Erfolgreiche Präsentationen erstellen

Teil 1: Struktur der Präsentation

Lesezeit 7 Minuten

Präsentationsbearbeitung am Notebook

Präsentationen sind ein Standardformat für die interne und externe Unternehmenskommunikation. Eine gut geplante Präsentation kann dazu beitragen, Kunden zu inspirieren, Entscheidungsträger zu überzeugen und sogar Ihre Karriere zu fördern, indem Sie Ihre Managementfähigkeiten unter Beweis stellen. Auf der anderen Seite kann eine einzige schlechte Präsentation ein Unternehmen, einen Ruf oder Ihre eigenen beruflichen Chancen ruinieren.

Erfolgreiche Präsentationen erstellen mit dem OSCAR-Prinzip

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, sollten Sie vor allem daran denken, wie Sie Ihre Zuhörer inhaltlich mitnehmen. Wenn sie Ihrem Gedankengang nicht folgen können, werden Sie Ihr Präsentationsziel – Ihr Publikum zu beeindrucken, zu überzeugen oder zu inspirieren – nicht erreichen.

Das OSCAR-Prinzip hilft Ihnen mit fünf Kriterien für eine überzeugende Präsentation:

O – organized – klare Struktur, nachvollziehbarer Aufbau
S – simple – einfach und schnell zu verstehen
C – concise – kurz und prägnant
A – appealing – ansprechendes und einheitliches Design
R – relevant – für die Zielgruppe relevanter Inhalt

Wenn Sie Ihre Präsentation richtig aufbauen, können Sie selbst komplexe Informationen visuell vermitteln und leichter zugänglich machen. Wie das geht, erklären wir in diesem Beitrag.

Oscar Icon

Der “rote Faden”

Die Struktur Ihrer Präsentation spielt eine Schlüsselrolle für den Gesamterfolg. Was nützt Ihnen ein charismatischer Redner mit attraktiven Folien, wenn der gesamte Ablauf der Präsentation verwirrend ist? Ihr Publikum, egal ob zwei oder 200 Personen, muss in der Lage sein, die Struktur und die Verbindungen zwischen den einzelnen Teilen der Präsentation schnell zu erkennen. Machen Sie sich Gedanken über den “roten Faden”, der sich durch die gesamte Präsentation zieht. So schaffen Sie Überblick, machen Ihre Argumente nachvollziehbar und können sich der Aufmerksamkeit Ihres Publikums sicher sein.

Bevor Sie einzelne Folien entwerfen, sollten Sie sich über die gesamte Struktur der Präsentation klar sein, von Anfang bis Ende. Vor allem Zuhörer aus dem Top-Management erwarten eine logisch aufgebaute Präsentation. Sie stehen meist unter Zeitdruck und wollen die Kernaussagen schnell erfassen. Ein methodischer Aufbau hilft auch demjenigen, der vorträgt. Denn er findet sich selbst besser in der Präsentation zurecht und kann sie sicherer steuern. Das macht die Präsentation insgesamt reibungsloser und eindrucksvoller.

PowerPoint führt die Hitliste der verwendeten Präsentationssoftware an.
Weltweit gibt es rund 500 Millionen PowerPoint-Nutzer.
Pro Sekunde werden 350 neue PowerPoint-Präsentationen gestartet.
Das sind rund 30 Millionen Präsentationen pro Tag!

Grundlegende Struktur

Die Grundstruktur ist immer die gleiche, mit diesen drei Teilen:

Einleitung
Hauptteil
Schlussfolgerung

Das mag offensichtlich erscheinen, aber diese einfache Regel zwingt uns, darüber nachzudenken, wie wir das Thema einleiten, was den Hauptteil ausmacht und wie wir den Vortrag beenden wollen.

Einleitung - Ein guter Start

Introduction first page of the book

Der richtige Einstieg

Die Einleitung dient dazu, das Publikum “abzuholen”. Der Inhalt dieser Folien sollte immer sehr einfach oder sogar vertraut für Ihr Publikum sein. So können Sie sie an die Kernaussage Ihrer Präsentation heranführen. Schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage. Ihre Zuhörer sollten idealerweise mit der Ausgangssituation einverstanden sein.

Struktur einer sanften Einführung

  1. Die Situation: Der stabile, bekannte Zustand
    Ein kurzer Überblick über die Entwicklungen der letzten Monate oder Jahre bis heute bzw. den aktuellen Stand.
  2. Komplikation: Etwas ist geschehen oder könnte geschehen.
    Dies weist auf eine mögliche Veränderung der bekannten Situation hin.
  3. Frage: Wie können oder müssen wir darauf reagieren?
    Überleitung zum Hauptteil der Präsentation

Die überraschende Einleitung

Beginnen Sie mit einer Aussage, die Ihre Zuhörer überrascht oder sogar schockiert. Das weckt sofort die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer und sorgt für eine erhöhte Aufnahmebereitschaft. Der überraschende Einstieg kann eine Statistik, ein Zitat, eine kurze Geschichte oder eine ungewöhnliche Information sein. Oder sie formulieren eine Frage, die zum Nachdenken anregt.

Was auch immer Sie wählen, folgende Kriterien sollten Sie beachten:

  • a. sachlich sein – sonst wird es nicht leicht, das Vertrauen Ihres Publikums wiederzugewinnen
  • b. für Ihr Publikum relevant sein – sonst werden Sie kein Interesse wecken

Struktur der überraschenden Einleitung

  1. Die Situation: Etwas ist geschehen oder könnte geschehen
    Forschungsergebnisse, der Ausgang eines Ereignisses oder ein kürzlich geführtes Interview, das wichtige Aktualisierungen enthüllt.
  2. Komplikation: Mögliche Konsequenzen. Was bedeutet das für uns oder für Sie?
  3. Frage: Wie können oder müssen wir darauf reagieren?

Hauptteil - Der Kern der Präsentation

Hier können Sie das Hauptthema Ihrer Präsentation ausführlich erläutern. Haben Sie in der Einleitung eine Herausforderung beschrieben, werden Ihre Zuhörer jetzt daran interessiert sein zu erfahren, welche Auswirkungen dies auf sie haben könnte und welche Lösung sie vorschlagen.

Achten Sie darauf, dass die Reihenfolge Ihrer Folien leicht verständlich und nachvollziehbar ist, und führen Sie die Zuhörer systematisch durch Ihre Ausführungen. Denken Sie an eventuelle Fragen der Zuhörer und nehmen sie die Antworten vorweg. Löschen Sie alles, was von Ihrer Argumentationslinie ablenkt, um mehr Klarheit zu schaffen.

Schlussfolgerungen - Präsentationen gekonnt beenden

Ende - Letzte Seite eines Buches

Der Schluss ist der spannendste Teil Ihrer Präsentation – und er ist recht einfach zu strukturieren. Hier wenden Sie sich an Ihre Zuhörer und formulieren Ihre Kernaussage. Diese Struktur eignet sich für die meisten Präsentationen:

  1. Zusammenfassung der Punkte und Ergebnisse
  2. Schlussfolgerung – was ändert sich dadurch oder bedeutet es für uns?
  3. Nächste Schritte – welche konkreten Maßnahmen können jetzt ergriffen werden?

Wie umfangreich sollte meine Präsentation sein?
Wieviel Folien sind realistisch?

Zwei Wege, Ihre Präsentation zu strukturieren

Bei der Strukturierung Ihrer Präsentation haben Sie zwei Hauptoptionen: Sie können die Kernbotschaft am Anfang (Pyramidenstruktur) oder am Ende (Trichterstruktur) präsentieren.

Pyramidenstruktur

Wenn Sie Ihre Kernbotschaft sehr früh offenlegen, wird Ihr Publikum neugierig darauf sein, wie Sie zu dieser Zusammenfassung gekommen sind. Es entsteht eine Art Frage-und-Antwort-Dialog, bei dem Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Entscheidungsfindung führen können. Auf diese Weise ist es viel einfacher, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen und sicherzustellen, dass jeder Ihrem Gedankengang folgt. Diese Struktur wird häufig bei Präsentationen vor Führungskräften verwendet, da sie sehr zielorientiert ist.

Pyramid structure Icon

Beispiel einer Pyramidenstruktur

Jake Scott ist der Leiter der Strategieabteilung des Sportartikelherstellers X-Treme Sports. Um das ehrgeizige Wachstum des Unternehmens weiter zu beschleunigen und die Nummer eins auf dem Markt zu werden, schlägt er vor, den Konkurrenten Fun Sports Enterprises (derzeit die Nummer fünf auf dem Markt) zu übernehmen. Beim nächsten Strategie-Workshop will er den Vorstand von dieser Idee überzeugen.
Wie könnte er seine Präsentation strukturieren?
Jake weiß, dass der Vorstand an allen Ideen interessiert ist, die das ehrgeizige Wachstumsziel unterstützen. Er weiß auch, dass der Vorstand offen für Akquisitionen ist und bereits nach möglichen geeigneten Kandidaten Ausschau hält. Daher beschließt Jake, seine Kernbotschaft „Wir sollten Fun Sports Enterprises übernehmen“ zu Beginn der Präsentation zu nennen und dann Antworten auf die logischen Folgefragen zu geben. Er entscheidet sich für eine pyramidale Struktur mit den jeweiligen Kernaussagen für jeden Unterabschnitt:

Einleitung

  • Die Situation: Unser Wachstumspfad ist anspruchsvoll.
  • Komplikation: Wir werden unsere Ziele nicht allein durch organisches Wachstum erreichen.
  • Die Frage: Was könnten wir sonst tun?
  • Kernaussage: Wir sollten den Konkurrenten Fun Sports Enterprises übernehmen.

Hauptteil
Argument 1: Wir werden unser Wachstumsziel nur durch eine größere Übernahme erreichen können.

  • Fakt 1.1: Marktanteile von Wettbewerbern zu gewinnen, erfordert viel Zeit und Ressourcen.
  • Fakt 1.2: Ein zu schnelles organisches Wachstum würde zu einem Preiskampf führen.

Argument 2: Fun Sports Enterprises ist ein geeigneter Übernahmekandidat.

  • Fakt 2.1: Fun Sports Enterprises passt zu unserer Strategie.
  • Fakt 2.2: Wir erwarten einen niedrigen Kaufpreis.
  • Fakt 2.3: Beide Unternehmen können ohne größere Schwierigkeiten zusammengeführt werden.

Fazit

  • Zusammenfassung der Ergebnisse: Wir haben gesehen, dass …
  • Schlussfolgerung: Deshalb schlage ich vor, dass wir Fun Sports Enterprises übernehmen.
  • Nächste Schritte: Wir beauftragen eine Investmentbank, die uns unterstützt.

Trichterstruktur

Wenn Sie die Antwort erst am Ende bringen, als Teil Ihrer Schlussfolgerung, ist es schwieriger, den Dialog mit Ihrem Publikum von Anfang bis Ende aufrechtzuerhalten. Diese Struktur eignet sich daher nicht für die Präsentation neuer Ideen oder eines völlig neuen Ansatzes.

Eine Trichterstruktur ist dann sinnvoll, wenn ein Thema kontrovers oder emotional aufgeladen ist. Wenn Sie Ihre heikle Kernbotschaft bis zum Schluss aufsparen, vermeiden Sie hitzige Diskussionen, während der Präsentation. Denn die kosten Zeit und verbauen die Chancen, das Publikum zu überzeugen.

Sie können Ihre Einleitung mit einer Frage gestalten und Ihr Publikum dann Schritt für Schritt durch ihre Erkenntnisse bis zur Kernbotschaft führen.

Funnel structure Icon

Beispiel für eine Trichterstruktur

Jake Scott ist der Leiter der Strategieabteilung des Sportartikelherstellers X-Treme Sports. Um das ehrgeizige Wachstum des Unternehmens weiter zu beschleunigen und die Nummer eins auf dem Markt zu werden, schlägt er vor, den Konkurrenten Fun Sports Enterprises (derzeit Nummer fünf auf dem Markt) zu übernehmen. Beim nächsten Strategie-Workshop will er den Vorstand von dieser Idee überzeugen.

Wie könnte er seine Präsentation strukturieren?

Henry weiß, dass der Vorstand geteilter Meinung ist, wenn es um Übernahmen geht. Mehrere frühere Versuche, Wettbewerber zu übernehmen, sind gescheitert. Mehrere Vorstandsmitglieder stehen Fun Sports Enterprises besonders kritisch gegenüber. Um sicherzustellen, dass sein Vorschlag objektiv begutachtet wird, beschließt Henry, ihn erst am Ende der Präsentation zu platzieren. Er entwirft dazu folgende Struktur:

Einleitung

  • Situation: Unser Wachstumspfad ist anspruchsvoll..
  • Komplikation: Wir werden unsere Ziele nicht allein durch organisches Wachstum erreichen.
  • Die Frage: Was könnten wir sonst noch tun?

Hauptteil

Thema 1: Wachstum durch Übernahmen

  • Fakt 1.1: Marktanteile von Wettbewerbern zu gewinnen, erfordert viel Zeit und Ressourcen.
  • Fakt 1.2: Ein zu schnelles organisches Wachstum würde zu einem Preiskampf führen.

Argument 1: Mit einer geeigneten Übernahme könnten wir unsere Wachstumsziele schnell erreichen.

Thema 2: Bedingungen für erfolgreiche Akquisitionen

  • Fakt 2.1.: Der Übernahmekandidat muss zu unserer Strategie passen. Fun Sports Enterprises erfüllt diese Voraussetzung.
  • Fakt 2.2: Der Kaufpreis muss stimmen. Fun Sports Enterprises erfüllt diese Bedingung.
  • Fakt 2.3: Der Zusammenschluss der beiden Unternehmen muss ohne größere Schwierigkeiten möglich sein. Fun Sports Enterprises erfüllt diese Bedingung.

Argument 2: Fun Sports erfüllt alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Übernahme.

Schlussfolgerung

  • Zusammenfassung der Ergebnisse: Wir haben gesehen, dass …
  • Schlussfolgerung: Deshalb schlage ich vor, dass wir Fun Sports Enterprises übernehmen.
  • Nächste Schritte: Wir beauftragen eine Investmentbank, uns zu unterstützen.

Eine Studie von Strategy Compass hat bewiesen: Wir verbringen viele Stunden unseres Arbeitslebens damit, neue PowerPoint-Folien oder ganze Präsentationen zu erstellen. Es lohnt sich, den Prozess der Präsentationserstellung in Unternehmen zu optimieren. Wir können Sie dabei unterstützen – sprechen Sie uns an!

Qualitätscheck für Präsentationen

Woher wissen Sie, ob und wann eine Präsentation gut ist? Nutzen Sie diese Qualitätskriterien als Checkliste:

  1. Einheitlich
  2. Keine Überschneidungen oder Wiederholungen
  3. Prägnant und auf dem Punkt
  4. Der rote Faden: Alle Aussagen bauen aufeinander auf und zahlen auf die Kernbotschaft ein
Checklist Icon Strategy Compass

Zusammenfassung

Wenn Sie Ihre nächste Präsentation erstellen, denken Sie daran, dass die Struktur der wichtigste und oft auch schwierigste Teil ist. Eine klare, übersichtliche Struktur macht es Ihren Zuhörern leichter, Dinge zu verstehen und Ihnen zu folgen.

Denken Sie immer zumindest an die grundlegenden Strukturelemente und die Kernbotschaft, die Sie Ihrem Publikum vermitteln wollen. Je nach Inhalt und Zielgruppe können Sie zwischen verschiedenen Einführungsstilen wählen. Achten Sie darauf, dass Ihre Botschaften konsistent und relevant sind, damit Ihre Zuhörer Folie für Folie mit Ihnen Schritt halten können.

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