PowerPoint-Präsentationsbaukästen
Die ideale Lösung, mit der Sie Präsentationen modular erstellen
Der Wettbewerb nimmt zu, die Aufmerksamkeitsspanne nimmt ab. Wer sich in der Businesswelt durchsetzen will, braucht einen professionellen und überzeugenden Auftritt. Das gilt auch für Präsentationen. Doch gerade in diesem Bereich ist es schwierig, unternehmensweite Standards durchzusetzen. Die Erstellung von Präsentationen liegt in vielen Händen. Nicht alle Mitarbeiter sind PowerPoint-Profis, nicht alle haben das Corporate Design Ihres Unternehmens verinnerlicht und gestalterische Kompetenzen lassen sich nicht grundsätzlich voraussetzen.
Ein guter PowerPoint-Master ist wichtig. Er allein wird aber nicht ausreichen, um die inhaltliche, strukturelle und visuelle Qualität von Präsentationen durchgängig sicherzustellen. Immer mehr Unternehmen suchen nach Lösungen, um den Prozess der Präsentationserstellung zu optimieren und zugleich bessere Präsentationsergebnisse zu erzielen.
Ein Präsentationsbaukasten unterstützt Ihre Mitarbeiter gezielt bei der Arbeit mit PowerPoint. Er entlastet bei der Erstellung von Präsentationen und gibt möglichst viel vorgefertigtes Material und Folien an die Hand. In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr über Präsentationsbaukästen, wie Sie eingesetzt werden können, was es beim Aufbau zu beachten gibt und wie Sie die Idee eines Präsentationsbaukastens konsequent weiterdenken.
Was ist ein Präsentationsbaukasten?
Wie kommt der Inhalt in den Präsentationsbaukasten?
Für wen lohnt sich der Einsatz eines Präsentationsbaukastens?
Welche Einsparpotentiale bietet ein Präsentationsbaukasten?
Ein typischer Use Case: der Vertriebsbaukasten
Präsentationsbaukästen konsequent weiterdenken mit einem PowerPoint Add-in
Was ist ein Präsentationsbaukasten?
In einem Präsentationsbaukasten werden vorgefertigte Inhalte zusammengefasst, die Mitarbeiter in einem Unternehmen benötigen, um Präsentationen zu erstellen. Bei diesen Inhalten kann es sich um Präsentationen und Folien handeln, aber auch um Einzelelemente wie Logos, Textboxen, Icons, Bilder und so weiter. Man spricht auch von Folienbibliotheken oder Asset Libraries. Das Material ist aktuell, inhaltlich geprüft und markenkonform, so dass Mitarbeiter es sofort einsetzen können. Das modulare Prinzip ermöglicht es, wiederkehrende Assets zu nutzen und zugleich individuelle Anpassungen zu machen. Ob die Assets auf einem eigenen Server, in SharePoint oder in einer Cloud liegen, ist erst einmal nebensächlich. Wichtig ist, dass die Inhalte zentral zur Verfügung stehen, gut organisiert sind und zuverlässig gepflegt werden. Um das sicherzustellen, können spezielle Tools eingesetzt werden, die das Content Management in PowerPoint erleichtern und zumeist weitere zusätzliche Vorteile bieten. Ein solches Tools ist QuickSlide.
Wie kommt der Inhalt in den Präsentationsbaukasten?
Präsentationsmaterial liegt in jedem Unternehmen vor. Nicht immer jedoch erfüllt es die qualitativen Kriterien, die sie ansetzen sollten, wenn Sie den Aufbau eines Präsentationsbaukastens planen. Nutzen Sie die Gelegenheit, das bestehende Material zu sichten und zu überarbeiten. Im ersten Schritt sollten Sie aus den unterschiedlichen Abteilungen die relevanten Präsentationen zusammentragen. Zumeist fällt dabei schon auf, dass die Unterlagen sich zum Teil doppeln, dass wichtige Materialien fehlen und das der visuelle Eindruck sehr unterschiedlich ist. Binden Sie die Stakeholder aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen in den Überarbeitungsprozess ein. Und definieren Sie gemeinsam die Content-Struktur des Präsentationsbaukastens. Denn nur Material, das gefunden wird, wird später auch genutzt. Es ist also wichtig, eine Ordnerstruktur anzulegen, die dem Bedarf der Nutzer gerecht wird.
Eine idealer Moment, um einen Präsentationsbaukasten aufzubauen, ist ein Corporate Design Wechsel. Wenn sich der visuelle Auftritt Ihres Unternehmens ändert, muss das bestehende Material sowieso angepasst werden und der Relaunch des Präsentationsmaterials funktioniert über einen Präsentationsbaukasten zentral und unternehmensweit.
Sie sehen, es erfordert schon einigen Aufwand, wenn Sie Präsentationsbaukästen neu aufbauen möchten. Sie können diese Arbeit aber auch Profis überlassen. Strategy Compass beispielsweise bietet alle Leistungen rund um den Content-Aufbau und die Content-Strukturierung an. Wir übernehmen die Abstimmung mit Ihren Stakeholdern, wir überarbeiten Ihr Material oder entwickeln es auf der Basis Ihres Corporate Designs neu und wir bieten Ihnen optional mit QuickSlide auch die geeignete Plattform, um Ihre Assets unternehmensweit zu managen.
Für wen lohnt sich der Einsatz?
PowerPoint ist ein wichtiges Tool in Unternehmen. Aber jeder weiß, dass viel Zeit und auch Nerven in PowerPoint fließen. Vor allem das Formatieren von Präsentationen und Folien kann Ressourcen binden, die an andere Stelle oder für andere Tätigkeiten fehlen. Ein Präsentationsbaukasten kann Mitarbeitern vieles erleichtern:
- Inhalte stehen zentral bereit und müssen nicht lange gesucht werden
- Der Korrekturaufwand reduziert sich deutlich
- Die Neuerstellung von Folien und Präsentationen entfällt weitgehend
- Vorgestaltetes Material ist markenkonform, Mitarbeiter brauchen sich nicht um die Einhaltung der gestalterischen Vorgaben kümmern
Neben der Entlastung der Mitarbeiter sprechen qualitative Aspekte für den Einsatz von Präsentationsbaukästen. Besonders Unternehmen für die PowerPoint-Präsentationen wichtig im Kontakt zu Auftraggebern sind, können die Markenwirkung deutlich verbessern, wenn Sie vorgestaltetes Material anbieten. Veraltete Stände, die oft noch in Unternehmen im Umlauf sind, gehören der Vergangenheit an und auch der argumentative Aufbau von Präsentationen kann über Präsentationsbaukästen gesteuert werden. Lesen Sie dazu auch unseren Blogartikel, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sich der Einsatz von Präsentationsbaukästen für Sie lohnt, nutzen Sie unsere Checkliste. Beantworten Sie mindestens 5 Fragen mit „ja“, überwiegen die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Trifft diese Aussage auf Ihr Unternehmen zu?
- PowerPoint Präsentationen spielen in unserem Business eine wichtige Rolle
- Die PowerPoint-Kenntnisse der Mitarbeiter sind sehr heterogen
- Mindestens 40 Mitarbeiter erstellen regelmäßig Präsentationen
- Der einheitliche Markenauftritt ist uns wichtig
- Ein Corporate Design Relaunch steht bald bevor
- Es gibt viele wiederkehrende Präsentationsanlässe wie Reportings, Projekt-Updates, Quartalsberichte
- Wir erstellen Präsentationen im Corporate Design unserer Kunden
- Viele unserer Präsentationen sind Daten lastig
- Präsentationen werden oft von mehreren Personen gemeinsam erstellt
- Präsentationsinformationen, z. B. Unternehmensdaten, Produktneuheiten, Schulungsinformationen, werden häufig aktualisiert
- Wichtige Prozesse werden über Präsentationen gesteuert, z. B. Vertriebsprozesse, Schulungsprozesse, Entscheidungsprozesse
Welche Einsparpotentiale bietet ein Präsentationsbaukasten?
Sie haben auf der oberen Checkliste mindestens 5-mal „ja“ angekreuzt und wollen nun genauer wissen, wie hoch die Einsparpotentiale sind, wenn Sie einen Präsentationsbaukasten einführen. Natürlich hängt ein solcher Wert von vielen Kriterien ab, unter anderem von der Anzahl der Nutzer, von der Nutzungsintensität und natürlich auch davon, was Ihr Präsentationsbaukasten noch an zusätzlichen Funktionen bietet.
Einen ersten Anhaltspunkt liefert Ihnen unsere Einsparrechnung für das PowerPoint Add-in QuickSlide. Das Herzstück von QuickSlide ist die Asset Library, über die sich Präsentationsbaukästen komfortabel aufbauen lassen. QuickSlide bietet jedoch noch viele weitere Effizienztools wie Bearbeitungs- und Check-Funktionen, die ebenfalls in der Rechnung berücksichtigt wurden. Ein Blick auf den Einspareffekt lohnt sich. Bei 1.000 Nutzern haben wir einen Einsparwert von über 1 Mio. Euro im Jahr ermittelt. Gerne berechnen wir den Wert für Ihr Unternehmen und Ihre Nutzerzahl. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Ein typischer Use Case: der Vertriebsbaukasten
Präsentationsbaukästen sind gerade dann von Vorteil, wenn ganze Unternehmensprozesse über PowerPoint-Präsentationen abgebildet werden können. In Sales- oder Vertriebsprozessen ist das der Fall. Die Struktur des Präsentationsbaukastens kann sich direkt am Vertriebsprozess orientieren. Material und Assets sind dann sehr praxisorientiert nach Vertriebsstufen organisiert. Unternehmensinformationen, Produktinformationen, Angebotsbausteine und vieles mehr können modular zusammengestellt werden. Klick für Klick entstehen auf Basis des vorgestalteten Materials individuelle Kundenpräsentationen Das erleichtert die Terminvorbereitung und spart Zeit, die Ihr Vertriebsteam besser für andere Tätigkeiten einsetzen kann. Mithilfe eines PowerPoint Add-ins wie QuickSlide können ältere Präsentationen sogar automatisch auf den aktuellen Stand gebracht werden. Liegen neue Informationen vor, erhalten die Nutzer einen Hinweis und können die Präsentation mit nur einem Klick aktualisieren.
Präsentationsbaukästen konsequent weiterdenken mit einem PowerPoint Add-in
Unter einem Präsentationsbaukasten versteht man die Zusammenstellung aller Assets und Materialien, aus denen Mitarbeiter Präsentationen bauen. Rund um den Einsatz von PowerPoint in Unternehmen gibt es jedoch noch eine Menge weiterer Anforderungen, die ein Präsentationsbaukasten nicht abdeckt.
Am Beispiel unseres PowerPoint-Add-ins QuickSlide möchten wir Ihnen einige weitere Funktionen aufzeigen, die ein professionelles Tool Ihnen bietet:
Content Management:
- Orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf die Asset Library
- Rechtemanagement und Shared Folders
- Aktualisierung veralteter Folien in Präsentationen
- Integration von DAMs und Medien-/Bilddatenbanken
Brand Management:
- Automatische Verwendung der richtigen Master
- Corporate Design in alle Funktionen integriert
- Abweichungen vom Corporate Design werden geprüft und korrigiert
Steigerung der Produktivität:
- Automatische Erstellung von Agenden und Gantt-Charts
- Einfaches Formatieren und Konvertierung von 4:3 zu 16:9
- Datengetriebene Präsentationen werden vollständig automatisiert
Achten Sie bei der Auswahl eines PowerPoint Add-ins außerdem auf die Leistungen, die um die Software herum erbracht werden. Diese Leistungen sind entscheidend, wenn Sie die Arbeit mit PowerPoint in Ihrem Unternehmen nachhaltig auf ein neues Niveau heben wollen.
- Unterstützung bei der Ausstattung der Asset Library (Entwicklung von PowerPoint-Master sowie Folienvorlagen, Storyboards etc.)
- Beratung zur Content-Struktur, ggf. Content-Workshop mit Stakeholdern
- Unterstützung bei der internen Kommunikation, von der Einführung bis zum laufenden Betrieb
- Schulung der Nutzer zum Projektstart
- Kontinuierliche Schulung neuer Mitarbeiter und Spezialtrainings für unterschiedliche Nutzergruppen
- Strukturierter Governance-Prozess mit Definition von KPIs und kontinuierlicher Evaluierung
In diesem Blogartikel haben wir Ihnen einen ersten Überblick über den Einsatz von Präsentationsbaukästen gegeben und Ihnen die Vorteile aufgezeigt, die sich für Unternehmen ergeben. Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau und der Organisation von Präsentationsbaukästen benötigen oder sich für unser Business-Tool QuickSlide interessieren, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.