Das Microsoft Office Glossar
Know-how von Add-in bis Zusatzfarben
A
Unter einem Add-in versteht man eine Software-Erweiterung, die die bestehende Software um Zusatzfunktionen erweitert. In der Basissoftware müssen vom Hersteller Schnittstellen für solche Erweiterungen zur Verfügung gestellt werden.
QuickSlide für PowerPoint ist ein PowerPoint-Add-in, das diverse Zusatzfunktionen anbietet und an die Bedarfe großer Unternehmen angepasst ist.
Die Begriffe Add-on und Add-in werden häufig synonym genutzt. Im engen Sinne, ist ein Add-on eine Zusatzsoftware, die auf ein Hauptprogramm aufsetzt, aber nicht eng mit diesem verknüpft ist. In der Microsoft Office-Welt ist die Bezeichnung Add-in geläufig. Wir bezeichnen QuickSlide als Add-in für PowerPoint. (s. auch Add-in und Plug-in)
Agenda-Assistenten erleichtern das Erstellen und Bearbeiten von Agenden in PowerPoint. Teilweise ist das Corporate Design eines Unternehmens im Agenda Assistenten hinterlegt, so dass alle Agenden markenkonform erstellt werden.
Unter Asset Management in PowerPoint versteht man die professionelle Verwaltung, Pflege und Verteilung von Elementen, die für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel Folien, Präsentationen, Bilder, Icons, Diagramme, grafische Elemente. Softwaretools wie QuickSlide für PowerPoint bieten umfassende Funktionen für das Asset Management in Unternehmen. (s. auch Content Management)
Microsoft Azure ist eine Cloud-Computing-Plattform, die eine breite Palette von Cloud-Diensten bietet, darunter Rechen-, Analyse-, Speicher- und Netzwerkdienste. Azure bietet vier verschiedene Formen des Cloud Computing: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) und serverlose Funktionen. Microsoft berechnet Azure auf einer Pay-as-you-go-Basis (PAYG), was bedeutet, dass Abonnenten jeden Monat eine Rechnung erhalten, die nur die spezifischen Ressourcen und Dienste berechnet, die sie genutzt haben. Für QuickSlide ist Azure eine ideale Lösung für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten.
Die cloudbasierte Asset Library von QuickSlide ist die Weiterentwicklung des Folien-Pools. Über die Asset Library werden alle Inhalte, die Mitarbeiter in Unternehmen für die Erstellung von Präsentationen benötigen, zentral abgelegt, verwaltet, gepflegt und unternehmensweit verteilt. Assets sind Folien, Präsentationen, Bilder, Icons, vorgefertigte Textfelder und Diagramme. (s. QuickSlide)
B
Die Einrichtung von Benutzergruppen ist ein bewährtes System, um innerhalb von Software-Anwendungen Zugriffs- und Zugangsrechte strukturiert abbilden und verwalten zu können. QuickSlide für PowerPoint beispielsweise nutzt Benutzergruppen, um Content wie Folien und Präsentationen im Unternehmen gezielt an berechtigte Mitarbeitergruppen bereitzustellen.
Unter Brand Management verstehen wir die automatisierte unternehmensweite Anwendung eines Corporate Designs in PowerPoint. Ziel ist es, dass alle Mitarbeiter, automatisch markenkonforme Präsentationen erstellen. Ein Softwaretool wie QuickSlide nutzt dazu unter anderem voreingestellte gestalterische Vorgaben, eine breite Auswahl an markenkonformen Vorlagen und einen Corporate Design Check, der Abweichungen erkennt und automatisch korrigiert. Die Kontrolle aller Präsentationen auf Einhaltung des Corporate Designs entfällt und die Qualität von Präsentationen steigt.
Ein Brand Relaunch in PowerPoint stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Bei der Entwicklung eines neuen Corporate Designs steht PowerPoint meist nicht im Fokus. Es braucht eine Adaption der gestalterischen Vorgaben für Präsentationen. Da Präsentationen anders als Marketingmaterialien dezentral erstellt werden, steht außerdem die Frage im Raum, wie es gelingt, alle Mitarbeiter, die PowerPoint nutzen, für den neuen Markenauftritt zu sensibilisieren oder besser: Ihnen ein automatisches Arbeiten im neuen Design zu ermöglichen. (s. auch Das Corporate Design in Microsoft Office umsetzen.
C
Content Management in PowerPoint bezeichnet die professionelle Verwaltung, Verteilung und Pflege von wiederkehrenden Inhalten auf Folien und in Präsentationen. Professionelles Content Management erleichtert Anwendern die Erstellung von Präsentationen, vermeidet Doppelarbeit und sorgt dafür, dass alle Inhalte immer auf dem aktuellen Stand sind. (s. auch Asset Management in PowerPoint)
Ein Corporate Design Check ist eine Funktion innerhalb von Softwaretools wie QuickSlide, mit der Folien und Präsentationen auf Abweichungen vom Corporate Design geprüft und automatisch korrigiert werden. Damit das reibungslos funktioniert, wird das Corporate Design eines Unternehmens im Corporate Design Check hinterlegt.
Einige Softwaretools wie QuickSlide bieten einen Corporate Wording Check. Dabei werden individuelle Begriffe und Formulierungen in PowerPoint auf Richtigkeit geprüft und korrigiert. Anders als bei einer allgemeinen Rechtschreibprüfung werden hier markenspezifische Schreibweisen, Markennamen oder Produktbezeichnungen gecheckt und vereinheitlicht.
D
Datengetriebene Präsentationen dienen dazu, wichtige Kennzahlen übersichtlich und visuell schnell erfassbar darzustellen – in Form von Dashboards und regelmäßigen Reports. Die Automatisierung solcher Präsentationen kann über ein Softwaretool wie QuickSlide erfolgen. Dabei wird Excel als Datenquelle direkt mit PowerPoint verknüpft und Aktualisierungen im Datenbestand fließen automatisch in die Präsentation ein. (s. auch Präsentationsautomatisierung)
Digitale Asset Management Systeme sowie Bild- und Mediendatenbanken lassen sich mit Hilfe von Add-ins wie QuickSlide direkt mit PowerPoint verknüpfen. Der Vorteil: Anwender haben in PowerPoint direkten Zugriff auf alles, was sie für die Präsentationserstellung benötigen.
Unternehmen nutzen Dashboards zum Beispiel im Controlling, um die wichtigsten Kennzahlen, die für unternehmerische Entscheidungen maßgeblich sind, übersichtlich visuell darzustellen. Entwicklungen, Veränderungen und Vergleiche lassen sich so klar abbilden und schnell erfassen. (s. auch Datengetriebene Präsentationen)
Mit einem Data Connector verknüpfen Add-ins wie QuickSlide PowerPoint mit Excel. Das sorgt dafür, dass Daten nicht mehr mühsam in PowerPoint eingepflegt und händisch aktualisiert werden müssen. Excel dient als Datenquelle und synchronisiert sich mit in PowerPoint vordefinierten Formaten wie Tabellen, Diagrammen, Dashboards etc. Datenintensive Präsentationen können dadurch automatisiert erstellt werden. (s. Datengetriebene Präsentationen)
E
Unter einer Erweiterungssoftware versteht man eine Software-Komponente oder eine eigene Software, die darauf ausgelegt ist, eine Haupt-Anwendung, um hilfreiche Funktionen zu ergänzen. Eine Erweiterungssoftware bietet in der Regel Vorteile für spezifische Anwendungsbereiche, die über die Haupt-Anwendung nur teilweise oder gar nicht abgedeckt werden. Erweiterungssoftware kann als Add-in/Add-on oder Plug-in funktionieren. (s. auch Add-in, Add-on, Plug-in)
F
Eine Folienbibliothek vereinfacht die Erstellung von Präsentationen und die Pflege von Inhalten in Unternehmen. An einem zentralen Ort werden Folien und Präsentationen abgelegt und aktualisiert. Mitarbeiter können so bestehende Folien und Vorlagen für Ihre Präsentationen nutzen. Doppelarbeit wird weitgehend vermieden und es ist sichergestellt, dass alle mit aktuellen Ständen arbeiten. (s. auch Asset Management in PowerPoint)
Eine Foliendatenbank ist eine zentrale Ablagestelle in Unternehmen für Folien und Präsentationen, auf die alle Zugriff haben, die in PowerPoint arbeiten. Idealerweise ist die Foliendatenbank kein reiner Ablageort, sondern ein komfortables Arbeitstool, über das automatische Updates, Rechteverwaltung und Suchfunktionen abgedeckt werden können. (s. auch Folienbibliothek, Asset Library)
Die Qualität von Präsentationen misst sich nicht nur an ihren Inhalten, sondern auch an einem einheitlichen Layout. Präsentationen, in denen jede Folie anders aussieht, lenken vom Inhalt ab. Im professionellen Kontext sollte das PowerPoint Foliendesign sich am Markenauftritt des Unternehmens orientieren und die wichtigsten Attribute transportieren. Das sind neben Schriften und Farben auch Vorgaben wie Textlängen, Bild/Textanteil etc. (s. Spezialisten für PowerPoint: Master, Templates und Folienpools)
Unter einem Folienmanager versteht man ein Tool, über das die Verwaltung, Verteilung und die Pflege von Folien und Präsentationen in Unternehmen professionell gesteuert wird. Die meisten Add-ins wie QuickSlide bietet neben weiteren Funktionen auch einen integrierten Folienmanager.
Ein Folien-Pool ist ein zentraler Ablageort, über den Folien, Präsentationen und häufig auch andere Assets wie Icons, Logos und gestalterische Elemente unternehmensweit zur Verfügung gestellt und gepflegt werden. Add-ins wie QuickSlide verfügen über einen integrierten Folien-Pool. (s. auch Asset Management in PowerPoint)
QuickSlide verfügt über eine cloudbasierte Asset Library, in der nicht nur Folien, sondern alle Inhalte die Mitarbeiter in Unternehmen benötigen, um Präsentationen zu erstellen, zentral verwaltet werden. (s. Asset Managment in PowerPoint, Asset Library)
Unter Folienverwaltung versteht man die Organisation, Bereitstellung, Pflege und Aktualisierung von Folien und Präsentationen in Unternehmen mit dem Ziel, PowerPoint effizient einzusetzen und unternehmensweite Präsentationstandards zu setzen. (s. auch Folien-Pool, Asset Library)
Das Seitenformat 16:9 für Präsentationen hat sich etabliert. Es wirkt moderner und gefühlt weitsichtiger als das 4:3 Format. Wenn Präsentationen jedoch als Handout ausgedruckt werden sollen, ist das 4:3 Format bzw. sogar A4 die ideale Basis. Leider ist ein schneller Wechsel zwischen den Formaten in PowerPoint nicht möglich, denn dabei verschiebt sich das Layout und jede Folie muss einzeln angepasst werden. Es gibt Konvertierungstools, die einen automatischen Formatwechsel ermöglichen.
G
Unter einem ganzheitlichen Ansatz verstehen wir die Begleitung von Kunden in allen Phasen der Implementierung und des Betriebs einer Software-Lösung. Anbieter, die diesem Ansatz folgen, erbringen Leistungen wie Software, Design, Beratung, Customizing, Schulungen und Systemweiterentwicklung aus einer Hand und vermeiden so Prozessbrüche und Reibungsverluste. (s. Partner für Unternehmen rund um Microsoft Office.)
M
Unter Managementpräsentationen versteht man Präsentationen, die vor Entscheidergruppen in Unternehmen gehalten werden, um schnell fundierte unternehmerische Entscheidungen herbeiführen zu können. Es gibt formal geregelte Managementpräsentationen, die sehr gut über Storyboards definiert werden können, und es gibt anlassspezifische Managementpräsentationen, die individuell erstellt werden müssen. Lesen Sie hier über gute Vorstandsvorlagen.
PowerPoint ist ein wichtiges Instrument für die Business-Kommunikation und damit für die interne und externe Markenwirkung. Ein einheitlicher Markenauftritt in PowerPoint ist aber nicht einfach umzusetzen. Technische Besonderheiten, unterschiedliche Programmkenntnisse der Nutzer und fehlendes gestalterisches Gespür sorgen dafür, dass PowerPoint in vielen Unternehmen ein Eigenleben führt – jenseits grafischer Vorgaben. Add-ins wie QuickSlide setzen genau hier an und sorgen dafür, dass jeder problemlos markenkonforme Präsentationen erstellen kann.
s. Folienmaster
Über einen Media Connector lassen sich DAM-Systeme sowie Bild- und Mediadatenbanken direkt mit PowerPoint verknüpfen, so dass Anwender direkten Zugriff auf alles haben, was sie für die Erstellung von Präsentationen benötigen.
Musterpräsentationen sind beispielhafte Präsentationen, die als formale, gestalterische und inhaltliche Vorlagen für die Erstellung von neuen Präsentationen genutzt werden können. (s. auch Storyboards)
P
Ein Plug-in bezeichnet eine Software, die in bestehende Anwendungen integriert wird. Ein Vorteil von Plug-ins ist, dass sie ganz gezielt verwendet werden können und die Software-Komponente in der Hauptanwendung nur geladen wird, wenn sie gebraucht wird. Die Begriffe Add-in, Add-on und Plug-in werden häufig synonym genutzt. (s. auch Add-in und Add-on)
In einer PowerPoint-Bilddatenbank finden Nutzer Bildmaterial, das bereits lizensiert ist und das für die Erstellung von Präsentationen genutzt werden kann. Unternehmen speichern in der Bilddatenbank eigenes Bildmaterial wie Produktabbildungen, aber auch Bilder, die eigens für PowerPoint und weitere Einsätze (Anzeigen, Broschüren etc.) eingekauft wurden. (s. DAM-Anbindung)
Das Corporate Design definiert das einheitliche Erscheinungsbild eines Unternehmens. Die gestalterischen Vorgaben gelten auch für Präsentationen und für PowerPoint als wichtiges Instrument der Business-Kommunikation. Aufgrund technischer Besonderheiten lassen sich nicht alle Vorgaben 1:1 auf PowerPoint übertragen. Umso wichtiger ist es, das Corporate Design für PowerPoint so zu adaptieren, dass unter Berücksichtigung der technischen und funktionalen Anforderungen eine maximale Markenwirkung erzielt wird. (s. auch PowerPoint-Styleguide)
Die Corporate Identity spiegelt das Selbstverständnis eines Unternehmens wider. Neben dem Corporate Design sind auch Unternehmenskultur, -sprache, -verhalten und -philosophie Teil der Corporate Identity. Die Markenwirkung in PowerPoint wird visuell geprägt, sowie über die Tonalität, die Bildsprache, die Aufbereitung von Informationen etc.
In einer PowerPoint-Library werden alle Elemente, die für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigt werden, zentral bereitgestellt, verwaltet und aktualisiert. So ist sichergestellt, dass alle Nutzer finden, was sie suchen und immer mit aktuellen Ständen arbeiten. (s. auch Asset Management in PowerPoint, Folien-Pool, Folienverwaltung, Asset Library)
Der PowerPoint-Master ist eine .potx-Datei, die in der Funktion „Folienmaster“ von PowerPoint hinterlegt ist. Öffnet man sie, entsteht eine neue Präsentation. Der Master beinhaltet Gestaltungsvorgaben wie Schriften und Farben. Master-Layouts geben den grundlegenden Gestaltungsrahmen vor, die für unterschiedliche Anlässe genutzt werden können. So ist z.B. definiert, an welcher Position Bilder platziert werden und wo Überschriften und Texte stehen.
In einem PowerPoint-Styleguide fassen wir die gestalterischen Vorgaben für die Erstellung von Präsentationen zusammen, zeigen Umsetzungsbeispiele und praktische Dos & Dont’s. Der PowerPoint-Styleguide wird in der Regel auf Basis des Corporate-Design-Manuals entwickelt und kann als dessen Ergänzung speziell für die Anwendung in PowerPoint gesehen werden.
PowerPoint-Templates, auch Folienvorlagen oder PowerPoint-Vorlagen genannt, sind alle Arten von Musterfolien, die Anwendern die Erstellung von Präsentationen erleichtern. Häufig wird der Begriff auch als Bezeichnung für den PowerPoint-Master genutzt. (s. auch PowerPoint-Master)
s. auch Ergänzungssoftware, Add-in, Add-on, Plug-in
Wiederkehrende Präsentationen, Dashboards oder regelmäßige Reports können mit QuickSlide automatisiert werden. Die Datenquelle ist Excel, die Verknüpfung funktioniert über einen Data Connector. So lassen sich Präsentationen auf Knopfdruck erstellen und aktualisieren.
Unter einem Präsentationsbaukasten verstehen wir den modularen Aufbau von Präsentationen mit Hilfe von Templates, Vorlagen oder fertigen Folien. Insbesondere Abteilungen mit hohem Aufkommen teilstandardisierter Präsentationen wie Vertrieb/Sales profitieren von einem Präsentationsbaukasten. Präsentationen lassen sich Klick für Klick und Folie für Folie erstellen.
Immer mehr Unternehmen erkennen das Effizienzpotenzial rund um PowerPoint und etablieren ein professionelles Präsentationsmanagement, auch Asset Management genannt. Dabei geht es darum, Folien, Präsentationen und alle Elemente, die für die Erstellung von Präsentationen gebraucht werden, zentral zur Verfügung zu stellen, zu verwalten und zu pflegen. (s. auch Asset Management, Asset Library)
Als Plug-in bezeichnet man eine Software-Erweiterung, die in bestehende Anwendungen integriert wird, aber auch ohne diese funktioniert. Ein Plug-in nutzt eigene Bibliotheken, die nicht Teil der Basissoftware sind. Die Software greift auf diese Erweiterungen zu, um neue Funktionen zu ermöglichen. Trotz technischer Unterschiede werden die Begriffe Add-in, Add-on und Plug-in häufig synonym genutzt. Für QuickSlide nutzen wir die Bezeichnung PowerPoint-Add-in.
Q
QuickDoc ist das Word-Add-in von Strategy Compass für die einfache Dokumentenerstellung in Unternehmen. Mitarbeiter nutzen intelligente Vorlagen und befüllen sie dynamisch. Textbausteine, Adressen, Geschäftsdaten etc. werden zentral verwaltet und sind immer auf den aktuellen Stand. Alle Dokumente entsprechen dem Corporate Design. (s. QuickDoc)
QuickSlide ist das PowerPoint-Add-in von Strategy Compass, das den Einsatz von PowerPoint in Unternehmen auf ein neues Level bringt. Präsentationen, Folien und Vorlagen werden professionell organisiert, das Corporate Design des Unternehmens ist fest in QuickSlide integriert und die Präsentationserstellung und -bearbeitung funktioniert einfacher und komfortabler. Unternehmen sparen beim Einsatz von PowerPoint Zeit und Kosten. (s. auch QuickSlide)
R
s. Brand Relaunch (in PowerPoint)
Über ein Rechtemanagement können Präsentationen und Folien für bestimmte Benutzergruppen (Einzelnutzer, Abteilungen, Teams) zugänglich gemacht werden. So können vertrauliche Inhalte geschützt werden. Der Nutzer hat nur Zugriff auf die Inhalte, die für ihn relevant sind.
Unter dem Roll-out versteht man die unternehmensweite Implementierung einer Software, die mit Abschluss des Roll-outs allen vorgesehenen Nutzern zur Verfügung steht. Der Roll-out-Phase kann eine Test- oder Pilotphase vorausgehen, bei der eine begrenzte Nutzergruppe die Anwendung ausprobiert. Der Roll-out wird in der Regel von Schulungen begleitet.
(s. auch Strategy Compass)
S
Unter einem Sales Deck versteht man eine Vertriebspräsentation, die vorwiegend vom Sales-Team eingesetzt wird, um potentielle Kunden von den Produkten, Leistungen und Services des Unternehmens zu überzeugen und zu einem schnellen Verkaufsabschluss zu kommen. Sales Decks folgen idealerweise einer Vertriebsstory, die die Relevanz und den Mehrwert der eigenen Produkte für den Kunden nachvollziehbar macht und nicht nur Leistungsmerkmale auflistet. (s. auch Storyboards)
SharePoint ist eine Web-Anwendung von Microsoft, die die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. SharePoint kann beispielsweise als kollaborative Plattform und als zentraler Speicherort genutzt werden. In der Vergangenheit bot SharePoint eine Funktion namens „Folienbibliothek“ an. Aufgrund der limitierten Möglichkeiten wurde dieses Feature allerdings nicht sehr häufig genutzt, und Microsoft hat die Entwicklung mittlerweile eingestellt.
s. auch Folienbibliothek, Asset Library
Unter Storyboards für PowerPoint verstehen wir Vorlagen für Präsentationen, die inhaltlich und strukturell einem „roten Faden“ folgen. Sie dienen Anwendern als Orientierung beim Aufbau von Präsentationen für bestimmte Anlässe oder Zielgruppen. So folgen Entscheiderpräsentationen einem anderen Storyboard als Vertriebspräsentationen oder Produktdemos. (s. auch Sales Deck)
T
Das Template Management ist Teil des Asset Managements, bei dem es um die Bereitstellung und Aktualisierung von Vorlagen geht. (s. auch Asset Management, Asset Library)
U
Die Unternehmenspräsentation gilt als die Visitenkarte eines Unternehmens. Sie wird in der Regel in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung entwickelt und dient dem Beziehungsaufbau mit neuen Kunden, Partnern und weiteren Stakeholdern. Neben Daten und Fakten vermittelt die Unternehmenspräsentation auch die Unternehmenswerte. Die Wiedererkennbarkeit der Markenelemente und die Einhaltung des Corporate Designs sind hier besonders wichtig. Wie wir Sie dabei unterstützen, lesen Sie hier.
V
Unter einem Vertriebsbaukasten verstehen wir eine Folienbibliothek, die Vertriebsmitarbeiter gezielt bei der Vorbereitung ihrer Kundentermine unterstützt. Der Aufbau orientiert sich am Sales Funnel und an Sales-Zielgruppen. Für jeden Step stehen Folien und Präsentationen zur Verfügung, die entweder komplett genutzt oder modular für den jeweiligen Termin zusammengestellt werden. Die Pflege der Unterlagen erfolgt zentral. Sales-Mitarbeiter haben schnell Zugriff auf alle Folien und Vorlagen. Das spart Zeit, die in echte Vertriebszeit investiert werden kann.
Z
PowerPoint bietet die Möglichkeit, insgesamt zehn Designfarben anzulegen – vier für Hintergründe und Schriften und sechs Akzentfarben. Oft bietet das Corporate Design aber mehr Farben oder Farbabstufungen. Im PowerPoint-Master können zusätzliche „benutzerdefinerte“ Farben ergänzt werden.