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Markenkommunikation in internen Präsentationen

Markenkommunikation in internen Präsentationen

Markenkommunikation in internen Präsentationen

Lesezeit 3 Minuten

In einem anderen Blog-Beitrag haben wir über die hohe Kunst gesprochen, wie man mithilfe von Präsentationen Markenerlebnisse schafft. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Rolle von Präsentationen in der internen Kommunikation. Unsere eigenen Untersuchungen haben ergeben, dass mehr Geschäftspräsentationen intern als extern gehalten werden. Denken Sie an Präsentationen vor Entscheidungsträgern, Projekt-Updates, Besprechungen, Verkaufskonferenzen, Abteilungsbesprechungen und ein Dutzend andere Gelegenheiten. Ein kleines Wort verrät Ihnen etwas über die Bedeutung, die diesen Präsentationen beigemessen wird. Dieses Wort ist „nur“. Es ist „nur“ für interne Zwecke, „nur“ für unsere Abteilung, „nur“ als Aktualisierung gedacht. Kommt Ihnen das bekannt vor?

internal presentations

Marken leben von innen nach außen

Sie haben die Persönlichkeit Ihrer Marke definiert. Sie haben Ihre Imageziele festgelegt. Vielleicht haben Sie sogar einen Claim entwickelt, der Ihre Marke in wenigen Worten auf den Punkt bringt. Dann haben Sie die Ihre gesamte Kommunikation aufgestellt, um ihre Marke über verschiedene Kanäle in die Herzen und Köpfe Ihrer Kunden und Geschäftspartner zu bringen.
Aber haben sie wirklich an alles gedacht? Marken und Unternehmen werden durch die Menschen, die sie repräsentieren, zum Leben erweckt. Dies kann an unterschiedlichsten Kontaktpunkten geschehen – am Telefon, in der Lobby, bei Kundenterminen, Veranstaltungen, Messen, sogar an der Warenannahme oder durch Ihr Wartungspersonal – all diese Menschen sind Ihre Markenbotschafter. Sie können diese Rolle aber nur ausfüllen, wenn sie intern dazu in die Lage versetzt werden.

Also legen Sie Wert auf Ihre Innenkommunikation, damit Ihre Marke in die Herzen Ihrer Mitarbeiter einzieht. Interne Präsentationen sind dabei ein wichtiges Instrument.

Steter Tropfen höhlt den Stein

Nutzen Sie Präsentationen, um die wichtigsten Attribute Ihrer Marke greifbar zu machen, mit einem Lächeln, mit Charme und mit ständigen Wiederholungen. Verwenden Sie Ihren Claim überall, damit er in jeder Situation präsent ist. Begeistern Sie Ihre Organisation für sich selbst!

Was bedeutet das?

  • Fragen Sie sich, wie sich Ihre wichtigsten Markenattribute auf interne Aktionen und Verhaltensweisen auswirken. Was bedeuten Eigenschaften wie „kundenorientiert, sympathisch, anders als die anderen“ für interne Präsentationen? Wie lassen Sie Kolleginnen und Kollegen spüren, was Ihre Marke ausmacht?
  • Wenn Sie einen Claim haben, wie zieht er sich durch die Präsentation? In Formulierungen und Geschichten? Wie wird er greifbar? Wie deklinieren Sie ihn durch?
  • Wie erleichtern Sie es Ihren Kolleginnen und Kollegen, Präsentationen zu erstellen, die die Marke erlebbar machen? Welche Services bieten Sie intern an, um die Arbeit mit PowerPoint zu erleichtern? Einige Ideen: Folienvorlagen, Markenerzählungen oder Storylines, einfache Grafiken, Tools für die Erstellung von Präsentationen im Corporate Design.
  • Verfolgen Sie einen Top-down-Ansatz? Haben Sie das Management und die Führungskräfte auf Ihrer Seite? Haben Sie Ihre Erwartungen klar formuliert? Geben Sie detailliertes Feedback zum Erscheinungsbild von Präsentationen, ganz im Sinne Ihrer Marke und Ihres Marketings?

Externe Kommunikation und interne Kommunikation können sich gegenseitig unterstützen und ergänzen, um Ihr gesamtes Markenerlebnis zu verstärken. Wenn Sie konsequent handeln, Ihre Mitarbeiter als Markenbotschafter gewinnen und sie mit bestmöglichem Service unterstützen, tragen interne Präsentationen wesentlich zum Gesamterlebnis Ihrer Marke bei. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, kann eine spezialisierte Präsentationsagentur Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen. Bevor Sie sich für eine Agentur entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass sie diese drei Dinge mitbringt: echtes Markenverständnis, die notwendigen Tools und eine ausgewiesene Umsetzungskompetenz.

Widmen Sie dem Innenleben Ihrer Marke mehr Aufmerksamkeit. Sie werden erstaunt sein, welchen Unterschied es macht, wenn interne und externe Kommunikation auf das gleiche Ziel einzahlen.

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

Lesezeit 2 Minuten

Anwender begeistern und Markenerfolge sichern

Es ist soweit. Ein neues Corporate Design wurde erstellt. Ihre Marke atmet auf und macht den nächsten Schritt in eine erfolgreiche Zukunft. Es wird Zeit für neue Kleider, für die Haute-Couture eines eleganten Auftritts. Das Projekt entwickelt sich positiv, das Management ist glücklich. Bis… ja bis ein Sturm der Entrüstung durch die Belegschaft geht, die plötzlich feststellt, dass sie sämtliche bestehenden Präsentationen anpacken muss, um sie auf den neuen Master zu bringen. Wir können von konkreten Fällen berichten, wo der Protest eskalierte bis in die Vorstandsetage und dazu führte, dass das Projekt gestoppt wurde, der völlig veraltete Master wieder offiziell eingesetzt wurde und jetzt darüber diskutiert wird, ob PowerPoint überhaupt in nächster Zeit angefasst werden soll. Die Auswirkungen auf die in Präsentationen gelebte Marke brauchen wir hier sicher nicht ausdrücklich zu erwähnen. Auch nicht den Imageschaden für die Marketingabteilung und die Auswirkungen auf die Gesamtakzeptanz des neuen Corporate Designs.

Corporate Design

Was also tun?

  • Schon wenn Sie diese kleine Einführung gelesen haben, haben Sie Ihr Bewusstsein für die Auswirkungen operativer Umsetzungen und den Teufel im Detail geschärft.
  • Das Thema PowerPoint und Präsentationen ist so wichtig, dass es von Anfang an auf Ihrer Briefing-Liste stehen sollte, d.h. nicht erst im zweiten oder dritten Schritt.
  • Bringen Sie PowerPoint-Präsentationsexperten mit Ihrer Agentur zusammen, um eine optimale Konzeption und Planung früh in Ihre CD-Überlegungen mit einfließen zu lassen. Dies ist ein Sonderwissen, das Sie realistischerweise von Ihrer Lead-Agentur nicht erwarten können.
  • Suchen Sie sich jemanden, der die Umstellung von Mastern und Präsentationen automatisieren kann.
  • Machen Sie es Ihren PowerPoint-Anwendern leicht. Sie werden den Erfolg an der Akzeptanz und Umsetzung des neuen Corporate Designs ablesen können.
  •  

Wenn Sie Beratung zu diesem Thema oder konkrete Hilfe für die unternehmensweite Umsetzung eines neuen Corporate Designs suchen, sprechen Sie uns an. Wir begleiten Unternehmen erfolgreich in diesem Prozess und zeigen intelligente Möglichkeiten auf, wie ein Corporate-Design-Wechsel auch in Office problemlos gelingt.

Online-Präsentationen

Online Präsentationen halten

Online-Präsentationen halten - Was dabei zu beachten ist

Lesezeit 3 Minuten

Es ist nicht mehr die Ausnahme, sondern zunehmend die Regel, PowerPoint-Präsentationen per Videokonferenz zu halten. Was ist anders, wenn sich die Zuhörer über Teams oder Zoom einwählen, anstatt im selben Raum wie Sie zu sein? Wenn wir Offline- und Online-Präsentationen vergleichen, stellen wir fest, dass einiges anders läuft. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung mit konkreten Tipps, die Ihnen helfen, professionelle und erfolgreiche Online-Präsentationen zu halten.

Remote presentations

Wer nimmt an Ihrer Präsentation teil?

Offline-Präsentationen: Sie wissen in der Regel, wer an der Sitzung/Präsentation teilnehmen wird und welchen Kenntnisstand die Zuhörer haben.

Online-Präsentationen: Die Zugangshürde zu Online-Meetings ist geringer, es kann „Überraschungsgäste“ geben.

Tipp: Erläutern Sie zu Beginn kurz die Ausgangssituation und das Ziel der Präsentation, so dass alle im Boot sind.

Participants of remote presentations

Wie ist die Situation der Teilnehmer?

Offline-Präsentationen: Sie können die Teilnehmer beobachten und feststellen, ob jemand gestresst wirkt.

Online-Präsentationen: Sie kennen die aktuelle Situation der Teilnehmer nicht, und es ist schwierig, die „Stimmung im Raum“ einzuschätzen.

Tipp: Fragen Sie Ihre Zuhörer zu Beginn Ihrer Präsentation, wie ihre aktuelle Arbeitsbelastung aussieht und ob jemand unmittelbar danach Anschlusstermine hat.

Wie nutzen Sie die Minuten vor Ihrer Präsentation?

Offline-Präsentationen: Durch Smalltalk können Sie schon vor der Präsentation eine Beziehung zu den Teilnehmern aufbauen.

Online-Präsentationen: Es gibt keine „Aufwärmphase“. In den Minuten, bevor alle Teilnehmer online sind, findet in der Regel keine Kommunikation statt. Jeder versucht, schnell noch etwas anderes zu erledigen, bevor die Präsentation beginnt.

Tipp: Nutzen Sie die ruhige Zeit vor der Präsentation als Aufwärmphase. Stellen Sie ein paar Fragen. Auch wenn Sie die Teilnehmer nicht gut kennen, können Sie fragen: „Wo sind Sie gerade?“ oder „Wie läuft die Arbeit von zu Hause aus?“

Say Hello in online presentations

Wie aufmerksam ist Ihr Publikum?

Offline-Präsentationen: Es gibt nicht viele Möglichkeiten für Ihr Publikum, sich ablenken zu lassen, und Sie können feststellen, ob die Gedanken abschweifen.

Online-Präsentationen: Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihre Zuhörer abgelenkt werden können, ohne dass es jemand merkt.

Tipp: Beziehen Sie Ihre Zuhörer in die Präsentation mit ein. Führen Sie z. B. eine kurze Umfrage durch, holen Sie ihre Meinung ein, interagieren Sie mit ihnen. Kündigen Sie diese Vorgehensweise bereits vor Beginn der Präsentation an.

Wie erhalten Sie Feedback?

Offline-Präsentationen: Durch die Beobachtung Ihres Publikums können Sie ständig nonverbales Feedback einholen, z. B. Zustimmung, Begeisterung, Verwirrung usw.

Online-Präsentationen: Es ist praktisch unmöglich, nonverbale Reaktionen zu erfassen.

Tipp: Holen Sie während Ihrer Präsentation aktiv Feedback zu wichtigen Punkten ein. Kennzeichnen Sie die Feedbackschleifen, z. B. über eigene Folien.

Feedback

Wie wichtig sind Pausen?

Offline-Präsentationen: Sie können erkennen, wann Ihr Publikum eine Pause braucht, oder Sie können Pausen von vornherein einplanen.

Online-Präsentationen: Bei Online-Meetings ist es immer noch unüblich, offizielle Pausen zu machen, da sich jeder unbemerkt kurz entfernen kann.

Tipps: Planen Sie bei Präsentationen, die länger als eine Stunde dauern, Pausen ein und kündigen Sie dies gleich zu Beginn an. Schon eine kurze Pause erhöht die Aufmerksamkeit der Zuhörer.

Wie viel Moderation braucht das Meeting?

Offline-Präsentationen: Sie und alle anderen im Raum können sehen, wer gerade spricht.

Online-Präsentationen: Sie wissen oft nicht, wer gerade spricht. In vielen Fällen sprechen zwei Personen zur gleichen Zeit.

Tipp: Als Präsentator sind Sie auch der Moderator. Sprechen Sie Ihre Teilnehmer zur Information aller mit Namen an.

Wie funktioniert spontanes Visualisieren?

Offline-Präsentationen: Zur Erklärung eines Zusammenhangs nimmt man einen Stift zur Hand und visualisiert eine Idee auf einem Flipchart oder Whiteboard.

Online-Präsentationen: Es ist nicht so üblich, etwas schnell online zu visualisieren.

Tipp: Üben Sie den Umgang mit einem Bildschirmstift und bereiten Sie einen Baukasten mit visuellen Elementen vor, die Sie spontan verwenden können. Testen Sie die Visualisierungsmöglichkeiten im Vorfeld.

Notes in presentations

Was sind die technischen Voraussetzungen?

Offline-Präsentationen: Sie können die technischen Voraussetzungen selbst testen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.

Online-Präsentationen: Die technischen Voraussetzungen liegen nicht vollständig in Ihrem Einflussbereich. Unerwartete Probleme können auftreten.

Tipp: Planen Sie genügend Zeit für technische Herausforderungen ein. Eine Faustregel: Planen Sie 30 % mehr Zeit für die Präsentation ein als veranschlagt.

Weitere Tipps für erfolgreiche Präsentationen finden Sie in den Strategy Compass Insights.

PowerPoint Landkarten

Kostenlose PowerPoint-Landkarten

PowerPoint Landkarten

Lesezeit 2 Minuten

PowerPoint lebt davon, dass man schnell anschauliche Kombinationen aus Text und Grafik erstellen und später damit klare und überzeugende Botschaften präsentieren kann. Ein besonders spannendes, aber nicht immer einfach zu verwendendes grafisches Mittel sind dabei PowerPoint-Karten, die anschaulich in eine Präsentation integriert werden. Sie ordnen Zahlen und Texte bestimmten Regionen zu und ersetzen damit bspw. unübersichtliche Tabellen. Kostenfreie, editierbare Karten-Templates für PowerPoint können dabei helfen, schnell und effizient ansprechende Kartenansichten für die nächste Präsentation zu erstellen.

Weltkarte Illustration

Gerade im Kontext von Vertriebs- und Managementpräsentationen ist es häufig notwendig, länderspezifische Aspekte darzustellen. So sollen die weltweiten Standorte eines Unternehmens visualisiert oder eben nur die Länder hervorgehoben werden, in denen neue Standorte eröffnet wurden. Auch Umsatzzahlen müssen oft nach Ländern oder Regionen dargestellt werden. Das lässt sich alles bequem auch über eine Tabelle erstellen, was aus Sicht des Präsentationerstellers sicherlich das Praktischste ist. Er muss nur seine Excel-Daten nach PowerPoint kopieren. Wie Sie Ihre Daten mit unserer Softwarelösung QuickSlide problemlos und automatisiert in PowerPoint importieren können, erfahren sie hier.

Wirklich hübsch ist eine solche Tabelle jedoch nicht unbedingt, und auch das Publikum wird sie kaum überzeugen. Auf einer in PowerPoint integrierten Landkarte lassen sich Regionen wie EMEA oder Nordamerika und dazugehörige Informationen hingegen perfekt sortieren und sehr anschaulich darstellen.

Der Vorteil liegt dabei auf der Hand: Eine einzige Karte kann als Infografik eine Vielzahl von Informationen mit nur einem Blick an das Publikum übertragen. Sie ist somit deutlich prägnanter als reiner Text und kann für eine Vielzahl von Bereichen angewendet werden. Doch wie so oft bei nützlichen Hilfsmitteln ist die Integration und das Erstellen von PowerPoint-Karten alles andere als selbsterklärend. Nicht selten kommt die Frage von Anwenderseite, ob es nicht möglich ist, Google Maps in PowerPoint einzubinden. Ein anderer häufig gesehener Workaround ist das Einfügen von PNG- oder JGP-Dateien, die einen Kartenausschnitt zeigen. Dieser wird dann per Textfeld mit weiteren Informationen „angereichert“. Inzwischen bietet sogar PowerPoint selbst editierbare Landkarten an (diese sind ein eigener Diagrammtyp und lassen sich wie ein Diagramm auswählen und einfügen). Dies kann potenziell ein tolles Werkzeug werden, zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags ist es jedoch noch recht unausgereift, sprich kompliziert und nicht robust.

Jeder Anwender, der solche Workarounds benutzt, hat sich wahrscheinlich nicht nur einmal die Frage gestellt, ob es nicht auch gute, frei editierbare Karten-Templates für PowerPoint gibt. Häufig berichten Anwender aber darüber, dass sie keine oder keine guten Landkarten für die Integration in PowerPoint finden oder, dass das Kartenmaterial keinen einheitlichen Stil aufweist. Bei der Suche im Netz stößt man außerdem häufig auf veraltetes oder kostenpflichtiges Kartenmaterial. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag viele hilfreiche, kostenfreie Landkarten-Templates für Ihre PowerPoint-Präsentation bereitstellen.

Laden Sie hier unsere kostenfreien, Karten-Templates herunter:

Kostenlose Landkarten

Mitarbeiterin erstellt Wordvorlagen

Word-Vorlagen in Unternehmen

Wordvorlagen in Unternehmen

Wie Sie Vorlagen intelligent erstellen und bereitstellen

Lesezeit 9 Minuten

Es gibt sie noch. Und zwar in ganz großer Zahl:

Standard-Vorlagen für Briefe, interne Dokumente, Vorlagen für Pressemitteilungen, Faxe, Newsletter, Vorlagen für unterschiedliche Arten von Angeboten, Vorlagen für Rahmenverträge, individuelle Verträge, NDAs, Ausschreibungen, Vorlagen für Qualitätsmanagement, Verfahrensdokumentation, Handbücher, Vorlagen für Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation, Rundschreiben…

Wordvorlagen Illustration

Auch wenn E-Mails das Briefeschreiben zunehmend verdrängen und die Massenkommunikation mit Kunden oft automatisiert abläuft, brauchen doch die meisten Unternehmen weiterhin Word und damit Word-Vorlagen.

Im Idealfall sind diese Word-Vorlagen sauber gemäß den Corporate-Design-Vorgaben gelayoutet sowie technisch korrekt und anwenderfreundlich umgesetzt. Und die Anwender verwenden jeweils die richtige und aktuelle Vorlage und nutzen die Möglichkeiten von Word so, dass ihr Dokument am Ende auch tatsächlich so aussieht, wie es der Ersteller der Vorlage beabsichtigt hat.

Es gibt Wege, hier sehr vieles richtig zu machen. Mit einem durchdachten Vorlagenkonzept, der richtigen Umsetzung und der Unterstützung durch sinnvolle Tools und Prozesse gelingt es, die Anforderungen an professionelle Word-Vorlagen Wirklichkeit werden zu lassen.

Die 3 Erfolgsfaktoren für Word-Vorlagen im Unternehmen

Erfolg beim Thema Word-Vorlagen ist messbar. Die Kriterien hierfür sind in den meisten Unternehmen gar nicht so unterschiedlich: ein einheitlich gelebter Markenauftritt, rechtssichere Dokumente, die inhaltliche Qualität von Standard-Dokumenten, die Produktivität der Anwender, die Effizienz der Bereitstellungsprozesse.

Die Stellschrauben, die zu diesem Erfolg führen, lassen sich klar beschreiben:

1.

Gutes Vorlagen-Handwerk

Die Basics einer professionellen Word-Vorlage

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen. Aus diesem Grund führt kein Weg daran vorbei, zumindest über die wichtigsten dieser kleinen Einstellungen einmal nachzudenken. Die folgenden Fragen geben Ihnen einen guten Überblick, was hinsichtlich Grunddesign und Formatierung zu beachten ist und welche Aspekte im praktischen Einsatz wichtig sind.

Das Grund-Design der Vorlage

Word Vorlage

Seitenverhältnisse und Formate

  • Welche Formate benötigen Sie? DIN A4, Letter, weitere?
  • Wollen Sie bestimmte Normen (z.B. DIN 5008 für Briefe) exakt beachten?

Kopf- und Fußzeilen

  • Welche Informationen sollen in der Fußzeile stehen? Gehen Sie vom maximalen Platzbedarf aus, wenn es unterschiedliche Fußzeilen gibt (z.B. für verschiedene Gesellschaften Ihrer Unternehmensgruppe).
  • Wie wird das Logo positioniert? Gibt es ggf. mehrere Logos?
  • Welche weiteren Design-Elemente sollen zum Einsatz kommen?
  • Werden Dokumentenkennungen benötigt?
  • Wo sollen die genannten Elemente auftauchen? (z.B. nur auf der ersten Seite, nur auf geraden Seiten)
Kopf-und Fusszeile Icon

Erste Seite

  • Benötigen Sie eine erste Seite, die eine abweichende Gestaltung hat?
  • Soll die Deckblatt-Funktion von Word genutzt werden?

Strukturierung des Dokumenteninhalts

  • Sollen Inhalte gezielt an einer bestimmten Stelle positioniert werden (z.B. eine bestimmte Anfangsposition für Texte auf allen Seiten, feste Positionen für Empfänger und Absender in Briefen)?
  • Sollen gewisse Inhalte eine feste Größe bekommen (z.B. feste Höhe einer Signatur, feste Größe von Bildplatzhaltern)?
  • Inhalte lassen sich in Word am besten mit Hilfe von (nicht sichtbaren) Tabellen anordnen. Entscheidend dabei: Sind Ihre Anwender im Umgang mit Tabellen versiert oder gilt „je einfacher desto besser“?

Ausdrucke

Werden Ihre Dokumente auf Geschäftspapier gedruckt, welches bereits einige der o.g. Elemente enthält?

Die Gestaltung von Text

Textformatierung Icon

Farbschema:

Existiert bereits ein Farbschema bzw. Theme für Microsoft Office?
Falls nicht: Sollte das Farbschema von PowerPoint übernommen werden? Häufig fungiert PowerPoint aufgrund der stärkeren Nutzung von Farben als eine Art Leitmedium, und Word übernimmt einfach das Farbschema.

Formatvorlagen

  • Welche verschiedenen Formatierungsstile benötigen Sie für Ihre Texte, Überschriften, Unterschriften, Hervorhebungen, Links? Mit Hilfe von Formatvorlagen fassen Sie Schriftgrößen, Abstände vor / nach Absätzen, Zeilenabstände, Einrückungen links / rechts, Paginierung und weitere Eigenschaften zu einfach nutzbaren Formatierungsstilen zusammen.
  • Wie sollen die Formatvorlagen den Nutzern angezeigt werden? Word zeigt Formatvorlagen in einfach alphabetischer Reihenfolge an, sie können die Anzeige daher über eine geschickte Benennung der Formatvorlagen steuern.

Listenebenen

  • Welche Arten der Aufzählung und Nummerierung benötigen Sie?
  • Wie deklinieren Sie diese über die verschiedenen Aufzählungsebenen durch?
  • Wie soll der Anwender zwischen den verschiedenen Ebenen umschalten können? Durch die geschickte Verknüpfung von Formatvorlagen mit Listenebenen wird es z.B. möglich, die Ebene einfach durch Drücken der TAB-Taste zu wechseln.

Verzeichnisse:

  • Welche Arten von Verzeichnissen benötigen Sie? Word bietet als Grundtypen Inhaltsverzeichnisse, Literaturverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse, Indizes und Rechtsgrundlagenverzeichnisse.
  • Wie soll bspw. ein Inhaltsverzeichnis gestaltet sein?
    Benötigen Sie eine Verzeichnis-Variante mit und eine ohne Seitenzahlen?

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen.

Was dem Anwender sonst noch hilft

Tabellen und Formen

Wie sollen Tabellen formatiert werden? (Selbst dies lässt sich in Word über Formatvorlagen steuern.)
Wie sollen eingefügte Textfelder, Formen oder Linien formatiert sein?

Tabelle Icon

Sperren von Kopf- und Fußzeile

  • Möchten Sie Kopf- und Fußzeile vor versehentlichem / absichtlichem Ändern schützen? Bedenken Sie dabei, dass Sie dann sämtliche Varianten bspw. der Fußzeile als eigene Vorlage bereitstellen müssen, da die Anwender ja selbst nichts mehr eintragen können.

Steuerelemente

  • Sollen bestimmte Textfelder (z.B. überschreibbare Felder für Hinweistexte oder Betreff) bereits in der Vorlage mit vordefinierter Formatierung hinterlegt sein?
  • Möchten Sie für bestimmte Elemente (z.B. Datum, Bildplatzhalter, Dropdown-Listen) vordefinierte feste Positionen und Darstellungsweisen vorgeben?

Je mehr Sie fest vorgeben, desto einheitlicher werden Ihre Dokumente. Allerdings empfinden Anwender ein solches Korsett oft als zu eng, da es nicht alle Praxisfälle abdeckt und nicht von jedem richtig bedient werden kann.

Anwendungshinweise und Kopiervorlagen

  • Sind Ihre Anwender in der Nutzung von Word geschult? Falls nicht, sollten Sie einige Hinweise zum richtigen Umgang mit der Vorlage in der Vorlage selbst hinterlegen (z.B. Wie nutze ich die vorhandenen Formatvorlagen und Listenebenen? Wie arbeite ich mit den Tabellen zur Strukturierung der Inhalte?).
  • Welche Elemente werden immer wieder benötigt? Fügen Sie in Ihrer Vorlage doch bspw. eine Standard-Tabelle, CD-konforme Kästen / Infoboxen, ein löschbares Deckblatt bzw. eine abweichende erste Seite mit Abschnittswechsel ein. Die Anwender können diese dann einfach verwenden, kopieren oder löschen.

2.

Durchdachtes Zusammenspiel

Manche Unternehmen machen es sich einfach (und den Anwendern schwer) und stellen nur eine einzige Basisvorlage zur Verfügung. Andere stellen zentral bereits zahlreiche Vorlagen für verschiedene Anwendungszwecke zur Verfügung. Und jede dieser Vorlagen sogar mehrfach, da jede Tochtergesellschaft oder jeder Standort eigene Kopf- und Fußzeilen benötigt. Und die einzelnen Fachbereiche machen daraus wiederum weitere Vorlagen, z.B. für Fragebögen oder Fomulare. Diese Vielfalt ist kaum noch zu verwalten, geschweige denn fehlerfrei zu nutzen. Daher ist es wichtig, vor dem Erstellen von Vorlagen einen klaren Plan zu entwickeln.

Ein Vorlagenkonzept entwickeln

Sammeln Sie in zunächst alle Vorlagen ein, die Sie bekommen können. Gehen Sie in die einzelnen Bereiche, lassen Sie sich deren Vorlagen geben und verstehen Sie, was die Anforderungen sind. Gruppieren Sie diese Vorlagen, indem Sie Ähnliches zusammenfassen. Entwickeln Sie daraus dann die Basisvorlagen, die zukünftig im Unternehmen zentral bereitgestellt werden sollen und auf denen alle anderen Vorlagen basieren können.

Typische Basisvorlagen für interne Zwecke sind Memos, Protokolle oder Handbücher, für externe Zwecke werden oft z.B. Briefe, Newsletter oder Vertragsbedingungen benötigt. Beim Zusammenführen der Anforderungen und dem Schaffen von Standards können Sie es eventuell nicht allen recht machen, dennoch sollten Sie nicht unbedingt nur den kleinsten gemeinsamen Nenner suchen.

Skizze Wordvorlagen

Das Verständnis, welche Basisvorlagen benötigt werden und welche Anforderungen an diese zu stellen sind, ist die Basis für alle weiteren Schritte. Sie können ausgehend von Ihren Corporate-Design-Vorgaben die weiter oben beschriebenen Festlegungen treffen. So definieren Sie ein einheitliches Grund-Layout über alle Vorlagen hinweg und entwickeln ein durchgängiges Konzept für Formatvorlagen – z.B. welche Überschriften / Zwischenüberschriften für welche Dokumente benötigt werden und wie sich diese möglichst vereinheitlichen lassen.

Wenn Sie dieselben Formatvorlagen in allen Dokumenten verwenden, können Inhalte wesentlich leichter zwischen Dokumenten übertragen werden. Außerdem müssen die Nutzer sich nicht bei jeder Vorlage auf neue Formatvorlagen einstellen.

Legen Sie Ihre Formatvorlagen daher allgemeingültig fest und weichen Sie falls erforderlich auf Einzelfallbasis ab, um die Anzahl überschaubar zu halten. Gerade bei den Formatvorlagen macht sich die Zeit, die Sie im Vorfeld für die Konzeption aufwenden, sehr schnell bezahlt, da der Aufwand, nachträglich mehrfach die Formatvorlagen in allen Dokumenten anpassen zu müssen, gewaltig sein kann.

Nun können Sie die einzelnen Vorlagen umsetzen. Es ist empfehlenswert, die fertigen Vorlagen mit ausgewählten Anwendern aus dem Unternehmen zu verproben, oft liefert dies wertvolle Hinweise für die Verbesserung der Usability und bringt mögliche Fehler ans Tageslicht.

Bausteine Wordvorlagen

Unterschiedliche Gesellschaften, Marken, Sprachen

Das Vorlagenkonzept wird noch etwas komplexer, wenn Sie im Konzern mehrere Gesellschaften, mehrere Marken und / oder internationale Standorte haben. Bei mehreren Gesellschaften unter einer Marke liegt die Herausforderung hauptsächlich im Bereich der Pflichtangaben (Firma, Anschrift, Organe, Bankverbindung, etc.). Hier müssen Sie sämtliche Anforderungen insbesondere bei der Gestaltung der Fußzeile einbeziehen, damit jede Pflichtangabe ihren Platz hat und sich die Anzahl der Grund-Layouts nicht vervielfacht.

Bei unterschiedlichen Marken kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Jede Marke soll ihre Markenidentität wahren, dennoch möchten Sie die Anzahl Ihrer Basisvorlagen auch hier nicht vervielfachen. Ist das Vorlagenkonzept gut durchdacht, können Sie die Vorlagen i.d.R. vollständig kompatibel gestalten, sodass sie sich nur hinsichtlich Logo, Farbeinsatz und Schrift unterscheiden. Farben und Schriften lassen sich dann über sogenannte Designs oder Themes in Office verwalten. Sie können die „Ableger“ Ihrer Basisvorlagen dadurch mit wenig Aufwand erstellen, und die damit später erzeugten Dokumente bleiben trotz unterschiedlicher Anmutung untereinander voll kompatibel.

Eine weitere Herausforderung stellen die Sprachvarianten dar. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Sprachen in der Vorlage festzulegen. Die Lösung hängt stark von den jeweiligen Anforderungen ab.

Modular denken

Eine weitere wichtige Möglichkeit, die Anzahl an Vorlagen zu reduzieren, ist das Arbeiten mit Bausteinen. Dies ist insbesondere dann spannend, wenn Sie Vorlagen nicht nur als Gestaltungsrahmen nutzen, sondern über Vorlagen bereits vorformulierte Texte und mehr bereitstellen.

Bspw. möchten Sie Vorlagen für die Bewerber-Kommunikation bereitstellen. Das sind zum einen ein Bestätigungsschreiben für den Erhalt einer Bewerbung, zum anderen ein Einladungsschreiben und schließlich noch ein Absageschreiben. Word bietet hierzu die sogenannten Schnellbausteine, in denen Sie den Inhalt Ihrer Schreiben abspeichern können. Statt für jedes Schreiben eine eigene Vorlage anzulegen, verwenden Sie lediglich die allgemeine Brief-Vorlage, und die Anwender fügen je nach Bedarf den passenden Inhalt aus den Schnellbausteinen ein.

Bausteine Wordvorlagen modular Icon

3.

Intelligente Bereitstellung

Mit Sachverstand und Liebe zum Detail lassen sich mit Word Vorlagen erstellen, die selbst anspruchsvolle Corporate Designs für die Mitarbeiter gut umsetzbar machen. Wo Word jedoch sehr schnell an seine Grenzen stößt, ist der effiziente Umgang mit der Vielfalt, die bspw. aufgrund von mehreren Gesellschaften, Standorten oder Marken in einem Unternehmen entsteht. Die Verwaltung dieser Vorlagen ist ohne Zusatz-Tools mit einem hohen Aufwand bei der Bereitstellung und Pflege verbunden, zieht organisatorische Probleme nach sich (Wie wird bspw. gewährleistet, dass Änderungen im Vorstand einer Gesellschaft rechtzeitig in allen betroffenen Vorlagen umgesetzt werden?) und macht es den Anwendern äußerst schwer, immer mit den richtigen Vorlagen zu arbeiten.

Um ein Bild davon zu vermitteln, wie in solchen Einsatzszenarien ein intelligentes Vorlagen-Management möglich ist, finden Sie im Folgenden eine kurze Beschreibung der Arbeitsweise der Word-Erweiterung QuickDoc mit Blick auf den Umgang mit Vorlagen.

  • QuickDoc ergänzt Word um einen zusätzlichen Reiter im Word-Menüband. Dort hat der Anwender unter anderem die aktuellen Vorlagen im direkten Zugriff, um damit Dokumente zu erstellen.
  • Die Vorlagen enthalten an Stelle der konkreten Daten (z.B. Informationen zur Gesellschaft und deren Organen) Platzhalter bzw. Textmarken. Auch das Logo ist nur als Textmarke in der Vorlage enthalten. Wählt der Anwender nun eine Vorlage aus (z.B. Brief), werden dynamisch die für ihn passenden Daten eingefügt.
  • Diese Daten werden zentral gepflegt. Die Änderung eines Vorstands bspw. wird von einem Administrator in QuickDoc eingetragen, bzw. QuickDoc greift direkt auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. QuickDoc synchronisiert diese zentral erfolgte Änderung und setzt sie in den betreffenden Vorlagen beim Anwender um.
  • Auch die zentrale Bereitstellung inhaltlicher Bausteine wird vereinfacht, der Anwender kann diese passend zur gerade geöffneten Vorlage mit einem Klick auswählen und einfügen.
  • Für das Drucken auf (vorbedrucktem) Briefpapier müssen keine separaten Vorlagen erstellt werden. Die auf dem Briefpapier bereits vorhandenen Elemente sind in den Vorlagen gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick aus- und einblenden.
    Diese Daten werden zentral gepflegt. Die Änderung eines Vorstands bspw. wird von einem Administrator in QuickDoc eingetragen, bzw. QuickDoc greift direkt auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. QuickDoc synchronisiert diese zentral erfolgte Änderung und setzt sie in den betreffenden Vorlagen beim Anwender um.
    Auch die zentrale Bereitstellung inhaltlicher Bausteine wird vereinfacht, der Anwender kann diese passend zur gerade geöffneten Vorlage mit einem Klick auswählen und einfügen.
    Für das Drucken auf (vorbedrucktem) Briefpapier müssen keine separaten Vorlagen erstellt werden. Die auf dem Briefpapier bereits vorhandenen Elemente sind in den Vorlagen gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick aus- und einblenden.
User Icon

Ein solches Vorgehen reduziert die Anzahl der Vorlagen im Unternehmen drastisch und sorgt für eine konsistente Anwendung. Daneben ermöglicht es jedoch auch schlankere Prozesse. Das Erstellen und Pflegen der Vorlagen bedarf nicht mehr der Unterstützung durch die IT, sondern kann direkt von der verantwortlichen Fachabteilung (z.B. der Unternehmenskommunikation) oder deren Agentur übernommen werden. Die IT beschränkt sich auf die Bereitstellung der Software. Da die Verantwortlichkeiten im Prozess nun mit den fachlichen Verantwortlichkeiten übereinstimmen, sinkt der Abstimmungsaufwand und die Umsetzungsgeschwindigkeit steigt.

Das Fazit

Wenn Ihre Organisation ein gewisses Maß an Komplexität überschreitet und Sie klare Marken- und Qualitätsziele für die erstellten Dokumente verfolgen, werden Sie vermutlich nicht um eine Erweiterung der Fähigkeiten von Word herumkommen. Bevor Sie jedoch eine solche Lösung einführen, benötigen Sie ein zu Ende gedachtes Vorlagenkonzept und professionell umgesetzte Vorlagen. Die drei Aspekte greifen eng ineinander, weshalb es ratsam ist, die Verantwortlichkeiten an einer Stelle zu bündeln.

Bei klarem Projektmanagement und Fokus können Sie ein solches Projekt in ca. 3 Monaten umsetzen, von der Konzeption bis zum Rollout. Im Ergebnis setzen Sie nicht nur dem Vorlagen- und Formatierungs-Chaos im Unternehmen ein Ende und sparen Ihren Anwendern Zeit, sie machen sich auch selbst das Leben deutlich leichter, da zukünftig das Bereitstellen und Ändern Ihrer Vorlagen auf einem völlig neuen Niveau geschieht.

Aufgeklappter Laptop mit Präsentation

Orientierung: die Referentenansicht in PowerPoint

Orientierung: die Referentenansicht in PowerPoint

Lesezeit 3 Minuten

Als Redner den Überblick behalten

Wir behandeln das Thema Orientierung in mehreren unserer Blogbeiträge. Und warum? Weil Orientierung wirklich wichtig ist! Hier konzentrieren wir uns auf Ihre Sicherheit und Orientierung als Präsentierender. Je souveräner, sicherer und entspannter Sie auftreten, desto glaubwürdiger und interessanter wirken Sie auf Ihr Publikum.

Ähm ... wo war ich?

Es ist leicht, den Faden zu verlieren. Vielleicht haben Sie sich mitreißen lassen oder wurden durch eine Frage oder eine kurze Diskussion unterbrochen. Dann haben Sie die Zeit aus den Augen verloren. Plötzlich sehen Sie aus dem Augenwinkel, wie jemand Ihnen signalisiert, dass es Zeit ist, aufzuhören. Und Sie haben noch nicht einmal Ihre Kernaussage erreicht. Oder vielleicht waren Sie etwas nervös und haben an einem wichtigen Punkt Ihrer Präsentation vergessen, was Sie sagen wollten, und sind deshalb abgeschweift. Das kann selbst den besten Rednern passieren.

Der Trick des Redners

Referentenansicht in PowerPoint
Die Referentenansicht von PowerPoint hilft Ihnen bei der Orientierung und sorgt für mehr Sicherheit auf der Bühne. Das Publikum kann nur Ihre Folien sehen, aber Sie, und nur Sie, sehen alles:
  • Die aktuell gezeigte Folie
  • Eine Vorschau auf die nächste Folie
  • Ihre Notizen und Schlüsselwörter, die Sie neben der gezeigten Folie anführen
  • Die verstrichene Zeit seit Beginn des Vortrags
Sie können auch die Werkzeuge Stift und Textmarker verwenden, um Ihre Folien während des Vortrags mit Anmerkungen zu versehen. Sie können auch zu bestimmten Folien vor- und zurückspringen oder sogar einige Folien ganz überspringen. Wenn die Zeit drängt, können Sie einige weniger wichtige Punkte auslassen. Oder Sie möchten die Zuhörer an etwas auf einer früheren Folie erinnern. Mit der Referentenansicht ist dies alles ein Kinderspiel.

Die Orientierung in PowerPoint ist einfach

  • Erweitern Sie die Anzeige: Stellen Sie sicher, dass Ihr Notebook auf mehrere Bildschirme eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie “Bildschirmauflösung”. Wählen Sie dann die Option „Diese Anzeige erweitern“. Wenn Ihre Anzeige nur dupliziert wird, funktioniert die Referentenansicht nicht, da Sie dann nur einen Bildschirm haben.
  • Aktivieren Sie die Referentenansicht: Setzen Sie in der PowerPoint-Registerkarte “Bildschirmpräsentation” den Haken für “Referentenansicht”. Das war’s. Wenn Sie möchten, können Sie über die Schaltfläche “Bildschirmpräsentation einrichten” weitere Einstellungen vornehmen.
  • Starten Sie die Bildschirmpräsentation: Sollten die Monitore vertauscht sein, können Sie dies über das Auswahlmenü oberhalb des Hakens für “Referentenansicht” ändern.

Jetzt sehen Sie auf Ihrem Notebook-Bildschirm alles was Sie brauchen. Ihr Publikum sieht nur die aktuelle Folie. Der Teil Ihres Gehirns, der all die Informationen gespeichert hatte, die sie jetzt in der Referentenansicht sehen, kann sich nun auf Ihre Präsentation und die Interaktion mit Ihrem Publikum konzentrieren.

 

Hinweis: Die Referentenansicht ist auch eine Option für Online-Präsentationen. Seien Sie aber vorsichtig. Geben Sie nicht Ihren gesamten Bildschirm oder eine hochgeladene Version der Präsentationsdatei frei, da sonst alle Teilnehmer der Videokonferenz alles sehen, was Sie sehen. Wählen Sie das Fenster, in dem Ihre Präsentation angezeigt wird, aus den Optionen aus, die Sie erhalten, wenn Sie auf das Symbol „Bildschirm freigeben“ klicken. So können Sie Ihre Notizen sehen und den Stift, den Laserpointer usw. wie bisher verwenden, während Ihr Publikum nur die Hauptpräsentation auf seinem Bildschirm sieht.

Die Sicherheit, die Sie durch die Verwendung der Präsentationsansicht gewinnen, stärkt Ihr Selbstvertrauen beim Präsentieren. Sie können sich viel besser auf Ihre Kernaussagen konzentrieren – und behalten die Zeit im Auge.

Bilder für Präsentationen

Lizenzfreie Bilder für Präsentationen in Unternehmen finden

Lizenzfreie Bilder für Präsentationen in Unternehmen finden

Lesezeit 3 Minuten

Das Gestalten einer Werbebroschüre, das Programmieren einer Website, das Erstellen einer Unternehmenspräsentation: unterschiedliche Aufgaben, häufig mit der gleichen Fragestellung im Hintergrund. Wie kommen wir an gute und aussagekräftige Bilder? Möglichst kostengünstig? Mit unserer Übersicht über kostenfreie und kostenpflichtige Bilddatenbanken erfahren Sie, wo Sie die besten Bilder für Ihr Projekt finden.

Bilder

Ein erster Blick in das unternehmenseigene Digital Asset Management (DAM) bringt häufig Ernüchterung – keine für das eigene Projekt geeigneten Bilder vorhanden. Hohe Kosten für Bildlizenzen sind aber zumeist auch nicht gewünscht – erst recht nicht für eine digitale Präsentation. Also geht man auf die Suche nach lizenzfreien Bildern. Aber wo soll man sie finden? Die meisten werfen für eine erste Inspiration die Google Bildersuche an. Aber die dortigen Bilder sind in der Regel urheberrechtlich geschützt und damit nicht lizenzfrei.

Eine Übersicht darüber, welche Aspekte Sie beim Thema Lizenzen und Kosten bei Bildern aus dem Internet beachten sollten, bietet unser Artikel „Lizenzrechte an Bildern – Worauf Sie achten müssen.“

Online-Bilddatenbanken für Bildersuche nutzen

Online-Bilddatenbanken bieten ein großes Spektrum an verschiedenen Bildern, Lizenzen und Formaten. So gibt es Bilddatenbanken für gänzlich kostenlose, für lizenzfreie (d.h. mit einer einmaligen Zahlung zu erwerbende) oder lizenzpflichtige (d.h. mit nutzungsabhängigen Lizenzgebühren versehene) Bilder, sowohl für Standardfotos als auch für Bilder mit gehobenen Ansprüchen.

So praktisch das klingt, so umständlich ist häufig die Suche nach der passenden Bilddatenbank, da eine einfache Google-Suche jede Menge Ergebnisse liefert, die wenig mit einer professionellen Bilddatenbank zu tun haben. Aus diesem Grund haben wir für Sie eine Übersicht aus unserer Sicht brauchbarer Bilddatenbanken zusammengestellt, ohne dass damit eine Wertung verbunden ist. Jede Bilddatenbank hat ihre Eigenheiten und Vorzüge und kann für den einen passen und für den anderen eher nicht.

Sie können sich für diese Seite übrigens ein Lesezeichen setzen, um immer schnell und direkt ohne erneutes Suchen auf die Übersicht professioneller Bilddatenbanken zugreifen zu können.

Bilder, Icons, Videos, Diagramme

Überwiegend kostenlose Bilddatenbanken

Flaticon https://www.flaticon.com/ überwiegend kostenlos
(freiwilliger kostenpflichtiger Teil)
flickr Creative Commons https://www.flickr.com/creativecommons
FreeImages https://www.freeimages.com/
Freerange https://freerangestock.com/
Kaboom Pics https://kaboompics.com/ “One Woman Show” Fotos zum freien Teilen CC0
Image Base http://imagebase.net/
Open Photo https://openphoto.net/
Pixabay https://pixabay.com/
Pexels https://www.pexels.com/de/
Stock Snap https://stocksnap.io/
Stockvault http://www.stockvault.net/
Burst https://burst.shopify.com/
Unsplash https://unsplash.com/ 
Wikimedia Commons https://commons.wikimedia.org/wiki/Main_Page

Überwiegend kostenpflichtige Datenbanken

Adobe Stock https://stock.adobe.com/de/
Bigstock Photo https://www.bigstockphoto.com/de/
Dreamstime https://de.dreamstime.com/
Getty Images https://www.gettyimages.de/
iStock Photo https://www.istockphoto.com/de (teilweise kostenlos)
Photocase https://www.photocase.de/
Shutterstock https://www.shutterstock.com/ (teilweise kostenlos)
Stocksy https://www.stocksy.com/
Plainpicture https://www.plainpicture.com
Findicons https://findicons.com/

Bilddatenbanken anbinden

Ein Hinweis: Für den Fall, dass Ihr Unternehmen ein DAM (Digital Asset Management) System für die Bildverwaltung nutzt, werden Sie evtl. den Einkauf aus Bilddatenbanken zentral steuern, damit die Fotos dann im Unternehmen gezielt zur Verfügung gestellt werden können. Häufig ist die Verwendung der Bilder aus DAM-Systemen in Office-Dokumenten für die Nutzer relativ mühsam, da diese umständlich zu einer Website navigieren, sich anmelden, die Bilder herunterladen und dann bspw. in ihre Präsentation einfügen müssen.

Einfacher geht es mit der PowerPoint-Erweiterung QuickSlide bzw. der Word-Erweiterung QuickDoc. Die Nutzer können die Bilder direkt in PowerPoint bzw. Word suchen und einfügen, ohne jegliche zusätzliche Anmeldung. Im Hintergrund sorgt Ihr DAM-System für die entsprechende Verwaltung. Hierdurch lässt sich die Nutzung freigegebener, CI-konformer Bilder stark erhöhen.

Sind Sie in unserer Übersicht fündig geworden? Oder vermissen Sie Ihre favorisierte Bilddatenbank in der obigen Liste? Möchten Sie auch gerne mit Ihrer Bilddatenbank in unsere Übersicht aufgenommen werden?

Schreiben Sie uns eine E-Mail an info@strategy-compass.com und wir ergänzen unsere Liste gerne.

Präsentationstrainings

Präsentationserfolg mit dem richtigen Schulungs-Mix

Präsentationserfolg mit dem richtigen Mix aus Schulungen und Trainings

Lesezeit 3 Minuten

Es ist wichtig, Mitarbeitern alles an die Hand zu geben, damit sie sich, ihr Unternehmen, ihr Thema und ihre Botschaft erfolgreich präsentieren können. Gibt es bei Ihnen bereits eine gesamtunternehmerische Strategie zum Umgang mit Präsentationen? Und wie sieht es mit dem Angebot an Präsentationstrainings aus? Der Verfügbarkeit von Seminaren, der persönlichen Betreuung und den eingesetzten Methoden, mit Präsenztraining, Online-Training, persönlichem Coaching, Inhouse-Training oder externen Kursanbietern?

Diskrepanz zwischen Trainingsangebot und Handlungsbedarf

Die Ergebnisse einer internationalen Studie von Strategy Compass zum Thema Präsentation zeigen, dass die meisten Unternehmen Präsentationstrainings anbieten. Doch es gibt überraschende Diskrepanzen, zwischen den verfügbaren Angeboten und dem festgestellten Handlungsbedarf.

reasons for
trainings offered

Die Komponenten des Erfolgs

Eine erfolgreiche Präsentation ist die Summe mehrerer Komponenten: ordentliches Handwerk, inhaltliche und grafische Qualität und ein überzeugender persönlicher Vortrag. Nicht jeder, der an einer Präsentation mitwirkt, braucht all diese Komponenten. Je nach Zielgruppe im Unternehmen können die Schwerpunkte unterschiedlich gesetzt werden.

Handwerk

Das Handwerk kann in einfachen Basistrainings vermittelt werden. Dort lernt man, wie bereits vordefinierte Folien in PowerPoint umgesetzt werden. Es gibt eine Reihe von webbasierten Schulungslösungen, die die Grundlagen der Software vermitteln. Neben einem grundlegenden Verständnis von PowerPoint und seinen wichtigsten Funktionen gibt es aber noch weitere Fähigkeiten, die von einem Trainer besser vermittelt werden können. Ein Trainer, der nicht nur mit der Software vertraut ist, sondern auch mit den grundlegenden Gestaltungsprinzipien, den Vorgaben Ihres Corporate Designs und den eingesetzten Tools. In der Praxis geht es vor allem darum, wie der PowerPoint Master sinnvoll genutzt wird und welche Formatierungen Corporate Design erlaubt bzw. verbietet.

Inhaltliche und gestalterische Qualität

Diese Fähigkeiten können PowerPoint-Trainer in der Regel nicht vermitteln. Zum Beispiel, wie man Entscheider in bestimmten Situationen überzeugt, was eine Story ausmacht, welche Visualisierungsmöglichkeiten es gibt und wie man gute Folien gestaltet. Die Auswahl an Anbietern ist hier recht begrenzt; Sie können in der Regel zwischen externen Schulungen oder Inhouse-Schulungen meist durch externe Experten wählen. Wir glauben, dass die folgenden Punkte wichtig für den Erfolg sind:

  • Der Trainer sollte Ihre spezifischen Anforderungen kennen, z. B. Master, Vorlagen und Gestaltungsrichtlinien. Das Foliendesign ist schließlich nicht frei, sondern abhängig von Ihrem Corporate Design. Auch die Techniken und Tipps, die vermittelt werden, sollten deshalb auf das Corporate Design abgestimmt werden.
  • Als Teilnehmer sollten Sie an Ihren eigenen Beispielen üben. Viele der Methoden sind leicht zu verstehen, aber in der Komplexität der eigenen Projekte schwer anzuwenden. Hier braucht es ein kompetentes Sparring.
  • Der Kontext Ihrer Organisation muss aktiv mit einbezogen werden. Nur so ist es möglich, neue Ideen und Ansätze zu generieren, die in der Alltagsrealität mit ihren zeitlichen Zwängen, komplexen zwischenmenschlichen Beziehungen und schwer zu beeinflussender Zuarbeit aus anderen Abteilungen umgesetzt werden können.
presentation content and design

Der persönliche Vortrag

Das ist es, was Ihre Präsentation letztendlich zum Leben erweckt. Es ist der Auftritt, der die Zuhörer überzeugt, ihr Interesse weckt, sie zu Fans macht oder ihre Entscheidungen erleichtert, unabhängig davon, ob es sich um eine interne oder externe Präsentation handelt. Als Präsentator sind Sie nicht nur Markenbotschafter, sondern auch Botschafter für Ihren Bereich, Ihr Fachgebiet und nicht zuletzt für sich selbst. Hier setzen Rollenarbeit sowie Auftritts-, Sprech- und Stimmtraining an. Diese Trainings sollten immer individuell und persönlich sein und erfordern ein gutes Briefing. Sie sind letztendlich die Krönung Ihres Erfolgs.

Young woman presenting

Wenn Sie für all diese Handlungsfelder ein Konzept mit Basisformaten entwickelt haben, sind sie bereits gut aufgestellt. Ergänzend können für wichtige Anlässe oder auf individuelle Fähigkeiten bezogene Coachings das Angebot abrunden.

Erfahren Sie mehr über unsere Präsentationstrainings.

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

Kann ein neues Corporate Design an PowerPoint scheitern?

Wie ein neues Corporate Design an PowerPoint scheitern kann

Lesezeit 2 Minuten

In einem anderen Blogbeitrag haben wir uns damit beschäftigt, wie Präsentationen Marken von innen leben lassen können. Vor einiger Zeit hatte ich ein interessantes Gespräch mit der Kommunikationsleiterin eines nicht ganz so kleinen Unternehmens. Sie erzählte mir, dass PowerPoint der Grund dafür sei, dass die Marke im Unternehmen nicht so richtig Fuß fassen konnte. Das zeigt einmal mehr, dass man die Macht von PowerPoint nicht unterschätzen sollte.

In den letzten zwei Jahren hat das Unternehmen seine Marke und damit auch das Corporate Design weiterentwickelt. Das Intranet, die Broschüren und die Werbematerialien des Unternehmens wurden in großem Umfang aktualisiert. Nun war es an der Zeit, die Website und die PowerPoint-Präsentationen in Angriff zu nehmen. Die Lead-Agentur beauftragte einen PowerPoint-Dienstleister mit der Entwicklung eines neuen PowerPoint-Masters. Das wurde auch ordentlich umgesetzt.

Corporate Design

Als der neue PowerPoint-Master jedoch allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wurde, gab es einen unerwarteten Aufschrei. Die Kollegen merkten sehr schnell, dass alle alten Folien, die sie immer wieder brauchten, mit dem neuen Master überhaupt nicht kompatibel waren. Das Problem gelangte schnell bis zum Vorstand, der das PowerPoint-Projekt stoppte. Sie wiesen alle an, vorerst weiterhin den alten, völlig veralteten Präsentationsmaster zu verwenden. Jetzt überlegte das Unternehmen, ob es überhaupt etwas an PowerPoint ändern sollte, denn der Aufwand für die Mitarbeiter, die alle alten Präsentationen manuell umbauen müssten, wäre ja enorm.

neues Corporate Design

Alle atmeten erleichtert auf, als ich ihnen unsere Möglichkeiten für eine automatisierte Umstellung vorstellte. Das QuickSlide-Migrationstool kann alte Präsentationen automatisch in den neuen Master überführen, inklusive diverser nachträglicher Korrekturen, wie z. B. die Anpassung an neue Führungslinien und an das neue Farbschema. Die Anwender bekommen außerdem eine Vielzahl an Hilfen an die Hand, die ihnen das Erstellen ihrer Präsentation erleichtern. Also Zeitersparnis statt Mehraufwand.

Mit dem Migrations-Tool und einem besser konvertierbaren Master wurde das Thema erneut dem Vorstand vorgelegt – diesmal mit erfreulichem Ausgang.

Das Beispiel zeigt aber auch, wie schnell die Markenentwicklung ins Stocken geraten kann, wenn den Mitarbeitern der Übergang zu einem neuen Corporate Design zu schwer gemacht wird.

Achim Sztuka