Erfolgreiche Präsentationen erstellen

Teil 1: Der Inhalt

Lesezeit 8 Minuten

Präsentationsbearbeitung am Notebook

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, sollten Sie vor allem daran denken, wie Sie Ihre Zuhörer inhaltlich mitnehmen. Wenn sie Ihrem Gedankengang nicht folgen können, werden Sie Ihr Präsentationsziel nicht erreichen.

Das OSCAR-Prinzip hilft Ihnen mit fünf Kriterien für eine überzeugende Präsentation:

O – organized – klare Struktur, nachvollziehbarer Aufbau
S – simple – einfach und schnell zu verstehen
C – concise – kurz und prägnant
A – appealing – ansprechendes und einheitliches Design
R – relevant – für die Zielgruppe relevanter Inhalt

Oscar Icon

Organized - Strukturiert

Strukturieren Sie Ihre Präsentation mit einer klaren Einleitung, einem Hauptteil mit Ihrer Kernbotschaft und schließen Sie sie mit Zusammenfassungen und nächsten Schritten ab.

Informieren Sie sich in unserem Insights-Papier „Erfolgreiche Präsentationen erstellen: die Struktur“ über die verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Folien zu strukturieren.

Die letzten vier Teile des OSCAR-Prinzips beziehen sich auf den Inhalt Ihrer Präsentation.

Simple:

Einfach und schnell zu verstehen

Man könnte meinen, eine Präsentation mit möglichst vielen Folien ist eine gute Präsentation. Das Gegenteil ist aber der Fall. Eine Präsentation sollte sich durch Einfachheit auszeichnen. Bei der Erstellung sollten Sie Ihr Publikum vor Augen haben und sich Gedanken machen, wie der Inhalt bei den Zuhörern ankommt. Eine verwirrende Präsentation macht das Publikum nervös. Wenn die Zuhörer die Folien leicht verstehen, sind sie viel eher entspannt und interessiert an dem, was Sie zu sagen haben. Achten Sie deshalb darauf, dass die gesamte Präsentation klar und einfach zu verstehen ist.

 

Erstellen Sie Überschriften mit Kernaussagen

Wenn wir uns eine PowerPoint-Folie ansehen, lesen wir in der Regel als Erstes die Überschrift, um herauszufinden, was auf dieser Folie gezeigt wird. Zum Beispiel: „Umsatzentwicklung“, „Die neue Organisationsstruktur“ oder „Kooperationspartner“. Diese Überschriften dürfen niemals irreführend sein. Sie geben den Zuhörern einen Hinweis auf das, was kommen wird, bevor Sie überhaupt über den Inhalt sprechen.

Es ist für die Zuhörer einfacher, Ihrer Präsentation zu folgen, wenn die Überschrift die Kernaussage der Folie umreißt, z. B. „Die Umsatzentwicklung ist sehr positiv“, „Die neue Organisationsstruktur umfasst drei Ebenen“ oder „Sind unsere Kooperationspartner führende Forschungsinstitute?“. Mit solchen Überschriften weiß Ihr Publikum in Sekundenschnelle, was als Nächstes kommt, und kann die Botschaft schneller erfassen.
Überschriften, die die Kernaussage der Folie beschreiben, werden als „action titel“ bezeichnet. Um Ihrem Publikum mehr Klarheit darüber zu verschaffen, was auf einer bestimmten Folie behandelt wird, gliedern Sie das Hauptthema, z. B. „Verkaufstrends“, mit Zwischenüberschriften.

Action title

Präsentieren mit visuellen Elementen

Das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gilt auch für Präsentationen. Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich mit visuellen Elementen auszudrücken, anstatt ausschließlich Text-Folien zu zeigen. Dazu können Infografiken, Diagramme, Fotos oder Karten gehören, je nachdem, was Sie veranschaulichen wollen. Idealerweise sollten Sie auf jeder Folie mindestens ein visuelles Element verwenden.
Überlegen Sie sich im Voraus, was Sie zeigen wollen, und fragen Sie sich, welche Art von Bild Ihre Botschaft besten vermittelt. Wenn Sie z. B. verdeutlichen wollen, dass sich Chancen und Risiken einer Investition ausgleichen, können Sie eine Waage verwenden. Versuchen Sie, visuelle Elemente gezielt einzusetzen, aber übertreiben Sie es nicht.

Visuals Icon

Die Suche nach geeigneten Bildern kann eine Herausforderung sein. Hier ein paar Tipps:
1. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Marketingabteilung über eine Bilddatenbank verfügt.
2. Wenn Sie maßgeschneiderte Infografiken oder Diagramme benötigen, arbeiten Sie am besten mit einem erfahrenen Grafikdesigner zusammen.
3. Informieren Sie sich über kostenlose und lizenzfreie Bilder, die auf Stockfoto-Websites wie Unsplash oder Pixabay verfügbar sind.

Verwenden Sie Animationen sparsam - oder gar nicht

Im Allgemeinen sollten Sie Animationen in Ihrer Präsentation vermeiden und stattdessen statische Bilder und Diagramme verwenden. Sie könnten versucht sein, Ihre Folien aufzupeppen, aber das ist meist kontraproduktiv. Animierte Elemente tragen oft nicht zur Verdeutlichung bei, sondern lenken die Aufmerksamkeit vom Thema ab. In seltenen Fällen können Animationen dem Verständnis dienen. Zum Beispiel, „Vorher-Nachher“-Zustandsänderungen zu zeigen. Wenn Sie jedoch mehrere Folien mit Bewegung und Ton füllen, ist das Publikum schnell abgelenkt. Schlimmer noch, es kann als Effekthascherei wahrgenommen werden. Wenn Sie nicht auf Animationen verzichten möchten, denken Sie daran: Weniger ist mehr.

Mit Diagrammen lassen sich Trends, Entwicklungen und Abweichungen gut auf einer Folie darstellen. Wählen Sie „Diagramme“ aus dem PowerPoint-Menü „Einfügen“ und wählen Sie ein Diagramm, das zu Ihren Zahlen passt. Wenn Ihr Unternehmen PowerPoint-Add-Ins wie QuickSlide verwendet, sind Ihre Diagramme automatisch im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Navigieren Sie Ihr Publikum durch die Präsentation

Präsentationen folgen einem Argumentationsaufbau. Erleichtern Sie es Ihren Zuhörern, Ihnen zu folgen, indem Sie “Navigatoren” nutzen. Das können Buchstaben, Zahlen, Symbole oder sogar kleine Diagramme sein, die auf jeder Folie an der gleichen Stelle stehen, deren Inhalt sich aber im Laufe der Präsentation ändert. Diese festen Elemente helfen Ihren Zuhörern bei der Orientierung, an welchem Punkt der Präsentation sie gerade stehen und erinnern an die zentrale Botschaft Ihrer Präsentation.

Navigatior Icon

Concise - Fassen Sie sich kurz

Jeder hat schon mal eine Präsentation erlebt, deren Ende man sich sehnlich herbeiwünscht. Selbst die geduldigsten Menschen haben eine begrenzte Aufnahmekapazität und Konzentrationsfähigkeit. Um eine Präsentation zu verstehen, müssen wir uns konzentrieren. Das Umfeld, in dem die Präsentation stattfindet, ist dabei nicht immer förderlich.

Das Schlimmste, was bei einer Präsentation passieren kann, ist, dass das Publikum auf der Strecke bleibt. Das macht die Zuhörer unzufrieden und ihr verwirrter Gesichtsausdruck wird den Präsentierenden schnell verunsichern. Reduzieren Sie die Anzahl der Folien auf ein Minimum und vermeiden Sie es, die Zuhörer zu überfordern. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen.

Bei schwierigeren Themen oder wenn Sie mit Diskussionen und Fragen rechnen, können Sie Folien in den Anhang nehmen. Zeigen Sie diese nur dann, wenn es hilfreich ist. Die Zuhörer werden beeindruckt sein, wenn Sie ihnen auf eine Frage hin eine Zusatzfolie zeigen – das zeigt, dass Sie gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation bewusst kurz gehalten haben.

Auch Ihre einzelnen Folien sollten so kurz wie möglich sein. Versuchen Sie, sie nicht mit Inhalten zu überfrachten. Als Faustregel gilt, dass jede Folie nur eine einzige Aussage und idealerweise nicht mehr als 30 Wörter Text enthalten sollte. Noch besser ist es, wenn Sie alles, was Sie sagen wollen, mit einem klaren Bild oder Diagramm darstellen können.

Appealing - Lassen Sie Ihre Präsentation gut aussehen

Eine PowerPoint-Präsentation beeindruckt nicht nur durch ihren interessanten und gut durchdachten Inhalt. Ein gutes Foliendesign ist ebenfalls wichtig. Ihre Präsentationen sehen professionell und schlank aus, wenn das Design ansprechend und durchgängig einheitlich ist. Um zu verhindern, dass die Zuhörer abgelenkt werden, sollten Sie die Folien klar und einfach gestalten.

Blenden Sie Ihr Publikum nicht

Versuchen Sie, wilde Farbkombinationen oder blinkende Gifs zu vermeiden. Zu viele Gimmicks können kitschig wirken und die Ernsthaftigkeit der Informationen auf den Folien oder des Vortragenden beeinträchtigen. Wie bereits erwähnt, ist weniger mehr, wenn es um Animationen geht.

Ihr Publikum wird Grafiken in der Regel schneller erfassen, wenn Sie weniger Farben verwenden und die verwendeten grafischen Elemente einheitlich gestalten (z. B. die Linienstile und -stärke). 3D-Objekte können verwirrend sein. Sie sehen vielleicht beeindruckender und interessanter aus, aber eine dritte Dimension impliziert zusätzliche Informationen, die oft gar nicht vorhanden sind. Halten Sie grafische Elemente stattdessen sauber und einfach. Im Idealfall haben Sie bereits Designvorlagen in PowerPoint erstellt und verwenden diese für jede neue PowerPoint-Präsentation.

Halten Sie Ihre Folien so schlank wie möglich. Versuchen Sie, sie nicht mit jedem Detail zu überfrachten. Denken Sie z. B. an die Google-Homepage. Das Unternehmen hat die Seite bewusst frei von Ablenkungen gehalten. Sie wirkt auf die Nutzer minimalistisch und klar.

Versuchen Sie nicht, zu viel Text auf eine Folie zu packen oder die Schriftgröße zu verringern, damit der Text passt. Stattdessen:

  • Kürzen Sie Ihren Text
  • Teilen Sie Ihren Inhalt auf zwei Folien auf
  • Erwägen Sie eine neue Struktur mit einer Folie pro Punkt

Arten von Folien in Präsentationen

PowerPoint-Folien lassen sich im Allgemeinen in drei verschiedene Kategorien einteilen:

  • Text-Folien
  • Konzeptionelle Charts
  • Quantitative Diagramme

Text-Folien
Folien mit reinem Text. Hier werden Inhalte nur durch Worte vermittelt. Es ist wichtig, den Text klar zu strukturieren.
Sie können einzelne Gedanken als Aufzählungspunkte auflisten, um sie leichter verständlich zu machen.
Es ist besser, wenn Ihre Aufzählungen Aussagen enthalten, wie z. B. „das Arbeitsumfeld hat sich verbessert“, als einzelne Begriffe, wie z. B. „Arbeitsumfeld“, die Ihrem Publikum nicht viel sagen.

Halten Sie die Sätze so kurz wie möglich. Wenn möglich, gruppieren Sie Inhalte mit Überschriften. So werden verschiedene Kernaussagen schneller erfassbar.

Textchart Icon

Konzeptionelle Charts
Konzeptionelle Charts visualisieren Kernaussagen und sind sehr eingängig. Das Publikum erfasst die Information auf einen Blick. Visualisierungen verdeutlichen nicht nur Strukturen, sondern sind auch ein gutes Mittel, um Dynamik zu vermitteln. Sie können grafische Elemente mit Wörtern, Aussagen, oder Aufzählungen kombinieren.

Quantitative Charts
Quantitative Charts werden genutzt, um Zahlen zu vergleichen. Es können zum Beispiel Zeitreihen oder Rangfolgen dargestellt werden.

Concept chart

Folienaufbau - klare Struktur

Jede Präsentation besteht aus einer Reihe von Folien, die nacheinander gezeigt und von den Zuhörern verstanden werden müssen.

Erstellen Sie Ihre Folien nach einem einheitlichen System und Design. Das hilft Ihrem Publikum, neue Informationen auf jeder Folie schnell zu erfassen, ohne sich jedes Mal neu orientieren zu müssen. Diese bewährten Grundsätze für die Strukturierung von Folien können Ihnen bei der Erstellung Ihrer Präsentation helfen.

  • Oberer Bereich: Verwenden Sie ihn für Informationen wie Kapitelnamen/Navigatoren, Backup-Labels oder Logos.
  • Action Title: Die Kernaussage der Folie. Zweiteilige Titel lassen adäquate Aussagen zu.
  • Subtitle: Gibt an, was auf der Folie gezeigt wird.
  • Folieninhalt: Dieser enthält mindestens eines der drei Standardelemente einer Folie: Text, quantitative Grafik oder konzeptionelle Grafik.
  • Unterer Bereich: Hier werden zusätzliche Informationen untergebracht: Quellen, Fußnoten, Angaben zur Präsentation, wie Titel, Autor, Anlass, Ort, Datum.
  • Seitenzahlen: Sie dienen der Orientierung und können bei Diskussionen schnell wichtig werden. Zum Beispiel wenn jemand Sie bittet, zu Folie 18 zurückzugehen. Achten Sie darauf, dass die Schrift für die Seitenzahlen groß genug ist, damit Ihr Publikum sie erkennen kann.

Textformat und Lesbarkeit

Was nützt Ihnen ein toller Inhalt auf Ihren Folien, wenn ihn niemand lesen kann? Tun Sie alles, damit auch die Zuhörer im hinteren Teil des Raums den Text gut lesen können. Hier einige Empfehlungen:

  • Klare, gut lesbare Schrift
  • Schriftgröße von mindestens 14 bis 16 Punkt
  • Maximal sieben Zeilen Text oder bis zu 30 Wörter pro Folie
  • Einspaltige Stichpunkte und Aufzählungen
  • Einfache Aussagen/Stichpunkte statt langer Sätze
  • Kein vertikaler Text
  • Schriftfarbe, die sich gut von Hintergrundfarben oder Bildern abhebt
Text focus Icon Strategy Compass

Tipps für eine gute Foliengestaltung

Folien können große Kunstwerke sein. Microsoft PowerPoint bietet eine Menge visuell ansprechender Elemente. Solange sie die richtige Botschaft auf die richtige Art und Weise vermitteln, kann jede Art von Grafik funktionieren.
Generell sollten Sie versuchen, die Folien einheitlich und leicht verständlich zu gestalten. Sie wollen die Aufmerksamkeit der Menschen auf die Kernaussagen lenken, nicht auf Details oder bunte Grafiken, die keinen Mehrwert bieten.

Ein paar Tipps für gutes visuelles Design: 

  • Verwenden Sie konsistente, einheitliche Folienvorlagen.
  • Überfrachten Sie die Folien nicht mit Bildern.
  • Setzen Sie Farben und Symbole dezent ein: Maximal drei Farben pro Folie; denken Sie daran, dass blasse Farben schwer zu erkennen sind; wählen Sie nach Möglichkeit Farben mit Kontrast, vor allem bei Text auf farbigem Hintergrund.
  • Verwenden Sie für Text und Überschriften in Ihrer Präsentation einheitliche Schriftgrößen und -stile.
  • Reduzieren Sie den Text auf ein Minimum und verwenden Sie stattdessen nach Möglichkeit mehr visuelle Elemente.
  • Wählen Sie Diagramme, die die Informationen, die Sie darstellen wollen, klar und leicht verständlich machen

Die Herausforderung der Bildauswahl

Versuchen Sie, die Bildsprache und die Qualität Ihrer Präsentation einheitlich zu halten – mischen Sie zum Beispiel nicht Farb- und Schwarzweißfotos oder hochwertige und niedrig aufgelöste Bilder in einer Präsentation. Zu viele Stilvarianten können den Fluss Ihrer Präsentation unterbrechen.

Überzeugen und beeindrucken Sie mit relevanten Präsentationen

Sie müssen eine Präsentation für einen bestimmten Anlass vorbereiten, vielleicht um ein Projekt vorzustellen oder um Entscheidungsträger von Ihrer neuesten Idee zu überzeugen. Als Erstes müssen Sie herausfinden, wer Ihr Publikum ist, und sich überlegen, was Sie bei diesen Menschen bewirken wollen. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Zuhörer: Der Inhalt der Präsentation muss für sie interessant und relevant sein. Im Idealfall bietet die Präsentation Antworten auf Fragen, die das Publikum hat oder Lösungen für ihre Probleme.

Wenn Sie als Vortragender relevante Inhalte bieten können, werden sie einen positive Eindruck hinterlassen. Konzentrieren Sie sich auf das Publikum, bevor Sie sich an die Erstellung der Folien machen. Überlegen Sie Folgendes:

  • Wer wird an der Präsentation teilnehmen?
  • Was möchte ich bei diesen Menschen bewirken?
  • Welchen Wissensstand kann ich voraussetzen?
  • Wie denken meine Zuhörer? Wie erfassen sie Fakten am besten?
  • Wie kann ich meine Präsentation so gestalten, dass mein Publikum einen Nutzen daraus zieht?
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Lesen Sie auch unsere Insights zum Thema “Präsentationen halten”.

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