten Zeitfresser bei der Arbeit mit PowerPoint

Welche Aufgaben kosten in PowerPoint Zeit und Nerven und was können Sie dagegen tun?

Lesezeit 6 Minuten
Zeitfresser in PowerPoint

Arbeiten Sie gerade an einer Präsentation? Sind Sie sicher, dass alle Ihre Folien auf dem aktuellen Stand sind? Fehlt Ihnen noch eine Folie, die Sie schon mal in einer Präsentation einer Kollegin oder eines Kollegen gesehen haben, die sie aber nicht wiederfinden? Haben Sie Ihre Folien schon formatiert? Und wie sieht es mit der Markenkonformität Ihrer Präsentation aus?

All diese Fragen stellen Sie sich vermutlich regelmäßig, wenn Sie mit PowerPoint arbeiten. Fakt ist: die formellen Aspekte Ihrer Präsentation sind zeitraubend. Und kosten manchmal wertvolle Ressourcen, die Sie eigentlich in den Aufbau, die Argumentation und die Dramaturgie Ihrer Präsentation stecken wollten. So kann es kommen, dass Sie Stunden mit dem „Zurechtrücken“ Ihrer Präsentation verbringen, mit dem Präsentationsergebnis aber dennoch nicht zufrieden sind.

Wir gehen den 4 größten Zeitfressern auf die Spur und geben Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie einige der aufwändigen Arbeiten ganz einfach delegieren können: zum Beispiel an ein PowerPoint-Add-in, das diese Jobs perfekt für Sie erledigen kann.

Zeitfresser

Zeitfresser Nr. 1

Folien suchen

Sie sind nicht der erste, der in Ihrem Unternehmen eine Präsentation erstellt und vermutlich auch nicht der erste zu einem bestimmten Thema. Ein Großteil der Folien, die in einem Unternehmen vorhanden sind, wird wiederkehrend eingesetzt. Das heißt für Sie, dass Sie nicht bei null anfangen müssen. Sie können zumindest Teile aus anderen Präsentationen übernehmen. Doch wo finden Sie diese Präsentationen? Jetzt beginnt die große Suche.

Vielleicht finden Sie die wichtigsten Präsentationen auf dem Server oder Sie fragen Ihre Kollegen. Leider wissen Sie dann immer nicht hundertprozentig, was genau der letzte Stand ist und ob alle Informationen, wie z. B. Unternehmensdaten noch gültig sind. In vielen Unternehmen hat sich folgender Workflow eingeschlichen: Mitarbeiter überschreiben eine Präsentation, die es schon gibt und verändern nur die Folien, die aktualisiert oder angepasst werden müssen. Man kann sich gut vorstellen, dass hier viel Doppelarbeit produziert wird und der Fehlerteufel oft mit im Spiel ist. Zumal sich bei Präsentationen, die immer wieder überschrieben werden, Ungenauigkeiten einschleichen, auch auf Kosten des einheitlichen Corporate Designs.

Folien suchen

Professionelle Abhilfe leistet eine Asset Library für PowerPoint. Dabei handelt es sich, um eine zentrale Plattform für die Verteilung und Pflege aller Assets, die in einem Unternehmen für die Erstellung von Präsentationen benötigt werden: Präsentationen, Folien, Vorlagen, Logos, Icons, Bilder usw. Auf diese Asset Library haben alle Zugriff. Das langwierige Suchen nach Folien und Präsentationen hat also ein Ende. Ein weiterer wichtiger Vorteil, ist die zentrale Aktualisierungsmöglichkeit, die eine Asset Library bietet. Änderungen müssen nur an einer Stelle gemacht werden und stehen sofort für alle bereit. Einige Asset Librarys wie die Asset Library von QuickSlide weisen die Nutzer beim Öffnen einer älteren Präsentation sofort auf die Verfügbarkeit von neuen Ständen hin, die dann mit einem Klick aktualisiert werden können. Das gibt Anwendern Sicherheit.

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag mit Einsatzbeispielen von Folienbibliotheken in Unternehmen.

Zeitfresser

Zeitfresser Nr. 2

Folien formatieren

Es sind Arbeiten, die manche bei der Arbeit mit PowerPoint zur Verzweiflung bringen: Schriften, Schriftgrößen, Abstände, Farben und Positionen anpassen, überprüfen und vereinheitlichen. Nur eingefleischten PowerPoint-Fans geht das wirklich leicht von der Hand, denn aus jeder Änderung ergeben sich neue Herausforderungen wie unschöne Umbrüche, abgeschnittene Texte, Platzprobleme und vieles mehr. Und bei PowerPoint fällt leider jede Ungenauigkeit sofort auf, z. B., wenn beim Überblenden der Folien die Überschriften springen, weil die Stände nicht einheitlich sind. Eine gute Idee ist es, konsequent mit den Masterfolien Ihres Unternehmens zu arbeiten, die in der Regel in PowerPoint hinterlegt sind. Dann stimmt schon mal die Basis. Allerdings sind die Masterfolien begrenzt und es gibt nicht für alle Anwendungsfälle anwenderfreundliche Vorlagen. Ein Großteil der benötigten Folien bauen die Nutzer also selbst. Dabei schleichen sich gerne Formatierungsfehler ein.

Eine intelligente Lösung bieten PowerPoint Add-ins wie QuickSlide, bei denen Formatierungen vordefiniert sind. Diese Tools sorgen dafür, dass die Schriften, Schriftgrößen und Farben des Corporate Designs genutzt werden. Außerdem ermöglichen sie es, eine große Anzahl an Vorlagen und Templates zur Verfügung zu stellen für nahezu jeden Anwendungsfall. Das sind vorgestaltete Folien, die individuell befüllt werden können. Die Nutzer brauchen sich bei der Präsentationserstellung keine Gedanken mehr über die Formatierung zu machen. Das PowerPoint Add-in QuickSlide bietet außerdem eine Reihe von Check-Funktionen wie den Konsistenz-Check, der uneinheitliche Folien identifiziert und sie mit nur einem Klick „geraderückt“ und den Corporate Design Check, der Abweichungen von den gestalterischen Vorgaben Ihres Unternehmens anzeigt und korrigiert.

Zeitfresser

Zeitfresser 3:

Die richtige Darstellungsform finden

Diese Situation kennen Sie sicherlich: Sie wissen genau, welche Information, sie auf eine Folie bringen möchten, aber es fällt Ihnen schwer eine Darstellung zu finden, die für das Publikum schnell erfassbar und verständlich ist. Vermutlich ist das auch der Grund, warum wir in Präsentationen so viele Textfolien oder Folien mit Bullet Points sehen. Eine gut gemachte Präsentation arbeitet da wo es geht mit grafischen Darstellungen, mit Bildern oder visuellen Elementen. Dabei stellen Sie für denjenigen, der die Präsentation aufbereitet zwei Fragen: wie findet man eine passende Darstellungsform und wie setzt man sie in PowerPoint um, auch wenn man kein PowerPoint-Experte ist und nicht über eine grafische Grundausbildung verfügt.

PowerPoint-Add-ins bieten die Möglichkeit, eine große Anzahl von Vorlagen für bestimmte Darstellungen und Darstellungsformate anzubieten. Anwender können diese direkt mit Ihrem Inhalt befüllen. Über die Gestaltung und die Formatierung brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Eine große Auswahl an Vorlagen lädt auch dazu ein, sich inspirieren zu lassen. So kommen Anwender auf neue Ideen, um Inhalte visuell umzusetzen. Die Qualität der Präsentationen steigt.

Das PowerPoint Add-in QuickSlide geht über die reine Software hinaus. Wir unterstützen unsere Kunden beim Aufbau eines umfassenden Vorlagen-Pools. Wir entwickeln für unsere Kunden ein Vorlagenset, das häufig mehr als 200 Templates im Corporate Design umfasst. Anwender finden diese Vorlagen in der Asset Library von QuickSlide. Gut strukturiert und mit einer umfassenden Suchfunktion ausgestattet.

In unserem Blogartikel zu den Template-Arten, die Unternehmen benötigen, erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Darstellungsformen in Präsentationen.

Zeitfresser

Zeitfresser Nr. 4:

Das Corporate Design einhalten

PowerPoint ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der Business-Kommunikation. Unternehmen legen zurecht großen Wert darauf, dass Ihre Marke in PowerPoint zur Geltung kommt. Aber nicht alle, die Präsentationen erstellen, kennen die gestalterischen Regeln und können sie anwenden. So kommt es immer wieder vor, dass Präsentationen das Haus verlassen, die nicht dem Corporate Design des Unternehmens gerecht werden.

Corporate Design in PowerPoint

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen wie das PowerPoint Add-in QuickSlide, bei dem das Corporate Design Ihres Unternehmens voreingestellt ist. Nutzer arbeiten so automatisch mit den richtigen Schriften, Schriftgrößen, Farben etc. Die große Auswahl markenkonformer Vorlagen unterstützt sie zusätzlich beim Einhalten des Corporate Designs. Über QuickSlide lassen sich unternehmenseigene Bilddatenbanken integrieren, so dass auch die Suche nach markenkonformen und lizenzfreien Bildern der Vergangenheit angehört und Nutzer nicht mehr in die Verlegenheit kommen, Ihr Bildmaterial im Internet zu suchen. So ist auch die einheitliche Bildwelt in Präsentationen gesichert.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den größten Zeitfressern in PowerPoint entgegenwirken wollen, finden Sie hier wichtige Tipps für die Auswahl eines geeigneten PowerPoint Add-ins.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie mehr über QuickSlide erfahren wollen. Wir stellen Ihnen unsere Lösung gerne in einer Online-Demo vor.

Schulungsunterlagen in PowerPoint organisieren

Die Organisation von Schulungsunterlagen in PowerPoint

5 Tipps für die Organisation von Schulungsunterlagen in PowerPoint

Wie Sie mit einer Asset Library Präsentationen für Schulungen, Seminare und Trainings zentral verwalten

Lesezeit 5 Minuten

Die Schulung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern sind heute wichtiger denn je. Unternehmen verfügen über eigene Schulungsabteilungen oder nutzen Bildungsinstitute, um bei Mitarbeitern sowie Kunden und Partnern Wissen zu neuen Produkten oder neuen Technologien aufzubauen. Das Material, dass dabei im Einsatz ist, steht zumeist in PowerPoint zur Verfügung. PowerPoint ist das gängigste Präsentationsformat und viele Inhalte, die von anderen Abteilungen benötigt werden, zum Beispiel Produktinformationen aus dem Produktmarketing, stehen bereits in PowerPoint zur Verfügung und können für Schulungszwecke einfach weitergenutzt werden.

Auch wenn zunehmend Learn Management Systeme in Unternehmen im Einsatz sind, die vor allem im Bereich E-Learning neue interaktive Lernerlebnisse ermöglichen, stellt sich die Frage, woher die Inhalte kommen. Und auch da liefert PowerPoint als Content-Plattform gute Dienste. Vorausgesetzt, man hat die Möglichkeit, Inhalte für Schulungen professionell zu organisieren und zu verwalten. In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps, die Sie beim Management von Schulungsmaterial in PowerPoint beachten sollten und zeigen Ihnen, wie eine Asset Library dabei helfen kann.

1.

Schulungsmaterial aktualisieren

Aktualität in Asset Library

Wer in einem Unternehmen oder in einem Bildungsinstitut für die Verwaltung des Schulungsmaterials verantwortlich ist, weiß wie aufwändig es ist, alle Folien, Inhalte und Abbildungen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn sich technische Details, Produktansichten oder gesetzliche Richtlinien ändern, hat das in der Regel Auswirkungen auf sehr viele Folien, Präsentationen und Elemente. Hier den Überblick zu behalten und Änderungen an allen Stellen sorgfältig einzupflegen ist zeit- und nervenraubend und zudem sehr fehleranfällig. Aktualität ist aber eines der wichtigsten Qualitätskriterien von Schulungen, Seminaren und Trainings.

Über eine Asset Library funktioniert die Pflege und Aktualisierung von Schulungsunterlagen professionell und effizient. Eine Asset Library ist eine zentrale Plattform für alle Assets, die in PowerPoint zum Einsatz kommen. Das können ganze Präsentationen sein, einzelne Folien und Templates oder auch grafische Elemente wie Icons, Logos etc. Eine Asset Library bietet den großen Vorteil, dass alles zentral an einem Ort liegt und auch dort zentral gepflegt werden kann. So arbeiten alle, die Präsentationen erstellen immer mit dem aktuellen Stand. Eine Asset Library, wie beispielsweise QuickSlide sie bietet, informiert Anwender auch beim Öffnen von alten Präsentationen über den Aktualisierungsbedarf und mit nur einem Klick werden auch hier veraltete Assets und Folien ausgetauscht.

2.

Mit Templates einfach gute Folien bauen

PowerPoint-Templates

Im Schulungsbereich und überall dort, wo es um Wissensvermittlung geht, spielt die didaktischen Qualität von Folien und Präsentationen eine entscheidende Rolle. Inhalte sollten übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet werden. Textlastige Folien leisten das in der Regel nicht. Die visuelle Darstellung von Inhalten, z. B. mit Hilfe von Icons oder Diagrammen erfordert jedoch PowerPoint-Expertenwissen, über das nicht alle, die Präsentationen erstellen, umfassend verfügen. Auch hier kann eine Asset Library Abhilfe schaffen. Denn neben fertigen Folien und Präsentationen bietet sie auch die Möglichkeit, Templates für verschiedene Darstellungsformate zur Verfügung zu stellen. Das können zum Beispiel Templates für argumentative Darstellungen, Diagramme, Infografiken Prozessdarstellungen, Projektpläne etc. sein. Bei Templates handelt es sich in der Regel um Musterfolien, die inhaltlich individuell gefüllt werden können. So kann jeder einfach und schnell, anschauliche und abwechslungsreiche Folien erstellen. Das wirkt sich unmittelbar auf den Wissenstransfer und damit auf den Erfolg von Schulungen und Seminaren aus.

In einem weiteren Blogartikel geben wir Ihnen Anregungen für die verschiedenen Template-Arten, die für die Präsentationserstellung gebraucht werden.

3.

Branding von Schulungsmaterial

Corporate Design in Schulungsunterlagen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstellung von Schulungsunterlagen ist die Einhaltung eines einheitlichen Designs. Stellen Sie sicher, dass Ihr Schulungsmaterial im Einklang mit Ihrer Markenidentität steht. So vermitteln Sie einen professionellen und verbindlichen Eindruck. Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, in der die Schriften wechseln und Abstände springen wirkt nicht glaubwürdig. Auch bei dieser Herausforderung kann eine Asset Library helfen. Denn sie kann sicherstellen, dass das gesamte Schulungsmaterial, das zur Verfügung steht, im Corporate Design gehalten ist. Wir empfehlen bei der Auswahl einer Asset Library auch auf diesen Aspekt zu achten. Es gibt spezielle Add-ins, die die Vorteile der Content-Organisation in PowerPoint mit speziellen Funktionen für das Brand Management kombinieren. In diesem Fall wird ein PowerPoint-Master mit Ihren Corporate Design Vorgaben im System hinterlegt und Schriften, Farben und grafische Vorgaben werden voreingestellt. Der Vorteil einer solchen Lösung ist, dass alle, die neue Folien und Präsentationen erstellen, automatisch im richtigen Design arbeiten. Einige Add-ins wie auch QuickSlide bieten darüber hinaus Check-Funktionen, mit denen Abweichungen vom Corporate Design angezeigt werden und mit nur einem Klick korrigiert werden können. Für Anwender, also für alle, die Schulungsmaterialien erstellen, bedeutet das, dass sie sich auf die Inhalte konzentrieren können und die Einhaltung des Corporate Designs für sie automatisch funktioniert.

In einem anderen Blogartikel geben wir Ihnen einen Überblick über PowerPoint-Add-Ins und hilfreiche Tipps für die Auswahl.

4.

Schulungsinhalte effizient anpassen

Schulungsunterlagen organisieren

Im Schulungsbereich müssen Unterlagen nicht nur ständig aktualisiert werden, sie müssen auch an die Lernstände und die Lernanforderungen unterschiedlicher Zielgruppen angepasst werden.

Nehmen wir mal folgendes Beispiel: wenn in einem Unternehmen ein neues Produkt eingeführt wird und die unterschiedlichen Abteilungen zu diesem Produkt geschult werden, dann ist ein Teil des Schulungsinhalts vermutlich für alle gleich, z. B. der Einstieg mit der Kurzvorstellung des neuen Produkts. Dann aber variieren die Informationen. Denn der technische Service wird vor allem zu den technischen Besonderheiten des neuen Produkts geschult. Das Marketing braucht dagegen vor allem Informationen zu den Vorteilen des neuen Produkts für den Kunden und die Abgrenzung zum Wettbewerb. Das Sales-Team interessiert sich außerdem für Margen, Preisstrategie etc. Für jede Zielgruppen werden also die Inhalte individuell zusammengestellt.

Eine Asset Library ist ideal für das modulare Arbeiten bei der Präsentationserstellung. Trainer und Schulungsleiter können sich aus einem Set an Folien Präsentationen für unterschiedliche Schulungsgruppen zusammenstellen und bei Bedarf neue Folien hinzufügen. Die Asset Library funktioniert also auch wie ein Baukasten, mit dem jede Schulung individuell angepasst werden kann. Klick für Klick entstehen ohne großen Aufwand neue Schulungsunterlagen. Das erleichtert die Arbeit von Trainern und Seminarleitern enorm.

5.

Schulungsmaterial organisieren

Beim Management von Schulungsunterlagen geht es in der Regel um hohe Folienbestände. Schnell summieren sich die Präsentationen zu unterschiedlichen Themen und für unterschiedliche Zielgruppen und es ist schwer, den Überblick zu behalten. In einer Asset Library können Sie sich ein Ordnungssystem anlegen, das Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Sie können nach Seminarformaten, Seminarthemen, Zielgruppen, Trainern oder Schulungszyklen ordnen. Bei den meisten Asset Librarys können außerdem Benutzergruppen und Zugriffsrechte definiert werden. Auch Semiarteilnehmern können Sie so direkten Zugriff auf die Schulungsunterlagen gewähren. All diese Ordnungsprinzipien helfen den Nutzern in der Asset Library genau die Unterlagen zu finden, die sie suchen und auch nur die angezeigt zu bekommen, die sie brauchen. Achten Sie bei der Auswahl einer Asset Library außerdem auf eine elaborierte Suchfunktion, die idealerweise nicht nur nach Folientiteln sucht, sondern mindestens auch nach Stichwörtern oder bestimmten Tags.

Wenn Sie Fragen zur Auswahl einer Asset Library für die Verwaltung Ihres Schulungsmaterials haben oder mehr über QuickSlide erfahren wollen, sind wir gerne für Sie da. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.