Best Practice für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint
Wie wir unseren neuen Markenauftritt auf PowerPoint übertragen haben
Vor einiger Zeit haben wir bei Strategy Compass ein neues Corporate Design entwickelt. Wir haben unsere Positionierung geschärft und unsere Marke inhaltlich und visuell neu definiert.
Dann standen wir vor der gleichen Herausforderung, vor der viele unserer Kunden stehen, wenn sie sich an uns wenden: Wie bringen wir das neue Corporate Design flächendeckend ins Unternehmen und in die gesamte Geschäftskommunikation?
Die Schritte, die wir unseren Kunden in dieser Situation empfehlen, haben wir diesmal selbst durchlaufen. So konnten wir die von uns empfohlene Methode an uns selbst ausprobieren und evaluieren.
In diesem Artikel haben wir unsere Best Practice für Sie zusammengefasst.
Beim Corporate Design Relaunch PowerPoint von Anfang an mitdenken
Zentrale Verantwortung für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint schaffen
Wichtige Fragen bei der Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint klären
PowerPoint-Master und Styleguide entwickeln
Vorlagen und Storyboards zur Verfügung stellen
Eine Folienbibliothek aufbauen
Intelligente Tools für den Roll-out des Corporate Designs in PowerPoint nutzen
Beim Corporate Design Relaunch PowerPoint von Anfang an mitdenken
Wenn ein neues Corporate Design in einem Unternehmen entwickelt wird, steht PowerPoint auf der Aufgabenliste zumeist ganz am Ende. Der Fokus liegt auf der Gestaltung der Geschäftsausstattung, des Webauftritts, von Printmedien und Kampagnen. Dass PowerPoint ein wichtiges Medium für die Markenbildung ist, wird oft vergessen. Und dann stellt man sehr spät erst fest, dass es Zeit und Expertise braucht, um den neuen Markenauftritt so auf PowerPoint zu übertragen, dass die Markenwerte in Präsentationen adäquat zur Geltung kommen und die Gestaltungsvorgaben von allen, die mit PowerPoint arbeiten, umgesetzt werden können.
Wir empfehlen, PowerPoint von Anfang an mitzudenken. Viele Unternehmen beauftragen mit der Entwicklung des Corporate Designs externe Partner. Dann sollte PowerPoint bereits im Briefing in den Anforderungskatalog aufgenommen werden.
Wir bei Strategy Compass haben unser neues Corporate Design inhouse entwickelt. Unsere Designer haben bei der Entscheidung für Farben, Schriften und Designelemente die Umsetzung in PowerPoint gleich mitberücksichtigt.
Zentrale Verantwortung für den Corporate Design Relaunch in PowerPoint schaffen
Man könnte meinen, das Thema PowerPoint macht man mal ebenso mit. Das funktioniert aber nicht. Weder in großen Organisationen noch in Unternehmen mittlerer Größe wie wir es sind.
Dafür ist das Thema PowerPoint zu wichtig. Es braucht Verantwortlichkeiten und es müssen Entscheidungen getroffen werden, z. B. zum Einsatz von CI-Schriften oder Systemschriften. Gerade bei einem Corporate Design Relaunch muss zwischen einheitlichem Markenauftritt und anwenderfreundlicher Umsetzung vermittelt werden. Denn das schönste Design in PowerPoint hilft nicht, wenn die Mitarbeiter, die keine Grafik-Experten oder PowerPoint-Profis sind, damit nicht arbeiten können.
Bei uns ist eine Mitarbeiterin aus dem Grafikteam für PowerPoint verantwortlich. Das hat uns nicht nur im Relaunch-Prozess geholfen. Mit dieser Zuständigkeit haben wir PowerPoint fest im Blick und können den Einsatz von PowerPoint und alle Hilfsmittel rund um PowerPoint wie Master und Vorlagen fortlaufend verbessern und weiterentwickeln.
Bei unseren Kunden sind es häufig Mitarbeiter aus der Marketingabteilung, die für die Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint zuständig sind und auch im laufenden Business für PowerPoint verantwortlich zeichnen. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel Wer ist für Präsentationen verantwortlich?
Wichtige Fragen bei der Übertragung des Corporate Designs auf PowerPoint klären
Häufig ist es so, dass ein neues Corporate Design steht und erst im Anschluss die Übertragung auf PowerPoint ansteht. In diesem Fall gibt es drei wesentliche Fragen, die Sie sich zunächst stellen sollten.
- Wie transportieren wir unsere Markenelemente auf PowerPoint?
Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen von PowerPoint und haben Sie auch die Anwenderfreundlichkeit im Blick. Nicht alles, was in PowerPoint machbar ist, ist auch praxistauglich. Bedenken Sie, dass Nutzer ohne grafische Vorkenntnisse und ohne PowerPoint-Fachwissen das Corporate Design anwenden. Damit auch diese Nutzer komfortable mit Ihrem Master und Ihren Vorlagen arbeiten können, kann es sinnvoll sein, bei der Corporate Design Übertragung Kompromisse zu machen. Unsere Empfehlung ist es, nicht auf eine 1:1-Umsetzung des Corporate Designs in PowerPoint zu drängen, sondern vielmehr darauf zu achten, dass Markenwerte und Look & Feel getroffen werden. - Welche gestalterischen Freiräume geben wir und an welchen Stellen schränken wir ein?
Die Erfolgskriterien für Präsentationen sind abhängig vom Präsentationsanlass, vom Thema, der Zielgruppe und dem Präsentator. Überlegen Sie, wie PowerPoint bei Ihnen eingesetzt wird. Finden Präsentationen beispielsweise zumeist online statt oder vor Ort? Welche Arten an Präsentationen gibt es? Wenn Sie darüber Klarheit haben, können Sie Standards definieren und zugleich entscheiden, wieviel Gestaltungsfreiheit Ihre Mitarbeiter haben sollen, um Präsentationen individuell anzupassen. - Wie unterstützen wir unsere Mitarbeiter bei der Erstellung markenkonformer Präsentationen?
Überlegen Sie, was Ihre Mitarbeiter brauchen, um das neue Corporate Design in PowerPoint anzuwenden. Neben dem bekannten PowerPoint-Master gibt es weitere Hilfsmittel, die die Erstellung markenkonformer Präsentationen erleichtern, z. B. ein Styleguide, Folienvorlagen oder Storyboards für wiederkehrende Präsentationsanlässe. Lesen Sie dazu auch unseren Blogartikel zu wichtigen PowerPoint-Helfern.
PowerPoint-Master und Styleguide entwickeln
Die Basis für Ihr Corporate Design in PowerPoint ist der PowerPoint-Master, der die Gestaltungsvorgaben in PowerPoint vordefiniert. Wird über das Master-Dokument eine Präsentation geöffnet, sind Schriften, Farben und die Platzierung von Textfeldern etc. bereits voreingestellt. Wichtig ist, dass der PowerPoint-Master technisch und handwerklich perfekt ist. Aber auch die Benutzerfreundlichkeit des PowerPoint-Masters ist entscheidend. Lesen Sie mehr darüber, was einen guten PowerPoint-Master auszeichnet.
Beziehen Sie unbedingt Ihre PowerPoint-Nutzergruppen in die Entwicklung des PowerPoint-Masters ein. Wir haben intern mit unterschiedlichen Teams die Anforderungen an den PowerPoint-Master abgesprochen. Dabei hat Sales andere Bedarfe formuliert als das Marketing, die Geschäftsführung hat einen anderen Fokus als das Support-Team. Wir können dieses Vorgehen nur empfehlen. Denn ein PowerPoint-Master, der den Herausforderungen des täglichen Geschäfts nicht gerecht wird, wird nicht genutzt. Mitarbeiter schaffen sich dann eigene Vorlagen, z. B. indem Sie bestehende Präsentationen immer wieder überschreiben. Das aber führt langfristig zu einer Verwässerung des Markenbildes.
Zusätzlich zum PowerPoint-Master haben wir bei Strategy Compass einen Styleguide entwickelt. Während Mastervorlagen alle Gestaltungsregeln implizit abdecken, wird das Corporate Design im Styleguide erklärt, so dass alle Nutzer ein gutes Gefühl für den Markenauftritt in PowerPoint erhalten. Unser Styleguide enthält beispielsweise praxisorientierte Anleitungen zum Umgang mit dem Corporate Design, typische Fallstricke, Dos and Don’ts, Tipps für die Auswahl von Bildern etc.
Folienvorlagen und Storyboards zur Verfügung stellen
Jede Präsentation ist anders und doch kommen immer wieder ähnliche Folien zum Einsatz. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern und stellen Sie ihnen diese Folien-Evergreens als Vorlagen im neuen Corporate Design zur Verfügung.
Wir bei Strategy Compass haben beispielsweise ein Set von ungefähr 100 Folientypen als Vorlagen im Einsatz. Dabei sind Vorlagen mit unterschiedlichen gestalterischen Optionen, z. B. für die Darstellung von Organigrammen, Prozessen, Diagrammen, Pro & Contras, Zitaten etc. Aber auch thematische Vorlagen, z. B. für Teamvorstellungen, Unternehmensdaten, Produktfeatures bieten wir an sowie Vorlagen für Präsentationsanlässe wie Workshops, Online-Demos etc.
Einen Schritt weiter gehen wir mit Storyboards. Das sind Vorlagen für wiederkehrende Präsentationen, die den Aufbau z. B. von Produktupdates, Reportings oder Managementpräsentationen vorgeben. Storyboards setzen unternehmensweit gestalterische, inhaltliche und strukturelle Standards. In einem anderen Blogartikel erklären wie Ihnen ausführlich, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.
Eine Folienbibliothek aufbauen
Wenn Sie die Erstellung von Präsentationen im Corporate Design für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich machen wollen, ist der Aufbau einer Folienbibliothek eine gute Entscheidung. Hier können Sie Präsentationen, Folien und Vorlagen zentral für alle zur Verfügung stellen. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit bei der Suche nach Vorlagen und müssen nicht bei jeder Präsentation von vorne anfangen. Das spart Zeit und Nerven.
Im Sinne eines einheitlichen Auftritts liegt der Vorteil aber vor allem in dem gut organisierten Angebot markenkonformer Folien und Vorlagen. Diese Folien können komplett übernommen werden oder sie sind vorgestaltet und müssen nur noch mit Inhalt befüllt werden. In jedem Fall sind sie im richtigen Corporate Design, so dass sich die Anwender keine Gedanken über das Design und die Einhaltung von Gestaltungsrichtlinien machen müssen. Besonders Nutzer ohne gestalterisches Know-how gibt dieser große Pool an Vorlagen Sicherheit bei der Erstellung von Präsentationen.
Teams mit hohem Präsentationsaufkommen, zum Beispiel im Vertrieb, profitieren von der modularen Arbeitsweise, die mit Folienbibliotheken möglich ist. Den Mitarbeitern steht ein Vertriebsbaukasten zur Verfügung, aus dem sie Folie für Folie auswählen. So entstehen aus Vorlagen immer wieder neue, individuelle und kundenspezifische Präsentationen. Lesen Sie mehr über die Vorteile von Folienbibliotheken in Unternehmen.
Intelligente Tools für den Roll-out des Corporate Designs in PowerPoint nutzen
Es gibt eine Reihe von Software-Tools, die Sie beim unternehmensweiten Roll-out Ihres neuen Corporate Designs in PowerPoint unterstützen. Wir bei Strategy Compass haben natürlich auf unser eigenes Produkt, das PowerPoint Add-in QuickSlide zurückgegriffen.
QuickSlide war bei uns bereits im Einsatz, so dass der Umstieg auf unser neues Corporate Design besonders einfach und unkompliziert ablief. Denn in QuickSlide werden alle Dokumente vom PowerPoint-Master, über Styleguide, Vorlagen und Storyboards zentral bereitgestellt und können auch zentral aktualisiert werden. Der Vorteil: alle Anwender konnten sofort im neuen Corporate Design arbeiten.
QuickSlide umfasst eine Folienbibliothek, bietet umfangreiche Funktionen für das Asset Management in PowerPoint und ist das ideale Tool für ein professionelles Brand Management in PowerPoint. So bietet es eine Reihe von Check-Funktionen, die den einheitlichen Markenauftritt von Präsentationen gewährleisten. Auch die Bearbeitung von Folien funktioniert mit QuickSlide deutlich einfacher.
Es gibt natürlich jede Menge weitere Add-ins. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einen Marktüberblick und wertvolle Tipps für die Auswahl eines geeigneten Software-Tools.
Planen Sie einen Corporate Design Relaunch?
Stehen Sie gerade selbst vor der Herausforderung, ein neues Corporate Design auf PowerPoint zu übertragen? Haben Sie Fragen zu unseren Empfehlungen? Möchten Sie mehr darüber wissen, wie Sie ein solches Projekt am besten angehen?
Sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie ein solches Projekt effizient aufsetzen.