Gute Vorstandsvorlagen machen Vorstandssitzungen effektiver

27. April 202225. August 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Gute Vorstandsvorlagen machen Vorstandssitzungen effektiver

Lesezeit 4 Minuten

Gute Meetings brauchen gute Vorbereitung. Erst recht, wenn es um Vorstandssitzungen geht, bei denen die Zeit der Beteiligten rar und teuer ist. Zwei Beispiele zeigen auf, wie solche Prozesse über eingefahrene Wege manchmal Effektivität und Effizienz eher verhindern als fördern.

Beispiel 1:

Ein großer Automobilzulieferer, wöchentliche Vorstandssitzung am Montag

Ein großer Automobilzulieferer, wöchentliche Vorstandssitzung am Montag. Vorgabe: Beteiligte Führungskräfte müssen ihre Präsentationen zu ihren Themen, die auf der Agenda stehen, bis Freitagmittag einreichen, um sie dann unverändert montags persönlich vorzustellen. Mit dem Ergebnis, dass die Vorstände jedes Wochenende ca. 300 Folien zu lesen bekommen. Von detailreichen Datentabellen und Fließtexten bis zu plakativ präsentierten Ideen. Von zielorientiert und logisch durchdacht bis völlig unklar. Fast immer im Corporate Design, jedoch völlig individuell interpretiert… Am Ende der Vorablektüre stehen häufig mehr Fragen als Antworten. So ist über die Jahre eine gewisse Abneigung der Vorstandskollegen gegenüber dem dicken Lesepaket entstanden, nicht zuletzt, da das Ganze ja am Montag auch nochmal präsentiert wird.

Beispiel 2:

Eine Bank. Vorgabe: Erstellung der Vorstandsvorlagen 1 Woche vor Sitzung in Word

Das Word-Dokument ist immer gleich aufgebaut mit Problem, Lösungsvorschlag, Entscheidungsbedarf. Alle Vorlagen werden vorab gelesen, um dann in der Sitzung nur kurz persönlich zusammengefasst und diskutiert zu werden. Soweit gut. Aber auch hier ist vieles „historisch gewachsen“. 20 Hauptbereiche mit gefühlten 20 verschiedenen Formaten, mal auf 3, mal auf 30 Seiten. Oft wird der Kern der Information durch kleinste Details verdeckt, und Lösungen werden vorgeschlagen, ohne die Alternativen zu benennen. Verschiedenste Denk- und Herangehensweisen, aber viel zu oft kein Entscheider-gerechtes Papier.

Nun geben sicher sämtliche Vortragenden ihr Bestes, nicht nur weil sie sich dem Vorstand präsentieren, sondern weil sie ihre Ziele erreichen wollen. Dennoch entsprechen die Vorlagen und deren Präsentation zu oft nicht dem Wunsch des Vorstands nach schneller, ausgewogener Information. Mit der Folge, dass Diskussionen dann nicht zielführend verlaufen und wichtige Entscheidungen nicht zeitnah getroffen werden können.

Die Leidenstreppe bei Vorstandsvorlagen

Wenn wir mit Kunden an dieser Thematik arbeiten, liegt bei genauerer Betrachtung meist ein mehrstufiges Problem vor:
• Der Vorstand ist mit der Qualität der eingereichten / vorgestellten Vorlagen unzufrieden.
• Die Präsentierenden (z.B. die erste Führungsebene) sind im Vorfeld unsicher, wie sie ihre Vorlage am besten aufbauen. Was erwartet der Vorstand genau? Was gehört rein, was nicht?
• Gleichzeitig sind die Präsentierenden aber auch Empfänger, z.B. von zugelieferten Folien aus ihrem Bereich. Und sie sind meist selbst unzufrieden mit der Qualität.
• Und ihre Mitarbeiter sind wiederum unsicher, was genau ihr Chef (oder Chef-Chef) bzw. eigentlich der Vorstand so genau will.

Jede einzelne Vorlage involviert also eine Menge Menschen, die zahlreichen Unsicherheiten und Interpretationsspielräumen ausgesetzt sind. Und genau dies ist der springende Punkt.

Stark vorstrukturierte Vorstandsvorlagen bringen Klarheit

Die Lösung liegt in klaren Leitplanken und einer klaren Vorgabe der Struktur. Neben einem „allgemeinen“ Schema hat sich bewährt, für häufiger wiederkehrende Themen bereits Vorlagen mit spezifischen Vorgaben zur Verfügung zu stellen, z.B.:
• Statusberichte für Regionen, Großprojekte, Programme
• Strategien für Business Units, Fachbereiche
• Entscheidungen über Standorte, Investitionen
• Entwicklung von Verkaufszahlen, KPIs
• Analysen von Trends, Märkten, Technologien
Ausgehend von einer (z.B. pyramidalen) Grundstruktur werden hier die Themen, ihr Aufbau und die Art der Beschreibung bereits vorgelegt. Das erfordert natürlich intensive Denkarbeit im Vorfeld, bringt aber dann dauerhaft spürbare Einsparungen in Zeit und Aufwand. Abgesehen davon schafft ein solches Vorgehen Orientierung für eine ganze Organisation im Hinblick auf Fokus und „Denke“ des Vorstands. Es diszipliniert und vereinfacht.

Wie sieht ein Projekt zur Erstellung solcher Vorstandsvorlagen aus?

Wie gehen wir ein solches Projekt an? Erprobt hat sich z.B. ein Vorgehen wie folgt:
1. Einstieg mit einem moderierten Workshop mit dem Vorstand bzw. je nach organisatorischer Möglichkeit Einzelgespräche mit den Vorstandsmitgliedern
2. Herstellen eines Konsenses über Wünsche und Erwartungshaltungen
3. Sichten typischer Unterlagen, um daraus ein Grundschema zu entwickeln
4. Transfer in konkrete Beispiele zu ausgewählten Themen, um die Vorgaben zu erproben
5. Erstellen einer generischen Vorlage und eines Best Practice Beispiels pro Thema
6. Workshop mit der ersten Führungsebene bzw. häufigen Präsentatoren zwecks Schulung, Diskussion und Finetuning
7. Fallweise Einführung unterstützender Software-Tools, die Vorlagen intelligent verwalten und für Aktualität sorgen

Es zeigt sich, dass dieser Prozess sehr schnell zum Selbstläufer wird. Es herrscht Klarheit über Ziele und Erwartungen, es gibt Vorlagen und der Hintergrund ist verstanden. Hat sich dies in einem Bereich bzw. zu einem Thema bewährt, ist eine Übertragung auf weitere Bereiche / Themen einfach.

Wenn Sie konkretes Interesse an Unterstützung haben, stehen wir Ihnen gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung:

Diagrammerstellung QuickSlide Strategy Compass

Neue Diagramm-Funktionen in QuickSlide

29. März 20219. Januar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Neue Diagramm-Funktionen in QuickSlide

Lesezeit 2 Minuten

Interview mit Achim Sztuka, Mitbegründer und CEO von Strategy Compass

Hallo Achim, es gibt Neues über QuickSlide zu berichten?
Achim: Ja, wir haben die letzten Wochen mit Hochdruck an einer neuen Version gearbeitet. Und das Ergebnis spricht für sich. Wir bieten unseren Kunden jetzt noch mehr Möglichkeiten, beim professionellen Einsatz von PowerPoint Zeit und Kosten zu sparen.

Was ist das Besondere am neuen QuickSlide?
Achim: Wir haben die Diagrammerstellung und Datenvisualisierung ins Visier genommen. Das Erstellen professioneller Reports ist für uns schon lange ein Thema. Bislang nutzen viele unserer Kunden noch zusätzliche Add-ins, um effizient Datendarstellungen zu erzeugen. Sie haben den Wunsch an uns herangetragen, QuickSlide in diesem Bereich auszubauen, um die Anzahl der Add-ins reduzieren zu können. Und genau das haben wir jetzt getan.

Was hat sich bei QuickSlide verändert?
Achim: Wir haben die Funktionen zur Bearbeitung von SmartCharts – Wachstumsraten, Deltas, abgeschnittene Achsen etc. – und Wasserfall-Charts erweitert und verbessert. Die Bedienung ist für User insgesamt sehr elegant geworden. Außerdem haben wir den Data Connector in seiner Performance weiterentwickelt. Er verbindet Excel mit PowerPoint, so dass datengetriebene Reports auch bei großen Datenmengen vollständig automatisiert werden können.

Wie sieht es mit der Anbindung von weiteren Systemen aus?
Achim: Auch daran haben wir gearbeitet. Der QuickSlide Media Connector verbindet Mediendatenbanken direkt mit PowerPoint. Inzwischen haben wir damit verschiedene andere DAM-Systeme angebunden und natürlich auch die Möglichkeiten erweitert.

Mehr Funktionen und effizienteres Arbeiten – kann man die Neuerungen so zusammenfassen?
Achim: Genau. Aber eines ist dabei wirklich wichtig: Im vergangenen Jahr haben wir bei einigen unserer großen Kunden Workshops mit Power-Usern durchgeführt. Wir haben offen evaluiert, wo wir noch Lücken hatten, die Power-User davon abhielten, auf andere Add-ins wie think-cell® zu verzichten. Mit der neuen Version haben wir diese Lücken geschlossen. Für viele Kunden ist dies ein entscheidender Schritt zur Vereinfachung ihrer IT-Landschaft.

Wird es in Zukunft weitere Entwicklungen geben?
Achim: Wir entwickeln unsere Produkte ständig weiter und haben natürlich auch schon die nächsten Ziele in der Pipeline. So viel schon mal vorab: Wir stehen kurz vor dem Launch von QuickMail, um E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten. Auch mit unserem Content Management haben wir einiges geplant.

Vielen Dank, Achim, für das Gespräch, und viel Erfolg mit den neuen QuickSlide-Funktionen.

Die neuen QuickSlide-Funktionen auf einen Blick.

Lesen Sie alles über QuickSlide

Schritt für Schritt zur Datenvisualisierung in Präsentationen

29. März 20212. März 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Schritt für Schritt zur Datenvisualisierung in Präsentationen

Lesezeit 4 Minuten

Wir leben im Zeitalter der digitalen Informationsflut. Glaubwürdigkeit und Belegbarkeit sind wichtige Währungen in der Informationsvermittlung. Zahlen und Fakten kommt eine neue Bedeutung zu, jedoch haben sie es häufig schwer, sich in der Wahrnehmung gegen den deutlich besser performenden visuellen Content durchzusetzen.

Datenvisualisierung ist die Kunst, Zusammenhänge, Verhältnisse, Entwicklungen, die aus belegbaren Daten abgeleitet werden, in visuelle Objekte umzuwandeln, so dass sie idealerweise auf den ersten Blick erfassbar und verständlich sind. Beliebte Formate sind Infografiken, Kreis- und Balkendiagramme oder Netzdarstellungen.

Doch wie wird auch aus größeren Datenmengen ein aussagekräftiges Bild? In fünf Schritten erklären wir Ihnen, worauf Sie bei der Erstellung von Diagrammen, Charts und Grafiken achten sollten.

Schritt 1:

Die Datenbewertung

Unternehmen liegt in der Regel eine Vielzahl von Daten vor. Gehen Sie bei der Auswahl der Daten, die sie kommunizieren wollen, selektiv vor. Begutachten Sie den Informationswert und den Erkenntnisgewinn der Datensätze. Für Grafiken, Diagramme und Charts gilt das Gleiche wie für alle anderen Inhalte einer PowerPoint-Präsentation: Halten Sie Ihre Präsentation so kurz und prägnant wie möglich und überladen Sie sie nicht mit überflüssigen Informationen.

Daten sind dann relevant, wenn Sie zum Beispiel:

Entwicklungen aufzeigen, die Prognosen für die Zukunft zulassen.
Abweichungen von Mustern beschreiben, die auf Trendveränderungen hinweisen.
Zusammenhänge deutlich machen, die bisher so noch nicht bekannt waren.
Vermutungen bestätigen, die bisher nicht belegbar waren.

Unser Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob bestimmte Daten für Ihre Präsentation wichtig sind, legen Sie sie ins Backup oder in den Anhang. Wenn in Ihrem Vortrag eine Diskussion oder Fragen zu dem Thema aufkommen, können sie spontan darauf zurückgreifen. Das zeigt, dass sie gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation sehr durchdacht erstellt haben. Und dass Sie sich aufs Wesentliche für Ihre Empfänger fokussieren können.

Schritt 2:

Die Botschaft

Daten sind nicht selten mehrdimensional, und das macht sie komplex und schwer verständlich. Bei der Datenvisualisierung ist es wichtig, dass Sie sich auf die Haupterkenntnis konzentrieren und Aussagen einfach und eindeutig machen. Das bedeutet aber auch: Lassen Sie Unnötiges weg. Ein Diagramm wird nicht besser, wenn es detailreicher wird. Eine Kernaussage wird nicht prägnanter, wenn sie um Nebenaspekte ergänzt wird. Beim Umgang mit Daten tappt man gerne in die Falle, einem quasi wissenschaftlichen Anspruch zu folgen. Aber bei den meisten Business-Präsentationen geht es nicht um Wissenschaftlichkeit, sondern um zentrale Erkenntnisse. Und die werden deutlicher, je reduzierter sie herausgearbeitet werden.

Unser Tipp: Sie haben das Gefühl, dass durch die Reduzierung auf eine Botschaft zu viel Information verloren geht? Dann prüfen Sie, ob Sie Einzelaspekte separat aufbereiten können. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Visual Storytelling und verbinden Sie verschiedene Datendarstellungen zu einer gut strukturieren Lesegeschichte.

Schritt 3:

Die Zielgruppe

Nehmen Sie die Zielgruppe Ihrer Präsentation genau in den Blick und bedenken Sie, wie versiert das Publikum im Umgang mit Daten ist. Daten gelten als Belege für bestimmte Aussagen, aber nicht selten werfen sie neue Fragen auf. Geben Sie immer die Datenquelle an und seien Sie vorbereitet auf Rückfragen zu Erhebungsmethodik, Zeitraum und Zusammenhängen.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zielgruppe nicht überfordern. Bedenken Sie, dass Ihr Publikum Tabellen und Diagramme, mit denen Sie sich schon lange beschäftigen, zum ersten Mal sieht.

Unser Tipp: Berücksichtigen Sie die 15-Sekunden-Regel für Ihre Datendarstellung. Alles, was in dieser Zeit nicht zu einem Aha-Erlebnis bei Ihrer Zielgruppe führt, ist definitiv zu kompliziert oder komplex. Machen Sie einen Test mit Kollegen und reduzieren Sie Ihre Aussage bei Bedarf.

Schritt 4:

Die Orientierung

Wenden Sie bei der Datenvisualisierung nur Prinzipien an, die ihrem Publikum bei der Orientierung und der Erfassung der Botschaft helfen. Eine Tabelle bunt zu gestalten, weil es „schöner aussieht“, ist nicht zielführend, sondern womöglich sogar verwirrend. Das menschliche Hirn nimmt viele Informationen unterbewusst wahr und sortiert sie. Dabei gibt es bestimmte Prinzipien in der Wahrnehmung, die Sie nutzen können. Geben Sie Ihrem Publikum alles mit, was es braucht, um Ihre Darstellung zu verstehen und leicht zu erfassen, zum Beispiel:

Eine klare Einleitung auf der Tonspur
Eine eindeutige Überschrift mit der Kernaussage der Folie
Farben mit emotionaler Bedeutung (rot=Gefahr, gelb=neutral, grün=erwünscht, Unternehmensfarbe und Wettbewerberfarben)
Die Einhaltung der Leserichtung (von links nach rechts und im Uhrzeigersinn, z.B. nach Bedeutung und Anteil im Kreisdiagramm)
Reduktion von Beschriftungen und Begleittexten auf das Notwendige, Wiederholungen vermeiden
Gelernte Symbole, z. B. Symbole für weiblich und männlich oder Flaggen
Betonung wichtiger Informationen durch Größe, Farbe, hervorhebende Elemente

Schritt 5:

Die Umsetzung

Erst wenn Sie Ihre Daten kennen und die Hauptaussage identifiziert haben, können Sie den Datentyp bestimmen, der dazu passt. Nicht die visuelle Attraktivität einer Darstellungsform ist entscheidend, sondern ihre Funktion. Verhältnisse können anders dargestellt werden als Verläufe. Zusammenhänge benötigen ein anderes Format als Anteile. Eine Liste der gängigsten Darstellungsformen und ihre Einsatzbereiche finden Sie hier.

Berücksichtigen Sie bei der Datenvisualisierung unbedingt das Corporate Design Ihres Unternehmens. PowerPoint-Master sind leider in Bezug auf das Thema Datenvisualisierung häufig lückenhaft. Das ist schade, denn einheitlich gestaltete Tabellen und Diagramme vermitteln Professionalität und unterstreichen die Glaubwürdigkeit der Informationen. Datendarstellungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Markenauftritts.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Daten in PowerPoint professionell in Ihrem Corporate Design umsetzen, sprechen Sie uns an.

Weitere Infos:

Beachten Sie auch unsere 5 Kriterien für erfolgreiche PowerPoint-Präsentationen und befolgen Sie das OSCAR-Prinzip, das auch auf die Datenvisualisierung anwendbar ist.

Externe Agenturen und PowerPoint

28. November 202011. Januar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Externe Agenturen und PowerPoint - wie geht das?

Lesezeit 2 Minuten

Seien wir ehrlich: Kommunikations-, Marketing- oder Werbeagenturen sind nicht gerade begeistert, wenn sie PowerPoint-Master oder Folienvorlagen entwickeln sollen. Schließlich geht es um ganz andere, spannendere Themen wie Kommunikationskonzepte, Marke, Cross-Channel-Marketing, Websites und Kampagnen. Vielleicht sieht die Agentur, mit der Ihr Unternehmen zusammenarbeitet, PowerPoint-Präsentationen nur als Nebenschauplatz. Vielleicht sind PowerPoint-Folien nur dann von Interesse, wenn ein neues Corporate Design entwickelt wird. Und auch dann werden in der Regel nur ein Master oder einige Standardfolien erstellt. Aus Sicht von Agenturen wird PowerPoint oft als langweilig oder lästig empfunden. Und in der Tat ist es auch viel operativer und komplexer als die großen kommunikativen Aufgabenstellungen und zudem spielen viele Einzelfaktoren und Beteiligte eine Rolle.

Verschaffen Sie sich einen kurzen Überblick über die Situation in Ihrem Unternehmen und bewerten Sie die folgenden Aspekte nach Zuständigkeit und Qualität.

Wie viel Zeit und Aufwand wenden Sie für Briefing-Runden, Prozesse und Organisation in der täglichen Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur auf?
Wie viel Know-how hat Ihre Agentur im Umgang mit PowerPoint?
Wie gehen Sie mit praktischen Problemen um, z. B. mit externen Kollegen, die keine oder nur geringe Grafikdesign-Kenntnisse haben, oder mit den spezifischen Anforderungen an interne und externe Präsentationen?
Wie sind Ihre technischen und organisatorischen Abläufe bei der Erstellung von Präsentationen und beim Präsentieren selbst?

Definieren Sie Ihre Erwartungen an die Agentur, mit der Sie zusammenarbeiten. Lassen Sie sich die Kompetenz der Agentur erläutern und unter Beweis stellen. Prüfen Sie, ob Ihre Erwartungen realistisch und umsetzbar sind.

Legen Sie gemeinsam mit Ihrer Agentur einen sinnvollen und machbaren Grad des Outsourcings fest. Definieren Sie Schnittstellen, Aufgaben und alltägliche Abläufe. Ermitteln Sie den verbleibenden internen Zeit- und Kostenaufwand. Ermitteln Sie die Agenturkosten und stellen Sie beides gegenüber.

Wir sind gespannt, was Sie dabei herausfinden. Gerne zeigen wir Ihnen neue Wege auf, wie Sie Kosten einsparen können.

Nehmen Sie Kontakt auf.

Glossar

11. November 202023. Oktober 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Das Microsoft Office Glossar

Know-how von Add-in bis Zusatzfarben

A

B

C

D

E

F

G

M

P

Q

R

S

T

U

V

Z

A

Add-in

Unter einem Add-in versteht man eine Software-Erweiterung, die die bestehende Software um Zusatzfunktionen erweitert. In der Basissoftware müssen vom Hersteller Schnittstellen für solche Erweiterungen zur Verfügung gestellt werden.

QuickSlide für PowerPoint ist ein PowerPoint-Add-in, das diverse Zusatzfunktionen anbietet und an die Bedarfe großer Unternehmen angepasst ist.

(vgl. auch Add-on und Plug-in)

Add-on

Die Begriffe Add-on und Add-in werden häufig synonym genutzt. Im engen Sinne, ist ein Add-on eine Zusatzsoftware, die auf ein Hauptprogramm aufsetzt, aber nicht eng mit diesem verknüpft ist. In der Microsoft Office-Welt ist die Bezeichnung Add-in geläufig. Wir bezeichnen QuickSlide als Add-in für PowerPoint. (s. auch Add-in und Plug-in)

Agenda-Assistent

Agenda-Assistenten erleichtern das Erstellen und Bearbeiten von Agenden in PowerPoint. Teilweise ist das Corporate Design eines Unternehmens im Agenda Assistenten hinterlegt, so dass alle Agenden markenkonform erstellt werden.

Assets

s. PowerPoint-Assets

Asset Management (in PowerPoint)

Unter Asset Management in PowerPoint versteht man die professionelle Verwaltung, Pflege und Verteilung von Elementen, die für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel Folien, Präsentationen, Bilder, Icons, Diagramme, grafische Elemente. Softwaretools wie QuickSlide für PowerPoint bieten umfassende Funktionen für das Asset Management in Unternehmen. (s. auch Content Management)

Azure

Microsoft Azure ist eine Cloud-Computing-Plattform, die eine breite Palette von Cloud-Diensten bietet, darunter Rechen-, Analyse-, Speicher- und Netzwerkdienste. Azure bietet vier verschiedene Formen des Cloud Computing: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) und serverlose Funktionen. Microsoft berechnet Azure auf einer Pay-as-you-go-Basis (PAYG), was bedeutet, dass Abonnenten jeden Monat eine Rechnung erhalten, die nur die spezifischen Ressourcen und Dienste berechnet, die sie genutzt haben. Für QuickSlide ist Azure eine ideale Lösung für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten.

Asset Library

Die cloudbasierte Asset Library von QuickSlide ist die Weiterentwicklung des Folien-Pools. Über die Asset Library werden alle Inhalte, die Mitarbeiter in Unternehmen für die Erstellung von Präsentationen benötigen, zentral abgelegt, verwaltet, gepflegt und unternehmensweit verteilt. Assets sind Folien, Präsentationen, Bilder, Icons, vorgefertigte Textfelder und Diagramme. (s. QuickSlide)

B

Benutzergruppen

Die Einrichtung von Benutzergruppen ist ein bewährtes System, um innerhalb von Software-Anwendungen Zugriffs- und Zugangsrechte strukturiert abbilden und verwalten zu können. QuickSlide für PowerPoint beispielsweise nutzt Benutzergruppen, um Content wie Folien und Präsentationen im Unternehmen gezielt an berechtigte Mitarbeitergruppen bereitzustellen.

Brand Control

s. Brand Management

Brand Management (in PowerPoint)

Unter Brand Management verstehen wir die automatisierte unternehmensweite Anwendung eines Corporate Designs in PowerPoint. Ziel ist es, dass alle Mitarbeiter, automatisch markenkonforme Präsentationen erstellen. Ein Softwaretool wie QuickSlide nutzt dazu unter anderem voreingestellte gestalterische Vorgaben, eine breite Auswahl an markenkonformen Vorlagen und einen Corporate Design Check, der Abweichungen erkennt und automatisch korrigiert. Die Kontrolle aller Präsentationen auf Einhaltung des Corporate Designs entfällt und die Qualität von Präsentationen steigt.

Brand Relaunch (in PowerPoint)

Ein Brand Relaunch in PowerPoint stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Bei der Entwicklung eines neuen Corporate Designs steht PowerPoint meist nicht im Fokus. Es braucht eine Adaption der gestalterischen Vorgaben für Präsentationen. Da Präsentationen anders als Marketingmaterialien dezentral erstellt werden, steht außerdem die Frage im Raum, wie es gelingt, alle Mitarbeiter, die PowerPoint nutzen, für den neuen Markenauftritt zu sensibilisieren oder besser: Ihnen ein automatisches Arbeiten im neuen Design zu ermöglichen. (s. auch Das Corporate Design in Microsoft Office umsetzen.

C

Content Management (in PowerPoint)

Content Management in PowerPoint bezeichnet die professionelle Verwaltung, Verteilung und Pflege von wiederkehrenden Inhalten auf Folien und in Präsentationen. Professionelles Content Management erleichtert Anwendern die Erstellung von Präsentationen, vermeidet Doppelarbeit und sorgt dafür, dass alle Inhalte immer auf dem aktuellen Stand sind. (s. auch Asset Management in PowerPoint)

Content Verwaltung

s. Content Management

Corporate Design Check

Ein Corporate Design Check ist eine Funktion innerhalb von Softwaretools wie QuickSlide, mit der Folien und Präsentationen auf Abweichungen vom Corporate Design geprüft und automatisch korrigiert werden. Damit das reibungslos funktioniert, wird das Corporate Design eines Unternehmens im Corporate Design Check hinterlegt.

Corporate Design Relaunch

s. Brand Relaunch

Corporate Wording Check

Einige Softwaretools wie QuickSlide bieten einen Corporate Wording Check. Dabei werden individuelle Begriffe und Formulierungen in PowerPoint auf Richtigkeit geprüft und korrigiert. Anders als bei einer allgemeinen Rechtschreibprüfung werden hier markenspezifische Schreibweisen, Markennamen oder Produktbezeichnungen gecheckt und vereinheitlicht.

D

Datengetriebene Präsentationen

Datengetriebene Präsentationen dienen dazu, wichtige Kennzahlen übersichtlich und visuell schnell erfassbar darzustellen – in Form von Dashboards und regelmäßigen Reports. Die Automatisierung solcher Präsentationen kann über ein Softwaretool wie QuickSlide erfolgen. Dabei wird Excel als Datenquelle direkt mit PowerPoint verknüpft und Aktualisierungen im Datenbestand fließen automatisch in die Präsentation ein. (s. auch Präsentationsautomatisierung)

DAM-Anbindung /DAM-Integration

Digitale Asset Management Systeme sowie Bild- und Mediendatenbanken lassen sich mit Hilfe von Add-ins wie QuickSlide direkt mit PowerPoint verknüpfen. Der Vorteil: Anwender haben in PowerPoint direkten Zugriff auf alles, was sie für die Präsentationserstellung benötigen.

Dashboards (in PowerPoint)

Unternehmen nutzen Dashboards zum Beispiel im Controlling, um die wichtigsten Kennzahlen, die für unternehmerische Entscheidungen maßgeblich sind, übersichtlich visuell darzustellen. Entwicklungen, Veränderungen und Vergleiche lassen sich so klar abbilden und schnell erfassen. (s. auch Datengetriebene Präsentationen)

Data Connector

Mit einem Data Connector verknüpfen Add-ins wie QuickSlide PowerPoint mit Excel. Das sorgt dafür, dass Daten nicht mehr mühsam in PowerPoint eingepflegt und händisch aktualisiert werden müssen. Excel dient als Datenquelle und synchronisiert sich mit in PowerPoint vordefinierten Formaten wie Tabellen, Diagrammen, Dashboards etc. Datenintensive Präsentationen können dadurch automatisiert erstellt werden. (s. Datengetriebene Präsentationen)

E

Erweiterungssoftware

Unter einer Erweiterungssoftware versteht man eine Software-Komponente oder eine eigene Software, die darauf ausgelegt ist, eine Haupt-Anwendung, um hilfreiche Funktionen zu ergänzen. Eine Erweiterungssoftware bietet in der Regel Vorteile für spezifische Anwendungsbereiche, die über die Haupt-Anwendung nur teilweise oder gar nicht abgedeckt werden. Erweiterungssoftware kann als Add-in/Add-on oder Plug-in funktionieren. (s. auch Add-in, Add-on, Plug-in)

F

Folienbibliothek

Eine Folienbibliothek vereinfacht die Erstellung von Präsentationen und die Pflege von Inhalten in Unternehmen. An einem zentralen Ort werden Folien und Präsentationen abgelegt und aktualisiert. Mitarbeiter können so bestehende Folien und Vorlagen für Ihre Präsentationen nutzen. Doppelarbeit wird weitgehend vermieden und es ist sichergestellt, dass alle mit aktuellen Ständen arbeiten. (s. auch Asset Management in PowerPoint)

Foliendatenbank

Eine Foliendatenbank ist eine zentrale Ablagestelle in Unternehmen für Folien und Präsentationen, auf die alle Zugriff haben, die in PowerPoint arbeiten. Idealerweise ist die Foliendatenbank kein reiner Ablageort, sondern ein komfortables Arbeitstool, über das automatische Updates, Rechteverwaltung und Suchfunktionen abgedeckt werden können. (s. auch Folienbibliothek, Asset Library)

Foliendesign

Die Qualität von Präsentationen misst sich nicht nur an ihren Inhalten, sondern auch an einem einheitlichen Layout. Präsentationen, in denen jede Folie anders aussieht, lenken vom Inhalt ab. Im professionellen Kontext sollte das PowerPoint Foliendesign sich am Markenauftritt des Unternehmens orientieren und die wichtigsten Attribute transportieren. Das sind neben Schriften und Farben auch Vorgaben wie Textlängen, Bild/Textanteil etc. (s. Spezialisten für PowerPoint: Master, Templates und Folienpools)

Folienmanager

Unter einem Folienmanager versteht man ein Tool, über das die Verwaltung, Verteilung und die Pflege von Folien und Präsentationen in Unternehmen professionell gesteuert wird. Die meisten Add-ins wie QuickSlide bietet neben weiteren Funktionen auch einen integrierten Folienmanager.

Folien-Pool

Ein Folien-Pool ist ein zentraler Ablageort, über den Folien, Präsentationen und häufig auch andere Assets wie Icons, Logos und gestalterische Elemente unternehmensweit zur Verfügung gestellt und gepflegt werden. Add-ins wie QuickSlide verfügen über einen integrierten Folien-Pool. (s. auch Asset Management in PowerPoint)
QuickSlide verfügt über eine cloudbasierte Asset Library, in der nicht nur Folien, sondern alle Inhalte die Mitarbeiter in Unternehmen benötigen, um Präsentationen zu erstellen, zentral verwaltet werden. (s. Asset Managment in PowerPoint, Asset Library)

Folienverwaltung

Unter Folienverwaltung versteht man die Organisation, Bereitstellung, Pflege und Aktualisierung von Folien und Präsentationen in Unternehmen mit dem Ziel, PowerPoint effizient einzusetzen und unternehmensweite Präsentationstandards zu setzen. (s. auch Folien-Pool, Asset Library)

Formatwechsel 4:3 zu 16:9

Das Seitenformat 16:9 für Präsentationen hat sich etabliert. Es wirkt moderner und gefühlt weitsichtiger als das 4:3 Format. Wenn Präsentationen jedoch als Handout ausgedruckt werden sollen, ist das 4:3 Format bzw. sogar A4 die ideale Basis. Leider ist ein schneller Wechsel zwischen den Formaten in PowerPoint nicht möglich, denn dabei verschiebt sich das Layout und jede Folie muss einzeln angepasst werden. Es gibt Konvertierungstools, die einen automatischen Formatwechsel ermöglichen.

G

Ganzheitlicher Ansatz

Unter einem ganzheitlichen Ansatz verstehen wir die Begleitung von Kunden in allen Phasen der Implementierung und des Betriebs einer Software-Lösung. Anbieter, die diesem Ansatz folgen, erbringen Leistungen wie Software, Design, Beratung, Customizing, Schulungen und Systemweiterentwicklung aus einer Hand und vermeiden so Prozessbrüche und Reibungsverluste. (s. Partner für Unternehmen rund um Microsoft Office.)

M

Managementpräsentation

Unter Managementpräsentationen versteht man Präsentationen, die vor Entscheidergruppen in Unternehmen gehalten werden, um schnell fundierte unternehmerische Entscheidungen herbeiführen zu können. Es gibt formal geregelte Managementpräsentationen, die sehr gut über Storyboards definiert werden können, und es gibt anlassspezifische Managementpräsentationen, die individuell erstellt werden müssen. Lesen Sie hier über gute Vorstandsvorlagen.

Marke in PowerPoint

PowerPoint ist ein wichtiges Instrument für die Business-Kommunikation und damit für die interne und externe Markenwirkung. Ein einheitlicher Markenauftritt in PowerPoint ist aber nicht einfach umzusetzen. Technische Besonderheiten, unterschiedliche Programmkenntnisse der Nutzer und fehlendes gestalterisches Gespür sorgen dafür, dass PowerPoint in vielen Unternehmen ein Eigenleben führt – jenseits grafischer Vorgaben. Add-ins wie QuickSlide setzen genau hier an und sorgen dafür, dass jeder problemlos markenkonforme Präsentationen erstellen kann.

Markenrelaunch in PowerPoint

s. Brand Relaunch

Master Folien

s. Folienmaster

Media Connector

Über einen Media Connector lassen sich DAM-Systeme sowie Bild- und Mediadatenbanken direkt mit PowerPoint verknüpfen, so dass Anwender direkten Zugriff auf alles haben, was sie für die Erstellung von Präsentationen benötigen.

Musterpräsentation

Musterpräsentationen sind beispielhafte Präsentationen, die als formale, gestalterische und inhaltliche Vorlagen für die Erstellung von neuen Präsentationen genutzt werden können. (s. auch Storyboards)

P

Pitch Deck

Ein Pitch Deck ist eine stark komprimierte Präsentation aus 10 bis max. 15 Folien, die die wichtigsten Informationen über ein Unternehmen auf den Punkt bringt. Vor allem Start-ups nutzen das Format, um Investoren von ihrem Geschäftsmodell zu überzeugen. Ziel ist es, die Geldgeber in nur wenigen Minuten für die eigene Idee und ihr Alleinstellungsmerkmal zu begeistern und unter den Mitbewerbern herauszustechen.

Plug-in

Ein Plug-in bezeichnet eine Software, die in bestehende Anwendungen integriert wird. Ein Vorteil von Plug-ins ist, dass sie ganz gezielt verwendet werden können und die Software-Komponente in der Hauptanwendung nur geladen wird, wenn sie gebraucht wird. Die Begriffe Add-in, Add-on und Plug-in werden häufig synonym genutzt. (s. auch Add-in und Add-on)

PowerPoint-Bibliothek

s. Folienbibliothek

PowerPoint-Bilddatenbank

In einer PowerPoint-Bilddatenbank finden Nutzer Bildmaterial, das bereits lizensiert ist und das für die Erstellung von Präsentationen genutzt werden kann. Unternehmen speichern in der Bilddatenbank eigenes Bildmaterial wie Produktabbildungen, aber auch Bilder, die eigens für PowerPoint und weitere Einsätze (Anzeigen, Broschüren etc.) eingekauft wurden. (s. DAM-Anbindung)

PowerPoint-Corporate-Design

Das Corporate Design definiert das einheitliche Erscheinungsbild eines Unternehmens. Die gestalterischen Vorgaben gelten auch für Präsentationen und für PowerPoint als wichtiges Instrument der Business-Kommunikation. Aufgrund technischer Besonderheiten lassen sich nicht alle Vorgaben 1:1 auf PowerPoint übertragen. Umso wichtiger ist es, das Corporate Design für PowerPoint so zu adaptieren, dass unter Berücksichtigung der technischen und funktionalen Anforderungen eine maximale Markenwirkung erzielt wird. (s. auch PowerPoint-Styleguide)

PowerPoint-Corporate-Identity

Die Corporate Identity spiegelt das Selbstverständnis eines Unternehmens wider. Neben dem Corporate Design sind auch Unternehmenskultur, -sprache, -verhalten und -philosophie Teil der Corporate Identity. Die Markenwirkung in PowerPoint wird visuell geprägt, sowie über die Tonalität, die Bildsprache, die Aufbereitung von Informationen etc.

PowerPoint-Design

s. Foliendesign und PowerPoint-Corporate-Design

PowerPoint-Library

In einer PowerPoint-Library werden alle Elemente, die für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigt werden, zentral bereitgestellt, verwaltet und aktualisiert. So ist sichergestellt, dass alle Nutzer finden, was sie suchen und immer mit aktuellen Ständen arbeiten. (s. auch Asset Management in PowerPoint, Folien-Pool, Folienverwaltung, Asset Library)

PowerPoint-Master

Der PowerPoint-Master ist eine .potx-Datei, die in der Funktion „Folienmaster“ von PowerPoint hinterlegt ist. Öffnet man sie, entsteht eine neue Präsentation. Der Master beinhaltet Gestaltungsvorgaben wie Schriften und Farben. Master-Layouts geben den grundlegenden Gestaltungsrahmen vor, die für unterschiedliche Anlässe genutzt werden können. So ist z.B. definiert, an welcher Position Bilder platziert werden und wo Überschriften und Texte stehen.

PowerPoint-Styleguide

In einem PowerPoint-Styleguide fassen wir die gestalterischen Vorgaben für die Erstellung von Präsentationen zusammen, zeigen Umsetzungsbeispiele und praktische Dos & Dont’s. Der PowerPoint-Styleguide wird in der Regel auf Basis des Corporate-Design-Manuals entwickelt und kann als dessen Ergänzung speziell für die Anwendung in PowerPoint gesehen werden.

PowerPoint-Templates

PowerPoint-Templates, auch Folienvorlagen oder PowerPoint-Vorlagen genannt, sind alle Arten von Musterfolien, die Anwendern die Erstellung von Präsentationen erleichtern. Häufig wird der Begriff auch als Bezeichnung für den PowerPoint-Master genutzt. (s. auch PowerPoint-Master)

PowerPoint-Tool

s. auch Ergänzungssoftware, Add-in, Add-on, Plug-in

PowerPoint-Vorlagen

s. PowerPoint-Templates

Präsentationsautomatisierung

Wiederkehrende Präsentationen, Dashboards oder regelmäßige Reports können mit QuickSlide automatisiert werden. Die Datenquelle ist Excel, die Verknüpfung funktioniert über einen Data Connector. So lassen sich Präsentationen auf Knopfdruck erstellen und aktualisieren.

Präsentationsbaukasten

Unter einem Präsentationsbaukasten verstehen wir den modularen Aufbau von Präsentationen mit Hilfe von Templates, Vorlagen oder fertigen Folien. Insbesondere Abteilungen mit hohem Aufkommen teilstandardisierter Präsentationen wie Vertrieb/Sales profitieren von einem Präsentationsbaukasten. Präsentationen lassen sich Klick für Klick und Folie für Folie erstellen.

Präsentationsmanagement

Immer mehr Unternehmen erkennen das Effizienzpotenzial rund um PowerPoint und etablieren ein professionelles Präsentationsmanagement, auch Asset Management genannt. Dabei geht es darum, Folien, Präsentationen und alle Elemente, die für die Erstellung von Präsentationen gebraucht werden, zentral zur Verfügung zu stellen, zu verwalten und zu pflegen. (s. auch Asset Management, Asset Library)

Plug-in

Als Plug-in bezeichnet man eine Software-Erweiterung, die in bestehende Anwendungen integriert wird, aber auch ohne diese funktioniert. Ein Plug-in nutzt eigene Bibliotheken, die nicht Teil der Basissoftware sind. Die Software greift auf diese Erweiterungen zu, um neue Funktionen zu ermöglichen. Trotz technischer Unterschiede werden die Begriffe Add-in, Add-on und Plug-in häufig synonym genutzt. Für QuickSlide nutzen wir die Bezeichnung PowerPoint-Add-in.

Q

QuickDoc

QuickDoc ist das Word-Add-in von Strategy Compass für die einfache Dokumentenerstellung in Unternehmen. Mitarbeiter nutzen intelligente Vorlagen und befüllen sie dynamisch. Textbausteine, Adressen, Geschäftsdaten etc. werden zentral verwaltet und sind immer auf den aktuellen Stand. Alle Dokumente entsprechen dem Corporate Design. (s. QuickDoc)

QuickSlide

QuickSlide ist das PowerPoint-Add-in von Strategy Compass, das den Einsatz von PowerPoint in Unternehmen auf ein neues Level bringt. Präsentationen, Folien und Vorlagen werden professionell organisiert, das Corporate Design des Unternehmens ist fest in QuickSlide integriert und die Präsentationserstellung und -bearbeitung funktioniert einfacher und komfortabler. Unternehmen sparen beim Einsatz von PowerPoint Zeit und Kosten. (s. auch QuickSlide)

R

Rebranding (in PowerPoint)

s. Brand Relaunch (in PowerPoint)

Rechtemanagement

Über ein Rechtemanagement können Präsentationen und Folien für bestimmte Benutzergruppen (Einzelnutzer, Abteilungen, Teams) zugänglich gemacht werden. So können vertrauliche Inhalte geschützt werden. Der Nutzer hat nur Zugriff auf die Inhalte, die für ihn relevant sind.

Roll-out

Unter dem Roll-out versteht man die unternehmensweite Implementierung einer Software, die mit Abschluss des Roll-outs allen vorgesehenen Nutzern zur Verfügung steht. Der Roll-out-Phase kann eine Test- oder Pilotphase vorausgehen, bei der eine begrenzte Nutzergruppe die Anwendung ausprobiert. Der Roll-out wird in der Regel von Schulungen begleitet.
(s. auch Strategy Compass)

S

Sales Deck

Unter einem Sales Deck versteht man eine Vertriebspräsentation, die vorwiegend vom Sales-Team eingesetzt wird, um potentielle Kunden von den Produkten, Leistungen und Services des Unternehmens zu überzeugen und zu einem schnellen Verkaufsabschluss zu kommen. Sales Decks folgen idealerweise einer Vertriebsstory, die die Relevanz und den Mehrwert der eigenen Produkte für den Kunden nachvollziehbar macht und nicht nur Leistungsmerkmale auflistet. (s. auch Storyboards)

SharePoint

SharePoint ist eine Web-Anwendung von Microsoft, die die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. SharePoint kann beispielsweise als kollaborative Plattform und als zentraler Speicherort genutzt werden. In der Vergangenheit bot SharePoint eine Funktion namens „Folienbibliothek“ an. Aufgrund der limitierten Möglichkeiten wurde dieses Feature allerdings nicht sehr häufig genutzt, und Microsoft hat die Entwicklung mittlerweile eingestellt.

Slide Deck

Slide Deck steht im Englischen für ein Set aus Folien zu einem bestimmten Thema. Im Deutschen wird dafür der Begriff „Präsentation“ verwendet.

Slide Library

s. auch Folienbibliothek, Asset Library

Slide Management

Slide Management bezeichnet die professionelle Verwaltung und Pflege von Folien und Präsentationen in Unternehmen mit dem Ziel einheitliche Standards in Inhalt, Design und Aktualität durchzusetzen.

Storyboards

Unter Storyboards für PowerPoint verstehen wir Vorlagen für Präsentationen, die inhaltlich und strukturell einem „roten Faden“ folgen. Sie dienen Anwendern als Orientierung beim Aufbau von Präsentationen für bestimmte Anlässe oder Zielgruppen. So folgen Entscheiderpräsentationen einem anderen Storyboard als Vertriebspräsentationen oder Produktdemos. (s. auch Sales Deck)

T

Template Management

Das Template Management ist Teil des Asset Managements, bei dem es um die Bereitstellung und Aktualisierung von Vorlagen geht. (s. auch Asset Management, Asset Library)

U

Unternehmenspräsentation

Die Unternehmenspräsentation gilt als die Visitenkarte eines Unternehmens. Sie wird in der Regel in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung entwickelt und dient dem Beziehungsaufbau mit neuen Kunden, Partnern und weiteren Stakeholdern. Neben Daten und Fakten vermittelt die Unternehmenspräsentation auch die Unternehmenswerte. Die Wiedererkennbarkeit der Markenelemente und die Einhaltung des Corporate Designs sind hier besonders wichtig. Wie wir Sie dabei unterstützen, lesen Sie hier.

V

Vertriebsbaukasten

Unter einem Vertriebsbaukasten verstehen wir eine Folienbibliothek, die Vertriebsmitarbeiter gezielt bei der Vorbereitung ihrer Kundentermine unterstützt. Der Aufbau orientiert sich am Sales Funnel und an Sales-Zielgruppen. Für jeden Step stehen Folien und Präsentationen zur Verfügung, die entweder komplett genutzt oder modular für den jeweiligen Termin zusammengestellt werden. Die Pflege der Unterlagen erfolgt zentral. Sales-Mitarbeiter haben schnell Zugriff auf alle Folien und Vorlagen. Das spart Zeit, die in echte Vertriebszeit investiert werden kann.

Vorlagen für PowerPoint

s. PowerPoint-Templates

Vorlagenmanagement

s. Template Management

Z

Zusatzfarben

PowerPoint bietet die Möglichkeit, insgesamt zehn Designfarben anzulegen – vier für Hintergründe und Schriften und sechs Akzentfarben. Oft bietet das Corporate Design aber mehr Farben oder Farbabstufungen. Im PowerPoint-Master können zusätzliche „benutzerdefinerte“ Farben ergänzt werden.

Wie viele Microsoft Office Add-ins braucht ein Unternehmen?

19. Oktober 202011. Januar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Wie viele Microsoft Office Add-ins braucht ein Unternehmen?

Lesezeit 2 Minuten

... und wie können Sie Lizenzkosten sparen?

Die Add-Ins-Landschaft von Microsoft kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Zwar gibt es immer wieder Bereiche, in denen bestimmte Programme für hochspezialisierte Nutzungsanforderungen unverzichtbar sind, dennoch gibt es Überschneidungen zwischen den Anwendungen. Und birgt Einsparpotenziale.

Viel ist nicht immer mehr

Wenn wir mit Unternehmen sprechen, stellen wir oft fest, dass sie für dieselben Anwendungen unterschiedliche Tools verwenden. In vielen Fällen ist das historisch bedingt – das Unternehmen hat das Portfolio einfach immer mehr erweitert. Spezialisierte Add-Ins, z. B. für die Diagrammbearbeitung, bestehen dann neben einem breit angelegten Add-In wie QuickSlide für PowerPoint. Es lohnt sich, hin und wieder spezialisierte Programme unter die Lupe zu nehmen, da sie in der Regel sehr kostenintensiv sind.

Add-Ins ablösen

Einige der spezialisierten und kostenintensiven Add-Ins wurden bereits vor Jahren angeschafft und sollten regelmäßig auf ihren Mehrwert überprüft werden. Da Add-Ins mit einem breiten Funktionsumfang, wie z. B. das PowerPoint-Add-In QuickSlide, ständig weiterentwickelt werden, decken sie zunehmend den Bedarf von Spezialanwendungen ab. So hat QuickSlide beispielsweise seine Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen so erweitert und optimiert, dass es spezielle Diagrammbearbeitungsprogramme wie think-cell® problemlos ablösen kann.

Lizenzkosten einsparen

Zusätzliche Add-Ins können entweder komplett ersetzt werden oder zumindest für den Teil der Nutzer, die die Funktionen in der Tiefe nicht benötigen. Das sind in der Regel überraschend viele. Denn Spezialprogramme richten sich an Heavy User aus bestimmten Unternehmensbereichen. „Normale“ Microsoft-Office-Anwender stehen nicht im Mittelpunkt; sie finden alles, was sie brauchen, in dem Basis-Add-in, mit dem sie täglich arbeiten. Dadurch können Doppellizenzen eingespart werden, was die Kosten deutlich senkt.

Ein praktisches Beispiel: 90% überflüssig.

Erfahrungen aus Projekten, bei denen es um die Ablösung des gängigen hochpreisigen Diagrammbearbeitungsprogramms think-cell® ging, haben uns gezeigt, dass 10% aller think-cell®-Lizenzen bereits seit langer Zeit ungenutzt waren, weitere 80% der Lizenzen konnten ohne Leistungs- oder Komfortverlust auf QuickSlide umgestellt werden. Nur 10% der Anwender aus speziellen Fachabteilungen konnten nicht auf das Spezialprogramm verzichten.

Erfahren Sie mehr.

Unsere Beratung zur Ablösung von Add-Ins

Denken Sie, dass Ihr Unternehmen durch den Austausch bestimmter Add-Ins Lizenzkosten einsparen könnte?

Wenn ja, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen, die ersetzbaren Lizenzen zu identifizieren und Ihr Einsparpotenzial systematisch zu heben.

Kontaktieren Sie uns.

think-cell® ist eine eingetragene Marke der think-cell Software GmbH

Präsentations-Management Schulungsunterlagen

Präsentations-Management für Trainingsbereiche

15. Oktober 202011. Januar 2023 Marion Sztuka Insights

Schulungsunterlagen organisieren in PowerPoint

Präsentations-Management für Trainingsbereiche

Lesezeit 5 Minuten

Schulungen, Weiterbildungen, Trainings und Academy-Bereiche gehören heute zu den wichtigen Faktoren, die gleich auf mehreren Ebenen Unternehmen erfolgreich machen. Nach innen durch Mitarbeiterqualifizierung, -gewinnung und -motivation. Nach außen durch Kundenbindung und zusätzliche Umsätze. Involviert sind viele Bereiche und Abteilungen. Vom Vertrieb über HR bis IT, z.T. als eigene Akademie mit freien oder festen Trainern. So vielfältig wie die Beteiligten sind auch die Themen. Und so vielfältig wie die Themen sind die Inhalte. Dahinter zum Teil tausende Folien für zig Module, Trainingsthemen und Kurse. Möglicherweise mit Schnittstellen zwischen eLearning und Präsenzveranstaltungen. Mit Sicherheit mit den verschiedensten Überschneidungen, in denen gleiche Folien in unterschiedlichen Modulen zum Einsatz kommen. Und je nach Größe des Unternehmens in zwei oder mehreren Sprachen.

Es ist eine Herausforderung an die Organisation, gleiche Inhalte und permanente Aktualität sicherzustellen. Oder einfach nur zu wissen, dass es eine Folie schon gibt und sie nicht zigmal von unterschiedlichen Beteiligten neu erstellt werden muss. Wenn es dann noch zu einer Umstellung kommen sollte von Formaten, von Design oder in der Unternehmensstruktur, wird die Lage endgültig ernst. In Zeiten der Digitalisierung lautet das Zauberwort Automatisierung. Mit ein paar kleinen und intelligenten Stellschrauben ist ein Wandel in neue Zeiten jederzeit möglich.

Nur 3 Schritte zu einer effizienten Folienverwaltung für Trainingsbereiche:

Es gibt drei Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um das Leben aller Beteiligten von Organisation bis Anwendung wesentlich einfacher zu gestalten. Mit den angenehmen Auswirkungen von Zeitgewinn, Effizienz, mehr Sicherheit und weniger Fehlern.

1. Die Stellschraube Organisation

Beauftragen Sie jemanden, der zentral für das gesamte Thema PowerPoint in Ihrem Trainingsbereich zuständig ist. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sowohl mit allen Feedbacks aus dem operativen Alltag wie auch im Kontakt mit den Produktbereichen, dem Brand Management, der IT oder beteiligten Dritten und externen Dienstleistern. Je nach Ihrer Unternehmensstruktur sollte diese Verantwortlichkeit auf der höchsten Übersichtsebene angesiedelt sein. So hat eine zentrale Stelle den Überblick über alles, was gut läuft, was weniger gut läuft, kann Bedürfnisse und Wünsche kanalisieren und über die interne Vernetzung mit beteiligten Abteilungen schnell und gezielt Lösungen anstoßen. Auch interne oder externe Dienstleister lassen sich so mit einer optimalen Qualität und Kostenübersicht besser steuern. Das führt zu Entlastung und Vereinfachung, weg von Patchwork, Einzelkämpfertum oder Insellösungen. Keine Sorge, wenn das Thema einmal richtig etabliert ist, reißt der Aufwand kein Loch ins Zeitkonto. In der Regel bieten sich hier die Bereichsassistenzen oder Chefsekretariate an. Auf jeden Fall sollte es aber jemand sein, der PowerPoint kennt, im Unternehmen gut vernetzt ist und einen engen Kontakt zur Führung hat. Wohlgemerkt: Dies ist niemand, der Ihnen Präsentationen erstellt. Dies ist jemand, der das Terrain für Sie so bereitet, dass Ihr Präsentationsleben einfach wird.

2. Die Stellschraube IT und Werkzeuge

Schritt 2.1

Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Automatisierung Ihrer Folienverwaltung. Am besten an einem runden Tisch, in einem moderierten Workshop. Ermitteln Sie im Vorfeld sämtliche Trainingsmodule/-themen/-kurse und zumindest die ungefähre Anzahl Ihrer jetzt genutzten Folien, dazu die Form der Erstellung, die Beteiligten mit ihren Aufgaben und Schnittstellen. Werden Sie sich Ihrer heutigen Prozesse bis ins Detail bewusst.
Mit diesem Überblick können Sie jetzt ziemlich schnell Ihre Nadelöhre auf den Punkt bringen. Daraus entsteht ein klares Profil für eine Software-Unterstützung. Denken Sie dabei unter anderem an:

Einen Datentopf für sämtliche Folien
Abschaffung persönlicher Holschulden, d.h. Verzicht auf Fehlerquellen wie E-Mail Versand, zentrale Ordner oder Laufwerke, Intranet oder Wikis etc.
Möglichkeit, mehrfach verwendete Folien an genau einer zentralen Stelle zu pflegen und alle Kopien automatisch zu aktualisieren, inklusive bei Löschung einer Folie
Sicherheit durch Hinterlegung von Verantwortlichkeiten und Zugriffen
Komfortable Bereitstellung des kompletten und aktuellen Präsentations- und Folienbestandes beim Öffnen von PowerPoint
Leichter Zugriff und präzise Suchfunktion
Verschlagwortung, ggf. mit der Möglichkeit, Kategorien zentral vorzugeben
Vereinfachung der vorgelagerten Folienerstellung, z.B. durch Automatisierung ggf. notwendiger Übersetzungsprozesse, Anbindung an Bilddatenbanken inkl. Icons oder Illustrationen, etc.

Schritt 2.2

Es wird ein Meeting geben müssen, um die Umgebung und die Software-Unterstützung mit Ihrer IT zu klären. Bereiten Sie ein Anforderungspapier vor, sodass die IT schnell orientiert ist. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Werkzeuge Ihnen dienlich sein können bzw. welches Präsentations-Management Sie sich wünschen, sodass das Meeting zu einem guten Ergebnis führt. Ihre IT muss Ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Ziele und Vorteile schnell verstehen, und Sie sollten den Weg für die IT dienstleistungsorientiert einfach machen. Ab diesem Zeitpunkt wird es zu einem kleinen Projekt, an dessen Ende alle Beteiligten in eine digitalisierte Zukunft gehen, die sie PowerPoint und alle Arten von Präsentationsfällen mit deutlich mehr Leichtigkeit bewältigen lässt.

3. Die Stellschraube der inhaltlichen Aufbereitung und Umsetzung

In der Regel haben Trainingsbereiche oder Akademien und Institute eine fast nicht mehr überschaubare Anzahl von Folien, Modulen und Präsentationen. Wenn Sie Ihre Software gefunden haben, mit der Sie ab sofort Ihre Folienverwaltung automatisieren, übertragen Sie in einem ersten Schritt erst einmal alles, was Sie haben, in den dahinterliegenden Folien-Pool. Nach einem durchdachten System, um später die Potenziale auch ausschöpfen zu können.

Ab dann greift der neue definierte Workflow. Jede Folie, die geändert, gelöscht oder neu erstellt wird, erhält die richtigen Verknüpfungen und passenden Schlagworte und wird in die vorgegebenen Automatisierungen eingebunden. So entsteht nach und nach die gewünschte Perfektion.

Sie können sich dazu entscheiden, dies sofort und auf einen Schlag zu leisten oder einen gleitenden Übergang zuzulassen. Vorteile haben Sie in beiden Fällen vom ersten Moment an. Die Entscheidung hängt ab von den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, oder der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, wie Sie Investment und ROI für sich sehen.

Das Fazit

Mit einem recht geringen Anfangsaufwand, einer Analyse, mit einem Stellrädchen in der Organisation und einem kleinen Projekt mit der IT können Sie sich ab sofort auf den Weg in eine digitalisierte Präsentationszukunft machen.

Unter dem Schlagwort „Trainingsbaukasten“ versetzen Sie den Bereich Vertrieb in die Lage, mit einer wesentlichen Automatisierung PowerPoint-Präsentationen viel schneller und einfacher zu machen. Aber auch schlagkräftiger und schöner. Und vor allem: immer aktuell und korrekt.

Alles in allem rechnen Sie bei einem straffen Projektmanagement mit schnellen Entscheidungen mit ca. 3 Monaten Laufzeit, um danach Ihre Trainings state-of-the-art fit für die Zukunft ausgerüstet zu haben. Was ist das schon, wenn sie ab dann für alle Zukunft viel mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit und die Betreuung ihrer internen oder externen Kunden haben.

Trainingsbaukasten

Trainingsbaukästen in PowerPoint gehören zum Thema Organisation. Sie sind ein Schwerpunkt im Rahmen des Präsentationsmanagements der PowerPoint-Erweiterungssoftware „QuickSlide“. Mit intelligenter Einbindung in bestehende IT-Umgebungen kann das Präsentationsgeschehen von einer zentralen Administration, sei es im HR Trainingsbereich, in Trainingseinheiten von Fachabteilungen, entsprechende Stellen in Akademien oder in Weiterbildungsinstitutionen bis in weltweite Konzernstrukturen gesteuert und automatisiert werden. Ein wesentlicher Teilaspekt, um Aufwand und Nutzen zu steuern und so eine Konzentration auf die Kernkompetenzen zu ermöglichen.

Vertrieb und PowerPoint

15. September 20209. Februar 2023 Marion Sztuka Insights

Vertrieb und PowerPoint

Präsentations-Management als Basis für Effizienz und Erfolg

Lesezeit 6 Minuten

Kunde, Verkaufsziele, Marke, Ressourcen

Der Kunde ist wichtig. Seine Welt, sein Denken, seine Ziele und Erwartungen.

Verkaufsziele sind wichtig. Überzeugungen, Differenzierungen, Abschlüsse, Umsätze und Margen.

Die Marke ist wichtig. Performance, Look & Feel, Auftritt und Vorgaben des Marketings.

Ressourcen sind wichtig. Wer kennt nicht den Ausruf: „Ihr seid viel zu wenig draußen“.

Und dann gibt es da PowerPoint. In vielen Fällen das Mittel der Wahl, wenn der Vertrieb in einem Kundenmeeting Kunden gewinnen oder überzeugen will, über Projekte informiert oder ein neues Produkt vorstellt. Eine Studie aus 2017 bestätigte, dass zwei von drei dieser Meetings mit einer PowerPoint-Präsentation begleitet werden. Verständlich, denn die visuelle Unterstützung verstärkt die eigene Botschaft, nimmt Zuhörer mit und hilft dem Vortragenden mit Struktur und Aufbau.

Hier kommt der Spagat zwischen Ziel und Ressource. Denn jede Präsentation wird entweder neu erstellt oder dem Termin, der Zielgruppe, dem speziellen Thema angepasst. Die meisten Unternehmen stellen eine vorbereitete Unternehmenspräsentation, Templates oder einzelne Themenfolien zur Verfügung. Um den Rest kümmern sich der Bereich, die Abteilung oder die Verkäufer selbst. Mit mehr oder weniger Aufwand, Frustration oder Aktualität von Inhalten.
Mit einem durchdachten Präsentations-Management eröffnen sich Denkansätze für den Vertrieb, die mit neuen Lösungswegen ziemlich viel Aufwand sparen. Damit die Zeit „draußen“ eine deutliche Aufwertung erfährt.

3 Kernfragen für die Effizienz von Vertriebspräsentationen

Jedes Unternehmen, jeder Vertriebsbereich braucht nur an drei Stellschrauben zu drehen, um aus einem lästigen aber notwendigen Instrument ein geliebtes und erfolgreiches zu machen.

1. Organisation
2. Inhaltliche Planung
3. IT und Werkzeuge

Diese Stellschrauben sind zudem recht einfach zu drehen. Ein wenig Analyse, Nachdenken und Planen im Vorfeld und das Präsentationsleben im Vertrieb gewinnt eine nie geahnte Leichtigkeit. Mit vielen Seiteneffekten, die weit über das Quantitative hinausgehen.
Lassen Sie uns hinsehen und daraus einen praktischen Handlungsfaden entwickeln.

1. Die Stellschraube Organisation

Beauftragen Sie jemanden, der zentral für das gesamte Thema PowerPoint im Vertrieb zuständig ist. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sowohl mit allen Feedbacks aus dem Feld wie auch im Kontakt mit dem Marketing, dem Brand Management, der IT oder beteiligten Dritten und externen Dienstleistern. So hat eine zentrale Stelle den Überblick über alles, was gut läuft, was weniger gut läuft, kann Bedürfnisse und Wünsche kanalisieren und über die interne Vernetzung mit beteiligten Abteilungen schnell und gezielt Lösungen anstoßen. Auch interne oder externe Dienstleister lassen sich so mit einer optimalen Qualität und Kostenübersicht besser steuern. Das führt zu Entlastung und Vereinfachung, weg von Patchwork, Einzelkämpfertum oder Insellösungen.

Keine Sorge, wenn das Thema einmal richtig etabliert ist, reißt der Aufwand kein Loch ins Zeitkonto. In der Regel bieten sich hier die Bereichsassistenzen oder Chefsekretariate an. Auf jeden Fall sollte es aber jemand sein, der PowerPoint kennt, im Unternehmen gut vernetzt ist und einen engen Kontakt zur Führung hat. Wohlgemerkt: Dies ist niemand, der Ihnen Präsentationen erstellt. Dies ist jemand, der das Terrain für Sie so bereitet, dass Ihr Präsentationsleben einfach wird.

2. Die Stellschraube inhaltliche Planung

Schritt 1

Analysieren Sie Ihren Hauptbedarf an Präsentationen. Listen Sie auf, was immer wieder vorkommt und was Zeitfresser sind. Beispielsweise:

Eine Unternehmenspräsentation für einen ersten Akquisetermin
Eine spezialisierte Vorstellung Ihres Bereiches
Vorstellung von Produkten oder Dienstleistungen
Branchenspezifische Lösungen
Referenzen und Fallbeispiele
Wiederkehrende Grundstrukturen, z.B. für Projektstatus oder Reportings
Jahresgespräche
Promotions und Aktionen
Oder…?

Schritt 2

Klären Sie Schnittstellen zum Bereich Marketing und besprechen Sie Ihre Anforderungen: Ihr zentraler Präsentationsverantwortlicher kann sich jetzt mit Ihrem Marketing-Ansprechpartner zusammensetzen. – Je nach Organisation in Ihrem Unternehmen können das natürlich unterschiedliche Bezeichnungen oder Bereiche sein, wichtig ist: Vermeiden Sie Mehrstufen- Gespräche mit Stille-Post-Effekt und Nachfrage-/Erlaubnishindernissen! Gehen Sie direkt an die Stelle, die übergeordnet verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. Besprechen Sie dort Ihre Herausforderungen und Ihren Anspruch an einen optimalen Input, erläutern Sie die Implikationen und Konsequenzen im Hinblick auf Nutzen, Vorteile, Kosten und Zeit. Keine Sorge, dies liegt auch im Interesse des Marketings, denn schließlich wünschen sich Ihre Kolleginnen und Kollegen, dass Sie ein begeisternder Botschafter der Marke sind, sich an zentrale Vorgaben halten und vor allem auch die jeweils aktuellen Versionen und Inhalte mit nach draußen nehmen. Sie tragen also Eulen nach Athen.

Schritt 3

In Abhängigkeit von der Rolle Ihres Unternehmens-Marketings (je nach Organisation Ihr zentrales Marketing, Ihr Bereichsmarketing oder ein externer Dienstleister) definieren Sie Ihre Grundanforderungen, mit denen Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann. Auf drei Ebenen:

Definieren Sie, womit Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann.

Basisebene

In den meisten Unternehmen liefert das zentrale Marketing zumindest einen Master (auch Template genannt). Wesentlich ist die Intelligenz, mit der der Master für PowerPoint programmiert ist, damit er Ihnen wirklich von Nutzen sein kann. Darum definieren Sie die für Sie wichtigsten Kriterien als Basisanforderung und besprechen mit Ihrem Marketing, ob entsprechende Lösungen verfügbar sind oder hergestellt werden müssten. Ein herausragend programmierter Master, der auf die besonderen Belange von PowerPoint ausgerichtet ist, sollte u.a. detaillierte Vorgaben für die Farblogik sowie die Typografie der einzelnen Textebenen enthalten, das Arbeiten mit sinnvollen Layouts im Satzspiegel erleichtern, kompatibel mit weiteren Mastern in Unternehmen sein und für die verschiedenen Einsatzzwecke bis hin zu Druck und Handouts optimiert sein.

Folienebene

Vorgefertigte einzelne Folien, versehen mit wiederkehrenden Inhalten, die Sie für die Zusammenstellung von Präsentationen nutzen können, dienen Ihrer Schnelligkeit. Hier sollten Sie zum einen feststellen, ob Sie so etwas haben, und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist (das variiert zwischen zentralem Marketing, Bereichsmarketing, anderen Abteilungen bis hin zu fehlender Verantwortlichkeit). Nach Klärung der Zuständigkeiten und Klärung Ihrer Anforderungen beantragen Sie die Folien entweder bei Ihrem zentralen Marketing, Ihrem Bereichsmarketing oder beauftragen einen externen Dienstleister. Wir arbeiten mit Unternehmen, die tausende Folien vorgefertigt zur Verfügung stellen, z.B. für Produkte, spezielle Themen, Referenzen oder Fallstudien.

Präsentationsebene

Komplett vorgefertigte Präsentationen, die nur noch marginal für den Termin angepasst werden müssen (Kundenlogo etc.), wie z.B.

Vorgefertigte Unternehmenspräsentation für Erstkontakte
Vorgefertigte Produktpräsentation pro Produkt / Dienstleistung
Vorgefertigte Branchenpräsentationen
Vorgefertigte Themenpräsentationen
Varianten für unterschiedliche Zielgruppen

Die Präsentations- und die Folienebene zusammen werden zu einem Vertriebsbaukasten, aus dem Sie Ihr jeweils benötigtes Material ganz einfach per Mausklick zusammenstellen, herausziehen oder einfach fertig benutzen können.

3. Die Stellschraube IT und Werkzeuge

Stellen Sie mittels eines unterstützenden Software-Werkzeugs sicher, dass Folien ein einziges Mal, von einer Person, an einer Stelle aktualisiert oder geändert werden. Und dann, egal wo und wie oft abgelegt oder genutzt, diese Änderung automatisch sämtlichen Ablegern der Folien mitgegeben wird.

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden dabei die klassische Holschuld (zentrale oder dezentrale Laufwerke mit zentralen oder dezentralen Ordnern, E-Mail Versand, Intranet, Wiki-Software etc.), die immer wieder zu Versions-Chaos führt. Anwender erhalten diese Information automatisch, wenn sie die Folie benutzen, und können die Aktualisierung mit einem Klick integrieren.

Das gilt z.B. für die Veränderung von Daten, Inhalten und Zahlen wie z.B. Gesamtmitarbeiter, Umsatz, Entwicklungen, Historien etc., aber auch für Veränderungen in der Gestaltung.

Voraussetzung ist die Einrichtung EINES Daten-Pools, wo sämtliche Inhalte einmal hinterlegt und gepflegt werden, begleitet von einem Prozess und Zugriffs- sowie Änderungsrechten. Mit einer Anbindung an bestehende Bilddatenbanken oder Ihr MAM-/DAM-System kann diese Arbeitsweise auf alle genutzten Elemente übertragen werden.

Es wird ein Meeting geben müssen, um die Umgebung und die Software-Unterstützung mit Ihrer IT zu klären. Bereiten Sie ein Anforderungspapier vor, sodass die IT schnell orientiert ist. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Werkzeuge Ihnen dienlich sein können bzw. welches Präsentations-Management Sie sich wünschen, sodass das Meeting zu einem guten Ergebnis führt. Ihre IT muss Ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Ziele und Vorteile schnell verstehen, und Sie sollten den Weg für die IT dienstleistungsorientiert einfach machen. Ab diesem Zeitpunkt wird es zu einem kleinen Projekt, an dessen Ende sowohl das Marketing als auch Ihr Vertriebsbereich in eine digitalisierte Zukunft gehen, die sämtliche Beteiligte PowerPoint und alle Arten von Präsentationsfällen mit deutlich mehr Leichtigkeit bewältigen lässt.

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden die klassische Holschuld.

Das Fazit

Mit einem recht geringen Anfangsaufwand, einer Analyse, mit einem Stellrädchen in der Organisation und einem kleinen Projekt mit Marketing und IT können Sie sich ab sofort auf den Weg in eine digitalisierte Präsentationszukunft machen. Unter dem Schlagwort „Vertriebsbaukasten“ versetzen Sie den Bereich Vertrieb in die Lage, mit einer wesentlichen Automatisierung PowerPoint-Präsentationen viel schneller und einfacher zu machen. Aber auch schlagkräftiger und schöner. Und vor allem: immer aktuell und korrekt. Alles in allem rechnen Sie für ein konzentriertes Projekt mit ca. 3 Monaten Laufzeit, um danach Ihren Vertrieb state-of-the-art fit und für die Zukunft ausgerüstet zu haben. Was ist das schon, wenn sie ab dann für alle Zukunft mehr draußen sind. Damit Sie verkaufen, statt zu administrieren.

Vertriebsbaukasten

Vertrieblicher Präsentationserfolg benötigt eine gute Organisation, kompetente Anwendung sowie einen perfekten Auftritt.
Vertriebsbaukästen in PowerPoint gehören zum Thema Organisation. Sie sind ein Schwerpunkt im Rahmen des Präsentations-Managements der PowerPoint-Erweiterungssoftware „QuickSlide“. Mit intelligenter Einbindung in bestehende IT-Umgebungen kann das Präsentationsgeschehen vom regionalen Verkaufsbüro bis in weltweite Konzernstrukturen gesteuert und automatisiert werden. Ein wesentlicher Teilaspekt, um Aufwand und Nutzen zu steuern und so eine Konzentration auf vertriebliche Kernkompetenzen zu ermöglichen.

Wer ist für Präsentationen verantwortlich?

7. September 202011. Januar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Wer trägt die Verantwortung für Präsentationen in Ihrem Unternehmen?

Lesezeit 3 Minuten

So seltsam es zunächst klingen mag, aber die Frage, wer in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für Präsentationen trägt, kann den Unternehmenserfolg beeinflussen. In der Realität sieht es oft so aus: Marketing liefert den PowerPoint-Master und die Unternehmenspräsentation, die Personalabteilung führt Schulungen zu Präsentationstechniken durch, die IT-Abteilung sorgt dafür, dass PowerPoint reibungslos funktioniert, und ansonsten ist jeder für die Präsentationserstellung selbst verantwortlich. Ein anderer Weg ist kaum vorstellbar, schließlich steht jede Präsentation für sich, abhängig von den Zielen, dem Publikum und der Person, die sie hält.

Verlassen Sie die Ebene der einzelnen Präsentation

Ändern Sie Ihre Denkweise. Es gibt eine Vielzahl von organisatorischen Faktoren, die nicht von einer einzigen Abteilung oder einem einzigen Benutzer für das gesamte Unternehmen gelöst werden können. Denn es braucht interdisziplinäres Wissen, ein gutes Netzwerk im Unternehmen, Geschäftssinn und Durchsetzungsvermögen – und dazu fehlt den meisten Menschen die Zeit, der Wille oder die Fähigkeit.

Welche Einzelaspekte sind für eine ganzheitliche Betrachtung von Präsentationen relevant?

Finanzen: Erfassung der Gesamtkosten für Präsentationsaufwände, KPIs festlegen, Verbesserungsmaßnahmen bewerten
IT: Bewertung der eingesetzten Technologie und deren Einbettung in die gesamte Systemlandschaft, Digitalisierungsbestrebungen, Architektur und Organisation von Datenpools für Präsentationen oder Bilder, Prozessautomatisierung, Verbesserung der User Experience am Arbeitsplatz
HR: Konzeption und Durchführung von Schulungen – von Software über Argumentation und Foliengestaltung bis hin zu Kommunikation, Präsentationstechniken und Markenauftritt
Vertrieb: Art der Präsentation, Anlass, Ressourcenbeschränkungen, Verwaltung wiederkehrender Komponenten und Elemente, Vereinfachung der Prozesse für die Erstellung und Durchführung von Präsentationen
Marketing: Corporate Identity, Corporate Design, Corporate Wording, Vermittlung von Markenbotschaften und Markenpersönlichkeit, einheitliches und aktuelles Erscheinungsbild, Fakten und Zahlen

Es müssen schon sehr viele Menschen miteinander reden und zusammenarbeiten, damit dies alles aus einem Guss funktioniert. Der langfristige Nutzen eines kollaborativen Ansatzes liegt auf der Hand. Aber wie geht man hier am besten vor?

Wie man ein größeres Ganzes schafft

Ernennen Sie jemanden mit einer strategischen Perspektive für Ihre Organisation, der gut vernetzt ist und sich durchsetzen kann. Ein Posten wie der des Marketingleiters wäre eine gute Wahl. Sie oder er kann den Anstoß für ein Präsentationsprojekt geben, das die Grundlage für langfristige Veränderungen und Erfolge bildet. Zu Beginn des Projekts ist diese Person stark eingebunden. Die Vorgehensweise wird festgelegt und kommuniziert. Sobald das Projekt aufgesetzt ist, reduziert sich das Engagement deutlich.

Benennen Sie den Projektleiter und die Teilnehmer – sowohl aus den zentralen Abteilungen als auch aus Anwendergruppen.

Führen Sie einen Kick-off-Workshop durch: Legen Sie Bedingungen und Parameter für Organisation, Technik, Digitalisierung, Marke, Umsetzung und Gesamtkostenreduktion fest. Berücksichtigen Sie dabei quantitative und qualitative Aspekte. Legen Sie anschließend Projektziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und einen Zeitplan fest.
Lassen Sie das Projektteam Ergebnisse, Analysen, Maßnahmen und Ziele in Meilensteinen vorstellen, von der Datenorganisation über die Kosten bis hin zu eventuell durchgeführten Befragungen. Seien Sie gespannt auf die ersten Ergebnisse nach 12 Monaten.

Wir können Ihnen bei solchen Projekten helfen. Wir eröffnen Unternehmen immer wieder überraschende neue Perspektiven und überraschende Ergebnisse. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Es gibt kein Patentrezept, aber eine grundsätzliche Herangehensweise, die überall gleich ist und die individuellen Erfolg verspricht. Am Ende sehen wir zumeist lächelnde Gesichter.

Und dann?

Danach läuft es mit einem Verantwortlichen, der den Überblick behält. Und schon nach einem Jahr können Sie weitere Ziele und Maßnahmen festlegen. Denn wenn alle Informationen gebündelt sind und man sieht, wo es hakt, lässt sich gezielt gegensteuern und weiterentwickeln. Ohne großen Aufwand, aber mit viel Effekt.