Präsentations-Management Schulungsunterlagen

Präsentations-Management für Trainingsbereiche

15. Oktober 202011. Januar 2023 Philipp Tekampe Insights

Schulungsunterlagen organisieren in PowerPoint

Präsentations-Management für Trainingsbereiche

Lesezeit 5 Minuten

Schulungen, Weiterbildungen, Trainings und Academy-Bereiche gehören heute zu den wichtigen Faktoren, die gleich auf mehreren Ebenen Unternehmen erfolgreich machen. Nach innen durch Mitarbeiterqualifizierung, -gewinnung und -motivation. Nach außen durch Kundenbindung und zusätzliche Umsätze. Involviert sind viele Bereiche und Abteilungen. Vom Vertrieb über HR bis IT, z.T. als eigene Akademie mit freien oder festen Trainern. So vielfältig wie die Beteiligten sind auch die Themen. Und so vielfältig wie die Themen sind die Inhalte. Dahinter zum Teil tausende Folien für zig Module, Trainingsthemen und Kurse. Möglicherweise mit Schnittstellen zwischen eLearning und Präsenzveranstaltungen. Mit Sicherheit mit den verschiedensten Überschneidungen, in denen gleiche Folien in unterschiedlichen Modulen zum Einsatz kommen. Und je nach Größe des Unternehmens in zwei oder mehreren Sprachen.

Es ist eine Herausforderung an die Organisation, gleiche Inhalte und permanente Aktualität sicherzustellen. Oder einfach nur zu wissen, dass es eine Folie schon gibt und sie nicht zigmal von unterschiedlichen Beteiligten neu erstellt werden muss. Wenn es dann noch zu einer Umstellung kommen sollte von Formaten, von Design oder in der Unternehmensstruktur, wird die Lage endgültig ernst. In Zeiten der Digitalisierung lautet das Zauberwort Automatisierung. Mit ein paar kleinen und intelligenten Stellschrauben ist ein Wandel in neue Zeiten jederzeit möglich.

Nur 3 Schritte zu einer effizienten Folienverwaltung für Trainingsbereiche:

Es gibt drei Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um das Leben aller Beteiligten von Organisation bis Anwendung wesentlich einfacher zu gestalten. Mit den angenehmen Auswirkungen von Zeitgewinn, Effizienz, mehr Sicherheit und weniger Fehlern.

1. Die Stellschraube Organisation

Beauftragen Sie jemanden, der zentral für das gesamte Thema PowerPoint in Ihrem Trainingsbereich zuständig ist. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sowohl mit allen Feedbacks aus dem operativen Alltag wie auch im Kontakt mit den Produktbereichen, dem Brand Management, der IT oder beteiligten Dritten und externen Dienstleistern. Je nach Ihrer Unternehmensstruktur sollte diese Verantwortlichkeit auf der höchsten Übersichtsebene angesiedelt sein. So hat eine zentrale Stelle den Überblick über alles, was gut läuft, was weniger gut läuft, kann Bedürfnisse und Wünsche kanalisieren und über die interne Vernetzung mit beteiligten Abteilungen schnell und gezielt Lösungen anstoßen. Auch interne oder externe Dienstleister lassen sich so mit einer optimalen Qualität und Kostenübersicht besser steuern. Das führt zu Entlastung und Vereinfachung, weg von Patchwork, Einzelkämpfertum oder Insellösungen. Keine Sorge, wenn das Thema einmal richtig etabliert ist, reißt der Aufwand kein Loch ins Zeitkonto. In der Regel bieten sich hier die Bereichsassistenzen oder Chefsekretariate an. Auf jeden Fall sollte es aber jemand sein, der PowerPoint kennt, im Unternehmen gut vernetzt ist und einen engen Kontakt zur Führung hat. Wohlgemerkt: Dies ist niemand, der Ihnen Präsentationen erstellt. Dies ist jemand, der das Terrain für Sie so bereitet, dass Ihr Präsentationsleben einfach wird.

2. Die Stellschraube IT und Werkzeuge

Schritt 2.1

Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Automatisierung Ihrer Folienverwaltung. Am besten an einem runden Tisch, in einem moderierten Workshop. Ermitteln Sie im Vorfeld sämtliche Trainingsmodule/-themen/-kurse und zumindest die ungefähre Anzahl Ihrer jetzt genutzten Folien, dazu die Form der Erstellung, die Beteiligten mit ihren Aufgaben und Schnittstellen. Werden Sie sich Ihrer heutigen Prozesse bis ins Detail bewusst.
Mit diesem Überblick können Sie jetzt ziemlich schnell Ihre Nadelöhre auf den Punkt bringen. Daraus entsteht ein klares Profil für eine Software-Unterstützung. Denken Sie dabei unter anderem an:

Einen Datentopf für sämtliche Folien
Abschaffung persönlicher Holschulden, d.h. Verzicht auf Fehlerquellen wie E-Mail Versand, zentrale Ordner oder Laufwerke, Intranet oder Wikis etc.
Möglichkeit, mehrfach verwendete Folien an genau einer zentralen Stelle zu pflegen und alle Kopien automatisch zu aktualisieren, inklusive bei Löschung einer Folie
Sicherheit durch Hinterlegung von Verantwortlichkeiten und Zugriffen
Komfortable Bereitstellung des kompletten und aktuellen Präsentations- und Folienbestandes beim Öffnen von PowerPoint
Leichter Zugriff und präzise Suchfunktion
Verschlagwortung, ggf. mit der Möglichkeit, Kategorien zentral vorzugeben
Vereinfachung der vorgelagerten Folienerstellung, z.B. durch Automatisierung ggf. notwendiger Übersetzungsprozesse, Anbindung an Bilddatenbanken inkl. Icons oder Illustrationen, etc.

Schritt 2.2

Es wird ein Meeting geben müssen, um die Umgebung und die Software-Unterstützung mit Ihrer IT zu klären. Bereiten Sie ein Anforderungspapier vor, sodass die IT schnell orientiert ist. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Werkzeuge Ihnen dienlich sein können bzw. welches Präsentations-Management Sie sich wünschen, sodass das Meeting zu einem guten Ergebnis führt. Ihre IT muss Ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Ziele und Vorteile schnell verstehen, und Sie sollten den Weg für die IT dienstleistungsorientiert einfach machen. Ab diesem Zeitpunkt wird es zu einem kleinen Projekt, an dessen Ende alle Beteiligten in eine digitalisierte Zukunft gehen, die sie PowerPoint und alle Arten von Präsentationsfällen mit deutlich mehr Leichtigkeit bewältigen lässt.

3. Die Stellschraube der inhaltlichen Aufbereitung und Umsetzung

In der Regel haben Trainingsbereiche oder Akademien und Institute eine fast nicht mehr überschaubare Anzahl von Folien, Modulen und Präsentationen. Wenn Sie Ihre Software gefunden haben, mit der Sie ab sofort Ihre Folienverwaltung automatisieren, übertragen Sie in einem ersten Schritt erst einmal alles, was Sie haben, in den dahinterliegenden Folien-Pool. Nach einem durchdachten System, um später die Potenziale auch ausschöpfen zu können.

Ab dann greift der neue definierte Workflow. Jede Folie, die geändert, gelöscht oder neu erstellt wird, erhält die richtigen Verknüpfungen und passenden Schlagworte und wird in die vorgegebenen Automatisierungen eingebunden. So entsteht nach und nach die gewünschte Perfektion.

Sie können sich dazu entscheiden, dies sofort und auf einen Schlag zu leisten oder einen gleitenden Übergang zuzulassen. Vorteile haben Sie in beiden Fällen vom ersten Moment an. Die Entscheidung hängt ab von den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, oder der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, wie Sie Investment und ROI für sich sehen.

Das Fazit

Mit einem recht geringen Anfangsaufwand, einer Analyse, mit einem Stellrädchen in der Organisation und einem kleinen Projekt mit der IT können Sie sich ab sofort auf den Weg in eine digitalisierte Präsentationszukunft machen.

Unter dem Schlagwort „Trainingsbaukasten“ versetzen Sie den Bereich Vertrieb in die Lage, mit einer wesentlichen Automatisierung PowerPoint-Präsentationen viel schneller und einfacher zu machen. Aber auch schlagkräftiger und schöner. Und vor allem: immer aktuell und korrekt.

Alles in allem rechnen Sie bei einem straffen Projektmanagement mit schnellen Entscheidungen mit ca. 3 Monaten Laufzeit, um danach Ihre Trainings state-of-the-art fit für die Zukunft ausgerüstet zu haben. Was ist das schon, wenn sie ab dann für alle Zukunft viel mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit und die Betreuung ihrer internen oder externen Kunden haben.

Trainingsbaukasten

Trainingsbaukästen in PowerPoint gehören zum Thema Organisation. Sie sind ein Schwerpunkt im Rahmen des Präsentationsmanagements der PowerPoint-Erweiterungssoftware „QuickSlide“. Mit intelligenter Einbindung in bestehende IT-Umgebungen kann das Präsentationsgeschehen von einer zentralen Administration, sei es im HR Trainingsbereich, in Trainingseinheiten von Fachabteilungen, entsprechende Stellen in Akademien oder in Weiterbildungsinstitutionen bis in weltweite Konzernstrukturen gesteuert und automatisiert werden. Ein wesentlicher Teilaspekt, um Aufwand und Nutzen zu steuern und so eine Konzentration auf die Kernkompetenzen zu ermöglichen.

Vertrieb und PowerPoint

15. September 20209. Februar 2023 Philipp Tekampe Insights

Vertrieb und PowerPoint

Präsentations-Management als Basis für Effizienz und Erfolg

Lesezeit 6 Minuten

Kunde, Verkaufsziele, Marke, Ressourcen

Der Kunde ist wichtig. Seine Welt, sein Denken, seine Ziele und Erwartungen.

Verkaufsziele sind wichtig. Überzeugungen, Differenzierungen, Abschlüsse, Umsätze und Margen.

Die Marke ist wichtig. Performance, Look & Feel, Auftritt und Vorgaben des Marketings.

Ressourcen sind wichtig. Wer kennt nicht den Ausruf: „Ihr seid viel zu wenig draußen“.

Und dann gibt es da PowerPoint. In vielen Fällen das Mittel der Wahl, wenn der Vertrieb in einem Kundenmeeting Kunden gewinnen oder überzeugen will, über Projekte informiert oder ein neues Produkt vorstellt. Eine Studie aus 2017 bestätigte, dass zwei von drei dieser Meetings mit einer PowerPoint-Präsentation begleitet werden. Verständlich, denn die visuelle Unterstützung verstärkt die eigene Botschaft, nimmt Zuhörer mit und hilft dem Vortragenden mit Struktur und Aufbau.

Hier kommt der Spagat zwischen Ziel und Ressource. Denn jede Präsentation wird entweder neu erstellt oder dem Termin, der Zielgruppe, dem speziellen Thema angepasst. Die meisten Unternehmen stellen eine vorbereitete Unternehmenspräsentation, Templates oder einzelne Themenfolien zur Verfügung. Um den Rest kümmern sich der Bereich, die Abteilung oder die Verkäufer selbst. Mit mehr oder weniger Aufwand, Frustration oder Aktualität von Inhalten.
Mit einem durchdachten Präsentations-Management eröffnen sich Denkansätze für den Vertrieb, die mit neuen Lösungswegen ziemlich viel Aufwand sparen. Damit die Zeit „draußen“ eine deutliche Aufwertung erfährt.

3 Kernfragen für die Effizienz von Vertriebspräsentationen

Jedes Unternehmen, jeder Vertriebsbereich braucht nur an drei Stellschrauben zu drehen, um aus einem lästigen aber notwendigen Instrument ein geliebtes und erfolgreiches zu machen.

1. Organisation
2. Inhaltliche Planung
3. IT und Werkzeuge

Diese Stellschrauben sind zudem recht einfach zu drehen. Ein wenig Analyse, Nachdenken und Planen im Vorfeld und das Präsentationsleben im Vertrieb gewinnt eine nie geahnte Leichtigkeit. Mit vielen Seiteneffekten, die weit über das Quantitative hinausgehen.
Lassen Sie uns hinsehen und daraus einen praktischen Handlungsfaden entwickeln.

1. Die Stellschraube Organisation

Beauftragen Sie jemanden, der zentral für das gesamte Thema PowerPoint im Vertrieb zuständig ist. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sowohl mit allen Feedbacks aus dem Feld wie auch im Kontakt mit dem Marketing, dem Brand Management, der IT oder beteiligten Dritten und externen Dienstleistern. So hat eine zentrale Stelle den Überblick über alles, was gut läuft, was weniger gut läuft, kann Bedürfnisse und Wünsche kanalisieren und über die interne Vernetzung mit beteiligten Abteilungen schnell und gezielt Lösungen anstoßen. Auch interne oder externe Dienstleister lassen sich so mit einer optimalen Qualität und Kostenübersicht besser steuern. Das führt zu Entlastung und Vereinfachung, weg von Patchwork, Einzelkämpfertum oder Insellösungen.

Keine Sorge, wenn das Thema einmal richtig etabliert ist, reißt der Aufwand kein Loch ins Zeitkonto. In der Regel bieten sich hier die Bereichsassistenzen oder Chefsekretariate an. Auf jeden Fall sollte es aber jemand sein, der PowerPoint kennt, im Unternehmen gut vernetzt ist und einen engen Kontakt zur Führung hat. Wohlgemerkt: Dies ist niemand, der Ihnen Präsentationen erstellt. Dies ist jemand, der das Terrain für Sie so bereitet, dass Ihr Präsentationsleben einfach wird.

2. Die Stellschraube inhaltliche Planung

Schritt 1

Analysieren Sie Ihren Hauptbedarf an Präsentationen. Listen Sie auf, was immer wieder vorkommt und was Zeitfresser sind. Beispielsweise:

Eine Unternehmenspräsentation für einen ersten Akquisetermin
Eine spezialisierte Vorstellung Ihres Bereiches
Vorstellung von Produkten oder Dienstleistungen
Branchenspezifische Lösungen
Referenzen und Fallbeispiele
Wiederkehrende Grundstrukturen, z.B. für Projektstatus oder Reportings
Jahresgespräche
Promotions und Aktionen
Oder…?

Schritt 2

Klären Sie Schnittstellen zum Bereich Marketing und besprechen Sie Ihre Anforderungen: Ihr zentraler Präsentationsverantwortlicher kann sich jetzt mit Ihrem Marketing-Ansprechpartner zusammensetzen. – Je nach Organisation in Ihrem Unternehmen können das natürlich unterschiedliche Bezeichnungen oder Bereiche sein, wichtig ist: Vermeiden Sie Mehrstufen- Gespräche mit Stille-Post-Effekt und Nachfrage-/Erlaubnishindernissen! Gehen Sie direkt an die Stelle, die übergeordnet verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. Besprechen Sie dort Ihre Herausforderungen und Ihren Anspruch an einen optimalen Input, erläutern Sie die Implikationen und Konsequenzen im Hinblick auf Nutzen, Vorteile, Kosten und Zeit. Keine Sorge, dies liegt auch im Interesse des Marketings, denn schließlich wünschen sich Ihre Kolleginnen und Kollegen, dass Sie ein begeisternder Botschafter der Marke sind, sich an zentrale Vorgaben halten und vor allem auch die jeweils aktuellen Versionen und Inhalte mit nach draußen nehmen. Sie tragen also Eulen nach Athen.

Schritt 3

In Abhängigkeit von der Rolle Ihres Unternehmens-Marketings (je nach Organisation Ihr zentrales Marketing, Ihr Bereichsmarketing oder ein externer Dienstleister) definieren Sie Ihre Grundanforderungen, mit denen Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann. Auf drei Ebenen:

Definieren Sie, womit Ihr Marketing zu Ihrem Vertriebserfolg beitragen kann.

Basisebene

In den meisten Unternehmen liefert das zentrale Marketing zumindest einen Master (auch Template genannt). Wesentlich ist die Intelligenz, mit der der Master für PowerPoint programmiert ist, damit er Ihnen wirklich von Nutzen sein kann. Darum definieren Sie die für Sie wichtigsten Kriterien als Basisanforderung und besprechen mit Ihrem Marketing, ob entsprechende Lösungen verfügbar sind oder hergestellt werden müssten. Ein herausragend programmierter Master, der auf die besonderen Belange von PowerPoint ausgerichtet ist, sollte u.a. detaillierte Vorgaben für die Farblogik sowie die Typografie der einzelnen Textebenen enthalten, das Arbeiten mit sinnvollen Layouts im Satzspiegel erleichtern, kompatibel mit weiteren Mastern in Unternehmen sein und für die verschiedenen Einsatzzwecke bis hin zu Druck und Handouts optimiert sein.

Folienebene

Vorgefertigte einzelne Folien, versehen mit wiederkehrenden Inhalten, die Sie für die Zusammenstellung von Präsentationen nutzen können, dienen Ihrer Schnelligkeit. Hier sollten Sie zum einen feststellen, ob Sie so etwas haben, und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist (das variiert zwischen zentralem Marketing, Bereichsmarketing, anderen Abteilungen bis hin zu fehlender Verantwortlichkeit). Nach Klärung der Zuständigkeiten und Klärung Ihrer Anforderungen beantragen Sie die Folien entweder bei Ihrem zentralen Marketing, Ihrem Bereichsmarketing oder beauftragen einen externen Dienstleister. Wir arbeiten mit Unternehmen, die tausende Folien vorgefertigt zur Verfügung stellen, z.B. für Produkte, spezielle Themen, Referenzen oder Fallstudien.

Präsentationsebene

Komplett vorgefertigte Präsentationen, die nur noch marginal für den Termin angepasst werden müssen (Kundenlogo etc.), wie z.B.

Vorgefertigte Unternehmenspräsentation für Erstkontakte
Vorgefertigte Produktpräsentation pro Produkt / Dienstleistung
Vorgefertigte Branchenpräsentationen
Vorgefertigte Themenpräsentationen
Varianten für unterschiedliche Zielgruppen

Die Präsentations- und die Folienebene zusammen werden zu einem Vertriebsbaukasten, aus dem Sie Ihr jeweils benötigtes Material ganz einfach per Mausklick zusammenstellen, herausziehen oder einfach fertig benutzen können.

3. Die Stellschraube IT und Werkzeuge

Stellen Sie mittels eines unterstützenden Software-Werkzeugs sicher, dass Folien ein einziges Mal, von einer Person, an einer Stelle aktualisiert oder geändert werden. Und dann, egal wo und wie oft abgelegt oder genutzt, diese Änderung automatisch sämtlichen Ablegern der Folien mitgegeben wird.

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden dabei die klassische Holschuld (zentrale oder dezentrale Laufwerke mit zentralen oder dezentralen Ordnern, E-Mail Versand, Intranet, Wiki-Software etc.), die immer wieder zu Versions-Chaos führt. Anwender erhalten diese Information automatisch, wenn sie die Folie benutzen, und können die Aktualisierung mit einem Klick integrieren.

Das gilt z.B. für die Veränderung von Daten, Inhalten und Zahlen wie z.B. Gesamtmitarbeiter, Umsatz, Entwicklungen, Historien etc., aber auch für Veränderungen in der Gestaltung.

Voraussetzung ist die Einrichtung EINES Daten-Pools, wo sämtliche Inhalte einmal hinterlegt und gepflegt werden, begleitet von einem Prozess und Zugriffs- sowie Änderungsrechten. Mit einer Anbindung an bestehende Bilddatenbanken oder Ihr MAM-/DAM-System kann diese Arbeitsweise auf alle genutzten Elemente übertragen werden.

Es wird ein Meeting geben müssen, um die Umgebung und die Software-Unterstützung mit Ihrer IT zu klären. Bereiten Sie ein Anforderungspapier vor, sodass die IT schnell orientiert ist. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Werkzeuge Ihnen dienlich sein können bzw. welches Präsentations-Management Sie sich wünschen, sodass das Meeting zu einem guten Ergebnis führt. Ihre IT muss Ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Ziele und Vorteile schnell verstehen, und Sie sollten den Weg für die IT dienstleistungsorientiert einfach machen. Ab diesem Zeitpunkt wird es zu einem kleinen Projekt, an dessen Ende sowohl das Marketing als auch Ihr Vertriebsbereich in eine digitalisierte Zukunft gehen, die sämtliche Beteiligte PowerPoint und alle Arten von Präsentationsfällen mit deutlich mehr Leichtigkeit bewältigen lässt.

Gute Software-Werkzeuge für ein effizientes Präsentations-Management vermeiden die klassische Holschuld.

Das Fazit

Mit einem recht geringen Anfangsaufwand, einer Analyse, mit einem Stellrädchen in der Organisation und einem kleinen Projekt mit Marketing und IT können Sie sich ab sofort auf den Weg in eine digitalisierte Präsentationszukunft machen. Unter dem Schlagwort „Vertriebsbaukasten“ versetzen Sie den Bereich Vertrieb in die Lage, mit einer wesentlichen Automatisierung PowerPoint-Präsentationen viel schneller und einfacher zu machen. Aber auch schlagkräftiger und schöner. Und vor allem: immer aktuell und korrekt. Alles in allem rechnen Sie für ein konzentriertes Projekt mit ca. 3 Monaten Laufzeit, um danach Ihren Vertrieb state-of-the-art fit und für die Zukunft ausgerüstet zu haben. Was ist das schon, wenn sie ab dann für alle Zukunft mehr draußen sind. Damit Sie verkaufen, statt zu administrieren.

Vertriebsbaukasten

Vertrieblicher Präsentationserfolg benötigt eine gute Organisation, kompetente Anwendung sowie einen perfekten Auftritt.
Vertriebsbaukästen in PowerPoint gehören zum Thema Organisation. Sie sind ein Schwerpunkt im Rahmen des Präsentations-Managements der PowerPoint-Erweiterungssoftware „QuickSlide“. Mit intelligenter Einbindung in bestehende IT-Umgebungen kann das Präsentationsgeschehen vom regionalen Verkaufsbüro bis in weltweite Konzernstrukturen gesteuert und automatisiert werden. Ein wesentlicher Teilaspekt, um Aufwand und Nutzen zu steuern und so eine Konzentration auf vertriebliche Kernkompetenzen zu ermöglichen.

Wer ist für Präsentationen verantwortlich?

7. September 202011. Januar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Wer trägt die Verantwortung für Präsentationen in Ihrem Unternehmen?

Lesezeit 3 Minuten

So seltsam es zunächst klingen mag, aber die Frage, wer in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für Präsentationen trägt, kann den Unternehmenserfolg beeinflussen. In der Realität sieht es oft so aus: Marketing liefert den PowerPoint-Master und die Unternehmenspräsentation, die Personalabteilung führt Schulungen zu Präsentationstechniken durch, die IT-Abteilung sorgt dafür, dass PowerPoint reibungslos funktioniert, und ansonsten ist jeder für die Präsentationserstellung selbst verantwortlich. Ein anderer Weg ist kaum vorstellbar, schließlich steht jede Präsentation für sich, abhängig von den Zielen, dem Publikum und der Person, die sie hält.

Verlassen Sie die Ebene der einzelnen Präsentation

Ändern Sie Ihre Denkweise. Es gibt eine Vielzahl von organisatorischen Faktoren, die nicht von einer einzigen Abteilung oder einem einzigen Benutzer für das gesamte Unternehmen gelöst werden können. Denn es braucht interdisziplinäres Wissen, ein gutes Netzwerk im Unternehmen, Geschäftssinn und Durchsetzungsvermögen – und dazu fehlt den meisten Menschen die Zeit, der Wille oder die Fähigkeit.

Welche Einzelaspekte sind für eine ganzheitliche Betrachtung von Präsentationen relevant?

Finanzen: Erfassung der Gesamtkosten für Präsentationsaufwände, KPIs festlegen, Verbesserungsmaßnahmen bewerten
IT: Bewertung der eingesetzten Technologie und deren Einbettung in die gesamte Systemlandschaft, Digitalisierungsbestrebungen, Architektur und Organisation von Datenpools für Präsentationen oder Bilder, Prozessautomatisierung, Verbesserung der User Experience am Arbeitsplatz
HR: Konzeption und Durchführung von Schulungen – von Software über Argumentation und Foliengestaltung bis hin zu Kommunikation, Präsentationstechniken und Markenauftritt
Vertrieb: Art der Präsentation, Anlass, Ressourcenbeschränkungen, Verwaltung wiederkehrender Komponenten und Elemente, Vereinfachung der Prozesse für die Erstellung und Durchführung von Präsentationen
Marketing: Corporate Identity, Corporate Design, Corporate Wording, Vermittlung von Markenbotschaften und Markenpersönlichkeit, einheitliches und aktuelles Erscheinungsbild, Fakten und Zahlen

Es müssen schon sehr viele Menschen miteinander reden und zusammenarbeiten, damit dies alles aus einem Guss funktioniert. Der langfristige Nutzen eines kollaborativen Ansatzes liegt auf der Hand. Aber wie geht man hier am besten vor?

Wie man ein größeres Ganzes schafft

Ernennen Sie jemanden mit einer strategischen Perspektive für Ihre Organisation, der gut vernetzt ist und sich durchsetzen kann. Ein Posten wie der des Marketingleiters wäre eine gute Wahl. Sie oder er kann den Anstoß für ein Präsentationsprojekt geben, das die Grundlage für langfristige Veränderungen und Erfolge bildet. Zu Beginn des Projekts ist diese Person stark eingebunden. Die Vorgehensweise wird festgelegt und kommuniziert. Sobald das Projekt aufgesetzt ist, reduziert sich das Engagement deutlich.

Benennen Sie den Projektleiter und die Teilnehmer – sowohl aus den zentralen Abteilungen als auch aus Anwendergruppen.

Führen Sie einen Kick-off-Workshop durch: Legen Sie Bedingungen und Parameter für Organisation, Technik, Digitalisierung, Marke, Umsetzung und Gesamtkostenreduktion fest. Berücksichtigen Sie dabei quantitative und qualitative Aspekte. Legen Sie anschließend Projektziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und einen Zeitplan fest.
Lassen Sie das Projektteam Ergebnisse, Analysen, Maßnahmen und Ziele in Meilensteinen vorstellen, von der Datenorganisation über die Kosten bis hin zu eventuell durchgeführten Befragungen. Seien Sie gespannt auf die ersten Ergebnisse nach 12 Monaten.

Wir können Ihnen bei solchen Projekten helfen. Wir eröffnen Unternehmen immer wieder überraschende neue Perspektiven und überraschende Ergebnisse. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Es gibt kein Patentrezept, aber eine grundsätzliche Herangehensweise, die überall gleich ist und die individuellen Erfolg verspricht. Am Ende sehen wir zumeist lächelnde Gesichter.

Und dann?

Danach läuft es mit einem Verantwortlichen, der den Überblick behält. Und schon nach einem Jahr können Sie weitere Ziele und Maßnahmen festlegen. Denn wenn alle Informationen gebündelt sind und man sieht, wo es hakt, lässt sich gezielt gegensteuern und weiterentwickeln. Ohne großen Aufwand, aber mit viel Effekt.

Markenkommunikation in internen Präsentationen

3. August 202011. Januar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Markenkommunikation in internen Präsentationen

Lesezeit 3 Minuten

In einem anderen Blog-Beitrag haben wir über die hohe Kunst gesprochen, wie man mithilfe von Präsentationen Markenerlebnisse schafft. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Rolle von Präsentationen in der internen Kommunikation. Unsere eigenen Untersuchungen haben ergeben, dass mehr Geschäftspräsentationen intern als extern gehalten werden. Denken Sie an Präsentationen vor Entscheidungsträgern, Projekt-Updates, Besprechungen, Verkaufskonferenzen, Abteilungsbesprechungen und ein Dutzend andere Gelegenheiten. Ein kleines Wort verrät Ihnen etwas über die Bedeutung, die diesen Präsentationen beigemessen wird. Dieses Wort ist „nur“. Es ist „nur“ für interne Zwecke, „nur“ für unsere Abteilung, „nur“ als Aktualisierung gedacht. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Marken leben von innen nach außen

Sie haben die Persönlichkeit Ihrer Marke definiert. Sie haben Ihre Imageziele festgelegt. Vielleicht haben Sie sogar einen Claim entwickelt, der Ihre Marke in wenigen Worten auf den Punkt bringt. Dann haben Sie die Ihre gesamte Kommunikation aufgestellt, um ihre Marke über verschiedene Kanäle in die Herzen und Köpfe Ihrer Kunden und Geschäftspartner zu bringen.
Aber haben sie wirklich an alles gedacht? Marken und Unternehmen werden durch die Menschen, die sie repräsentieren, zum Leben erweckt. Dies kann an unterschiedlichsten Kontaktpunkten geschehen – am Telefon, in der Lobby, bei Kundenterminen, Veranstaltungen, Messen, sogar an der Warenannahme oder durch Ihr Wartungspersonal – all diese Menschen sind Ihre Markenbotschafter. Sie können diese Rolle aber nur ausfüllen, wenn sie intern dazu in die Lage versetzt werden.

Also legen Sie Wert auf Ihre Innenkommunikation, damit Ihre Marke in die Herzen Ihrer Mitarbeiter einzieht. Interne Präsentationen sind dabei ein wichtiges Instrument.

Steter Tropfen höhlt den Stein

Nutzen Sie Präsentationen, um die wichtigsten Attribute Ihrer Marke greifbar zu machen, mit einem Lächeln, mit Charme und mit ständigen Wiederholungen. Verwenden Sie Ihren Claim überall, damit er in jeder Situation präsent ist. Begeistern Sie Ihre Organisation für sich selbst!

Was bedeutet das?

Fragen Sie sich, wie sich Ihre wichtigsten Markenattribute auf interne Aktionen und Verhaltensweisen auswirken. Was bedeuten Eigenschaften wie „kundenorientiert, sympathisch, anders als die anderen“ für interne Präsentationen? Wie lassen Sie Kolleginnen und Kollegen spüren, was Ihre Marke ausmacht?
Wenn Sie einen Claim haben, wie zieht er sich durch die Präsentation? In Formulierungen und Geschichten? Wie wird er greifbar? Wie deklinieren Sie ihn durch?
Wie erleichtern Sie es Ihren Kolleginnen und Kollegen, Präsentationen zu erstellen, die die Marke erlebbar machen? Welche Services bieten Sie intern an, um die Arbeit mit PowerPoint zu erleichtern? Einige Ideen: Folienvorlagen, Markenerzählungen oder Storylines, einfache Grafiken, Tools für die Erstellung von Präsentationen im Corporate Design.
Verfolgen Sie einen Top-down-Ansatz? Haben Sie das Management und die Führungskräfte auf Ihrer Seite? Haben Sie Ihre Erwartungen klar formuliert? Geben Sie detailliertes Feedback zum Erscheinungsbild von Präsentationen, ganz im Sinne Ihrer Marke und Ihres Marketings?

Externe Kommunikation und interne Kommunikation können sich gegenseitig unterstützen und ergänzen, um Ihr gesamtes Markenerlebnis zu verstärken. Wenn Sie konsequent handeln, Ihre Mitarbeiter als Markenbotschafter gewinnen und sie mit bestmöglichem Service unterstützen, tragen interne Präsentationen wesentlich zum Gesamterlebnis Ihrer Marke bei. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, kann eine spezialisierte Präsentationsagentur Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen. Bevor Sie sich für eine Agentur entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass sie diese drei Dinge mitbringt: echtes Markenverständnis, die notwendigen Tools und eine ausgewiesene Umsetzungskompetenz.

Widmen Sie dem Innenleben Ihrer Marke mehr Aufmerksamkeit. Sie werden erstaunt sein, welchen Unterschied es macht, wenn interne und externe Kommunikation auf das gleiche Ziel einzahlen.

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

13. Juli 20209. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Corporate-Design-Wechsel mit Blick auf PowerPoint

Lesezeit 2 Minuten

Anwender begeistern und Markenerfolge sichern

Es ist soweit. Ein neues Corporate Design wurde erstellt. Ihre Marke atmet auf und macht den nächsten Schritt in eine erfolgreiche Zukunft. Es wird Zeit für neue Kleider, für die Haute-Couture eines eleganten Auftritts. Das Projekt entwickelt sich positiv, das Management ist glücklich. Bis… ja bis ein Sturm der Entrüstung durch die Belegschaft geht, die plötzlich feststellt, dass sie sämtliche bestehenden Präsentationen anpacken muss, um sie auf den neuen Master zu bringen. Wir können von konkreten Fällen berichten, wo der Protest eskalierte bis in die Vorstandsetage und dazu führte, dass das Projekt gestoppt wurde, der völlig veraltete Master wieder offiziell eingesetzt wurde und jetzt darüber diskutiert wird, ob PowerPoint überhaupt in nächster Zeit angefasst werden soll. Die Auswirkungen auf die in Präsentationen gelebte Marke brauchen wir hier sicher nicht ausdrücklich zu erwähnen. Auch nicht den Imageschaden für die Marketingabteilung und die Auswirkungen auf die Gesamtakzeptanz des neuen Corporate Designs.

Was also tun?

Schon wenn Sie diese kleine Einführung gelesen haben, haben Sie Ihr Bewusstsein für die Auswirkungen operativer Umsetzungen und den Teufel im Detail geschärft.
Das Thema PowerPoint und Präsentationen ist so wichtig, dass es von Anfang an auf Ihrer Briefing-Liste stehen sollte, d.h. nicht erst im zweiten oder dritten Schritt.
Bringen Sie PowerPoint-Präsentationsexperten mit Ihrer Agentur zusammen, um eine optimale Konzeption und Planung früh in Ihre CD-Überlegungen mit einfließen zu lassen. Dies ist ein Sonderwissen, das Sie realistischerweise von Ihrer Lead-Agentur nicht erwarten können.
Suchen Sie sich jemanden, der die Umstellung von Mastern und Präsentationen automatisieren kann.
Machen Sie es Ihren PowerPoint-Anwendern leicht. Sie werden den Erfolg an der Akzeptanz und Umsetzung des neuen Corporate Designs ablesen können.

Wenn Sie Beratung zu diesem Thema oder konkrete Hilfe für die unternehmensweite Umsetzung eines neuen Corporate Designs suchen, sprechen Sie uns an. Wir begleiten Unternehmen erfolgreich in diesem Prozess und zeigen intelligente Möglichkeiten auf, wie ein Corporate-Design-Wechsel auch in Office problemlos gelingt.

Online Präsentationen halten

29. Mai 202011. Januar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Online-Präsentationen halten - Was dabei zu beachten ist

Lesezeit 3 Minuten

Es ist nicht mehr die Ausnahme, sondern zunehmend die Regel, PowerPoint-Präsentationen per Videokonferenz zu halten. Was ist anders, wenn sich die Zuhörer über Teams oder Zoom einwählen, anstatt im selben Raum wie Sie zu sein? Wenn wir Offline- und Online-Präsentationen vergleichen, stellen wir fest, dass einiges anders läuft. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung mit konkreten Tipps, die Ihnen helfen, professionelle und erfolgreiche Online-Präsentationen zu halten.

Wer nimmt an Ihrer Präsentation teil?

Offline-Präsentationen: Sie wissen in der Regel, wer an der Sitzung/Präsentation teilnehmen wird und welchen Kenntnisstand die Zuhörer haben.

Online-Präsentationen: Die Zugangshürde zu Online-Meetings ist geringer, es kann „Überraschungsgäste“ geben.

Tipp: Erläutern Sie zu Beginn kurz die Ausgangssituation und das Ziel der Präsentation, so dass alle im Boot sind.

Wie ist die Situation der Teilnehmer?

Offline-Präsentationen: Sie können die Teilnehmer beobachten und feststellen, ob jemand gestresst wirkt.

Online-Präsentationen: Sie kennen die aktuelle Situation der Teilnehmer nicht, und es ist schwierig, die „Stimmung im Raum“ einzuschätzen.

Tipp: Fragen Sie Ihre Zuhörer zu Beginn Ihrer Präsentation, wie ihre aktuelle Arbeitsbelastung aussieht und ob jemand unmittelbar danach Anschlusstermine hat.

Wie nutzen Sie die Minuten vor Ihrer Präsentation?

Offline-Präsentationen: Durch Smalltalk können Sie schon vor der Präsentation eine Beziehung zu den Teilnehmern aufbauen.

Online-Präsentationen: Es gibt keine „Aufwärmphase“. In den Minuten, bevor alle Teilnehmer online sind, findet in der Regel keine Kommunikation statt. Jeder versucht, schnell noch etwas anderes zu erledigen, bevor die Präsentation beginnt.

Tipp: Nutzen Sie die ruhige Zeit vor der Präsentation als Aufwärmphase. Stellen Sie ein paar Fragen. Auch wenn Sie die Teilnehmer nicht gut kennen, können Sie fragen: „Wo sind Sie gerade?“ oder „Wie läuft die Arbeit von zu Hause aus?“

Wie aufmerksam ist Ihr Publikum?

Offline-Präsentationen: Es gibt nicht viele Möglichkeiten für Ihr Publikum, sich ablenken zu lassen, und Sie können feststellen, ob die Gedanken abschweifen.

Online-Präsentationen: Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihre Zuhörer abgelenkt werden können, ohne dass es jemand merkt.

Tipp: Beziehen Sie Ihre Zuhörer in die Präsentation mit ein. Führen Sie z. B. eine kurze Umfrage durch, holen Sie ihre Meinung ein, interagieren Sie mit ihnen. Kündigen Sie diese Vorgehensweise bereits vor Beginn der Präsentation an.

Wie erhalten Sie Feedback?

Offline-Präsentationen: Durch die Beobachtung Ihres Publikums können Sie ständig nonverbales Feedback einholen, z. B. Zustimmung, Begeisterung, Verwirrung usw.

Online-Präsentationen: Es ist praktisch unmöglich, nonverbale Reaktionen zu erfassen.

Tipp: Holen Sie während Ihrer Präsentation aktiv Feedback zu wichtigen Punkten ein. Kennzeichnen Sie die Feedbackschleifen, z. B. über eigene Folien.

Wie wichtig sind Pausen?

Offline-Präsentationen: Sie können erkennen, wann Ihr Publikum eine Pause braucht, oder Sie können Pausen von vornherein einplanen.

Online-Präsentationen: Bei Online-Meetings ist es immer noch unüblich, offizielle Pausen zu machen, da sich jeder unbemerkt kurz entfernen kann.

Tipps: Planen Sie bei Präsentationen, die länger als eine Stunde dauern, Pausen ein und kündigen Sie dies gleich zu Beginn an. Schon eine kurze Pause erhöht die Aufmerksamkeit der Zuhörer.

Wie viel Moderation braucht das Meeting?

Offline-Präsentationen: Sie und alle anderen im Raum können sehen, wer gerade spricht.

Online-Präsentationen: Sie wissen oft nicht, wer gerade spricht. In vielen Fällen sprechen zwei Personen zur gleichen Zeit.

Tipp: Als Präsentator sind Sie auch der Moderator. Sprechen Sie Ihre Teilnehmer zur Information aller mit Namen an.

Wie funktioniert spontanes Visualisieren?

Offline-Präsentationen: Zur Erklärung eines Zusammenhangs nimmt man einen Stift zur Hand und visualisiert eine Idee auf einem Flipchart oder Whiteboard.

Online-Präsentationen: Es ist nicht so üblich, etwas schnell online zu visualisieren.

Tipp: Üben Sie den Umgang mit einem Bildschirmstift und bereiten Sie einen Baukasten mit visuellen Elementen vor, die Sie spontan verwenden können. Testen Sie die Visualisierungsmöglichkeiten im Vorfeld.

Was sind die technischen Voraussetzungen?

Offline-Präsentationen: Sie können die technischen Voraussetzungen selbst testen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.

Online-Präsentationen: Die technischen Voraussetzungen liegen nicht vollständig in Ihrem Einflussbereich. Unerwartete Probleme können auftreten.

Tipp: Planen Sie genügend Zeit für technische Herausforderungen ein. Eine Faustregel: Planen Sie 30 % mehr Zeit für die Präsentation ein als veranschlagt.

Weitere Tipps für erfolgreiche Präsentationen finden Sie in den Strategy Compass Insights.

Kostenlose PowerPoint-Landkarten

13. März 202011. Januar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

PowerPoint Landkarten

Lesezeit 2 Minuten

PowerPoint lebt davon, dass man schnell anschauliche Kombinationen aus Text und Grafik erstellen und später damit klare und überzeugende Botschaften präsentieren kann. Ein besonders spannendes, aber nicht immer einfach zu verwendendes grafisches Mittel sind dabei PowerPoint-Karten, die anschaulich in eine Präsentation integriert werden. Sie ordnen Zahlen und Texte bestimmten Regionen zu und ersetzen damit bspw. unübersichtliche Tabellen. Kostenfreie, editierbare Karten-Templates für PowerPoint können dabei helfen, schnell und effizient ansprechende Kartenansichten für die nächste Präsentation zu erstellen.

Gerade im Kontext von Vertriebs- und Managementpräsentationen ist es häufig notwendig, länderspezifische Aspekte darzustellen. So sollen die weltweiten Standorte eines Unternehmens visualisiert oder eben nur die Länder hervorgehoben werden, in denen neue Standorte eröffnet wurden. Auch Umsatzzahlen müssen oft nach Ländern oder Regionen dargestellt werden. Das lässt sich alles bequem auch über eine Tabelle erstellen, was aus Sicht des Präsentationerstellers sicherlich das Praktischste ist. Er muss nur seine Excel-Daten nach PowerPoint kopieren. Wie Sie Ihre Daten mit unserer Softwarelösung QuickSlide problemlos und automatisiert in PowerPoint importieren können, erfahren sie hier.

Wirklich hübsch ist eine solche Tabelle jedoch nicht unbedingt, und auch das Publikum wird sie kaum überzeugen. Auf einer in PowerPoint integrierten Landkarte lassen sich Regionen wie EMEA oder Nordamerika und dazugehörige Informationen hingegen perfekt sortieren und sehr anschaulich darstellen.

Der Vorteil liegt dabei auf der Hand: Eine einzige Karte kann als Infografik eine Vielzahl von Informationen mit nur einem Blick an das Publikum übertragen. Sie ist somit deutlich prägnanter als reiner Text und kann für eine Vielzahl von Bereichen angewendet werden. Doch wie so oft bei nützlichen Hilfsmitteln ist die Integration und das Erstellen von PowerPoint-Karten alles andere als selbsterklärend. Nicht selten kommt die Frage von Anwenderseite, ob es nicht möglich ist, Google Maps in PowerPoint einzubinden. Ein anderer häufig gesehener Workaround ist das Einfügen von PNG- oder JGP-Dateien, die einen Kartenausschnitt zeigen. Dieser wird dann per Textfeld mit weiteren Informationen „angereichert“. Inzwischen bietet sogar PowerPoint selbst editierbare Landkarten an (diese sind ein eigener Diagrammtyp und lassen sich wie ein Diagramm auswählen und einfügen). Dies kann potenziell ein tolles Werkzeug werden, zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags ist es jedoch noch recht unausgereift, sprich kompliziert und nicht robust.

Jeder Anwender, der solche Workarounds benutzt, hat sich wahrscheinlich nicht nur einmal die Frage gestellt, ob es nicht auch gute, frei editierbare Karten-Templates für PowerPoint gibt. Häufig berichten Anwender aber darüber, dass sie keine oder keine guten Landkarten für die Integration in PowerPoint finden oder, dass das Kartenmaterial keinen einheitlichen Stil aufweist. Bei der Suche im Netz stößt man außerdem häufig auf veraltetes oder kostenpflichtiges Kartenmaterial. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag viele hilfreiche, kostenfreie Landkarten-Templates für Ihre PowerPoint-Präsentation bereitstellen.

Laden Sie hier unsere kostenfreien, Karten-Templates herunter:

Kostenlose Landkarten

Word-Vorlagen in Unternehmen

14. November 201915. Mai 2023 Philipp Tekampe Insights

Wordvorlagen in Unternehmen

Wie Sie Vorlagen intelligent erstellen und bereitstellen

Lesezeit 9 Minuten

Es gibt sie noch. Und zwar in ganz großer Zahl:

Standard-Vorlagen für Briefe, interne Dokumente, Vorlagen für Pressemitteilungen, Faxe, Newsletter, Vorlagen für unterschiedliche Arten von Angeboten, Vorlagen für Rahmenverträge, individuelle Verträge, NDAs, Ausschreibungen, Vorlagen für Qualitätsmanagement, Verfahrensdokumentation, Handbücher, Vorlagen für Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation, Rundschreiben…

Auch wenn E-Mails das Briefeschreiben zunehmend verdrängen und die Massenkommunikation mit Kunden oft automatisiert abläuft, brauchen doch die meisten Unternehmen weiterhin Word und damit Word-Vorlagen.

Im Idealfall sind diese Word-Vorlagen sauber gemäß den Corporate-Design-Vorgaben gelayoutet sowie technisch korrekt und anwenderfreundlich umgesetzt. Und die Anwender verwenden jeweils die richtige und aktuelle Vorlage und nutzen die Möglichkeiten von Word so, dass ihr Dokument am Ende auch tatsächlich so aussieht, wie es der Ersteller der Vorlage beabsichtigt hat.

Es gibt Wege, hier sehr vieles richtig zu machen. Mit einem durchdachten Vorlagenkonzept, der richtigen Umsetzung und der Unterstützung durch sinnvolle Tools und Prozesse gelingt es, die Anforderungen an professionelle Word-Vorlagen Wirklichkeit werden zu lassen.

Die 3 Erfolgsfaktoren für Word-Vorlagen im Unternehmen

Erfolg beim Thema Word-Vorlagen ist messbar. Die Kriterien hierfür sind in den meisten Unternehmen gar nicht so unterschiedlich: ein einheitlich gelebter Markenauftritt, rechtssichere Dokumente, die inhaltliche Qualität von Standard-Dokumenten, die Produktivität der Anwender, die Effizienz der Bereitstellungsprozesse.

Die Stellschrauben, die zu diesem Erfolg führen, lassen sich klar beschreiben:

1. Gutes Vorlagen-Handwerk

Die Basics einer professionellen Word-Vorlage

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen. Aus diesem Grund führt kein Weg daran vorbei, zumindest über die wichtigsten dieser kleinen Einstellungen einmal nachzudenken. Die folgenden Fragen geben Ihnen einen guten Überblick, was hinsichtlich Grunddesign und Formatierung zu beachten ist und welche Aspekte im praktischen Einsatz wichtig sind.

Das Grund-Design der Vorlage

Seitenverhältnisse und Formate

Welche Formate benötigen Sie? DIN A4, Letter, weitere?
Wollen Sie bestimmte Normen (z.B. DIN 5008 für Briefe) exakt beachten?

Kopf- und Fußzeilen

Welche Informationen sollen in der Fußzeile stehen? Gehen Sie vom maximalen Platzbedarf aus, wenn es unterschiedliche Fußzeilen gibt (z.B. für verschiedene Gesellschaften Ihrer Unternehmensgruppe).
Wie wird das Logo positioniert? Gibt es ggf. mehrere Logos?
Welche weiteren Design-Elemente sollen zum Einsatz kommen?
Werden Dokumentenkennungen benötigt?
Wo sollen die genannten Elemente auftauchen? (z.B. nur auf der ersten Seite, nur auf geraden Seiten)

Erste Seite

Benötigen Sie eine erste Seite, die eine abweichende Gestaltung hat?
Soll die Deckblatt-Funktion von Word genutzt werden?

Strukturierung des Dokumenteninhalts

Sollen Inhalte gezielt an einer bestimmten Stelle positioniert werden (z.B. eine bestimmte Anfangsposition für Texte auf allen Seiten, feste Positionen für Empfänger und Absender in Briefen)?
Sollen gewisse Inhalte eine feste Größe bekommen (z.B. feste Höhe einer Signatur, feste Größe von Bildplatzhaltern)?
Inhalte lassen sich in Word am besten mit Hilfe von (nicht sichtbaren) Tabellen anordnen. Entscheidend dabei: Sind Ihre Anwender im Umgang mit Tabellen versiert oder gilt „je einfacher desto besser“?

Ausdrucke

Werden Ihre Dokumente auf Geschäftspapier gedruckt, welches bereits einige der o.g. Elemente enthält?

Die Gestaltung von Text

Farbschema:

Existiert bereits ein Farbschema bzw. Theme für Microsoft Office?
Falls nicht: Sollte das Farbschema von PowerPoint übernommen werden? Häufig fungiert PowerPoint aufgrund der stärkeren Nutzung von Farben als eine Art Leitmedium, und Word übernimmt einfach das Farbschema.

Formatvorlagen

Welche verschiedenen Formatierungsstile benötigen Sie für Ihre Texte, Überschriften, Unterschriften, Hervorhebungen, Links? Mit Hilfe von Formatvorlagen fassen Sie Schriftgrößen, Abstände vor / nach Absätzen, Zeilenabstände, Einrückungen links / rechts, Paginierung und weitere Eigenschaften zu einfach nutzbaren Formatierungsstilen zusammen.
Wie sollen die Formatvorlagen den Nutzern angezeigt werden? Word zeigt Formatvorlagen in einfach alphabetischer Reihenfolge an, sie können die Anzeige daher über eine geschickte Benennung der Formatvorlagen steuern.

Listenebenen

Welche Arten der Aufzählung und Nummerierung benötigen Sie?
Wie deklinieren Sie diese über die verschiedenen Aufzählungsebenen durch?
Wie soll der Anwender zwischen den verschiedenen Ebenen umschalten können? Durch die geschickte Verknüpfung von Formatvorlagen mit Listenebenen wird es z.B. möglich, die Ebene einfach durch Drücken der TAB-Taste zu wechseln.

Verzeichnisse:

Welche Arten von Verzeichnissen benötigen Sie? Word bietet als Grundtypen Inhaltsverzeichnisse, Literaturverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse, Indizes und Rechtsgrundlagenverzeichnisse.
Wie soll bspw. ein Inhaltsverzeichnis gestaltet sein?
Benötigen Sie eine Verzeichnis-Variante mit und eine ohne Seitenzahlen?

Die Qualität und Usability einer Word-Vorlage resultieren aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Einstellungen.

Was dem Anwender sonst noch hilft

Tabellen und Formen

Wie sollen Tabellen formatiert werden? (Selbst dies lässt sich in Word über Formatvorlagen steuern.)
Wie sollen eingefügte Textfelder, Formen oder Linien formatiert sein?

Sperren von Kopf- und Fußzeile

Möchten Sie Kopf- und Fußzeile vor versehentlichem / absichtlichem Ändern schützen? Bedenken Sie dabei, dass Sie dann sämtliche Varianten bspw. der Fußzeile als eigene Vorlage bereitstellen müssen, da die Anwender ja selbst nichts mehr eintragen können.

Steuerelemente

Sollen bestimmte Textfelder (z.B. überschreibbare Felder für Hinweistexte oder Betreff) bereits in der Vorlage mit vordefinierter Formatierung hinterlegt sein?
Möchten Sie für bestimmte Elemente (z.B. Datum, Bildplatzhalter, Dropdown-Listen) vordefinierte feste Positionen und Darstellungsweisen vorgeben?

Je mehr Sie fest vorgeben, desto einheitlicher werden Ihre Dokumente. Allerdings empfinden Anwender ein solches Korsett oft als zu eng, da es nicht alle Praxisfälle abdeckt und nicht von jedem richtig bedient werden kann.

Anwendungshinweise und Kopiervorlagen

Sind Ihre Anwender in der Nutzung von Word geschult? Falls nicht, sollten Sie einige Hinweise zum richtigen Umgang mit der Vorlage in der Vorlage selbst hinterlegen (z.B. Wie nutze ich die vorhandenen Formatvorlagen und Listenebenen? Wie arbeite ich mit den Tabellen zur Strukturierung der Inhalte?).
Welche Elemente werden immer wieder benötigt? Fügen Sie in Ihrer Vorlage doch bspw. eine Standard-Tabelle, CD-konforme Kästen / Infoboxen, ein löschbares Deckblatt bzw. eine abweichende erste Seite mit Abschnittswechsel ein. Die Anwender können diese dann einfach verwenden, kopieren oder löschen.

2. Durchdachtes Zusammenspiel

Manche Unternehmen machen es sich einfach (und den Anwendern schwer) und stellen nur eine einzige Basisvorlage zur Verfügung. Andere stellen zentral bereits zahlreiche Vorlagen für verschiedene Anwendungszwecke zur Verfügung. Und jede dieser Vorlagen sogar mehrfach, da jede Tochtergesellschaft oder jeder Standort eigene Kopf- und Fußzeilen benötigt. Und die einzelnen Fachbereiche machen daraus wiederum weitere Vorlagen, z.B. für Fragebögen oder Fomulare. Diese Vielfalt ist kaum noch zu verwalten, geschweige denn fehlerfrei zu nutzen. Daher ist es wichtig, vor dem Erstellen von Vorlagen einen klaren Plan zu entwickeln.

Ein Vorlagenkonzept entwickeln

Sammeln Sie in zunächst alle Vorlagen ein, die Sie bekommen können. Gehen Sie in die einzelnen Bereiche, lassen Sie sich deren Vorlagen geben und verstehen Sie, was die Anforderungen sind. Gruppieren Sie diese Vorlagen, indem Sie Ähnliches zusammenfassen. Entwickeln Sie daraus dann die Basisvorlagen, die zukünftig im Unternehmen zentral bereitgestellt werden sollen und auf denen alle anderen Vorlagen basieren können.

Typische Basisvorlagen für interne Zwecke sind Memos, Protokolle oder Handbücher, für externe Zwecke werden oft z.B. Briefe, Newsletter oder Vertragsbedingungen benötigt. Beim Zusammenführen der Anforderungen und dem Schaffen von Standards können Sie es eventuell nicht allen recht machen, dennoch sollten Sie nicht unbedingt nur den kleinsten gemeinsamen Nenner suchen.

Das Verständnis, welche Basisvorlagen benötigt werden und welche Anforderungen an diese zu stellen sind, ist die Basis für alle weiteren Schritte. Sie können ausgehend von Ihren Corporate-Design-Vorgaben die weiter oben beschriebenen Festlegungen treffen. So definieren Sie ein einheitliches Grund-Layout über alle Vorlagen hinweg und entwickeln ein durchgängiges Konzept für Formatvorlagen – z.B. welche Überschriften / Zwischenüberschriften für welche Dokumente benötigt werden und wie sich diese möglichst vereinheitlichen lassen.

Wenn Sie dieselben Formatvorlagen in allen Dokumenten verwenden, können Inhalte wesentlich leichter zwischen Dokumenten übertragen werden. Außerdem müssen die Nutzer sich nicht bei jeder Vorlage auf neue Formatvorlagen einstellen.

Legen Sie Ihre Formatvorlagen daher allgemeingültig fest und weichen Sie falls erforderlich auf Einzelfallbasis ab, um die Anzahl überschaubar zu halten. Gerade bei den Formatvorlagen macht sich die Zeit, die Sie im Vorfeld für die Konzeption aufwenden, sehr schnell bezahlt, da der Aufwand, nachträglich mehrfach die Formatvorlagen in allen Dokumenten anpassen zu müssen, gewaltig sein kann.

Nun können Sie die einzelnen Vorlagen umsetzen. Es ist empfehlenswert, die fertigen Vorlagen mit ausgewählten Anwendern aus dem Unternehmen zu verproben, oft liefert dies wertvolle Hinweise für die Verbesserung der Usability und bringt mögliche Fehler ans Tageslicht.

Unterschiedliche Gesellschaften, Marken, Sprachen

Das Vorlagenkonzept wird noch etwas komplexer, wenn Sie im Konzern mehrere Gesellschaften, mehrere Marken und / oder internationale Standorte haben. Bei mehreren Gesellschaften unter einer Marke liegt die Herausforderung hauptsächlich im Bereich der Pflichtangaben (Firma, Anschrift, Organe, Bankverbindung, etc.). Hier müssen Sie sämtliche Anforderungen insbesondere bei der Gestaltung der Fußzeile einbeziehen, damit jede Pflichtangabe ihren Platz hat und sich die Anzahl der Grund-Layouts nicht vervielfacht.

Bei unterschiedlichen Marken kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Jede Marke soll ihre Markenidentität wahren, dennoch möchten Sie die Anzahl Ihrer Basisvorlagen auch hier nicht vervielfachen. Ist das Vorlagenkonzept gut durchdacht, können Sie die Vorlagen i.d.R. vollständig kompatibel gestalten, sodass sie sich nur hinsichtlich Logo, Farbeinsatz und Schrift unterscheiden. Farben und Schriften lassen sich dann über sogenannte Designs oder Themes in Office verwalten. Sie können die „Ableger“ Ihrer Basisvorlagen dadurch mit wenig Aufwand erstellen, und die damit später erzeugten Dokumente bleiben trotz unterschiedlicher Anmutung untereinander voll kompatibel.

Eine weitere Herausforderung stellen die Sprachvarianten dar. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Sprachen in der Vorlage festzulegen. Die Lösung hängt stark von den jeweiligen Anforderungen ab.

Modular denken

Eine weitere wichtige Möglichkeit, die Anzahl an Vorlagen zu reduzieren, ist das Arbeiten mit Bausteinen. Dies ist insbesondere dann spannend, wenn Sie Vorlagen nicht nur als Gestaltungsrahmen nutzen, sondern über Vorlagen bereits vorformulierte Texte und mehr bereitstellen.

Bspw. möchten Sie Vorlagen für die Bewerber-Kommunikation bereitstellen. Das sind zum einen ein Bestätigungsschreiben für den Erhalt einer Bewerbung, zum anderen ein Einladungsschreiben und schließlich noch ein Absageschreiben. Word bietet hierzu die sogenannten Schnellbausteine, in denen Sie den Inhalt Ihrer Schreiben abspeichern können. Statt für jedes Schreiben eine eigene Vorlage anzulegen, verwenden Sie lediglich die allgemeine Brief-Vorlage, und die Anwender fügen je nach Bedarf den passenden Inhalt aus den Schnellbausteinen ein.

3. Intelligente Bereitstellung

Mit Sachverstand und Liebe zum Detail lassen sich mit Word Vorlagen erstellen, die selbst anspruchsvolle Corporate Designs für die Mitarbeiter gut umsetzbar machen. Wo Word jedoch sehr schnell an seine Grenzen stößt, ist der effiziente Umgang mit der Vielfalt, die bspw. aufgrund von mehreren Gesellschaften, Standorten oder Marken in einem Unternehmen entsteht. Die Verwaltung dieser Vorlagen ist ohne Zusatz-Tools mit einem hohen Aufwand bei der Bereitstellung und Pflege verbunden, zieht organisatorische Probleme nach sich (Wie wird bspw. gewährleistet, dass Änderungen im Vorstand einer Gesellschaft rechtzeitig in allen betroffenen Vorlagen umgesetzt werden?) und macht es den Anwendern äußerst schwer, immer mit den richtigen Vorlagen zu arbeiten.

Um ein Bild davon zu vermitteln, wie in solchen Einsatzszenarien ein intelligentes Vorlagen-Management möglich ist, finden Sie im Folgenden eine kurze Beschreibung der Arbeitsweise der Word-Erweiterung QuickDoc mit Blick auf den Umgang mit Vorlagen.

QuickDoc ergänzt Word um einen zusätzlichen Reiter im Word-Menüband. Dort hat der Anwender unter anderem die aktuellen Vorlagen im direkten Zugriff, um damit Dokumente zu erstellen.
Die Vorlagen enthalten an Stelle der konkreten Daten (z.B. Informationen zur Gesellschaft und deren Organen) Platzhalter bzw. Textmarken. Auch das Logo ist nur als Textmarke in der Vorlage enthalten. Wählt der Anwender nun eine Vorlage aus (z.B. Brief), werden dynamisch die für ihn passenden Daten eingefügt.
Diese Daten werden zentral gepflegt. Die Änderung eines Vorstands bspw. wird von einem Administrator in QuickDoc eingetragen, bzw. QuickDoc greift direkt auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. QuickDoc synchronisiert diese zentral erfolgte Änderung und setzt sie in den betreffenden Vorlagen beim Anwender um.
Auch die zentrale Bereitstellung inhaltlicher Bausteine wird vereinfacht, der Anwender kann diese passend zur gerade geöffneten Vorlage mit einem Klick auswählen und einfügen.
Für das Drucken auf (vorbedrucktem) Briefpapier müssen keine separaten Vorlagen erstellt werden. Die auf dem Briefpapier bereits vorhandenen Elemente sind in den Vorlagen gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick aus- und einblenden.
Diese Daten werden zentral gepflegt. Die Änderung eines Vorstands bspw. wird von einem Administrator in QuickDoc eingetragen, bzw. QuickDoc greift direkt auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. QuickDoc synchronisiert diese zentral erfolgte Änderung und setzt sie in den betreffenden Vorlagen beim Anwender um.
Auch die zentrale Bereitstellung inhaltlicher Bausteine wird vereinfacht, der Anwender kann diese passend zur gerade geöffneten Vorlage mit einem Klick auswählen und einfügen.
Für das Drucken auf (vorbedrucktem) Briefpapier müssen keine separaten Vorlagen erstellt werden. Die auf dem Briefpapier bereits vorhandenen Elemente sind in den Vorlagen gekennzeichnet und lassen sich mit einem Klick aus- und einblenden.

Ein solches Vorgehen reduziert die Anzahl der Vorlagen im Unternehmen drastisch und sorgt für eine konsistente Anwendung. Daneben ermöglicht es jedoch auch schlankere Prozesse. Das Erstellen und Pflegen der Vorlagen bedarf nicht mehr der Unterstützung durch die IT, sondern kann direkt von der verantwortlichen Fachabteilung (z.B. der Unternehmenskommunikation) oder deren Agentur übernommen werden. Die IT beschränkt sich auf die Bereitstellung der Software. Da die Verantwortlichkeiten im Prozess nun mit den fachlichen Verantwortlichkeiten übereinstimmen, sinkt der Abstimmungsaufwand und die Umsetzungsgeschwindigkeit steigt.

Das Fazit

Wenn Ihre Organisation ein gewisses Maß an Komplexität überschreitet und Sie klare Marken- und Qualitätsziele für die erstellten Dokumente verfolgen, werden Sie vermutlich nicht um eine Erweiterung der Fähigkeiten von Word herumkommen. Bevor Sie jedoch eine solche Lösung einführen, benötigen Sie ein zu Ende gedachtes Vorlagenkonzept und professionell umgesetzte Vorlagen. Die drei Aspekte greifen eng ineinander, weshalb es ratsam ist, die Verantwortlichkeiten an einer Stelle zu bündeln.

Bei klarem Projektmanagement und Fokus können Sie ein solches Projekt in ca. 3 Monaten umsetzen, von der Konzeption bis zum Rollout. Im Ergebnis setzen Sie nicht nur dem Vorlagen- und Formatierungs-Chaos im Unternehmen ein Ende und sparen Ihren Anwendern Zeit, sie machen sich auch selbst das Leben deutlich leichter, da zukünftig das Bereitstellen und Ändern Ihrer Vorlagen auf einem völlig neuen Niveau geschieht.

Orientierung: die Referentenansicht in PowerPoint

7. November 201911. Januar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Orientierung: die Referentenansicht in PowerPoint

Lesezeit 3 Minuten

Als Redner den Überblick behalten

Wir behandeln das Thema Orientierung in mehreren unserer Blogbeiträge. Und warum? Weil Orientierung wirklich wichtig ist! Hier konzentrieren wir uns auf Ihre Sicherheit und Orientierung als Präsentierender. Je souveräner, sicherer und entspannter Sie auftreten, desto glaubwürdiger und interessanter wirken Sie auf Ihr Publikum.

Ähm ... wo war ich?

Es ist leicht, den Faden zu verlieren. Vielleicht haben Sie sich mitreißen lassen oder wurden durch eine Frage oder eine kurze Diskussion unterbrochen. Dann haben Sie die Zeit aus den Augen verloren. Plötzlich sehen Sie aus dem Augenwinkel, wie jemand Ihnen signalisiert, dass es Zeit ist, aufzuhören. Und Sie haben noch nicht einmal Ihre Kernaussage erreicht. Oder vielleicht waren Sie etwas nervös und haben an einem wichtigen Punkt Ihrer Präsentation vergessen, was Sie sagen wollten, und sind deshalb abgeschweift. Das kann selbst den besten Rednern passieren.

Der Trick des Redners

Die Referentenansicht von PowerPoint hilft Ihnen bei der Orientierung und sorgt für mehr Sicherheit auf der Bühne. Das Publikum kann nur Ihre Folien sehen, aber Sie, und nur Sie, sehen alles:

Die aktuell gezeigte Folie
Eine Vorschau auf die nächste Folie
Ihre Notizen und Schlüsselwörter, die Sie neben der gezeigten Folie anführen
Die verstrichene Zeit seit Beginn des Vortrags

Sie können auch die Werkzeuge Stift und Textmarker verwenden, um Ihre Folien während des Vortrags mit Anmerkungen zu versehen. Sie können auch zu bestimmten Folien vor- und zurückspringen oder sogar einige Folien ganz überspringen. Wenn die Zeit drängt, können Sie einige weniger wichtige Punkte auslassen. Oder Sie möchten die Zuhörer an etwas auf einer früheren Folie erinnern. Mit der Referentenansicht ist dies alles ein Kinderspiel.

Die Orientierung in PowerPoint ist einfach

Erweitern Sie die Anzeige: Stellen Sie sicher, dass Ihr Notebook auf mehrere Bildschirme eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie “Bildschirmauflösung”. Wählen Sie dann die Option „Diese Anzeige erweitern“. Wenn Ihre Anzeige nur dupliziert wird, funktioniert die Referentenansicht nicht, da Sie dann nur einen Bildschirm haben.
Aktivieren Sie die Referentenansicht: Setzen Sie in der PowerPoint-Registerkarte “Bildschirmpräsentation” den Haken für “Referentenansicht”. Das war’s. Wenn Sie möchten, können Sie über die Schaltfläche “Bildschirmpräsentation einrichten” weitere Einstellungen vornehmen.
Starten Sie die Bildschirmpräsentation: Sollten die Monitore vertauscht sein, können Sie dies über das Auswahlmenü oberhalb des Hakens für “Referentenansicht” ändern.

Jetzt sehen Sie auf Ihrem Notebook-Bildschirm alles was Sie brauchen. Ihr Publikum sieht nur die aktuelle Folie. Der Teil Ihres Gehirns, der all die Informationen gespeichert hatte, die sie jetzt in der Referentenansicht sehen, kann sich nun auf Ihre Präsentation und die Interaktion mit Ihrem Publikum konzentrieren.

Hinweis: Die Referentenansicht ist auch eine Option für Online-Präsentationen. Seien Sie aber vorsichtig. Geben Sie nicht Ihren gesamten Bildschirm oder eine hochgeladene Version der Präsentationsdatei frei, da sonst alle Teilnehmer der Videokonferenz alles sehen, was Sie sehen. Wählen Sie das Fenster, in dem Ihre Präsentation angezeigt wird, aus den Optionen aus, die Sie erhalten, wenn Sie auf das Symbol „Bildschirm freigeben“ klicken. So können Sie Ihre Notizen sehen und den Stift, den Laserpointer usw. wie bisher verwenden, während Ihr Publikum nur die Hauptpräsentation auf seinem Bildschirm sieht.

Die Sicherheit, die Sie durch die Verwendung der Präsentationsansicht gewinnen, stärkt Ihr Selbstvertrauen beim Präsentieren. Sie können sich viel besser auf Ihre Kernaussagen konzentrieren – und behalten die Zeit im Auge.