Vertrieb und PowerPoint

Präsentations-Management als Basis für Effizienz und Erfolg

Lesezeit 6 Minuten

Salesmitarbeiter mit Tablet

Kunde, Verkaufsziele, Marke, Ressourcen

Der Kunde ist wichtig. Seine Welt, sein Denken, seine Ziele und Erwartungen.

Verkaufsziele sind wichtig. Überzeugungen, Differenzierungen, Abschlüsse, Umsätze und Margen.

Die Marke ist wichtig. Performance, Look & Feel, Auftritt und Vorgaben des Marketings.

Ressourcen sind wichtig. Wer kennt nicht den Ausruf: „Ihr seid viel zu wenig draußen“.

Und dann gibt es da PowerPoint. In vielen Fällen das Mittel der Wahl, wenn der Vertrieb in einem Kundenmeeting Kunden gewinnen oder überzeugen will, über Projekte informiert oder ein neues Produkt vorstellt. Eine Studie aus 2017 bestätigte, dass zwei von drei dieser Meetings mit einer PowerPoint-Präsentation begleitet werden. Verständlich, denn die visuelle Unterstützung verstärkt die eigene Botschaft, nimmt Zuhörer mit und hilft dem Vortragenden mit Struktur und Aufbau.

Hier kommt der Spagat zwischen Ziel und Ressource. Denn jede Präsentation wird entweder neu erstellt oder dem Termin, der Zielgruppe, dem speziellen Thema angepasst. Die meisten Unternehmen stellen eine vorbereitete Unternehmenspräsentation, Templates oder einzelne Themenfolien zur Verfügung. Um den Rest kümmern sich der Bereich, die Abteilung oder die Verkäufer selbst. Mit mehr oder weniger Aufwand, Frustration oder Aktualität von Inhalten.
Mit einem durchdachten Präsentations-Management eröffnen sich Denkansätze für den Vertrieb, die mit neuen Lösungswegen ziemlich viel Aufwand sparen. Damit die Zeit „draußen“ eine deutliche Aufwertung erfährt.

Vertriebsziele Illustration

3 Kernfragen für die Effizienz von Vertriebspräsentationen

Jedes Unternehmen, jeder Vertriebsbereich braucht nur an drei Stellschrauben zu drehen, um aus einem lästigen aber notwendigen Instrument ein geliebtes und erfolgreiches zu machen.

1. Organisation
2. Inhaltliche Planung
3. IT und Werkzeuge 


Diese Stellschrauben sind zudem recht einfach zu drehen. Ein wenig Analyse, Nachdenken und Planen im Vorfeld und das Präsentationsleben im Vertrieb gewinnt eine nie geahnte Leichtigkeit. Mit vielen Seiteneffekten, die weit über das Quantitative hinausgehen.
Lassen Sie uns hinsehen und daraus einen praktischen Handlungsfaden entwickeln.

1.

Die Stellschraube Organisation

Organisation Icon

Beauftragen Sie jemanden, der zentral für das gesamte Thema PowerPoint im Vertrieb zuständig ist. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sowohl mit allen Feedbacks aus dem Feld wie auch im Kontakt mit dem Marketing, dem Brand Management, der IT oder beteiligten Dritten und externen Dienstleistern. So hat eine zentrale Stelle den Überblick über alles, was gut läuft, was weniger gut läuft, kann Bedürfnisse und Wünsche kanalisieren und über die interne Vernetzung mit beteiligten Abteilungen schnell und gezielt Lösungen anstoßen. Auch interne oder externe Dienstleister lassen sich so mit einer optimalen Qualität und Kostenübersicht besser steuern. Das führt zu Entlastung und Vereinfachung, weg von Patchwork, Einzelkämpfertum oder Insellösungen.

Keine Sorge, wenn das Thema einmal richtig etabliert ist, reißt der Aufwand kein Loch ins Zeitkonto. In der Regel bieten sich hier die Bereichsassistenzen oder Chefsekretariate an. Auf jeden Fall sollte es aber jemand sein, der PowerPoint kennt, im Unternehmen gut vernetzt ist und einen engen Kontakt zur Führung hat. Wohlgemerkt: Dies ist niemand, der Ihnen Präsentationen erstellt. Dies ist jemand, der das Terrain für Sie so bereitet, dass Ihr Präsentationsleben einfach wird.

2.

Die Stellschraube inhaltliche Planung

Baukasten Icon

Schritt 1

Analysieren Sie Ihren Hauptbedarf an Präsentationen. Listen Sie auf, was immer wieder vorkommt und was Zeitfresser sind. Beispielsweise:

  • Eine Unternehmenspräsentation für einen ersten Akquisetermin
  • Eine spezialisierte Vorstellung Ihres Bereiches
  • Vorstellung von Produkten oder Dienstleistungen
  • Branchenspezifische Lösungen
  • Referenzen und Fallbeispiele
  • Wiederkehrende Grundstrukturen, z.B. für Projektstatus oder Reportings
  • Jahresgespräche
  • Promotions und Aktionen
  • Oder…?

Schritt 2

Klären Sie Schnittstellen zum Bereich Marketing und besprechen Sie Ihre Anforderungen: Ihr zentraler Präsentationsverantwortlicher kann sich jetzt mit Ihrem Marketing-Ansprechpartner zusammensetzen. – Je nach Organisation in Ihrem Unternehmen können das natürlich unterschiedliche Bezeichnungen oder Bereiche sein, wichtig ist: Vermeiden Sie Mehrstufen- Gespräche mit Stille-Post-Effekt und Nachfrage-/Erlaubnishindernissen! Gehen Sie direkt an die Stelle, die übergeordnet verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. Besprechen Sie dort Ihre Herausforderungen und Ihren Anspruch an einen optimalen Input, erläutern Sie die Implikationen und Konsequenzen im Hinblick auf Nutzen, Vorteile, Kosten und Zeit. Keine Sorge, dies liegt auch im Interesse des Marketings, denn schließlich wünschen sich Ihre Kolleginnen und Kollegen, dass Sie ein begeisternder Botschafter der Marke sind, sich an zentrale Vorgaben halten und vor allem auch die jeweils aktuellen Versionen und Inhalte mit nach draußen nehmen. Sie tragen also Eulen nach Athen.

Organisation von Präsentationen

Schritt 3

In Abhängigkeit von der Rolle Ihres Unternehmens-Marketings (je nach Organisation Ihr zentrales Marketing, Ihr Bereichsmarketing oder ein externer Dienstleister) definieren Sie Ihre Grundanforderungen, mit denen Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann. Auf drei Ebenen:

Definieren Sie, womit Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann.

Basisebene

In den meisten Unternehmen liefert das zentrale Marketing zumindest einen Master (auch Template genannt). Wesentlich ist die Intelligenz, mit der der Master für PowerPoint programmiert ist, damit er Ihnen wirklich von Nutzen sein kann. Darum definieren Sie die für Sie wichtigsten Kriterien als Basisanforderung und besprechen mit Ihrem Marketing, ob entsprechende Lösungen verfügbar sind oder hergestellt werden müssten. Ein herausragend programmierter Master, der auf die besonderen Belange von PowerPoint ausgerichtet ist, sollte u.a. detaillierte Vorgaben für die Farblogik sowie die Typografie der einzelnen Textebenen enthalten, das Arbeiten mit sinnvollen Layouts im Satzspiegel erleichtern, kompatibel mit weiteren Mastern in Unternehmen sein und für die verschiedenen Einsatzzwecke bis hin zu Druck und Handouts optimiert sein.

Folienebene

Vorgefertigte einzelne Folien, versehen mit wiederkehrenden Inhalten, die Sie für die Zusammenstellung von Präsentationen nutzen können, dienen Ihrer Schnelligkeit. Hier sollten Sie zum einen feststellen, ob Sie so etwas haben, und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist (das variiert zwischen zentralem Marketing, Bereichsmarketing, anderen Abteilungen bis hin zu fehlender Verantwortlichkeit). Nach Klärung der Zuständigkeiten und Klärung Ihrer Anforderungen beantragen Sie die Folien entweder bei Ihrem zentralen Marketing, Ihrem Bereichsmarketing oder beauftragen einen externen Dienstleister. Wir arbeiten mit Unternehmen, die tausende Folien vorgefertigt zur Verfügung stellen, z.B. für Produkte, spezielle Themen, Referenzen oder Fallstudien.

Präsentationsebene

Komplett vorgefertigte Präsentationen, die nur noch marginal für den Termin angepasst werden müssen (Kundenlogo etc.), wie z.B.

  • Vorgefertigte Unternehmenspräsentation für Erstkontakte
  • Vorgefertigte Produktpräsentation pro Produkt / Dienstleistung
  • Vorgefertigte Branchenpräsentationen
  • Vorgefertigte Themenpräsentationen
  • Varianten für unterschiedliche Zielgruppen

Die Präsentations- und die Folienebene zusammen werden zu einem Vertriebsbaukasten, aus dem Sie Ihr jeweils benötigtes Material ganz einfach per Mausklick zusammenstellen, herausziehen oder einfach fertig benutzen können.

Präsentationsebene Illustration

3.

Die Stellschraube IT und Werkzeuge

Stellen Sie mittels eines unterstützenden Software-Werkzeugs sicher, dass Folien ein einziges Mal, von einer Person, an einer Stelle aktualisiert oder geändert werden. Und dann, egal wo und wie oft abgelegt oder genutzt, diese Änderung automatisch sämtlichen Ablegern der Folien mitgegeben wird. 

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden dabei die klassische Holschuld (zentrale oder dezentrale Laufwerke mit zentralen oder dezentralen Ordnern, E-Mail Versand, Intranet, Wiki-Software etc.), die immer wieder zu Versions-Chaos führt. Anwender erhalten diese Information automatisch, wenn sie die Folie benutzen, und können die Aktualisierung mit einem Klick integrieren. 

Das gilt z.B. für die Veränderung von Daten, Inhalten und Zahlen wie z.B. Gesamtmitarbeiter, Umsatz, Entwicklungen, Historien etc., aber auch für Veränderungen in der Gestaltung. 

Voraussetzung ist die Einrichtung EINES Daten-Pools, wo sämtliche Inhalte einmal hinterlegt und gepflegt werden, begleitet von einem Prozess und Zugriffs- sowie Änderungsrechten. Mit einer Anbindung an bestehende Bilddatenbanken oder Ihr MAM-/DAM-System kann diese Arbeitsweise auf alle genutzten Elemente übertragen werden.

Es wird ein Meeting geben müssen, um die Umgebung und die Software-Unterstützung mit Ihrer IT zu klären. Bereiten Sie ein Anforderungspapier vor, sodass die IT schnell orientiert ist. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Werkzeuge Ihnen dienlich sein können bzw. welches Präsentations-Management Sie sich wünschen, sodass das Meeting zu einem guten Ergebnis führt. Ihre IT muss Ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Ziele und Vorteile schnell verstehen, und Sie sollten den Weg für die IT dienstleistungsorientiert einfach machen. Ab diesem Zeitpunkt wird es zu einem kleinen Projekt, an dessen Ende sowohl das Marketing als auch Ihr Vertriebsbereich in eine digitalisierte Zukunft gehen, die sämtliche Beteiligte PowerPoint und alle Arten von Präsentationsfällen mit deutlich mehr Leichtigkeit bewältigen lässt.

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden die klassische Holschuld.

Präsentations-Management Illustration

Das Fazit

Mit einem recht geringen Anfangsaufwand, einer Analyse, mit einem Stellrädchen in der Organisation und einem kleinen Projekt mit Marketing und IT können Sie sich ab sofort auf den Weg in eine digitalisierte Präsentationszukunft machen. Unter dem Schlagwort „Vertriebsbaukasten“ versetzen Sie den Bereich Vertrieb in die Lage, mit einer wesentlichen Automatisierung PowerPoint-Präsentationen viel schneller und einfacher zu machen. Aber auch schlagkräftiger und schöner. Und vor allem: immer aktuell und korrekt. Alles in allem rechnen Sie für ein konzentriertes Projekt mit ca. 3 Monaten Laufzeit, um danach Ihren Vertrieb state-of-the-art fit und für die Zukunft ausgerüstet zu haben. Was ist das schon, wenn sie ab dann für alle Zukunft mehr draußen sind. Damit Sie verkaufen, statt zu administrieren.

Vertriebsbaukasten

Vertrieblicher Präsentationserfolg benötigt eine gute Organisation, kompetente Anwendung sowie einen perfekten Auftritt.
Vertriebsbaukästen in PowerPoint gehören zum Thema Organisation. Sie sind ein Schwerpunkt im Rahmen des Präsentations-Managements der PowerPoint-Erweiterungssoftware „QuickSlide“. Mit intelligenter Einbindung in bestehende IT-Umgebungen kann das Präsentationsgeschehen vom regionalen Verkaufsbüro bis in weltweite Konzernstrukturen gesteuert und automatisiert werden. Ein wesentlicher Teilaspekt, um Aufwand und Nutzen zu steuern und so eine Konzentration auf vertriebliche Kernkompetenzen zu ermöglichen.

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