Präsentationen im Corporate Design erstellen

24. Juli 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Ein einheitliches Branding

Präsentationen in Ihrem Corporate Design erstellen

Lesezeit 2 Minuten

Kennen Sie das Gefühl? Sie sitzen in einer Besprechung und die Präsentation ist zwar inhaltlich gut, aber irgendwie nicht sehr überzeugend. Das hat meist einen ganz einfachen Grund: Einzelne Elemente der Präsentation passen nicht zusammen, jede Folie sieht anders aus, und manche Folien wurden offensichtlich aus anderen Präsentationen recycelt. Kurzum: Die Präsentation hat kein einheitliches Aussehen und Branding.

Ist es nicht ein wenig oberflächlich, von der Form auf die Qualität des Inhalts zu schließen? Was immer Sie auch denken mögen, es ist erwiesen, dass wir intuitiv genau das tun – und das schon seit mehreren tausend Jahren. Das menschliche Gehirn verlässt sich auf Form und „Verpackung“, um sich leichter im Informationsdschungel zurechtzufinden. Stellen Sie sich vor, Sie finden im Supermarktregal ein einwandfreies Produkt, aber die Verpackung sieht schäbig aus. Würden Sie es kaufen?

Das Gleiche gilt für Präsentationen. Ein einheitliches Erscheinungsbild wirkt professionell und glaubwürdig. Um dies zu erreichen, müssen Sie vier wichtige Punkte beachten:

1. Anordnung der Elemente

Achten Sie darauf, dass jede Folie auf dem gleichen Layout-Raster basiert: Titel und Inhalt befinden sich immer an der gleichen Stelle, ebenso wie Fußzeilen, Quellenangaben und Vermerke wie „vertraulich“ oder „Backup“. Andernfalls springen die verschiedenen Elemente beim Wechsel von einer Folie zur nächsten hin und her. In der Praxis ist dies sehr einfach zu erreichen – die konsequente Verwendung von Layouts und Platzhaltern kann Wunder bewirken.

2. Schriftarten und Farben

Achten Sie darauf, dass Sie immer die Unternehmensschrift einsetzen und nicht zu viele verschiedene Schriftarten (fett, kursiv, unterstrichen) verwenden. Hervorhebungen sind erlaubt, solange sie zum Corporate Design passen.

Einige PowerPoint-Add-Ins verfügen über leistungsstarke Corporate-Design-Checks, die automatisch alle Formatierungen überprüfen und korrigieren, was vom Corporate Design abweicht.

3. Bildmaterial

Bilder können Ihre Botschaften sehr wirkungsvoll transportieren, müssen aber auch die Identität Ihres Unternehmens widerspiegeln. In Ihrem Corporate Design-Handbuch oder Ihren Markenrichtlinien finden Sie Hinweise zur Verwendung von Bildern, einschließlich der Wahl des Stils (z. B. klar und minimalistisch oder lebendig und farbenfroh) und der Art ihrer Verwendung (z. B. breite Perspektive oder Anschnitt).

Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen über eine zentrale Bilddatenbank, aus der Sie auswählen können. Bilder gibt es auch in etablierten Online-Datenbanken wie Unsplash oder Pixabay. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine angemessene Lizenz erhalten, geben Sie die Bildquellen an und behalten Sie bei der Auswahl stets Ihr Corporate Design im Auge.

4. Folienübergänge und Animationen

Die Zeiten dramatischer Folienübergänge und rotierend einfliegender Elemente sind vorbei. Konsistente, dezente Folienübergänge machen einen guten Gesamteindruck und lenken Ihr Publikum nicht vom Inhalt ab. Animationen können hilfreich sein, um komplexe Sachverhalte oder Prozesse Schritt für Schritt zu erklären, sollten aber nie als reines Gimmick eingesetzt werden.

Ein sehr hilfreiches Tool kann Ihnen bei all diesen Dingen helfen: QuickSlide für PowerPoint passt auch ältere Präsentationen automatisch an Ihr Corporate Design an.

Ihr Publikum im Mittelpunkt – Selbstdarstellung versus Kundennutzen

7. Juni 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Ihr Publikum im Mittelpunkt

Relevante Präsentationen stellen den Kundennutzen in den Fokus

Lesezeit 2 Minuten

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor. Sie sind Entscheider in einem Unternehmen und ein potenzieller Geschäftspartner möchte sich Ihnen vorstellen. Er wirkt kompetent und freundlich, und Sie laden ihn zu einem ersten Gespräch ein. Er kommt pünktlich, und Sie nehmen im Besprechungsraum Platz. Und dann passiert es.

Der sympathische, adrett gekleidete Herr beginnt, Ihnen die gesamte Geschichte des Familienunternehmens seit seiner Gründung im Jahr 1923 im Detail zu erzählen. Spulen Sie 20 Minuten vor. Sie starren auf den Bildschirm. Nächstes Thema: Auftrag und Werte des Unternehmens. Sie haben noch kein einziges Wort miteinander gewechselt. Und Ihr nächster Termin ist in 10 Minuten. Werden Sie diesen Lieferanten beauftragen? Wahrscheinlich nicht. Und das mit gutem Grund.

Der potenzielle Geschäftspartner war bemüht, hat aber einige grundlegende Regeln für erfolgreiche Präsentationen nicht beachtet. Oder vielleicht waren sie ihm einfach nicht bekannt. Es geht darum, die Perspektive der Zuhörer einzunehmen. Das einzige, was Ihren potenziellen Kunden wirklich interessiert, ist, was Ihr Unternehmen für ihn tun kann. Diese Information findet sich nicht in einer übertriebenen Selbstdarstellung und Lobeshymnen auf Ihr Unternehmen.

Wie verleihen Sie Ihre Unternehmenspräsentation Relevanz? Indem Sie sich an vier einfache Regeln halten:

1. Die Sicht des Zuhörers

Bauen Sie eine Beziehung zu Ihrem Kunden auf und versetzen Sie sich in seine Lage.

Welches Produkt oder welche Dienstleistung ist die richtige für ihn?
Welche Vorteile hat der Kunde, wenn er Sie beauftragt?
Wie viel Zeit hat er?

Fassen Sie sich kurz und prägnant. Bis zu drei Vorteile sind ausreichend.

2. Die Zielgruppe Ihres Publikums

Informieren Sie sich über die Zielgruppe. Für wen arbeitet Ihr potenzieller Kunde?

Wer sind seine Kunden?
Von welchen Dienstleistungen könnten diese Kunden profitieren?

3. Dialog mit dem Zuhörer

Beziehen Sie sich auf eine reale Situation, von der Ihr potenzieller Kunde derzeit betroffen ist. Reden Sie nicht nur darüber, was Sie tun können, sondern zeigen Sie es ihm, indem Sie mit ihm in einen Dialog treten. Vielleicht können Sie direkt bei einem aktuellen Problem helfen und sich sofort unentbehrlich machen.

4. Kundennutzen an erster Stelle

Strukturieren Sie Ihre Präsentation. Vorteile und Kundennutzen stehen an erster Stelle, dann Methoden und Arbeitsabläufe. Beschränken Sie die Selbstdarstellung auf ein Minimum.

Ihre Präsentation wird immer ein wenig variieren, je nach Kunde, Anlass, Bedeutung und Zielgruppe. Statt einer einheitlichen Standardpräsentation ist daher ein modularer Ansatz mit flexiblen Elementen sinnvoll.

Weitere Tipps zum Thema Präsentieren finden Sie in unserer Rubrik Insights.

10 Tipps für perfekte PowerPoint-Folien

5. März 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Kleine Fehler, große Wirkung:

10 Tipps für perfekte PowerPoint-Folien

Lesezeit 2 Minuten

Kleine Fehler in einer Präsentation irritieren und lenken Ihr Publikum ab. Wenn sie sich häufen, leidet die Glaubwürdigkeit Ihrer Präsentation – selbst wenn Ihre Argumentation einwandfrei ist. Überzeugen Sie Ihr Publikum mit perfekten PowerPoint-Folien und vermeiden sie Fehler.

Die Top 10 der leicht vermeidbaren Fehler:

Rechtschreibfehler und inkonsistente Schreibweisen: Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung und die Such- und Ersetzungsfunktionen von PowerPoint, um Schriftweisen zu vereinheitlichen.
Zu viele Leerzeichen: Verwenden Sie die Such- und Ersetzungsfunktion, um doppelte Leerzeichen aufzuspüren und sie durch einfache Leerzeichen zu ersetzen.
Zu kleine Schriftgröße: Prüfen Sie vorher, ob die von Ihnen gewählte Schriftgröße auch bei einem größeren Abstand zur Präsentation ausreicht. Folien, die auf Ihrem Computerbildschirm gut funktionieren, sind für diejenigen, die im hinteren Teil des Raumes sitzen, möglicherweise nicht gut lesbar.
Mangelnder Kontrast: Verwenden Sie deutlich unterscheidbare Farben, z. B. in Balkendiagrammen oder zur Hervorhebung wichtiger Punkte. Bei manchen Beamern insbesondere bei älteren Modellen – können feine Farbunterschiede verschwinden, so dass es schwierig ist, ähnliche Farbtöne voneinander zu unterscheiden.
Schriftarten-Chaos: Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten und -größen auf einer Folie, und verwenden Sie keine Schriftarten, die nicht zu Ihrem Corporate Design gehören. Vermeiden Sie den übermäßigen Gebrauch von fetten, kursiven und unterstrichenen Schriften, da dies unprofessionell wirkt. Mehr als zwei oder drei Schriftarten im Hauptteil der Folie sind in der Regel zu viel.
Zu viele Aufzählungspunkte (Bullet Points): Drei bis vier Aufzählungspunkte sind eine gute Zahl, die Sie anstreben sollten. Die meisten Menschen können diese Menge leicht verarbeiten. Wenn Sie mehr Punkte haben, gliedern Sie sie in Überschriften.
Fehlende Ausrichtung: Achten Sie darauf, dass Elemente wie Titel und Textfelder auf jeder Folie richtig platziert und ausgerichtet sind. Andernfalls wird Ihr Publikum gezwungen, auf dem Bildschirm herumzusuchen, um neue oder relevante Inhalte zu finden, und die Folien sehen unaufgeräumt aus.
Fehlende Symmetrie: Symmetrie verleiht Folien ein harmonisches Aussehen. Wenn Sie z. B. zwei Kästen nebeneinander auf einer Folie haben, die ähnliche Inhalte zeigen, achten Sie darauf, dass sie genau die gleiche Größe haben.
Animation als Gimmick: die Zeit der übermäßigen Animation in PowerPoint ist vorbei. Weniger ist mehr – verwenden Sie Animationen nur, wenn sie Ihre Botschaft unterstützen.
Falsche Kopf- und Fußzeilen: Präsentationen haben oft inkonsistente Kopf- und Fußzeilen, z. B. wenn Folien aus verschiedenen Präsentationen zusammengefügt werden. Entfernen Sie nach der Erstellung Ihrer Präsentation alle alten Kopf- und Fußzeilen und fügen Sie die richtigen ein. Dann ist alles einheitlich.

Nebenbei bemerkt: Wenn Sie PowerPoint-Add-Ins wie QuickSlide verwenden, vermeiden Sie viele der oben genannten Fehler automatisch.

Professionelle PowerPoint-Nutzung

1. März 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Professionelle PowerPoint-Nutzung:

Master und einheitliche Folienlayouts

Lesezeit 4 Minuten

PowerPoint-Präsentationen sind der Standard in der Business-Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Doch selbst in den führenden Unternehmen der Welt wird bei PowerPoint oft handwerklich geschlampt. Zehntausende von Mitarbeitern nutzen fehlerhafte Vorlagen, was zu enormen Kontroll- und Korrekturaufwänden führt. Oder einfach zu schlechter Qualität. Viele Präsentationen sind nicht einmal ansatzweise mit den Corporate-Design-Richtlinien des Unternehmens konform.

Dabei ist der richtige Umgang mit PowerPoint im Unternehmen gar nicht so schwer. Hier erklären wir Ihnen, wie ein professioneller PowerPoint-Master aufgebaut ist und worauf Sie beim Einsatz achten sollten.

Der PowerPoint-Master oder Folienmaster

Er bildet die Grundlage jeder PowerPoint-Folie und legt die grundlegenden Elemente des Corporate Designs fest, zum Beispiel

das Folienlayout – Ränder, Position von Überschrift, Zwischenüberschrift, Fließtext und Fußzeile
Gestaltungselemente, wie Logos oder farbige Balken und Linien
die Unternehmensfarben und Schriftarten
die Typografie – Textebenen, Schriftgrößen, Aufzählungszeichen, Zeilen- und Absatzabstände

Layouts

Während die Grundelemente eines Corporate Designs im Folienmaster angelegt werden, zeigen Layouts mit Hilfe von Platzhaltern die Stellen auf der Folie an, an denen Text, Diagramme oder Tabellen eingefügt werden sollen.

Wählen Sie in PowerPoint über das Menü „Ansicht“ die Folienmaster-Ansicht. An oberster Stelle finden Sie dort den Folienmaster. Darunter sehen Sie die verschiedenen Layouts, zum Beispiel für Titelfolien, Abschnittsfolien oder Folien mit ganzseitigem Inhalt (für Text, Diagramme, Tabellen usw.). Diese Layouts decken die im Unternehmen gängigen Folientypen ab.

Klicken Sie im Menü „Start“ auf den unteren Bereich des Buttons „Neue Folie“, so erscheint eine Auswahl der verfügbaren Layouts. Wenn Sie eines dieser Layouts auswählen, wird eine neue Folie auf der Grundlage dieses Layouts geöffnet, in die Sie dann Ihren Inhalt einfügen können.

Vorlagen und Präsentationen

PowerPoint-Master und -Layouts werden in einer Datei mit der Erweiterung .potx (ab PowerPoint 2007) gespeichert. Diese sogenannte PowerPoint-Entwurfsvorlage sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie im Windows-Explorer auf diese .potx-Datei doppelklicken, wird eine neue Präsentation (mit der Dateiendung .pptx) geöffnet, mit der Sie sofort arbeiten können. Die Vorlage selbst bleibt dabei unverändert.

PowerPoint-Master mit Layouts

PowerPoint-Präsentation mit einzelnen Folien

Die Folien wurden auf der Grundlage der links gezeigten Layouts erstellt

Praktische Tipps für Marketing- und Kommunikationsverantwortliche

Wenn ein neues oder geändertes Corporate Design eingeführt wird, muss früher oder später auch Ihre PowerPoint-Vorlage überarbeitet werden. Marken-Agenturen Wissen in der Regel viel über Corporate Design, aber oft fehlt das Know-how in PowerPoint. Hier können Spezialisten wie Strategy Compass helfen. Wir erstellen Ihren PowerPoint-Master und setzen dabei Ihr Designkonzept in PowerPoint um. Das kostet nicht viel und erspart Tausenden von Anwendern eine Menge Arbeit.

Die meisten Mitarbeiter, die PowerPoint verwenden, haben wenig Bezug zu Design. Sie haben nicht die Zeit, sich in detaillierte Styleguides einzuarbeiten und finden sie oft schwer umzusetzen. Finden Sie bei der Erstellung einer PowerPoint-Vorlage einen tragfähigen Kompromiss zwischen der Einhaltung des Corporate Designs und seiner praktischen Anwendung. Wenn die Designvorgaben in PowerPoint schwer umzusetzen sind, werden sie einfach ignoriert. Es ist sinnvoll, den PowerPoint-Master so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten und wichtige Folien und gebrauchsfertige Elemente (z. B. Diagramme, Icons und Bilder) in einem Präsentationsbaukasten bereitzustellen.

Praktische Tipps für die PowerPoint-Nutzung

Der richtige Umgang mit PowerPoint erleichtert die Erstellung eigener Präsentationen erheblich. Es zahlt sich auch aus, wenn Folien von mehreren Kollegen zu einer Präsentation zusammengestellt werden. Wenn jeder PowerPoint richtig nutzt, lassen sich viele der typischen Überarbeitungen vermeiden.

Verwenden Sie immer den aktuellen Master. Vorzugsweise die .pptx-Datei, aus der Sie eine neue Präsentation erzeugen. So vermeiden Sie, dass sich Fehler fortpflanzen.
Verwenden Sie die richtigen Layouts. Mit Layouts müssen Sie nicht darüber nachdenken, wo Ihr Inhalt auf der Folie positioniert werden soll. Außerdem enthalten die Platzhalter bereits die richtige Formatierung – insbesondere für Text. Wenn ein Platzhalter verschoben wird, können Sie ihn mit der Funktion „Zurücksetzen“ im Menü „Start“ leicht wieder an die richtige Position bringen.
Wenn Sie Text in den Platzhalter einfügen, wird dieser automatisch entsprechend dem Corporate Design formatiert. Jede Textebene hat ein vorgegebenes Format. Sie können die Textebene mit den Funktionen „Listenebene erhöhen“ und „Listenebene verringern“ im „Start“-Menü ändern. Hinweis: Verwenden Sie nicht die Funktion „Aufzählungszeichen“, da diese die im Master vorgegebene Textformatierung ignoriert.
Oft werden Folien aus alten Präsentationen als Teil einer neuen Präsentation benötigt. Vielleicht haben Sie oder Ihre Kollegen diese Folien mit einer alten Vorlage erstellt, vielleicht sogar noch mit PowerPoint 2003 oder früheren Versionen (manchmal noch erkennbar an der Dateierweiterung .ppt). Wenn Sie Folien aus einer solchen Präsentation verwenden möchten, ist es in der Regel am besten, sie neu zu erstellen. Andernfalls riskieren Sie, dass sich in Ihrer Präsentation Fehler einschleichen, ohne dass Sie es merken. Erstellen Sie eine neue Folie auf der Grundlage des entsprechenden Layouts und kopieren Sie die Elemente der alten Folie einzeln hinein. Kopieren Sie nicht die gesamte Folie. Sie können Diagramme oder Bilder in die entsprechenden Platzhalter einfügen, um sie richtig zu positionieren. Text fügen Sie am besten mit der Option “nur den Text übernehmen” in den entsprechenden Platzhalter ein und passen dann die Textebene wie oben beschrieben an.

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung einer neuen PowerPoint-Vorlage benötigen oder eine bestehende Vorlage überprüfen möchten, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir sind Profis und Experten, sowohl was das Design als auch was das technische Know-how angeht, und können Sie beraten, wie Sie das Beste aus PowerPoint herausholen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können.

Action titles: Geben Sie Orientierung mit klaren Folientiteln

28. Februar 201810. Mai 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Action titles: Geben Sie Orientierung mit klaren Folientiteln

Lesezeit 3 Minuten

Haben Sie schon einmal von Nicolas Boileau gehört? Dieser französische Autor aus dem 17. Jahrhundert prägte einen Grundsatz, der den Schlüssel zu einem guten PowerPoint-Folientitel liefert: „Was gut erdacht ist, ist klar gesagt.“ Gut formulierte Titel stimmen Ihr Publikum auf den Inhalt und den Zweck der einzelnen Folien ein. Sie helfen ihnen, schnell durch die Folien zu navigieren, so dass sie sich auf die Inhalte konzentrieren können. Ein zusätzlicher Bonus: Haben Sie den Folientitel formuliert, dann wissen Sie auch, was Sie sagen wollen.

Mit Action Titles auf den Punkt kommen

Diese Art von Folientitel wird als „Action Title“ bezeichnet. Was wie eine Regieanweisung in einem Hollywood-Blockbuster klingt, hat einen intelligenten Hintergrund. Mit einem Action Title bringen Sie Ihre Botschaft gleich am Anfang der Folie auf den Punkt. Er fasst die Hauptaussage der Folie in einem Satz prägnant zusammen. Wenn Sie möchten, können Sie noch eine Zwischenüberschrift hinzufügen, die den genauen Inhalt der Folie beschreibt. Zum Beispiel:

Action Title: Unser Umsatz ist im letzten Jahr um 7% gestiegen.

Untertitel: Umsatzentwicklung in Mio. USD

Lesen Sie alle Action Title Ihrer Folien der Reihe nach lesen, ergibt sich Ihre Storyline – der „rote Faden“ Ihrer Präsentation. Ganz anders wäre es, wenn Sie die Themen der einzelnen Folien oder die Kapitelüberschriften aneinanderreihen. Dabei ergeben sich nur inhaltliche Fragezeichen, aber kein Gesamtbild Ihrer Präsentation.

Und Action.

Ein guter Action Title wird sofort verstanden. Er fasst den Inhalt Ihrer Folie zusammen und gibt Ihnen und Ihrem Publikum Halt, da er eine klare Botschaft vermittelt. Er ist nicht länger als zwei Zeilen, vermeidet „Füllwörter“ und liefert Fakten, keine werblichen Aussagen. Wenn Sie zu werblich werden, besteht die Gefahr, dass Sie Ihr Publikum oder – noch schlimmer – Ihre Glaubwürdigkeit verlieren.

Ein paar Tipps zum Schreibstil:

Verwenden Sie aktive, keine passiven Formulierungen.

Passiv: Die Struktur der Holdinggesellschaft wird von den Aktionären bestimmt.
Aktiv: Die Aktionäre bestimmen die Struktur der Holdinggesellschaft.

Verwenden Sie einfache Worte, keine zu komplexen Aussagen.

komplex: Durch Kostensenkung kann ein Ergebnisverbesserungspotenzial von 9 Mio. USD erzielt werden.
einfach: Die Kostensenkung führt zu einer Ertragsverbesserung von 9 Mio. USD.

Fassen Sie sich kurz – vermeiden Sie überflüssige Wörter.

zu wortreich: Die durchgeführte Analyse zeigt, dass erhebliche Kostensenkungen erzielt werden können.
kurz und bündig: Die Analyse zeigt, dass die Kosten deutlich gesenkt werden können.

Entwickeln Sie Ihren eigenen Stil

Ist Ihre Sprache eher journalistisch geprägt? Oder bevorzugen Sie einen telegrammartigen Stil? Oder gehen Sie lieber auf Nummer sicher mit ausführlichen Beschreibungen? Das alles hängt von Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Präsentationsstil ab, aber auch von dem Platz, der auf dem PowerPoint-Master Ihres Unternehmens zur Verfügung steht. Wenn Sie sich mit einem journalistischen Stil am wohlsten fühlen, können Sie die Neugier Ihres Publikums wecken und Ihrer Präsentation mit einem Titel wie „Der lange Weg nach Japan“ eine gewisse Dramatik verleihen. Oder Sie können die Szene im Telegrammstil einleiten: „Langfristiges Denken ausländischer Automobilhersteller in Japan“. Oder schreiben Sie in vollständigen Sätzen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden: „Ausländische Automobilhersteller in Japan beginnen, langfristig zu denken.“ Wenn Sie sich für einen Stil entschieden haben, sollten Sie ihn während Ihrer gesamten Präsentation beibehalten.

Strategy Compass versorgt Sie regelmäßig mit wertvollen Informationen und hilfreichen Tipps rund um das Thema PowerPoint.

Mit QuickSlide, unserem PowerPoint Add-in, bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung für den effizienten und markenkonformen Einsatz von PowerPoint in Ihrem Unternehmen.

Lernen Sie QuickSlide kennen

Ihre eigene Art der Präsentation

Wenn Sie den Mut zu klaren Aussagen haben, werden Sie einen besseren Eindruck hinterlassen. Ihre Zuhörer werden erkennen, was Ihnen wichtig ist. Action Title bieten einen echten Mehrwert, denn sie helfen Ihnen, Ihre eigenen Ideen zu ordnen, und machen es Ihrem Publikum leichter, Ihren Gedanken und Absichten zu folgen. Bringen Sie die Fakten auf den Punkt und führen Sie Ihre Zuhörer in die von Ihnen gewünschte Richtung – und entlang Ihrer Storyline! Lesen Sie mehr zum Thema Präsentations-Struktur.

Internationale PowerPoint-Studie

28. Februar 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Hat PowerPoint seine besten Zeiten wirklich hinter sich?

Eine internationale Studie.

Lesezeit < 1 Minute

An der von Strategy Compass initiierten internationalen Studie „Business Presentations – Practice, Efficiency and Success“ nahmen über 500 Teilnehmer aus deutschen und amerikanischen Unternehmen teil. Sie repräsentiert einen Querschnitt an Führungskräften, aus Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern.

Mit weit über 90 % ist PowerPoint eindeutig das Präsentations-Tool der Wahl. Wenn es nach den Studienteilnehmern geht, wird sich die Nutzung in den nächsten Jahren weiter verstärken. In jeder zweiten internen Besprechung und in jeder 1,5 externen Besprechung wird bereits jetzt eine PowerPoint-Präsentation verwendet. Erstaunlicherweise bewerteten jedoch nur etwa 50 % der Teilnehmer ihr eigenes Unternehmen als „gut“ oder “besser” aufgestellt, wenn es um Präsentationen geht.
Auf die Frage, warum sie glauben, dass Präsentationen scheitern, nannten die Teilnehmer vor allem Aspekte wie schlechte Struktur, schlechte Visualisierung, mangelnde Übereinstimmung der eigenen Ziele mit den Erwartungen des Publikums sowie ein unübersichtliches Folienlayout. Dies ist erstaunlich, da diese Probleme recht einfach zu beseitigen oder zumindest zu reduzieren sind. Unprofessionelle Präsentationsauftritte wurden dagegen nicht annähernd so sehr als Problem angesehen, wie die in Foren und Artikeln häufig geäußerte Kritik vermuten lässt. Die Interpretation wird spannend, denn die Hauptfrage lautet natürlich: Was ist der Grund dafür?

Und obwohl die Digitalisierung in aller Munde ist, muss man feststellen, dass der Arbeitsalltag in einigen Fällen noch nicht mit diesen Entwicklungen Schritt halten kann.
Hier geht’s zur kompletten Studie.

Der Abschluss einer Präsentation

13. Februar 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Der Abschluss einer Präsentation

Das Ende ist ein neuer Anfang

Lesezeit 2 Minuten

Es wird immer eine letzte Folie geben. Sie haben Ihre Präsentation gehalten. Aber entspannen können Sie sich jetzt noch nicht. Denn die Diskussion geht weiter oder startet jetzt erst richtig. Die „allerletzten Folie“ ist also oft der Anfang von etwas Neuem. Und hat Ihre Aufmerksamkeit verdient.

Vielen Dank für Ihre Zeit ...

Diese letzte Folie ist uns allen bekannt, und sie birgt einige Nachteile. Mit „Vielen Dank für Ihre Zeit“ fällt ein Vorhang der abschließenden Langeweile über Ihre ansonsten wunderbare und fesselnde Präsentation. Und warum? Weil diese Floskel die Herzen und Köpfe für alles, was noch kommt, verschließt. Ihre Zuhörer denken, dass Sie fertig sind, und wandern gedanklich schon in die Kaffeepause. Wollen Sie das wirklich? Wir glauben nicht.

Ihr Ziel ist es sicherlich, am Ende Ihrer Präsentation die nächsten Schritte zu vereinbaren oder sogar Ihr Angebot unterschriftsreif vorzubereiten. Also sollten Sie darauf achten, dass die letzte Folie nicht davon ablenkt und Sie Ihre Zuhörer wieder mühsam zurück ins Thema ziehen müssen.

Eröffnen Sie Perspektiven

Egal, was Ihr Ziel war, Ihre letzte Folie greift es auf, jongliert damit es und weist in die Zukunft. Ihre letzte Folie rundet Ihre Präsentation ab und macht sie wertvoll. Beweisen Sie Ihren Zuhörern, wie sinnvoll es war, Zeit zu investieren und geben Sie einen Ausblick auf die nächsten Schritte. Ihr Ziel ist es, den Weg zu weiteren Kooperationen oder Aktionen aufzuzeigen, neue Wege zu eröffnen. Ein Beispiel:

Wenn Ihr Ziel die Vermittlung von Wissen war, fassen Sie Ihre Kernbotschaft zusammen und eröffnen Sie eine Fragerunde.
Nehmen Sie das Bild, die Botschaft, die Aussage oder den Titel Ihrer allerersten Folie oder des Präsentationseinstiegs und schließen Sie es mit Ihrer letzten Folie ab.
Wenn Sie Ihre Zuhörer mit einer Metapher aus dem Unternehmensumfeld gepackt haben, dann führen Sie diese Metapher an dieser Stelle zu Ende. Spielen Sie mit den Bildern, Aussagen oder Slogans des Unternehmens, das Sie ansprechen.

Trauen Sie sich, anders zu sein als Ihre Wettbewerber. Ein Beispiel: Sie halten eine Präsentation für einen Kunden, dessen Unternehmen den Marketingslogan „It’s time to change“ verwendet. Sie können diesen Slogan wunderbar auf Ihren gemeinsamen Termin übertragen. Beginnen und beenden Sie Ihre Präsentation mit diesem Slogan, und verbinden Sie ihn mit dem, was Sie präsentieren. Dann können Sie mit einem Augenzwinkern fragen: „Wann, wenn nicht jetzt, ist es an der Zeit, zu uns als Anbieter zu wechseln?“

Tipps für klare PowerPoint-Folien

2. Februar 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Weg mit dem Hintergrundrauschen:

Tipps für klare PowerPoint-Folien

Lesezeit 2 Minuten

Wie viel können Sie auf eine Folie quetschen? Sie haben so viele Informationen und Materialien zusammengetragen, dass es schwierig ist, sich zu entscheiden. Dabei kann man leicht übersehen, dass es nicht darum geht, so viele Informationen wie möglich auf die Folie zu packen, sondern eine klare Aussage zu treffen. Das Publikum braucht in der Regel nicht mehr, sondern weniger Informationen, um zu verstehen, was Sie sagen wollen. Auch wenn es schwerfällt, lassen Sie alles weg, was nicht unbedingt notwendig ist, um die Botschaft zu verstehen. Dazu können zu viel grafische Elemente als auch überflüssiger Text sein.

Am Beispiel der Präsentation eines regionalen Fahrradhändlers zeigen wir hier, was unnötiges Hintergrundrauschen auf Folien verursacht:

Auf dieser Folie befinden sich viele Informationen. Nicht alle tragen zur Aussage bei. Einiges davon lenkt nur ab und mindert die Überzeugungskraft der Folie.

So entstehen klare PowerPoint-Folien:

Der Hintergrund: Aus dem Kontext und dem Titel geht klar hervor, dass es auf der Folie um Fahrräder geht. Ein Bild eines Fahrrads liefert keine neuen Informationen. Außerdem erschweren die Positionierung und die verwendeten Farben die Lesbarkeit der Grafik.

3D-Effekt: Der 3D-Effekt beeinträchtigt die Lesbarkeit. Es ist schwierig, die genaue Höhe der Säulen zu erkennen. Außerdem ist der 3D-Effekt inhaltlich sinnlos, denn die dritte Achse hat keinerlei Bedeutung.

Beschriftung der Y-Achse und Gitternetzlinien: Bei nur vier Säulen ist es sinnvoller, die Datenpunkte einzeln zu beschriften. So kann jeder die Zahlen auf den ersten Blick erfassen, anstatt jeden Wert einzeln von der y-Achse ablesen zu müssen.

Die zusätzliche Kennzeichnung der 20 % unterstreicht die Botschaft der Absatzsteigerung.

Indem Sie bewusst alle Elemente entfernen, die für Ihre Botschaft nicht wesentlich sind, erstellen Sie eine verständliche und überzeugende Folie. Überprüfen Sie Ihre eigenen Folien kritisch auf Hintergrundrauschen. Finden Sie Möglichkeiten, diese zu reduzieren?

Welche Visualisierung für welche Botschaft

10. Januar 201820. Februar 2023 Marion Sztuka Unkategorisiert

Auf einen Blick: Welche Visualisierung für welche Botschaft?

Lesezeit 2 Minuten

Für die Visualisierung von Botschaften in PowerPoint gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Hier haben wir die verschiedenen Visualisierungstypen sowie einige Tipps zu ihrer Verwendung zusammengefasst.

Text-Folien

Eine klare Textstruktur hilft Ihrem Publikum, Ihre Präsentation zu verstehen. Gliedern Sie lange Listen in einzelne, logische Überschriften. Verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich und vermeiden Sie Fließtext. Andernfalls konzentrieren sich Ihre Zuhörer eher auf die Folie als auf Sie, den Redner.

Tabellen

Verwenden Sie Tabellen nur, wenn Sie Daten zeigen und diskutieren möchten. Manche Sachverhalte, wie z. B. Trends, lassen sich mit Hilfe von Diagrammen viel besser darstellen. Wenn Sie eine Tabelle verwenden, zeigen Sie nur die wichtigsten Daten, so dass die Folie leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Diagramme

Tipps zur Auswahl des richtigen Diagrammtyps finden Sie in unserem separaten Blogbeitrag, der einen Überblick über die wichtigsten Datenanzeigeformate bietet. Diagramme sind ideal, um Datenbeziehungen aufzuzeigen. Sie können wichtige Aspekte, wie z. B. einen Trendwechsel oder eine kontinuierliche Wachstumsphase, durch eine entsprechende Formatierung hervorheben.

Graphen

Graphen nutzen Knoten und Verbindungslinien, um Beziehungen zwischen mehreren Elementen darzustellen. Beispiele hierfür sind Organigramme, Stammbäume oder Streckenpläne für den öffentlichen Verkehr. Achten Sie darauf, dass ähnliche Elemente die gleiche Formatierung aufweisen. Nutzen Sie z. B. die gleiche Größe und Farbe für die Mitglieder der gleichen Verantwortungsebene in einem Organigramm. So schaffen Sie Orientierung.

Konzept-Charts

Konzept-Charts helfen, Prozesse, Zusammenhänge oder Beziehungen zwischen Elementen eines Systems darzustellen. Um die passenden Charts zu finden, hilft es, sich an Schlüsselwörtern im Text zu orientieren. Ein Beispiel: „in drei Schritten“ oder „in vier Phasen“ weist auf eine Darstellung mit Prozesspfeilen hin.

Bilder

Mit gut ausgewählten Bildern können Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen und Ihre Präsentation ansprechender und überzeugender gestalten. Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Verzichten Sie auf rein dekorative Bilder und verwenden Sie einige wenige, sorgfältig ausgewählte Bilder, die Ihren Inhalt unterstreichen.

Grafiken

Grafiken, wie z. B. Piktogramme, sind symbolische Darstellungen von Informationen. Sie können auch dazu beitragen, Präsentationen zu strukturieren und die Zuhörer durch komplexe Themen zu führen.

Karten

Wenn Sie geografische Zusammenhänge veranschaulichen möchten, können Sie mit Hilfe von maßgeschneiderten Karten bestimmte Regionen hervorheben. Google Maps und andere Kartensoftware können auch hier sehr hilfreich sein. So können Sie beispielsweise die Logos Ihrer Kunden oder Konkurrenten auf der Karte positionieren.

Videos und Animationen

Durch den gezielten, minimalen Einsatz von Animationen können Sie komplexe Darstellungen Schritt für Schritt aufbauen. Eingebettete Videos können ein effektives Mittel sein, um Botschaften zu verankern und andere zu Wort kommen zu lassen.