4 Schritte für eine erfolgreiche Präsentationserstellung
Eine Anleitung für alle, die mit überzeugenden PowerPoint-Präsentationen punkten wollen
Präsentationen entstehen häufig unter Zeitdruck. Dann neigt man dazu, mit der Foliengestaltung anzufangen ohne sich grundlegende Gedanken über die Präsentation zu machen. Eine gute Präsentation lebt aber von mehr als Inhalt und Design. Bei der Erstellung von Präsentationen ist es wichtig, das eigene Ziel im Blick zu behalten, eine gute Struktur und Dramaturgie für die Argumente zu finden, die Zielgruppe nicht aus dem Blick zu verlieren und auf Diskussionen und Gegenargumente gut vorbereitet zu sein.
Nutzen Sie unsere Schritte für Ihre Präsentationsvorbereitung. Sie beinhalten alle wichtigen Gedanken, die Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation berücksichtigen sollten. Machen Sie diese Schritte zu einem Standard-Prozess für Ihre Präsentationserstellung. Was vielleicht auf den ersten Blick mehr Aufwand zu sein scheint, hilft Ihnen, den roten Faden für Ihre Präsentation zu finden und überzeugend zu argumentieren. Und es gibt Ihnen Sicherheit für Ihren Präsentationsvortrag
Schritt 1: Definieren Sie Ihr Präsentationsziel
Machen Sie sich bewusst, was das Ziel Ihrer Präsentation ist und wann die Präsentation aus Ihrer Sicht ein Erfolg ist. Was muss dazu eintreten? Sollen bestimmte Personen überzeugt werden, gibt es Entscheidungen die getroffen werden müssen, wollen Sie die Klärung bestimmter Sachverhalte erreichen? Formulieren Sie dieses Ziel klar für sich und stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen ab, falls Sie gemeinsam Präsentationen erstellen. Die gesamte Argumentation sollte auf dieses Ziel einzahlen. Eine klare Zielformulieren hilft auch dabei, wichtigen von nebensächlichem Inhalt zu unterscheiden und den Fokus zu behalten.
Hier drei typische Ziele von Präsentationen:
Informations- und Wissensvermittlung
Diese Ziel verfolgen Präsentationen, die zu Schulungszwecken eingesetzt werden. Aber auch Projekt-Updates oder regelmäßige Reportings dienen vorrangig dem Ziel, Wissen und Erkenntnisse zu vermitteln. Bei solchen Präsentationen ist ein guter didaktischer Aufbau wichtig. Außerdem sollten Sie eine Vorstellung haben, welchen Wissensstand Sie bei Ihren Zuhörern voraussetzen können und welchen Sie am Ende der Präsentation erreicht haben wollen.
Überzeugen
Beispiele für Präsentationen, die das Ziel haben, Personen zu überzeugen, sind Projektanträge, Ideenpräsentationen oder Präsentationen zu Themen wie Prozessoptimierung. Sie haben einen Vorschlag und möchten Unterstützer dafür gewinnen. Der Aufbau Ihrer Präsentation sollte eine gute Argumentationsstruktur aufweisen und Einwände idealerweise vorwegnehmen und entkräften. Wenn es nicht möglich ist, alle Präsentationsteilnehmer zu überzeugen, definieren Sie, welche Personen für Sie die wichtigsten sind und adressieren Sie Ihr Thema entsprechend zielgruppenorientiert.
Aktivieren
Sie wollen mit Ihrer Präsentation eine Handlung auslösen? Zum Beispiel eine Managemententscheidung, eine Budgetfreigabe oder einen Vertragsabschluss in einer Kundenpräsentation erzielen. Dann steuern Sie beim Aufbau Ihrer Präsentation konsequent auf dieses Ziel zu. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die Ihr Gegenüber für die gewünschte Reaktion braucht. Vermeiden Sie alles, was von Ihrem Ziel und Thema ablenkt. Formulieren Sie Ihre Erwartungshaltung, z. B. indem Sie die nächsten Schritte so konkret wie möglich festhalten.
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Lernen Sie QuickSlide kennenSchritt 2: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe
Wenn Sie Ihr konkretes Ziel definiert haben, sollten Sie sich mit den Adressaten für Ihre Präsentation beschäftigen. Wer ist Ihre Zielgruppe und wie „tickt“ sie? Wie relevant ist Ihr Thema für diese Zielgruppe? Welchen Wissenstand haben die Teilnehmer und wie müssen die Informationen aufbereitet sein, damit Ihr Publikum aufmerksam bleibt?
Wenn Sie Ihre Präsentationsteilnehmer nicht kennen, versuchen Sie vorab herauszufinden, welche Positionen sie im Unternehmen bekleiden und für welche Themen sie sich interessieren. In Business-Netzwerken können Sie Antworten auf diese Fragen finden oder Sie führen ein Gespräch mit Kollegen, die vielleicht mehr über Ihre Zielgruppe wissen. Nutzen Sie solche Quellen, damit Ihr Publikum für Sie keine Blackbox ist.
Überlegen Sie auch, ob es unterschiedliche Interessenlagen in Ihrer Zielgruppe gibt und wer die Meinungsführer sind. Berücksichtigen Sie auch die Positionen derjenigen, von denen Sie den größten Gegenwind erwarten. Seien Sie auf Fragen und Gegenargumente vorbereitet. Bei einem sehr heterogenen Gremium kann es sinnvoll sein, eine flexible Präsentationsstruktur anzulegen, die es Ihnen ermöglicht, Themen vorzuziehen oder bei Bedarf auf Folien mit Hintergrundinformationen zurückzugreifen.
Schritt 3: Entwickeln Sie die Kernbotschaft Ihrer Präsentation
Jede Präsentation sollte eine Kernbotschaft haben. Sie ist der zentrale Gedanke, den Sie vermitteln wollen. Er leitet sich aus Ihrem Präsentationsziel ab. Auf diesen Leitgedanken bauen alle Inhalte auf. Jede Folie, jedes Diagramm, jedes Beispiel und jedes Bild, das sie einsetzen, zahlen darauf ein. Die Kernbotschaft ist also auch ein Gradmesser, um zu entscheiden, was in die Präsentation gehört und was nicht.
Formulieren Sie Ihre Kernbotschaft präzise, klar und prägnant – möglichst in nur einem Satz. Beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Die Kernbotschaft sollte für Ihre Zielgruppe relevant sein, also ein Thema aufgreifen, das von hohem Interesse und Wichtigkeit ist.
- Sie sollte aktuell sein, zum Beispiel eine Lösung für ein bestehendes Problem anbieten.
- Sie sollte den Mehrwert für Ihre Zielgruppe beinhalten.
- Sie sollte inspirierend formuliert werden.
Erst wenn Ihre Kernbotschaft steht, ist es sinnvoll, mit dem strukturellen Aufbau Ihrer Präsentation zu beginnen.
Schritt 4: Finden Sie den roten Faden für Ihre Präsentation
Wenn Sie Ihr Präsentationsziel kennen und die Kernbotschaft entwickelt haben, geht es um den Aufbau Ihrer Präsentation. Wie entwickeln Sie Ihr Thema so, dass Ihre Zielgruppe Ihnen folgt und bis zur letzten Folie aufmerksam bleibt.
Es gibt zwei klassische Methoden für den strukturellen Aufbau: die Pyramide und den Trichter.
Die Pyramiden-Struktur beginnt mit der Kernaussage in der Einleitung und liefert im Hauptteil zunächst die wichtigsten Argumente, gefolgt von den weiterführenden Details. Der Vorteil dieser Struktur ist, dass Ihr Publikum von Anfang an, weiß, worum es Ihnen geht und die Argumente besser zuordnen und bewerten kann. Sollten Sie in der Präsentation unter Zeitdruck geraten, können Sie bei diesem Aufbau auch Folien überspringen und zum Beispiel die Detail-Informationen aussparen.
Bei der Trichterstruktur dagegen steht die Kernaussage erst am Schluss, zum Beispiel als Fazit einer Analysekette. Der Einstieg erfolgt beispielsweise über eine Problembeschreibung, der verschiedene Lösungsvorschläge folgen. Diese Lösungen bewerten Sie, zeigen die Vor- und Nachteile auf, um schließlich zu einem Vorschlag zu kommen, der den maximalen Nutzen bringt. Dieses Vorgehen erfordert mehr Dramaturgie, damit Ihr Publikum nicht zwischendurch aussteigt. Die Trichterstruktur ist sehr gut für kontroverse Themen geeignet, denn sie bietet die Möglichkeit, Einwände und Vorbehalte bereits im Vorfeld auszuräumen.
Mehr über die Pyramiden- und die Trichterstruktur lesen Sie in unserem Blogartikel über den Roten Faden und wie dieser Ihrer Präsentation hilft.
Unser Experten-Tipp: das OSKAR-Prinzip
Eine klare und einfache Arbeitsgrundlage für die Erstellung von Präsentationen haben wir mit dem OSCAR-Prinzip entwickelt. Es fasst die wesentlichen Kriterien für eine gute Präsentation übersichtlich zusammen. Wenn Sie das OSCAR-Prinzip bei der Präsentationserstellung berücksichtigen, sind Sie auf dem richtigen Weg zum Erfolg.
OSCAR bedeutet
Organised = gut strukturiert
Simple = einfach zu verstehen
Concise = kurz und prägnant
Appealing = ansprechend gestaltet
Relevant = zielgruppenadäquat
Laden Sie hier das Übersichtschart zum OSCAR-Prinzip herunter und bauen Sie es in Ihre Arbeitsroutine bei der Präsentationserstellung ein.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Präsentation.
