Folienbibliotheken, die perfekte Lösung für effizientes Arbeiten mit PowerPoint
Folien verteilen, verwalten und aktualisieren an einem zentralen Ort
Dieser Artikel richtet sich an alle, die beruflich regelmäßig PowerPoint-Präsentationen erstellen. Sie wissen, wie mühselig es oftmals ist, die richtigen und aktuellen Folien zu finden. Viele Mitarbeiter gehen deshalb so vor: sie nutzen die letzte erstellte Präsentation als Basis und überschreiben diese mit neuen Inhalten. Das aber hat Konsequenzen: veraltete Informationen und Folien, die nicht mehr dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen, pflanzen sich immer weiter fort. Die bessere Lösung ist der Einsatz einer PowerPoint-Folienbibliothek, eine Erweiterungssoftware für PowerPoint, auch Add-in genannt, die Teams, Abteilungen und Unternehmen die Möglichkeit gibt, PowerPoint-Folien und -Vorlagen professionell zu verwalten.
Die Vorteile einer PowerPoint-Folienbibliothek
Folienbibliotheken für Teams, Abteilungen und das ganze Unternehmen
Grundsätzlich gilt: Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen mit der gleichen Quelle für Ihr Präsentationsmaterial arbeiten, desto sinnvoller. Vor allem der Beitrag, den Folienbibliotheken zum einheitlichen Erscheinungsbild in PowerPoint leisten, ist am größten, wenn unternehmensweit alle den gleichen Folien-Pool nutzen. Die Zeit, die insgesamt gespart wird, weil Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf Folien haben und das Formatieren von Folien und aufwändige Korrekturschleifen wegfallen, ist unternehmensweit erheblich.
Aber auch Folienbibliotheken, die von Teams oder Abteilungen genutzt werden, spielen Ihre Vorteile aus. Denn der einzelne Nutzer hat deutlich mehr Überblick über vorhandene Folien und Vorlagen. Er wird inspiriert und ist in der Lage, auch zu neuen Themen schnell gute Präsentationen zu erstellen.
Teams und Abteilungen können Folienbibliotheken sehr individuell nutzen und sehr gut an Ihre Anforderungen anpassen, z. B. über die Content-Struktur, die teamspezifische Prozesse abbilden kann.
Anwendungsbeispiele für Folienbibliotheken
Die folgenden drei Beispiele zeigen wie Teams und Abteilungen Folienbibliotheken gezielt einsetzen können.
Die Folienbibliothek als Vertriebsbaukasten
Sales- und Vertriebsteams erstellen täglich viele Präsentationen für Kundentermine. Die Inhalte sind in Teilen identisch, es gibt aber auch einen hohen Anteil kundenspezifischen Informationen. Eine Folienbibliothek kann den Prozess der Terminvorbereitung deutlich vereinfachen und strukturieren. Sie wird zum Präsentations- oder Vertriebsbaukasten speziell für die Anforderungen in Vertrieb und Sale. Folien und Vorlagen können nach Produkten, Kundengruppen und Vertriebsstufen organisiert werden, so dass der Vertriebsmitarbeiter immer genau die Unterlagen findet, die er für seinen nächsten Termin braucht. Alle Informationen wie Produktbeschreibungen und Preise sind dank der zentralen Aktualisierung immer auf dem neuesten Stand. Der Einsatz einer Folienbibliothek im Vertrieb spart wertvolle Zeit ein, die in die Kundenakquise und damit in den Erfolg des Teams fließt.
Die Folienbibliothek für Schulungsmaterial
Für die Wissensvermittlung und die Schulung von Mitarbeitern ist PowerPoint ein gängiges Format. HR-Teams und alle, die in einem Unternehmen Aufgaben im Bereich Schulung und Qualifizierung übernehmen, wissen, wie wichtig es ist, Schulungsunterlagen schnell erstellen und zur Verfügung stellen zu können. Dazu kommt der hohe und ständige Aktualisierungsbedarf von Schulungsmaterial. Folienbibliotheken sind ideale, um auch große Mengen an Präsentationsmaterial zu verwalten und kontinuierlich up-to-date zu halten. Die Content-Struktur kann sich an Themen, Schulungsformaten, Trainern, Lerngruppen und Lernstufen orientieren. Aus Folien und Vorlagen entstehen immer wieder neue passgenaue Unterlagen für bestimmte Schulungsmaßnahmen und Kenntnisstände.
Die Folienbibliothek für ein einheitliches Brand Management
Marketingabteilungen kämpfen häufig damit, dass Präsentationen, die ein Unternehmen verlassen, nicht dem Corporate Design entsprechen. Wenn jeder seine eigenen Folien erstellt, ist das vorprogrammiert. Denn die Mitarbeiter sind Experten für die Inhalte, nicht für die Gestaltung. Eine Folienbibliothek kann hier vieles bewirken. Denn alle Folien und Vorlagen, die zur Verfügung gestellt werden, sind im richtigen Corporate Design und geben wesentliche Gestaltungsrichtlinien vor. Mitarbeiter arbeiten also automatisch mit Folien, die den Markenanspruch des Unternehmens widerspiegeln. Der Look Ihrer Präsentationen wird einheitlicher, der Kontrollaufwand wird geringer und Sie schaffen mehr Verbindlichkeit für Ihre Marke in PowerPoint.
Worauf Sie bei der Auswahl einer PowerPoint-Folienbibliothek achten sollten
Wenn Sie sich für eine Folienbibliothek entscheiden, sollten Sie sich über Ihre Anforderungen im Klaren sein. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:
- Brauchen wir eine reine Folienverwaltung oder ein umfangreiches Asset-Management?
Wollen Sie Folien und Vorlagen organisieren oder auch alle anderen Assets, die für die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen gebraucht werden, zum Beispiel Bilder, Icons, Logos. Dann ist ein etwas komplexeres Asset-Management für die die richtige Wahl, evtl. auch mit der Möglichkeit Media-Datenbanken anzuschließen. - Was erhält man mehr Ordnung und Übersicht?
Was hilft bei großen Folienmengen? Für Unternehmen, die sehr viele Folien und Vorlagen verwalten möchten, ist es wichtig, ihren Content gut strukturieren zu können. Das funktioniert zum Beispiel über eine übersichtliche Ordner-Struktur, über Zugriffsrechte, aber auch über Suchmöglichkeiten wie eine Verschlagwortung oder eine Volltextsuche. - Brauchen wir ein Rechtemanagement?
Wollen Sie Folien unternehmensweit oder abteilungsübergreifend teilen, dann sollten Sie Wert auf ein Rechtemanagement und die Verteilung von Zugriffsrechten legen. Denn bei vielen Nutzern, sollten die Rollen klar definiert sein und sicher gibt es Folien und Präsentationen, die nicht für alle relevant sind. - Wie entscheidend ist Aktualität in unserem Unternehmen?
In Unternehmen, in denen sich Inhalte sehr schnell ändern zum Beispiel weil Produkte ständig angepasst werden, lohnt es sich, ein besonderes Augenmerk auf eine gute Update-Funktion zu legen. Idealerweise verfügt die Folienbibliothek dann sogar über eine Benachrichtigungs-Funktion, falls doch mal veraltete Folien im Einsatz sind. - Welche Folienbibliothek unterstützt unser Brand-Management?
Im Bereich Brand-Management gibt es große Unterschiede bei den angebotenen Folienbibliotheken. Ist Ihnen dieses Thema sehr wichtig, dann sollten Sie überlegen, ob eine Folienbibliothek, die Ihre Stärken im Bereich Folienmanagement hat für Sie ausreicht, oder ob eine komplexere Lösung mit umfassenden Funktionen im Bereich Präsentationserstellung, Brand-Management und Produktivität für Sie die richtige Wahl ist.
Für Unternehmen, die alle Prozesse rund um PowerPoint neu aufstellen wollen, gibt es Software-Tools, die weit mehr bieten als eine einfache Folienbibliothek. Umfassendes Brand-Management, inklusive Corporate Design Check, hilfreiche Funktionen für die Präsentationserstellung, z. B. im Bereich Datenvisualisierung und die Möglichkeit, Präsentationen weitgehend zu automatisieren – das alles bieten Lösungen wie QuickSlide.
Wenn Sie Fragen zur Auswahl einer Folienbibliothek haben oder mehr über QuickSlide erfahren wollen, sind wir gerne für Sie da. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.