Word-Vorlagen in Unternehmen

Wie Sie Vorlagen intelligent erstellen und bereitstellen

Lesezeit 9 Minuten

Es gibt sie noch. Und zwar in ganz großer Zahl:

Standard-Vorlagen für Briefe, interne Dokumente, Vorlagen für Pressemitteilungen, Faxe, Newsletter, Vorlagen für unterschiedliche Arten von Angeboten, Vorlagen für Rahmenverträge, individuelle Verträge, NDAs, Ausschreibungen, Vorlagen für Qualitätsmanagement, Verfahrensdokumentation, Handbücher, Vorlagen für Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation, Rundschreiben…

Word-Vorlagen

Auch wenn E-Mails das Briefeschreiben zunehmend verdrängen und die Massenkommunikation mit Kunden oft automatisiert abläuft, brauchen doch die meisten Unternehmen weiterhin Word und damit Word-Vorlagen.

Im Idealfall sind diese Word-Vorlagen sauber gemäß den Corporate-Design-Vorgaben gelayoutet sowie technisch korrekt und anwenderfreundlich umgesetzt. Und die Anwender verwenden jeweils die richtige und aktuelle Vorlage und nutzen die Möglichkeiten von Word so, dass ihr Dokument am Ende auch tatsächlich so aussieht, wie es der Ersteller der Vorlage beabsichtigt hat.

Es gibt Wege, hier sehr vieles richtig zu machen. Mit einem durchdachten Vorlagenkonzept, der richtigen Umsetzung und der Unterstützung durch sinnvolle Tools und Prozesse gelingt es, die Anforderungen an professionelle Word-Vorlagen Wirklichkeit werden zu lassen.

Die 3 Erfolgsfaktoren für Word-Vorlagen im Unternehmen

Erfolg beim Thema Word-Vorlagen ist messbar. Die Kriterien hierfür sind in den meisten Unternehmen gar nicht so unterschiedlich: ein einheitlich gelebter Markenauftritt, rechtssichere Dokumente, die inhaltliche Qualität von Standard-Dokumenten, die Produktivität der Anwender, die Effizienz der Bereitstellungsprozesse.

Die Stellschrauben, die zu diesem Erfolg führen, lassen sich klar beschreiben:

1.

Gutes Vorlagen-Handwerk

Die Basics einer professionellen Word-Vorlage

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen. Aus diesem Grund führt kein Weg daran vorbei, zumindest über die wichtigsten dieser kleinen Einstellungen einmal nachzudenken. Die folgenden Fragen geben Ihnen einen guten Überblick, was hinsichtlich Grund-Design und Formatierung zu beachten ist und welche Aspekte im praktischen Einsatz wichtig sind.

Das Grund-Design der Vorlage

Word Vorlage

Seitenverhältnisse und Formate

  • Welche Formate benötigen Sie? DIN A4, Letter, weitere?
  • Wollen Sie bestimmte Normen (z.B. DIN 5008 für Briefe) exakt beachten?

Kopf- und Fußzeilen

  • Welche Informationen sollen in der Fußzeile stehen? Gehen Sie vom maximalen Platzbedarf aus, wenn es unterschiedliche Fußzeilen gibt (z.B. für verschiedene Gesellschaften Ihrer Unternehmensgruppe).
  • Wie wird das Logo positioniert? Gibt es ggf. mehrere Logos?
  • Welche weiteren Design-Elemente sollen zum Einsatz kommen?
  • Werden Dokumentenkennungen benötigt?
  • Wo sollen die genannten Elemente auftauchen? (z.B. nur auf der ersten Seite, nur auf geraden Seiten)
Kopf-und Fusszeile Icon

Erste Seite

  • Benötigen Sie eine erste Seite, die eine abweichende Gestaltung hat?
  • Soll die Deckblatt-Funktion von Word genutzt werden?

Strukturierung des Dokumenteninhalts

  • Sollen Inhalte gezielt an einer bestimmten Stelle positioniert werden (z.B. eine bestimmte Anfangsposition für Texte auf allen Seiten, feste Positionen für Empfänger und Absender in Briefen)?
  • Sollen gewisse Inhalte eine feste Größe bekommen (z.B. feste Höhe einer Signatur, feste Größe von Bildplatzhaltern)?
  • Inhalte lassen sich in Word am besten mit Hilfe von (nicht sichtbaren) Tabellen anordnen. Entscheidend dabei: Sind Ihre Anwender im Umgang mit Tabellen versiert oder gilt „je einfacher desto besser“?

Ausdrucke

Werden Ihre Dokumente auf Geschäftspapier gedruckt, welches bereits einige der o.g. Elemente enthält?

Die Gestaltung von Text

Textformatierung Icon

Farbschema:

  • Existiert bereits ein Farbschema bzw. Theme für Microsoft Office?
  • Falls nicht: Sollte das Farbschema von PowerPoint übernommen werden? Häufig fungiert PowerPoint aufgrund der stärkeren Nutzung von Farben als eine Art Leitmedium, und Word übernimmt einfach das Farbschema.

Formatvorlagen

  • Welche verschiedenen Formatierungsstile benötigen Sie für Ihre Texte, Überschriften, Unterschriften, Hervorhebungen, Links? Mit Hilfe von Formatvorlagen fassen Sie Schriftgrößen, Abstände vor / nach Absätzen, Zeilenabstände, Einrückungen links / rechts, Paginierung und weitere Eigenschaften zu einfach nutzbaren Formatierungsstilen zusammen.
  • Wie sollen die Formatvorlagen den Nutzern angezeigt werden? Word zeigt Formatvorlagen einfach in alphabetischer Reihenfolge an, Sie können die Anzeige daher über eine geschickte Benennung der Formatvorlagen steuern.

Listenebenen

  • Welche Arten der Aufzählung und Nummerierung benötigen Sie?
  • Wie deklinieren Sie diese über die verschiedenen Aufzählungsebenen durch?
  • Wie soll der Anwender zwischen den verschiedenen Ebenen umschalten können? Durch die geschickte Verknüpfung von Formatvorlagen mit Listenebenen wird es z.B. möglich, die Ebene einfach durch Drücken der TAB-Taste zu wechseln.

Verzeichnisse:

  • Welche Arten von Verzeichnissen benötigen Sie? Word bietet als Grundtypen Inhaltsverzeichnisse, Literaturverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse, Indizes und Rechtsgrundlagenverzeichnisse.
  • Wie soll bspw. ein Inhaltsverzeichnis gestaltet sein?
    Benötigen Sie eine Verzeichnis-Variante mit und eine ohne Seitenzahlen?

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen.

Was dem Anwender sonst noch hilft

Tabellen und Formen

  • Wie sollen Tabellen formatiert werden? (Selbst dies lässt sich in Word über Formatvorlagen steuern.)
  • Wie sollen eingefügte Textfelder, Formen oder Linien formatiert sein?
Tabelle Icon

Sperren von Kopf- und Fußzeile

  • Möchten Sie Kopf- und Fußzeile vor versehentlichem / absichtlichem Ändern schützen? Bedenken Sie dabei, dass Sie dann sämtliche Varianten bspw. der Fußzeile als eigene Vorlage bereitstellen müssen, da die Anwender ja selbst nichts mehr eintragen können.

Steuerelemente

  • Sollen bestimmte Textfelder (z.B. überschreibbare Felder für Hinweistexte oder Betreff) bereits in der Vorlage mit vordefinierter Formatierung hinterlegt sein?
  • Möchten Sie für bestimmte Elemente (z.B. Datum, Bildplatzhalter, Dropdown-Listen) vordefinierte feste Positionen und Darstellungsweisen vorgeben?

Je mehr Sie fest vorgeben, desto einheitlicher werden Ihre Dokumente. Allerdings empfinden Anwender ein solches Korsett oft als zu eng, da es nicht alle Praxisfälle abdeckt und nicht von jedem richtig bedient werden kann.

Anwendungshinweise und Kopiervorlagen

  • Sind Ihre Anwender in der Nutzung von Word geschult? Falls nicht, sollten Sie einige Hinweise zum richtigen Umgang mit der Vorlage in der Vorlage selbst hinterlegen (z.B. Wie nutze ich die vorhandenen Formatvorlagen und Listenebenen? Wie arbeite ich mit den Tabellen zur Strukturierung der Inhalte?).
  • Welche Elemente werden immer wieder benötigt? Fügen Sie in Ihrer Vorlage doch bspw. eine Standard-Tabelle, CD-konforme Kästen / Infoboxen, ein löschbares Deckblatt bzw. eine abweichende erste Seite mit Abschnittswechsel ein. Die Anwender können diese dann einfach verwenden, kopieren oder löschen.

2.

Durchdachtes Zusammenspiel

Manche Unternehmen machen es sich einfach (und den Anwendern schwer) und stellen nur eine einzige Basisvorlage zur Verfügung. Andere stellen zentral bereits zahlreiche Vorlagen für verschiedene Anwendungszwecke zur Verfügung. Und jede dieser Vorlagen sogar mehrfach, da jede Tochtergesellschaft oder jeder Standort eigene Kopf- und Fußzeilen benötigt. Und die einzelnen Fachbereiche machen daraus wiederum weitere Vorlagen, z.B. für Fragebögen oder Formulare. Diese Vielfalt ist kaum noch zu verwalten, geschweige denn fehlerfrei zu nutzen. Daher ist es wichtig, vor dem Erstellen von Vorlagen einen klaren Plan zu entwickeln.

Ein Vorlagenkonzept entwickeln

Sammeln Sie in zunächst alle Vorlagen ein, die Sie bekommen können. Gehen Sie in die einzelnen Bereiche, lassen Sie sich deren Vorlagen geben und verstehen Sie, was die Anforderungen sind. Gruppieren Sie diese Vorlagen, indem Sie Ähnliches zusammenfassen. Entwickeln Sie daraus dann die Basisvorlagen, die zukünftig im Unternehmen zentral bereitgestellt werden sollen und auf denen alle anderen Vorlagen basieren können.

Typische Basisvorlagen für interne Zwecke sind Memos, Protokolle oder Handbücher, für externe Zwecke werden oft z.B. Briefe, Newsletter oder Vertragsbedingungen benötigt. Beim Zusammenführen der Anforderungen und dem Schaffen von Standards können Sie es eventuell nicht allen recht machen, dennoch sollten Sie nicht unbedingt nur den kleinsten gemeinsamen Nenner suchen.

Skizze Wordvorlagen

Das Verständnis, welche Basisvorlagen benötigt werden und welche Anforderungen an diese zu stellen sind, ist die Basis für alle weiteren Schritte. Sie können ausgehend von Ihren Corporate-Design-Vorgaben die weiter oben beschriebenen Festlegungen treffen. So definieren Sie ein einheitliches Grund-Layout über alle Vorlagen hinweg und entwickeln ein durchgängiges Konzept für Formatvorlagen – z.B. welche Überschriften / Zwischenüberschriften für welche Dokumente benötigt werden und wie sich diese möglichst vereinheitlichen lassen.

Wenn Sie dieselben Formatvorlagen in allen Dokumenten verwenden, können Inhalte wesentlich leichter zwischen Dokumenten übertragen werden. Außerdem müssen die Nutzer sich nicht bei jeder Vorlage auf neue Formatvorlagen einstellen.

Legen Sie Ihre Formatvorlagen daher allgemeingültig fest und weichen Sie falls erforderlich auf Einzelfallbasis ab, um die Anzahl überschaubar zu halten. Gerade bei den Formatvorlagen macht sich die Zeit, die Sie im Vorfeld für die Konzeption aufwenden, sehr schnell bezahlt, da der Aufwand, nachträglich mehrfach die Formatvorlagen in allen Dokumenten anpassen zu müssen, gewaltig sein kann.

Nun können Sie die einzelnen Vorlagen umsetzen. Es ist empfehlenswert, die fertigen Vorlagen mit ausgewählten Anwendern aus dem Unternehmen zu verproben, oft liefert dies wertvolle Hinweise für die Verbesserung der Usability und bringt mögliche Fehler ans Tageslicht.

Bausteine Wordvorlagen

Unterschiedliche Gesellschaften, Marken, Sprachen

Das Vorlagenkonzept wird noch etwas komplexer, wenn Sie im Konzern mehrere Gesellschaften, mehrere Marken und / oder internationale Standorte haben. Bei mehreren Gesellschaften unter einer Marke liegt die Herausforderung hauptsächlich im Bereich der Pflichtangaben (Firma, Anschrift, Organe, Bankverbindung etc.). Hier müssen Sie sämtliche Anforderungen insbesondere bei der Gestaltung der Fußzeile einbeziehen, damit jede Pflichtangabe ihren Platz hat und sich die Anzahl der Grund-Layouts nicht vervielfacht.

Bei unterschiedlichen Marken kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Jede Marke soll ihre Markenidentität wahren, dennoch möchten Sie die Anzahl Ihrer Basisvorlagen auch hier nicht vervielfachen. Ist das Vorlagenkonzept gut durchdacht, können Sie die Vorlagen i.d.R. vollständig kompatibel gestalten, sodass sie sich nur hinsichtlich Logo, Farbeinsatz und Schrift unterscheiden. Farben und Schriften lassen sich dann über sogenannte Designs oder Themes in Office verwalten. Sie können die „Ableger“ Ihrer Basisvorlagen dadurch mit wenig Aufwand erstellen, und die damit später erzeugten Dokumente bleiben trotz unterschiedlicher Anmutung untereinander voll kompatibel.

Eine weitere Herausforderung stellen die Sprachvarianten dar. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Sprachen in der Vorlage festzulegen. Die Lösung hängt stark von den jeweiligen Anforderungen ab.

Modular denken

Eine weitere wichtige Möglichkeit, die Anzahl an Vorlagen zu reduzieren, ist das Arbeiten mit Bausteinen. Dies ist insbesondere dann spannend, wenn Sie Vorlagen nicht nur als Gestaltungsrahmen nutzen, sondern über Vorlagen bereits vorformulierte Texte und mehr bereitstellen.

Bspw. möchten Sie Vorlagen für die Bewerber-Kommunikation bereitstellen. Das sind zum einen ein Bestätigungsschreiben für den Erhalt einer Bewerbung, zum anderen ein Einladungsschreiben und schließlich noch ein Absageschreiben. Word bietet hierzu die sogenannten Schnellbausteine, in denen Sie den Inhalt Ihrer Schreiben abspeichern können. Statt für jedes Schreiben eine eigene Vorlage anzulegen, verwenden Sie lediglich die allgemeine Brief-Vorlage, und die Anwender fügen je nach Bedarf den passenden Inhalt aus den Schnellbausteinen ein.

Bausteine Wordvorlagen modular Icon

3.

Intelligente Bereitstellung

Mit Sachverstand und Liebe zum Detail lassen sich mit Word Vorlagen erstellen, die selbst anspruchsvolle Corporate Designs für die Mitarbeiter gut umsetzbar machen. Wo Word jedoch sehr schnell an seine Grenzen stößt, ist der effiziente Umgang mit der Vielfalt, die bspw. aufgrund von mehreren Gesellschaften, Standorten oder Marken in einem Unternehmen entsteht. Die Verwaltung dieser Vorlagen ist ohne Zusatz-Tools mit einem hohen Aufwand bei der Bereitstellung und Pflege verbunden, zieht organisatorische Probleme nach sich (Wie wird bspw. gewährleistet, dass Änderungen im Vorstand einer Gesellschaft rechtzeitig in allen betroffenen Vorlagen umgesetzt werden?) und macht es den Anwendern äußerst schwer, immer mit den richtigen Vorlagen zu arbeiten.

Um ein Bild davon zu vermitteln, wie in solchen Einsatzszenarien ein intelligentes Vorlagen-Management möglich ist, finden Sie im Folgenden eine kurze Beschreibung der Arbeitsweise der Word-Erweiterung QuickDoc mit Blick auf den Umgang mit Vorlagen.

  • QuickDoc ergänzt Word um einen zusätzlichen Reiter im Word-Menüband. Dort hat der Anwender unter anderem die aktuellen Vorlagen im direkten Zugriff, um damit Dokumente zu erstellen.
  • Die Vorlagen enthalten an Stelle der konkreten Daten (z.B. Informationen zur Gesellschaft und deren Organen) Platzhalter bzw. Textmarken. Auch das Logo ist nur als Textmarke in der Vorlage enthalten. Wählt der Anwender nun eine Vorlage aus (z.B. Brief), werden dynamisch die für ihn passenden Daten eingefügt.
  • Diese Daten werden zentral gepflegt. Die Änderung eines Vorstands bspw. wird von einem Administrator in QuickDoc eingetragen, bzw. QuickDoc greift direkt auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. QuickDoc synchronisiert diese zentral erfolgte Änderung und setzt sie in den betreffenden Vorlagen beim Anwender um.
  • Auch die zentrale Bereitstellung inhaltlicher Bausteine wird vereinfacht, der Anwender kann diese passend zur gerade geöffneten Vorlage mit einem Klick auswählen und einfügen.
  • Für das Drucken auf (vorbedrucktem) Briefpapier müssen keine separaten Vorlagen erstellt werden. Die auf dem Briefpapier bereits vorhandenen Elemente sind in den Vorlagen gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick aus- und einblenden.
User Icon

Ein solches Vorgehen reduziert die Anzahl der Vorlagen im Unternehmen drastisch und sorgt für eine konsistente Anwendung. Daneben ermöglicht es jedoch auch schlankere Prozesse. Das Erstellen und Pflegen der Vorlagen bedarf nicht mehr der Unterstützung durch die IT, sondern kann direkt von der verantwortlichen Fachabteilung (z.B. der Unternehmenskommunikation) oder deren Agentur übernommen werden. Die IT beschränkt sich auf die Bereitstellung der Software. Da die Verantwortlichkeiten im Prozess nun mit den fachlichen Verantwortlichkeiten übereinstimmen, sinkt der Abstimmungsaufwand und die Umsetzungsgeschwindigkeit steigt.

Das Fazit

Wenn Ihre Organisation ein gewisses Maß an Komplexität überschreitet und Sie klare Marken- und Qualitätsziele für die erstellten Dokumente verfolgen, werden Sie vermutlich nicht um eine Erweiterung der Fähigkeiten von Word herumkommen. Bevor Sie jedoch eine solche Lösung einführen, benötigen Sie ein zu Ende gedachtes Vorlagenkonzept und professionell umgesetzte Vorlagen. Die drei Aspekte greifen eng ineinander, weshalb es ratsam ist, die Verantwortlichkeiten an einer Stelle zu bündeln.

Bei klarem Projektmanagement und Fokus können Sie ein solches Projekt in ca. 3 Monaten umsetzen, von der Konzeption bis zum Rollout. Im Ergebnis setzen Sie nicht nur dem Vorlagen- und Formatierungs-Chaos im Unternehmen ein Ende und sparen Ihren Anwendern Zeit, sie machen sich auch selbst das Leben deutlich leichter, da zukünftig das Bereitstellen und Ändern Ihrer Vorlagen auf einem völlig neuen Niveau geschieht.

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