Menschen brauchen Gewissheit, Orientierung und Information. Sie fragen sich: Worauf lasse ich mich hier ein? Wie lange wird es dauern? Worum geht es? Wer ist die Person, die da steht und warum sollte ich ihr vertrauen? Ist das etwas, für das ich überhaupt Zeit aufwenden sollte? Im Hinterkopf oder tief im Bauch macht sich das Unterbewusstsein Gedanken über praktische Dinge: Was passiert, wenn ich auf die Toilette muss? Wird es etwas zu trinken geben? Werde ich es rechtzeitig zum nächsten Meeting schaffen? Die Menschen wollen beruhigt werden. Bewusst oder unbewusst. Und nur dann können sie Ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken.

Es gibt viele Herangehensweisen für eine gut strukturierte Präsentation. Die Bewährteste hört sich ziemlich simpel an, funktioniert aber ausgesprochen gut.

Zu allererst klären Sie:

• Was will ich mit der Präsentation bewirken, was ist mein Ziel?
• Wer ist mein Publikum? Wann würde es sagen, die Präsentation hat sich wirklich gelohnt?
• Was soll meine Kernbotschaft sein?

Und dann gliedern Sie Ihre Präsentation in drei altbekannte Phasen:

Der potenzielle Geschäftspartner war bemüht, hat aber einige grundlegende Regeln für erfolgreiche Präsentationen nicht beachtet. Oder vielleicht waren sie ihm einfach nicht bekannt. Es geht darum, die Perspektive der Zuhörer einzunehmen. Das einzige, was Ihren potenziellen Kunden wirklich interessiert, ist, was Ihr Unternehmen für ihn tun kann. Diese Information findet sich nicht in einer übertriebenen Selbstdarstellung und Lobeshymnen auf Ihr Unternehmen. 

Wie verleihen Sie Ihre Unternehmenspräsentation Relevanz? Indem Sie sich an vier einfache Regeln halten:

1. Rechtschreibfehler und inkonsistente Schreibweisen: Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung und die Such- und Ersetzungsfunktionen von PowerPoint, um Schriftweisen zu vereinheitlichen.
2. Zu viele Leerzeichen: Verwenden Sie die Such- und Ersetzungsfunktion, um doppelte Leerzeichen aufzuspüren und sie durch einfache Leerzeichen zu ersetzen.
3. Zu kleine Schriftgröße: Prüfen Sie vorher, ob die von Ihnen gewählte Schriftgröße auch bei einem größeren Abstand zur Präsentation ausreicht. Folien, die auf Ihrem Computerbildschirm gut funktionieren, sind für diejenigen, die im hinteren Teil des Raumes sitzen, möglicherweise nicht gut lesbar.
4. Mangelnder Kontrast: Verwenden Sie deutlich unterscheidbare Farben, z. B. in Balkendiagrammen oder zur Hervorhebung wichtiger Punkte. Bei manchen Beamern insbesondere bei älteren Modellen – können feine Farbunterschiede verschwinden, so dass es schwierig ist, ähnliche Farbtöne voneinander zu unterscheiden.
5. Schriftarten-Chaos: Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten und -größen auf einer Folie, und verwenden Sie keine Schriftarten, die nicht zu Ihrem Corporate Design gehören. Vermeiden Sie den übermäßigen Gebrauch von fetten, kursiven und unterstrichenen Schriften, da dies unprofessionell wirkt. Mehr als zwei oder drei Schriftarten im Hauptteil der Folie sind in der Regel zu viel.
6. Zu viele Aufzählungspunkte (Bullet Points): Drei bis vier Aufzählungspunkte sind eine gute Zahl, die Sie anstreben sollten. Die meisten Menschen können diese Menge leicht verarbeiten. Wenn Sie mehr Punkte haben, gliedern Sie sie in Überschriften.
7. Fehlende Ausrichtung: Achten Sie darauf, dass Elemente wie Titel und Textfelder auf jeder Folie richtig platziert und ausgerichtet sind. Andernfalls wird Ihr Publikum gezwungen, auf dem Bildschirm herumzusuchen, um neue oder relevante Inhalte zu finden, und die Folien sehen unaufgeräumt aus.
8. Fehlende Symmetrie: Symmetrie verleiht Folien ein harmonisches Aussehen. Wenn Sie z. B. zwei Kästen nebeneinander auf einer Folie haben, die ähnliche Inhalte zeigen, achten Sie darauf, dass sie genau die gleiche Größe haben.
9. Animation als Gimmick: die Zeit der übermäßigen Animation in PowerPoint ist vorbei. Weniger ist mehr – verwenden Sie Animationen nur, wenn sie Ihre Botschaft unterstützen.
10. Falsche Kopf- und Fußzeilen: Präsentationen haben oft inkonsistente Kopf- und Fußzeilen, z. B. wenn Folien aus verschiedenen Präsentationen zusammengefügt werden. Entfernen Sie nach der Erstellung Ihrer Präsentation alle alten Kopf- und Fußzeilen und fügen Sie die richtigen ein. Dann ist alles einheitlich.

Nebenbei bemerkt: Wenn Sie PowerPoint-Add-Ins wie QuickSlide verwenden, vermeiden Sie viele der oben genannten Fehler automatisch.

Diese Art von Folientitel wird als „Action Title“ bezeichnet. Was wie eine Regieanweisung in einem Hollywood-Blockbuster klingt, hat einen intelligenten Hintergrund. Mit einem Action Title bringen Sie Ihre Botschaft gleich am Anfang der Folie auf den Punkt. Er fasst die Hauptaussage der Folie in einem Satz prägnant zusammen. Wenn Sie möchten, können Sie noch eine Zwischenüberschrift hinzufügen, die den genauen Inhalt der Folie beschreibt. Zum Beispiel:

Action Title: Unser Umsatz ist im letzten Jahr um 7% gestiegen.

Untertitel: Umsatzentwicklung in Mio. USD

Lesen Sie alle Action Title Ihrer Folien der Reihe nach lesen, ergibt sich Ihre Storyline – der „rote Faden“ Ihrer Präsentation. Ganz anders wäre es, wenn Sie die Themen der einzelnen Folien oder die Kapitelüberschriften aneinanderreihen. Dabei ergeben sich nur inhaltliche Fragezeichen, aber kein Gesamtbild Ihrer Präsentation.