Präsentationen formatieren
Ihr Weg zu einheitlich gestalteten Folien
Warum ist eine einheitliche Gestaltung der Folien entscheidend?
Tipps für die einheitliche Formatierung von Folien und Präsentationen
Von Anfang an konsistent arbeiten
Warum ist eine einheitliche Gestaltung der Folien entscheidend?
Präsentationen formatieren kann mühevoll sein. Nicht selten wird der Aufwand dafür unterschätzt und gerade vor wichtigen Präsentationen fehlt die Zeit für finale Anpassungen. So begegnen einem auch im Business-Umfeld immer wieder Präsentationen, denen der visuelle Feinschliff fehlt, die unordentlich, zusammengewürfelt und damit unprofessionell wirken.
Nun könnte man meinen, dass der Inhalt wichtiger ist als die Form und dass man im Zweifel seine Ressourcen besser in die inhaltliche Aufbereitung investiert. Ein Trugschluss. Denn Inhalt und Form sind eng miteinander verbunden:
- Eine konsistente und professionelle Gestaltung signalisiert Kompetenz und Glaubwürdigkeit. Die Wichtigkeit der Inhalte wird unterstrichen. Ein uneinheitlicher Auftritt dagegen erweckt den Eindruck, dass der Präsentierende nicht gut vorbereitet ist und dass auch die Inhalte nicht gut recherchiert sind.
- Klare und ansprechende Folien fördern die Verständlichkeit und helfen dem Publikum, sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Eine uneinheitliche Gestaltung lenkt ab. Die Zuhörer müssen sich auf jeder Folie neu orientieren und werden unaufmerksam.
- Eine gute Foliengestaltung schafft eine klare visuelle Hierarchie. Wichtige Informationen können hervorgehoben werden, während weniger relevante Details in den Hintergrund treten. Bei inkonsistenten Auftritten geht dieses Ordnungsprinzip verloren und das Publikum ist bei der Einordnung der Inhalte schnell überfordert.
Tipps für die einheitliche Formatierung
Präsentationen formatieren und von Anfang an konsistent arbeiten
Einheitliche Formatierungen sind keinesfalls der letzte Arbeitsschritt an einer Präsentation. Im Gegenteil. Die Entscheidung, in welchem Layout man arbeitet und welche Gestaltungsprinzipien man anwendet, gehört ganz an den Anfang des Arbeitsprozesses. In Unternehmen stehen in der Regel gute PowerPoint-Master zur Verfügung – wichtige Hilfsmittel für alle, die Präsentationen erstellen. Wenn man im Team arbeitet, sollte man sich bereits im ersten Kick-off-Termin auf wichtige gestalterische Fragen einigen:
- In welchem PowerPoint-Master arbeiten Sie?
In großen Konzernen gibt es häufig unterschiedliche Master für einzelnen Unternehmensbereiche. Bei Kundenpräsentationen spielt oft auch das Corporate Design des Kunden eine Rolle. - Welche gestalterischen Elemente wollen Sie einsetzen und wie gehen Sie damit um?
Verständigen Sie sich über den Einsatz von Schriften und Farben soweit dies nicht über den PowerPoint-Master geregelt ist. Bestimmen Sie z. B. eine Signalfarbe, mit der Sie wichtige Informationen kennzeichnen. Welche Regeln gelten außerdem für Bilder und Icons? Nutzen Sie eine Bilddatenbank? Haben Sie eine zentrale Bildidee? - Welche Standards gelten für den Folienaufbau? Definieren Sie eine maximale Textmenge, entscheiden Sie über den Einsatz von Fließtexten, Bullet Points oder Action Titel.
- Wie ist die Agenda aufgebaut? Wird es Kapitelfolien geben? Wie gehen Sie mit Seitenzahlen um?
Bei der Zusammenarbeit an Präsentationen ist nicht nur ein gemeinsames inhaltliches Verständnis für die Präsentation wichtig, auch der visuelle Auftritt sollte von Anfang an definiert werden. So ersparen Sie sich aufwändige Anpassungen und Überarbeitungen kurz vor dem Präsentationstermin.
Lesen Sie auch unsere weiterführenden Blogartikel zu diesen Themen:
Schriftart und -größe wählen
Die Schriftart ist ein wichtiges gestalterisches Element in Präsentationen. Achten Sie darauf, dass Sie gut lesbare Schriften wählen, die zum Präsentationsthema passen. Serifenlose Schriften erzeugen ein glattes, klares Schriftbild mit modernem Charakter. Serifen-Schriften wirken klassisch-elegant und sind für formelle Präsentationen gut geeignet. Kombinieren Sie nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten. Die Schriften sollten sich gut unterscheiden, aber auch zu einem harmonischen Gesamtbild zusammenfügen. Sie können zum Beispiel Schriften mit unterschiedlichen Schriftstärken aus einer Schriftfamilie nutzen. Weisen Sie den Schriften Aufgaben zu: Headline-Schrift, Fließtext-Schrift. Halten Sie sich streng an dieses Prinzip und vermischen Sie es nicht.
Bei der Wahl der Schriftgröße spielt die Präsentationssituation eine Rolle. Bei Präsentationen vor großem Publikum muss die Lesbarkeit auch für das Publikum in der letzten Reihe gewährleistet sein. Bei Online-Präsentationen können Sie kleinere Schriftgrößen wählen, die Schriftfarbe sollte ebenfalls einheitlich sein. Beachten Sie hierbei die Lesbarkeit. Ein guter Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund ist wichtig. Vorsicht bei Schriften, die auf Bildern stehen. Achten Sie darauf, dass sich die Schrift gut abhebt.
Wichtig: Erfinden Sie die Welt nicht neu. Verwenden Sie die Schriften, die im Corporate Design Ihres Unternehmens definiert wurden und nutzen Sie den PowerPoint-Master Ihres Unternehmens.
Farben mit Bedacht einsetzen
Farben sind wichtige gestalterische Elemente, die ebenfalls über das Corporate Design Ihres Unternehmens definiert werden. In der Regel steht eine harmonische Farbpalette zur Verfügung mit Primär- und Sekundärfarben, die auch in dieser Hierarchie angewandt werden sollte.
Achten Sie darauf, dass Sie sich innerhalb der definierten „Farbwelt“ bewegen. Für die bessere Erfassbarkeit von Informationen kann es hilfreich sein, zusätzlich auf Signalfarben zurückzugreifen. Das können beispielsweise in Tabellen und Diagrammen Ampelfarben sein oder Farben, die sich für Länderkennungen eignen. Bitte nutzen Sie solche Farben mit Bedacht und nur da, wo sie für das Verständnis sinnvoll sind. Auf keinen Fall sollten diese Farben die Markenfarben verdrängen oder überlagern. Wichtig ist, dass sie die allgemeine Deutung von Farben beachten, so ist Rot eine „Alarmfarbe“ und steht für negative Ergebnisse. Bei Wettbewerbsinformationen wird häufig mit den Logofarben der Unternehmen gearbeitet, um Informationen besser vergleichen zu können.
Ein konsistenter Folienaufbau: einheitlich, aber nicht eintönig
Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, ist chaotisch. Eine Präsentation, in der jede Folie gleich aussieht, ist langweilig. Es gilt, ein gesundes Maß an Konsistenz und Abwechslung zu finden. Der Aufbau von Folien unterliegt dabei nicht nur gestalterischen Aspekten, sondern vor allem inhaltlichen. Je nach Art der Information benötigt man unterschiedliche Folientypen.
Beispielhafte Folientypen sind:
- Strukturelle Folien wie Titelfolien, Kapitelübersichten, Schlussfolien
- Argumentative Folien, z. B. Pro & Contra, Checklisten, Fazit-Folien
- Diagramm-Folien, z. B. Säulen- und Balkendiagramme, Tortendiagramme, Wasserfall-Charts etc.
- Folien mit Infografiken für die schnelle Erfassbarkeit von Zahlen und Fakten
- Prozess-Folien mit Abläufen, Timelines und Zyklen
- Folien für Organigramme und Strukturen
- Folien mit Landkarten
- Und viele weitere Darstellungsformate. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogartikel PowerPoint-Templates, die jeder Mitarbeiter braucht
Je nach Inhalt ergeben sich also unterschiedliche Folienlayouts. Die Dramaturgie einer Präsentation ergibt sich aus dem Wechsel von visuell und inhaltlich unterschiedliche aufgebauten Folien.
Einige Grundprinzipien im Aufbau sollten aber einheitlich sein, dazu zählen:
- Ausrichtung der Elemente an einem definierten Raster: gleiche Abstände, gleiche Position von Überschriften, Textboxen, Bildern etc.
- Einheitliche Verwendung von Aufzählungszeichen
- Einheitliche Positionierung und durchgängiger Einsatz von Seitenzahlen
- Einheitliche Kopf- und/oder Fußzeile mit den wichtigsten Informationen ein (z. B. Titel der Präsentation, Datum und Firmenlogo)
- Definition von Freiräumen und einer maximalen Textlänge, um die Überfrachtung der Folien zu vermeiden
Eine eigene „Sprache“ für Bilder, Grafiken und Gestaltungselemente
Verwenden Sie hochwertige Bilder und Grafiken, die den Inhalt sinnvoll ergänzen oder visuell unterstützen. Achten Sie dabei auf einen einheitlichen Stil. Im Corporate Design von Unternehmen ist in der Regel eine „Bildsprache“ definiert. Viele Unternehmen haben eigene Bilddatenbanken im Einsatz. Das Bildmaterial, das darüber zur Verfügung gestellt wird, entspricht dem Markenanspruch. Wer selbst auf die Suche nach passenden Bildern geht, sollte auf einen einheitlichen Stil achten. Verwenden Sie symbolische Bilder oder „Schnappschüsse“, nutzen Sie Illustrationen oder Lifestyle-Bilder? Wie auch immer Sie sich entscheiden, versuchen Sie, diesen Stil durchzuziehen und nicht unterschiedliche Bildsprache zu mischen. Das führt sehr schnell zu einem beliebigen und uneinheitlichen visuellen Auftritt.
Bilddatenbanken bieten oft Bildserien an mit verschiedenen Motiven in einer Bildsprache. Aber Vorsicht bei allen Bildern von Bildagenturen, die Sie für Ihre Präsentation nutzen wollen. Achten Sie auf die Bildrechte und Lizenzen. Das gilt selbstverständlich auch für Bildmaterial aus anderen Quellen, die nicht offiziell für die Verwendung freigegeben wurden. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: Bildrechte in Präsentationen können Fallstricke sein
Zeit für den finalen Check einplanen
Auch wenn Sie unseren ersten Tipp befolgen und von Anfang an im richtigen Master arbeiten, sollten Sie Zeit für den finalen Check Ihrer Präsentation einkalkulieren. Denn bei der Bearbeitung können sich ganz leicht Fehler einschleichen. Checken Sie Ihre Präsentation auf jeden Fall im Präsentationsmodus, verrutschte Headlines und Elemente fallen Ihnen so schnell auf. Auch für das Korrekturlesen benötigen Sie Zeit. Unser Tipp: lassen Sie jemanden über die Präsentation schauen, der nicht daran mitgearbeitet hat. Denn die sprichwörtliche Betriebsblindheit, erschwert es Ihnen, Fehler und Ungenauigkeiten aufzuspüren.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein PowerPoint-Add-in wie QuickSlide im Einsatz haben, sind Sie klar im Vorteil. QuickSlide prüft Ihre Präsentation auf den korrekten Einsatz des Corporate Designs und des Corporate Wordings. Abweichungen werden angezeigt und können mit einem Klick korrigiert werden.
Präsentationen formatieren - ein Fazit
Die richtige Formatierung von Präsentationen ist entscheidend, um Inhalte effektiv zu vermitteln und das Publikum zu überzeugen. Eine konsistente Gestaltung trägt dazu bei, Professionalität auszustrahlen, die Verständlichkeit zu fördern und die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen.
Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit QuickSlide gezielt unterstützen können, einheitliche und markenkonforme Präsentationen zu erstellen, erklären wir Ihnen gerne. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.