Redezeit: Diskussionen bei Präsentationen gezielt einplanen
Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen? Eine Entscheidung herbeiführen, eine Umsetzung in Gang bringen oder Interesse wecken?
Ihr Ziel legt fest, wo Sie am Ende des Meetings mit Ihren Zuhörern ankommen wollen. Ihre Präsentation bauen Sie entsprechend auf – doch selbst, wenn das perfekt gelingt, haben Sie damit nur den ersten Teil des Wegs bewältigt. Für die letzten Schritte benötigen Sie die Diskussion mit Ihren Zuhörern. Hier kommen Vorbehalte und Gegenargumente auf den Tisch ebenso wie unterstützende Information und Meinungen. Sie können direkt darauf eingehen, Vorbehalte beheben oder abmildern und den Input Ihrer Zuhörer aufnehmen. Gemeinsam können Sie zu konstruktiven Ergebnissen kommen, beispielsweise zur Vereinbarung nächster Schritte. Planen Sie die Diskussion deshalb von Anfang an in Ihr Präsentationskonzept ein. Wir haben einige Tipps dafür zusammengestellt:
- Präsentationszeit so planen, dass ausreichend Zeit für die Diskussion bleibt; z.B. bei einem 30-minütigen Meeting mindestens 10 Minuten.
- Den optimalen Zeitpunkt für die Diskussion definieren; bei kurzen Präsentationen ist es meist sinnvoll, die Diskussion nach dem Vortrag zu führen. Sie können sie als Agenda-Punkt aufnehmen und dadurch Ihren Zuhörern signalisieren, dass am Ende der Präsentation Raum dafür sein wird. Bei längeren Präsentationen können Sie je nach Thema auch nach einzelnen Abschnitten Raum für Diskussionen lassen. Dafür können Trennfolien hilfreich sein. Sie können die Präsentation währenddessen auch mit der Taste „B“ (für black) ausblenden, um die Aufmerksamkeit auf die Teilnehmer zu lenken.
- Mögliche Einwände und Vorbehalte Ihrer Zuhörer bedenken und entsprechende Argumente vorbereiten; überlegen Sie auch, wer Sie in Ihrer Position unterstützen könnte und binden Sie diese Personen gezielt in die Diskussion ein; in vielen Fällen lohnt sich auch ein kurzes Vieraugengespräch vor dem Präsentationstermin. Oft ist es überzeugender, wenn Vorbehalte durch Peers entkräftet werden.
- Fragen vorbereiten, um die Diskussion ggf. in Gang zu bringen oder in eine gewünschte Richtung zu lenken.
- Abschluss vorbereiten; planen Sie ein realistisches Ergebnis und steuern Sie die Diskussion gezielt darauf hin.