Reibungslose Zusammenarbeit in PowerPoint
5 Regeln für die gemeinsame Erstellung von Präsentationen
Die wichtigsten Präsentationen in Unternehmen werden nicht von Einzelpersonen erstellt. Zumeist arbeitet an ganzes Team daran. Und wie immer, wenn viele Menschen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, kommt es auf verlässliche Absprachen an.
PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, mit mehreren Personen an einem Präsentationsdokument zu arbeiten. Das funktioniert wie folgt:
- Wenn Sie eine Präsentation geöffnet haben, finden Sie im Menüband die Funktion „Freigeben“.
- Sie geben die Mailadressen derjenigen an, mit denen Sie an diesem Dokument arbeiten wollen.
- Im Dropdown können Sie die Berechtigungen definieren.
- Über „Senden“ verschicken Sie jetzt Einladungslinks an Ihre Kollegen, so dass diese Zugriff auf Ihre Datei haben.
Rein technisch ist die Zusammenarbeit an einem Präsentationsdokument in PowerPoint also kein Problem. In der Praxis gibt es allerdings einige Herausforderungen zu meistern.
Präsentationen sind wie Visitenkarten und sollten inhaltlich, handwerklich, strukturell und visuell den hohen Ansprüchen Ihres Unternehmens gerecht werden. Beachten Sie unsere 5 Regeln und Sie vermeiden Doppelarbeit, Reibungsverluste, Korrekturen-Wirrwarr und stellen sicher, dass die fertige Präsentation inhaltlich und visuell aus einem Guss ist.
Regel 1: Gemeinsam den Ablauf der Präsentation planen
Regel 2: Aufgaben sinnvoll verteilen
Regel 3: Mit guten Mastern und Vorlagen arbeiten
Regel 4: Auf bestehendes Material zurückgreifen
Regel 5: Das Timing im Blick behalten
Regel 1
Für die reibungslose Zusammenarbeit gemeinsam den Ablauf der Präsentation planen
Wenn Sie eine Präsentation im Team erstellen, sollten Sie von Anfang an zusammenarbeiten. Auch Kollegen, die Inhalte für einzelne Kapitel liefern, sollten das Ziel, die Zielgruppe und den strukturellen Aufbau der Präsentation kennen. Ansonsten passiert das, was leider häufig zu beobachten ist: Folien und Inhalte aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen passen nicht zusammen. Aufbau, Textmenge und Tonalität sind unterschiedlich, Inhalte doppeln sich und es entsteht ein Patchwork aus Einzelteilen, aber keine überzeugende Präsentation mit logischer Argumentationsstruktur.
Wenn Sie dagegen als Team arbeiten, können alle ihre Expertise einbringen, folgen alle einem gemeinsamen roten Faden und auch das Teamgefühl und die Verantwortung für die gemeinsame Präsentation steigen.
Eine ideale Methode für den Kick-off ist das Storyboarding. Dabei definieren Sie zunächst gemeinsam den groben Ablaufplan Ihrer Präsentation. In dieser ersten Stufe geht es nicht um fertige Folien, sondern um ein Argumentationsraster.
Ein gutes und durchdachtes Storyboard ist die konzeptionelle Basis für die Zusammenarbeit. Es dient dazu:
- alle inhaltlich relevanten Themen und Aspekte zu sammeln und zu priorisieren
- die Struktur und den Ablauf der Präsentation zu definieren
- die Argumentation auf Konsistenz zu prüfen
- die Präsentationsdramaturgie zu testen
- die Aufgaben im Team zu verteilen
Tipps und praktische Beispiele für die Entwicklung von Storyboards für Präsentationen erhalten Sie in unserem Blogartikel Wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.
Regel 2
Aufgaben sinnvoll verteilen
Klären Sie von Anfang an die Verantwortlichkeiten im Team. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit von Informationen sind in der Regel die Experten aus den jeweiligen Abteilungen zuständig. Hier ist eine Aufteilung nach Folien oder Kapiteln möglich. Für den strukturellen Aufbau braucht es dagegen einen übergeordneten Blick, jemanden der den roten Faden der Präsentation sicherstellt. Vergeben Sie eine weitere Rolle für die Tonalität der Präsentation. Idealerweise beauftragen Sie damit jemanden, der die Zielgruppe gut kennt. Er sollte die Texte auf Verständlichkeit und Konsistenz prüfen, Textlängen angleichen und die Sprache der Zielgruppe berücksichtigen. Ein Designbeauftragter stellt die Einhaltung des Corporate Designs und die ansprechende Gestaltung der Präsentation sicher.
Wenn Sie ein PowerPoint Add-in wie QuickSlide im Einsatz haben, können Sie Ihre Präsentation automatisch checken lassen. QuickSlide verfügt über einen Corporate Design Check und einen Corporate Wording Check – zwei sehr hilfreiche Funktionen, wenn Folien aus unterschiedlichen Präsentationen zusammengeführt werden.
Unser Tipp: Proben Sie Ihre Präsentation vor Testpublikum. Idealerweise gewinnen Sie hierfür Kollegen, die nicht selbst an der Erstellung der Präsentation beteiligt waren und die Ihnen ehrlich und konstruktiv Feedback geben. Kündigen Sie den Testtermin rechtzeitig an und planen Sie unbedingt eine Korrekturstufe nach dem Probedurchlauf ein.
Regel 3
Mit guten Mastern und Vorlagen arbeiten
Eine wichtige Basis für die Arbeit in PowerPoint ist der PowerPoint-Master, eine .potx-Datei, die in der Funktion „Folienmaster“ in PowerPoint hinterlegt ist und die Gestaltungsvorgaben Ihres Unternehmens abbildet. Die Aufgabe des PowerPoint-Masters ist es, den visuellen Auftritt von Präsentationen zu vereinheitlichen. Ein guter PowerPoint-Master ist für Unternehmen unverzichtbar. Er stellt sicher, dass PowerPoint-Nutzer mit unterschiedlichen Anwendungskenntnissen und unterschiedlichem Designverständnis markenkonforme Präsentationen erstellen können. Wenn mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten oder Folien für eine Präsentation zuliefern, ist es wichtig, dass alle mit dem gleichen PowerPoint-Master arbeiten.
Was einen guten PowerPoint-Master auszeichnet, lesen Sie hier.
Eine große Hilfe bei der Erstellung von Präsentationen sind Vorlagen und Templates. Dabei handelt es sich um Beispielfolien für unterschiedlichen Darstellungen wie Textfolien, Prozessabläufe, Agendafolien, Zitatfolien und vieles mehr. Die Vorlagen sind im Corporate Design Ihres Unternehmens gestaltet und können von den Nutzern individuell befüllt werden. Welche Templates und Vorlagen sinnvoll sind, lesen Sie hier.
Im Content-Paket von QuickSlide sind ca. 150 Vorlagen in Ihrem Corporate Design enthalten. Sie werden zentral über die Asset Library zur Verfügung gestellt. Ihre Mitarbeiter brauchen sich keine Gedanken mehr über die Foliengestaltung zu machen und können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren.
Regel 4
Auf bestehendes Material zurückgreifen
Jede Business-Präsentation ist anders und dennoch gibt es Informationen, die Bestand haben, z. B. Ihre Unternehmensfakten oder Produktvorstellungen. Sie müssen also bei Präsentationen nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern können auf bestehende Folien und Präsentationen zurückgreifen. Gerade wenn Sie im Team Präsentationen erstellen, erleichtert das die Arbeit enorm, wenn Folien und ganze Kapitel übernommen werden können.
Es gibt jedoch einen Haken. Zunächst müssen Sie die Folien und Präsentationen, die Sie benötigen in Ihrem Unternehmen finden und dann sicherstellen, dass alle Informationen auf dem aktuellen Stand sind. Eine beliebte Methode ist es, die zuletzt gehaltene Präsentation zu überschreiben. Wird dies immer wieder gemacht, schleichen sich jedoch unweigerlich Fehler ein und auch das Corporate Design leidet mit jeder neuen Version.
Unternehmen, die diese Probleme professionell lösen, nutzen Folienbibliotheken wie die Asset Library von QuickSlide. Folien, Präsentationen und Vorlagen werden zentral zur Verfügung gestellt und auch zentral aktualisiert. Mitarbeiter können alle Materialien modular nutzen und neue Präsentationen aus bestehenden Folien erstellen. Dabei ist sichergestellt, dass alles auf dem neuesten Stand ist und dem Corporate Design des Unternehmens entspricht.
Regel 5
Das Timing im Blick behalten
Bei großen Präsentationen mit vielen Beteiligten ist ein aktives Projektmanagement erfolgsentscheidend. Idealerweise finden sie einen Projektmanager, der nur diese Aufgabe hat und selbst nicht am Aufbau der Präsentation beteiligt ist. Er hat das Timing im Blick, weiß, wer welche Aufgaben übernimmt und koordiniert das Zusammenspiel aller Beteiligten. Er ist auch verantwortlich dafür, dass das nicht passiert, was viele schon erlebt haben: nämlich, dass die Präsentation zwei Tage vor dem Vortragstermin noch einmal komplett umgestellt werden muss.
Wichtig sind ein Zeitplan und die klare Kommunikation von Meilensteinen und Deadlines. Verständigen Sie sich im Kick-off mit dem gesamten Team über das Timing. Berücksichtigen Sie Testdurchläufe und Korrekturphasen und unterschätzen Sie nicht die Aufgaben nach Fertigstellung der Präsentation: technische Tests, Lektorat, Übersetzungen, Hand-outs. Klären Sie gleich zu Beginn des Projektes, was alles gebraucht wird, damit Sie auf den letzten Metern keine Überraschungen erleben.
Wenn Sie unsere 5 Regeln für die Zusammenarbeit an Präsentationen beachten, haben Sie die richtige Basis für ein gutes Präsentationsergebnis geschaffen. Tools wie QuickSlide helfen Ihnen dabei, die gemeinsame Präsentationserstellung noch effizienter und einfacher zu gestalten.
Wenn Sie mehr über QuickSlide erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.