Internationale PowerPoint-Studie

28. Februar 201820. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Hat PowerPoint seine besten Zeiten wirklich hinter sich?

Eine internationale Studie.

Lesezeit < 1 Minute

An der von Strategy Compass initiierten internationalen Studie „Business Presentations – Practice, Efficiency and Success“ nahmen über 500 Teilnehmer aus deutschen und amerikanischen Unternehmen teil. Sie repräsentiert einen Querschnitt an Führungskräften, aus Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern.

Mit weit über 90 % ist PowerPoint eindeutig das Präsentations-Tool der Wahl. Wenn es nach den Studienteilnehmern geht, wird sich die Nutzung in den nächsten Jahren weiter verstärken. In jeder zweiten internen Besprechung und in jeder 1,5 externen Besprechung wird bereits jetzt eine PowerPoint-Präsentation verwendet. Erstaunlicherweise bewerteten jedoch nur etwa 50 % der Teilnehmer ihr eigenes Unternehmen als „gut“ oder “besser” aufgestellt, wenn es um Präsentationen geht.
Auf die Frage, warum sie glauben, dass Präsentationen scheitern, nannten die Teilnehmer vor allem Aspekte wie schlechte Struktur, schlechte Visualisierung, mangelnde Übereinstimmung der eigenen Ziele mit den Erwartungen des Publikums sowie ein unübersichtliches Folienlayout. Dies ist erstaunlich, da diese Probleme recht einfach zu beseitigen oder zumindest zu reduzieren sind. Unprofessionelle Präsentationsauftritte wurden dagegen nicht annähernd so sehr als Problem angesehen, wie die in Foren und Artikeln häufig geäußerte Kritik vermuten lässt. Die Interpretation wird spannend, denn die Hauptfrage lautet natürlich: Was ist der Grund dafür?

Und obwohl die Digitalisierung in aller Munde ist, muss man feststellen, dass der Arbeitsalltag in einigen Fällen noch nicht mit diesen Entwicklungen Schritt halten kann.
Hier geht’s zur kompletten Studie.

Der Abschluss einer Präsentation

13. Februar 201820. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Der Abschluss einer Präsentation

Das Ende ist ein neuer Anfang

Lesezeit 2 Minuten

Es wird immer eine letzte Folie geben. Sie haben Ihre Präsentation gehalten. Aber entspannen können Sie sich jetzt noch nicht. Denn die Diskussion geht weiter oder startet jetzt erst richtig. Die „allerletzten Folie“ ist also oft der Anfang von etwas Neuem. Und hat Ihre Aufmerksamkeit verdient.

Vielen Dank für Ihre Zeit ...

Diese letzte Folie ist uns allen bekannt, und sie birgt einige Nachteile. Mit „Vielen Dank für Ihre Zeit“ fällt ein Vorhang der abschließenden Langeweile über Ihre ansonsten wunderbare und fesselnde Präsentation. Und warum? Weil diese Floskel die Herzen und Köpfe für alles, was noch kommt, verschließt. Ihre Zuhörer denken, dass Sie fertig sind, und wandern gedanklich schon in die Kaffeepause. Wollen Sie das wirklich? Wir glauben nicht.

Ihr Ziel ist es sicherlich, am Ende Ihrer Präsentation die nächsten Schritte zu vereinbaren oder sogar Ihr Angebot unterschriftsreif vorzubereiten. Also sollten Sie darauf achten, dass die letzte Folie nicht davon ablenkt und Sie Ihre Zuhörer wieder mühsam zurück ins Thema ziehen müssen.

Eröffnen Sie Perspektiven

Egal, was Ihr Ziel war, Ihre letzte Folie greift es auf, jongliert damit es und weist in die Zukunft. Ihre letzte Folie rundet Ihre Präsentation ab und macht sie wertvoll. Beweisen Sie Ihren Zuhörern, wie sinnvoll es war, Zeit zu investieren und geben Sie einen Ausblick auf die nächsten Schritte. Ihr Ziel ist es, den Weg zu weiteren Kooperationen oder Aktionen aufzuzeigen, neue Wege zu eröffnen. Ein Beispiel:

Wenn Ihr Ziel die Vermittlung von Wissen war, fassen Sie Ihre Kernbotschaft zusammen und eröffnen Sie eine Fragerunde.
Nehmen Sie das Bild, die Botschaft, die Aussage oder den Titel Ihrer allerersten Folie oder des Präsentationseinstiegs und schließen Sie es mit Ihrer letzten Folie ab.
Wenn Sie Ihre Zuhörer mit einer Metapher aus dem Unternehmensumfeld gepackt haben, dann führen Sie diese Metapher an dieser Stelle zu Ende. Spielen Sie mit den Bildern, Aussagen oder Slogans des Unternehmens, das Sie ansprechen.

Trauen Sie sich, anders zu sein als Ihre Wettbewerber. Ein Beispiel: Sie halten eine Präsentation für einen Kunden, dessen Unternehmen den Marketingslogan „It’s time to change“ verwendet. Sie können diesen Slogan wunderbar auf Ihren gemeinsamen Termin übertragen. Beginnen und beenden Sie Ihre Präsentation mit diesem Slogan, und verbinden Sie ihn mit dem, was Sie präsentieren. Dann können Sie mit einem Augenzwinkern fragen: „Wann, wenn nicht jetzt, ist es an der Zeit, zu uns als Anbieter zu wechseln?“

Tipps für klare PowerPoint-Folien

2. Februar 201820. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Weg mit dem Hintergrundrauschen:

Tipps für klare PowerPoint-Folien

Lesezeit 2 Minuten

Wie viel können Sie auf eine Folie quetschen? Sie haben so viele Informationen und Materialien zusammengetragen, dass es schwierig ist, sich zu entscheiden. Dabei kann man leicht übersehen, dass es nicht darum geht, so viele Informationen wie möglich auf die Folie zu packen, sondern eine klare Aussage zu treffen. Das Publikum braucht in der Regel nicht mehr, sondern weniger Informationen, um zu verstehen, was Sie sagen wollen. Auch wenn es schwerfällt, lassen Sie alles weg, was nicht unbedingt notwendig ist, um die Botschaft zu verstehen. Dazu können zu viel grafische Elemente als auch überflüssiger Text sein.

Am Beispiel der Präsentation eines regionalen Fahrradhändlers zeigen wir hier, was unnötiges Hintergrundrauschen auf Folien verursacht:

Auf dieser Folie befinden sich viele Informationen. Nicht alle tragen zur Aussage bei. Einiges davon lenkt nur ab und mindert die Überzeugungskraft der Folie.

So entstehen klare PowerPoint-Folien:

Der Hintergrund: Aus dem Kontext und dem Titel geht klar hervor, dass es auf der Folie um Fahrräder geht. Ein Bild eines Fahrrads liefert keine neuen Informationen. Außerdem erschweren die Positionierung und die verwendeten Farben die Lesbarkeit der Grafik.

3D-Effekt: Der 3D-Effekt beeinträchtigt die Lesbarkeit. Es ist schwierig, die genaue Höhe der Säulen zu erkennen. Außerdem ist der 3D-Effekt inhaltlich sinnlos, denn die dritte Achse hat keinerlei Bedeutung.

Beschriftung der Y-Achse und Gitternetzlinien: Bei nur vier Säulen ist es sinnvoller, die Datenpunkte einzeln zu beschriften. So kann jeder die Zahlen auf den ersten Blick erfassen, anstatt jeden Wert einzeln von der y-Achse ablesen zu müssen.

Die zusätzliche Kennzeichnung der 20 % unterstreicht die Botschaft der Absatzsteigerung.

Indem Sie bewusst alle Elemente entfernen, die für Ihre Botschaft nicht wesentlich sind, erstellen Sie eine verständliche und überzeugende Folie. Überprüfen Sie Ihre eigenen Folien kritisch auf Hintergrundrauschen. Finden Sie Möglichkeiten, diese zu reduzieren?

Welche Visualisierung für welche Botschaft

10. Januar 201820. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Auf einen Blick: Welche Visualisierung für welche Botschaft?

Lesezeit 2 Minuten

Für die Visualisierung von Botschaften in PowerPoint gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Hier haben wir die verschiedenen Visualisierungstypen sowie einige Tipps zu ihrer Verwendung zusammengefasst.

Text-Folien

Eine klare Textstruktur hilft Ihrem Publikum, Ihre Präsentation zu verstehen. Gliedern Sie lange Listen in einzelne, logische Überschriften. Verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich und vermeiden Sie Fließtext. Andernfalls konzentrieren sich Ihre Zuhörer eher auf die Folie als auf Sie, den Redner.

Tabellen

Verwenden Sie Tabellen nur, wenn Sie Daten zeigen und diskutieren möchten. Manche Sachverhalte, wie z. B. Trends, lassen sich mit Hilfe von Diagrammen viel besser darstellen. Wenn Sie eine Tabelle verwenden, zeigen Sie nur die wichtigsten Daten, so dass die Folie leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Diagramme

Tipps zur Auswahl des richtigen Diagrammtyps finden Sie in unserem separaten Blogbeitrag, der einen Überblick über die wichtigsten Datenanzeigeformate bietet. Diagramme sind ideal, um Datenbeziehungen aufzuzeigen. Sie können wichtige Aspekte, wie z. B. einen Trendwechsel oder eine kontinuierliche Wachstumsphase, durch eine entsprechende Formatierung hervorheben.

Graphen

Graphen nutzen Knoten und Verbindungslinien, um Beziehungen zwischen mehreren Elementen darzustellen. Beispiele hierfür sind Organigramme, Stammbäume oder Streckenpläne für den öffentlichen Verkehr. Achten Sie darauf, dass ähnliche Elemente die gleiche Formatierung aufweisen. Nutzen Sie z. B. die gleiche Größe und Farbe für die Mitglieder der gleichen Verantwortungsebene in einem Organigramm. So schaffen Sie Orientierung.

Konzept-Charts

Konzept-Charts helfen, Prozesse, Zusammenhänge oder Beziehungen zwischen Elementen eines Systems darzustellen. Um die passenden Charts zu finden, hilft es, sich an Schlüsselwörtern im Text zu orientieren. Ein Beispiel: „in drei Schritten“ oder „in vier Phasen“ weist auf eine Darstellung mit Prozesspfeilen hin.

Bilder

Mit gut ausgewählten Bildern können Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen und Ihre Präsentation ansprechender und überzeugender gestalten. Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Verzichten Sie auf rein dekorative Bilder und verwenden Sie einige wenige, sorgfältig ausgewählte Bilder, die Ihren Inhalt unterstreichen.

Grafiken

Grafiken, wie z. B. Piktogramme, sind symbolische Darstellungen von Informationen. Sie können auch dazu beitragen, Präsentationen zu strukturieren und die Zuhörer durch komplexe Themen zu führen.

Karten

Wenn Sie geografische Zusammenhänge veranschaulichen möchten, können Sie mit Hilfe von maßgeschneiderten Karten bestimmte Regionen hervorheben. Google Maps und andere Kartensoftware können auch hier sehr hilfreich sein. So können Sie beispielsweise die Logos Ihrer Kunden oder Konkurrenten auf der Karte positionieren.

Videos und Animationen

Durch den gezielten, minimalen Einsatz von Animationen können Sie komplexe Darstellungen Schritt für Schritt aufbauen. Eingebettete Videos können ein effektives Mittel sein, um Botschaften zu verankern und andere zu Wort kommen zu lassen.

Überzeugende Präsentationen erstellen mit dem OSCAR-Prinzip

8. Januar 201811. Januar 2023 Unkategorisiert

Überzeugende Präsentationen erstellen mit dem OSCAR-Prinzip

Lesezeit 2 Minuten

Was macht eine überzeugende Präsentation eigentlich aus? Diese Frage haben wir uns vor vielen Jahren schon gestellt (und stellen sie uns immer wieder). Im Kern läuft es auf wenige Kriterien hinaus, die wir im OSCAR-Prinzip zusammengefasst haben. Wenn Ihre Präsentation diese fünf Kriterien erfüllt, wird sie OSCAR-verdächtig – Und bringt Ihnen den gewünschten Erfolg.

And the winner is…:

Fünf Kriterien für überzeugende PowerPoint-Präsentationen

Warum sind diese fünf Kriterien so wichtig, wenn Sie eine Präsentation erstellen?

Strukturiert – Menschen benötigen Orientierung. Mit einer klaren Struktur und logischem Aufbau können sie Ihnen gut folgen und verstehen schnell, worauf Sie hinaus möchten. Ihre Kernaussagen bleiben länger im Gedächtnis.

Einfach und schnell zu verstehen – Sie haben nur begrenzt Zeit, um Ihr Publikum für sich zu gewinnen. Reduzieren Sie Ihre Aussagen auf ihren Kern. Überzeugen Sie nicht durch Komplexität, sondern durch Verständlichkeit. Seien Sie absolut klar. Dann haben Sie die Zuhörer auf Ihrer Seite.

Kurz und prägnant – Je besser Sie jede einzelne Ihrer Aussagen auf den Punkt bringen, desto besser können Ihre Zuhörer sie nachvollziehen. Und desto schneller können sie sie akzeptieren. Auch wenn das für Sie bei der Folienerstellung deutlich anstrengender ist, der Aufwand lohnt sich.

Ansprechend – Präsentationen sind dazu da, Ihren Vortrag visuell zu begleiten und zu unterstützen. Je klarer Design und Aufbau Ihrer Folien sind, desto schneller wird Ihre Botschaft verstanden, und desto lieber schaut man Ihre Folien an. Außerdem schließen Ihre Zuhörer unweigerlich von der Qualität der Verpackung auf die Qualität des Inhalts.

Relevant – Machen Sie sich die Erwartungshaltung und das Interesse Ihrer Zielgruppe bewusst. Die schönsten Folien nutzen Ihnen nichts, wenn Sie am Publikum vorbei gehen. Wie ist der Wissensstand Ihrer Zuhörer, wie ist ihre Einstellung zum Thema? Schneidern Sie Ihre Präsentation auf Ihr Publikum zu, um wirklich zu überzeugen.

Denken Sie doch einmal über bereits erstellte Präsentationen nach? Hätte jeder Ihrer Präsentationen einen OSCAR verdient?

Erfahren Sie mehr zu diesem Thema:

Nachgefragt. 4 Fragen an Achim Sztuka.

8. Januar 201825. August 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Fragen an Achim Sztuka.

Lesezeit 4 Minuten

1. Was hat Dich persönlich motiviert, von einer sicheren Stelle im Konzern in die Selbstständigkeit zu gehen?

Ein eigenes Unternehmen zu haben, reizte mich schon sehr lange. Eigentlich, seit ich im Rahmen meiner Diplomarbeit verschiedene Gründer interviewt habe. Hinzukam, dass ich in meinen vorigen Jobs gemerkt habe, dass das, was ich als richtig erachtet habe, nicht unbedingt das war, was am Ende tatsächlich passierte, manchmal sehr zum langfristigen Schaden meines Arbeitgebers.

Das soll nicht heißen, dass mir meine vorherigen Jobs als Unternehmensberater und als Stratege im Konzern keinen Spaß gemacht hätten, im Gegenteil. Aber ich bin kein großer Freund der ganzen Politik in Unternehmen, da es mir eigentlich immer um die Sache geht. Mir geht es darum, die Dinge, die ich für richtig halte, auch umzusetzen. Und da musste ich eben feststellen, dass das am Ende des Tages nur geht, wenn man die Geschicke selbst in der Hand hat.

Das ist übrigens auch einer der Gründe, warum wir keine Investoren bei Strategy Compass haben, sondern die Firma im eigenen Besitz halten. Nur dann haben wir tatsächlich die Freiheit, diesen Wunsch so auch zu leben.

2. Und warum dann das eigene Unternehmen mit einem Add-On für PowerPoint aufbauen?

Irgendeine Idee braucht man ja erstmal (lacht).

Letztlich hängt die Idee sehr stark mit meiner vorherigen Berufserfahrung zusammen. Immer, wenn irgendetwas Wichtiges passieren sollte, war PowerPoint im Spiel. In der Unternehmensberatung natürlich sowieso, aber im Konzern war es nicht anders – Wenn ich das Management von etwas überzeugen wollte, brauchte ich eine gute Präsentation.

Und dann war da noch die praktische Seite: Als ich bei Roland Berger Strategy Consultants meinen ersten Job begann, wurde ich präsentationstechnisch erst einmal sehr gut aufgestellt: Jeder Berater wurde im Rahmen des Kick-Offs auf ein zweitägiges Training geschickt, um die Basics guter Management-Präsentationen zu verstehen. Im Projekt scribbelten wir unsere Folien auf Papier, faxten sie an die Grafikabteilung und bekamen mehr oder weniger fertige Folien zurück. Und es gab ein internes Add-in für PowerPoint, das uns half, eigene Folien besser und schneller zu erstellen.

Als ich dann in den Konzern wechselte, war all diese „Infrastruktur“ auf einen Schlag weg. Kein Tool, keine Grafiker, kein geschultes Team. Ich musste meine ganzen Folien selber malen, nur mit PowerPoint. Das war echt kein Spaß (lacht).

Das, was heute unser Produkt QuickSlide ist, mit dem begleitenden Portfolio für Präsentationen, ist mit dem Wissen im Hinterkopf entstanden, was es damals in der Unternehmensberatung gab. Diese Ansätze haben wir aufgegriffen und weiterentwickelt.

Was bei der Entscheidung natürlich auch eine Rolle gespielt hat: Egal, wo man hinschaut, die Probleme mit Präsentationen sind fast überall ähnlich gelagert. Das war die Grundlage für unsere Geschäftsidee – ein Feld, in dem mein Mitgründer und ich uns sehr gut auskannten, wo wir bereits viel Erfahrung hatten und in dem wir mit Spaß an die Sache herangehen und Dinge zum Besseren verändern konnten.

3. Glaubt Ihr denn, dass Ihr eigentlich das bessere PowerPoint entwickelt habt? Bzw. könnte Eure Software auch ohne PowerPoint funktionieren, von der Logik her?

Puh (pause). Von unserem Selbstverständnis her ist es eher anders. PowerPoint ist erstmal ein Werkzeug, das in Ordnung ist. Es könnte aber ebenso gut Keynote oder Open Office Impress heißen. Das ist eigentlich egal. Zentral ist, dass PowerPoint ein Werkzeug ist, welches viele Möglichkeiten bietet, und zwar komplett standardisiert: Jeder Schüler nutzt dasselbe PowerPoint wie jeder Vorstand.

Wenn man jedoch in einem Unternehmenskontext ist, gibt es Herausforderungen, die PowerPoint schlecht löst. Es legt sozusagen die Basis, aber es macht seine Sache noch nicht gut, denn es fehlt eine Menge „obendrauf“. Insofern sehen wir uns nicht als das bessere PowerPoint, sondern als diejenigen, die PowerPoint für einen Unternehmenskontext gut machen. Das hat Microsoft bislang nicht getan, und es hat sich in den letzten fünfzehn Jahren auch wenig verändert.

Und schließlich ist es nicht allein eine Softwarefrage. Es geht uns eigentlich nicht darum, PowerPoint als Software besser zu machen, sondern um das Ziel dahinter: Die Leute sollen mehr erreichen mit Ihren Präsentationen. Sei es in der Markenkommunikation, sei es dabei, Entscheider oder Kunden zu überzeugen. Hier geht es um verschiedenste Themen, das ist keine reine Softwarefrage. Darum gehen wir eben auch unseren besonderen Weg, dass wir nicht nur eine Softwarefirma, sondern mit unserer hohen Expertise auch Berater und Designagentur sind.

4. War es schwer, offizieller Microsoft-Entwicklungspartner zu werden? Bzw. wie lange hat es gedauert?

Eigentlich ist es überhaupt nicht schwer, ins ganz normale Partnerprogramm aufgenommen zu werden. Wenn man als Unternehmen das passende Geschäft betreibt, ist der Zugang ganz einfach. Bei uns kommt aber hinzu, dass wir nicht nur Microsoft-Partner sind, sondern dass auch unser PowerPoint Add-In QuickSlide selbst zertifiziert ist. Und das funktioniert natürlich nur dann, wenn man wirklich sauber nach Microsoft-Standards entwickelt.

Als wir damals mit QuickSlide losgelegt haben, war uns von Anfang an klar, dass wir auf Microsoft setzen würden. Mein Mitgründer und ich sind beide keine Entwickler, sondern kommen von der Anwenderseite. Daher haben wir geschaut, wer der beste Programmierer ist, den wir bekommen können. So haben damals Herrn Dr. Pfeiffer als DEN Entwickler für PowerPoint in Deutschland für uns gewonnen. Wir haben von vorneherein die Dinge beachtet, die es zu beachten gibt, und damit lief die Zertifizierung von QuickSlide relativ reibungslos durch. Insofern war auch dieser Schritt gar nicht so schwer – Jemand anderes hätte es wohlmöglich jedoch wesentlich schwerer gehabt… (lacht).

Ein Interview mit dem CEO von Strategy Compass.

Präsentations-Workshop auf Mauritius

20. Dezember 201725. August 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Ein etwas anderer Präsentations-Workshop auf Mauritius

Lesezeit 2 Minuten

Strategy Compass unterstützt seit mehreren Jahren EAST, eine gemeinnützige Organisation, die sich für die Entwicklung von Bildung, Gesundheit und Unternehmertum in Afrika einsetzt. Im Mittelpunkt ihrer Aktivitäten steht die jährliche Konferenz „eLearning Africa“. Diese Veranstaltung bringt Menschen aus ganz Afrika und darüber hinaus zusammen, die Veränderungen bewirken wollen und können. Die Organisatoren luden uns ein, die Konferenz aktiv mitzugestalten.

Also reiste ich nach Mauritius, um einen Präsentations-Workshop mit einer spannenden Gruppe aus Lehrern, Ausbildern, Professoren, Mitarbeitern von Ministerien, Geschäftsinhabern und anderen engagierten Teilnehmern abzuhalten. Sie alle wollten wissen, wie sie mit ihren Präsentationen noch mehr Wirkung erzielen können. Normalerweise richten sich unsere Schulungen an Manager, Fachkräfte oder Berater. Das bedeutete, dass ich die Inhalte an die neue Zielgruppe anpassen musste.

Der Workshop hat sich gelohnt, sowohl für die Teilnehmer als auch für mich. Aus der Diskussion mit den Teilnehmern konnte ich eine Menge Themen mitnehmen:

Jeder kämpft mit den gleichen Problemen
Die Herausforderungen, mit denen wir bei der Erstellung von Business-Präsentationen konfrontiert werden, sind weitgehend die gleichen wie im Bildungsbereich. Und die Situation in Afrika ist nicht anders als in Europa oder den USA.
Relevanz ist das A und O
Ganz gleich, für wen meine Präsentation bestimmt ist – wenn mein Inhalt und meine Botschaften für meine Zuhörer nicht interessant sind und nicht zu ihrer Situation und ihrem Umfeld passen, werden sie überhaupt keine Wirkung haben.
Botschaften sind oft versteckt
Es wurde mir wieder einmal bewiesen: Was man zunächst für die Kernbotschaft einer Präsentation hält, ist selten das, was die Botschaft eigentlich sein sollte – wenn man alles richtig durchdenkt.
Pyramiden sind toll
Ob ich eine Kernbotschaft mit Argumenten untermauere oder Lernziele und Inhalte logisch aufschlüssle, das Pyramidenprinzip von Barbara Minto ist äußerst hilfreich. In Lernsituationen ist es wichtig, im Vorfeld für Struktur zu sorgen, die Antworten kommen jedoch in der Regel erst am Ende.
Gestaltungsprinzipien sind universell
Mit ein paar relativ einfachen Prinzipien kann jeder gute Folien entwerfen. Vielleicht nicht beim ersten Versuch, aber zumindest in der Korrekturschleife. Die Grundprinzipien gelten überall auf der Welt (zumindest nach meiner Erfahrung).

Abgesehen vom eigentlichen Workshop war es großartig, drei Tage lang mit über 700 Interessierten darüber zu diskutieren, wie Lernen und Technologie das Leben der Menschen in Afrika verändern können.

Vielen Dank an die Organisatoren für diese beeindruckende Konferenz!

Achim Sztuka

PowerPoint Format 4:3 vs. 16:9

12. Dezember 201720. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

PowerPoint-Format 4:3 vs 16:9

Neun Fragen, die bei der Entscheidung helfen

Lesezeit 5 Minuten

Vor einiger Zeit haben wir uns für das Seitenverhältnis 16:9 gegenüber 4:3 ausgesprochen. Seitdem hat sich die Diskussion um das richtige PowerPoint-Format weiterentwickelt. Hier wägen wir die Vor- und Nachteile erneut ab und geben Ihnen einen Leitfaden an die Hand, der Ihnen die Entscheidung erleichtern soll.

Warum eigentlich?

Ursprünglich gab es 4:3-Monitore. Dann erkannten die Hersteller, dass das 16:9-Format das menschliche Blickfeld viel besser abdeckt. Die Geräte änderten sich also, und damit auch die Präsentationen.

Aber ist das ein ausreichendes Argument für einen Kurswechsel in Ihrem Unternehmen? Die folgenden neun Fragen können Ihnen dabei helfen, die Frage für Ihre Anforderungen zu beantworten.

1) Wofür erstellen Sie Präsentationen hauptsächlich?

Vor allem für den Vertrieb?
Für Vorträge auf großen Veranstaltungen?
Für interne Besprechungen?
Als Berichte und für Handouts?

Oder ist es alles zusammen? Je größer das Unternehmen ist, desto vielfältiger ist der Einsatz von PowerPoint. Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihnen am wichtigsten ist.

2) Welche Geräte verwenden Sie?

Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer wichtigsten Anwendungen, welche Ausgabegeräte am häufigsten zum Einsatz kommen.

Arbeitet Ihr Vertrieb hauptsächlich mit Notebooks und Beamer – also eher im 16:9-Format? Oder sind Ihre Kollegen mit Tablets unterwegs? Wenn ja, kommt es auf das Modell an, das iPad verwendet beispielsweise 4:3.
Setzen Sie bei Veranstaltungen oder Messen große Monitore ein? Welcher Typ? Von extrem breiten Bildschirmen bis hin zu hochkant stehenden Säulen – die Möglichkeiten sind endlos.
Sind Ihre Projektoren auf dem neuesten Stand der Technik (16:9) oder variiert Ihre Ausstattung, und Sie verwenden noch einige ältere Geräte (4:3)? Denken Sie dabei nicht nur an Ihre Hauptverwaltung, sondern auch an Zweigstellen und kleinere Niederlassungen.
Drucken Sie Präsentationen häufig aus? Werden sie oft als Handouts verteilt? Dann spricht viel für das 4:3-Format oder auch für A4- oder Letterformat.

3) Wie möchten Sie wirken?

Die Formate tragen zu Ihrem Gesamtimage bei. Viele Nutzer sehen das 4:3-Format als etwas veraltet an, während das 16:9-Format zeigt, dass Sie auf dem Laufenden sind. Dieses Argument kann alle anderen Fragen übertrumpfen. Das gilt für die Innenwirkung genauso wie für die Außenwirkung.

4) Welches PowerPoint-Format ist für Ihre Inhalte besser geeignet?

Lassen Sie uns erst einmal mit einer gängigen Behauptung aufräumen: 16:9 bietet nicht per se mehr Platz als 4:3. Mehr Platz entsteht, wenn sich das Format gut an das Ausgabegerät anpasst und den verfügbaren Platz optimal nutzt. Neben der Anpassung an das Ausgabegerät können auch andere Faktoren eine Rolle spielen. Wenn Sie beispielsweise Präsentationen als Handbücher verwenden und links einen Screenshot und rechts eine Erklärung anzeigen wollen, können Sie dies mit einem breiteren Format besser umsetzen. Für die Darstellung von detaillierten Inhalten eignet sich hingegen immer noch das gute alte 4:3, da es in alle Richtungen ungefähr gleich viel Platz bietet.

5) Wie viele PowerPoint-Formate wollen Sie anbieten?

Wenn Sie sich nicht entscheiden können, ist es am besten, wenn Sie alle Optionen anbieten, richtig? Wenn Sie das tun, müssen Sie wirklich gut organisiert sein. Wenn Sie alles anbieten, ohne richtig zu planen, werden Sie im Chaos enden, weil jeder sein eigenes bevorzugtes Format verwendet. Versuchen Sie dann einmal, die Folien mehrerer Mitarbeiter in einer Präsentation zusammenzufassen. Das Ergebnis: viel Zeitaufwand für die Anpassung der einzelnen Folien, Ineffizienz, unzufriedene Nutzer und sogar Schaden für Ihre Marke. Wählen Sie ein Basisformat und legen Sie darauf aufbauend klare Richtlinien fest, welches Format für welchen Zweck verwendet werden soll. Dann arbeiten Sie mit einem Tool, das die Folien auf Knopfdruck schnell und mit minimalen Verlusten in das gewünschte Format umwandelt.

6) Wie konvertiert man?

Sie haben sich entschieden, dass Sie etwas ändern wollen, weil Sie jede der Fragen für sich betrachtet haben. Unser Tipp: Entwickeln Sie einen Migrationsplan. Denken Sie daran, dass jeder Ihrer Kollegen wahrscheinlich einen Vorrat an alten Präsentationen hat, die er immer wieder verwendet oder die ihm als Grundlage für neue Präsentationen dienen. Das bedeutet, dass Konvertierungen schnell zu einem Ärgernis werden und Probleme verursachen können. Eine Umstellung wird am ehesten akzeptiert, wenn sie gleichzeitig mit einer allgemeinen Designumstellung, einem Markenrelaunch oder einer Vorlagenumstellung erfolgt. Dann ist die Akzeptanz eines neuen Präsentationsformats am höchsten.

Die meisten Unternehmen haben mehr Folien im Umlauf, als ihnen bewusst ist. Manchmal sind es Millionen. Der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Umstellung ist enorm. Ein guter Migrationsplan ist umso wichtiger.

7) Welches 16:9?

Wussten Sie, dass PowerPoint zwei verschiedene 16:9-Formate hat? Das eine wird in PowerPoint 2016 als „Bildschirmdarstellung (16:9)“ bezeichnet. Das andere ist „Breitbild (16:9)“, das seit PowerPoint 2013 der Standard ist. Ersteres hat die gleiche Breite wie das 4:3-Format (in den Standardabmessungen von PowerPoint), während letzteres die gleiche Höhe hat. Der Platz auf dem Bildschirm ist genau derselbe, obwohl Sie bei der älteren „Bildschirmpräsentation (16:9)“ in der Regel eine kleinere Schriftgröße benötigen, damit Sie vertikal genügend Platz für den Inhalt haben. Das neuere „Breitbild (16:9)“ hingegen funktioniert in der Regel sehr gut mit der Schriftgröße, die bei 4:3 verwendet wird. Die vertikale PowerPoint-Größe ändert sich nicht, so dass der Text einfach länger über die Breite laufen kann. Das erleichtert auch das schnelle Kopieren von Inhalten aus alten 4:3-Folien; es bleiben zwar ein paar unschöne Leerräume an den Seiten, aber die grobe Anpassung in der Höhe ist gut. Aus diesem Grund empfehlen wir fast immer die Variante „Breitbild“.

8) Wie gehen Sie bei der Umstellung am besten vor?

„Je schneller, desto besser“, lautet die allgemeine Regel. Lange Übergangsphasen führen dazu, dass jeder anders arbeitet und man dann alles noch einmal überarbeiten muss. Es lohnt sich aber, darüber nachzudenken, in welchen Bereichen eine Übergangsphase sinnvoll ist, denn es ist genauso ineffizient, Arbeit zu schaffen, wo sie nicht gebraucht wird.

Wenn wir unsere Kunden bei der Umstellung unterstützen, versuchen wir, so früh wie möglich einzusteigen, um eine optimale Vorbereitung und Anwenderunterstützung gewährleisten zu können:

Den neuen Master klug gestalten – im Hinblick auf die Konvertierung selbst und die Zukunft
Möglichst viel nützliches Material rechtzeitig zum Go-Live bereitstellen – Folienvorlagen, Bausteine, neue Unternehmens- und Vertriebspräsentationen, Tipps und Tricks
Tools zur automatischen Konvertierung alter Präsentationen
Ein Konvertierungsservice für mehr Akzeptanz und eine effiziente, professionelle Umstellung wichtiger Präsentationen

9) Was kann automatisiert werden?

Nachdem wir festgestellt haben, dass alle bisherigen Lösungen auf dem Markt (einschließlich unserer eigenen) nicht zu liefern, was die Anwender wirklich brauchen, wenn es um Formatwechsel geht, haben wir eine völlig neue Automatisierungslösung zu entwickeln. In diese ist nicht nur unser gesamtes Entwickler-Know-how eingeflossen, sondern auch unsere Erfahrung aus unzähligen Konvertierungsprozessen. Herausgekommen ist ein Konvertierungstool, das aus alten Präsentationen automatisch neue, vernünftig aussehende erstellen kann:

Die Präsentation wird aus einem definierten Ausgangsmaster in Ihren neuen Zielmaster gesetzt – und das mit hoher Präzision
Die Layouts werden neu zugewiesen. Dabei nutzt das Tool die Vorteil, die PowerPoint bietet, wenn Anwender vorschriftsmäßig mit Layouts und Platzhaltern gearbeitet haben. Aber – und das ist der mit Abstand cleverste Teil – es kann auch mit der oft viel größeren Zahl an Präsentationen umgehen, in denen Layouts wild kopiert und Platzhalter wahllos verschoben wurden.
Als Nächstes wird der Folieninhalt auf intelligente Weise an das neue Seitenverhältnis angepasst. Dazu gehören verschiedene Methoden zur Skalierung und Neupositionierung von Elementen auf der Folie. Texte werden skaliert, Bilder werden nicht verzerrt.
Je nach Anforderungen des alten und des neuen Masters werden dann automatisch verschiedene Korrekturen vorgenommen, um sicherzustellen, dass auch der Rest des Erscheinungsbildes den neuen Spezifikationen entspricht.

Hierfür gibt es im wahrsten Sinne des Wortes keine vorgefertigte Lösung. Das Konvertierungstool wird für jeden Kunden individuell konfiguriert – auf der Grundlage der alten und neuen Vorlagen, der Art und Weise, wie der Benutzer mit ihnen umgeht und wie die Marketingabteilung sie nutzen möchte.

Ein solcher Migrationsplan für PowerPoint-Konvertierungen erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, viel Erfahrung und Anwendungswissen. Im Gegenzug verspricht er aber eine reibungslose Umstellung, eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern und eine Schnelligkeit, die Marketingabteilungen sich erträumen. Was es außerdem braucht, sind frühzeitige Vorgespräche, die richtigen Fragen, eine zuverlässige Analyse und eine intelligente, individuelle Umsetzung. Schon die Vorgespräche liefern viele Denkanstöße, die auch in der Zusammenarbeit mit der beauftragten Markenagentur zu einem echten Effizienzgewinn führen können.

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Bildrechte und Lizenzrechte – worauf Sie achten müssen

4. Dezember 201720. Februar 2023 Philipp Tekampe Unkategorisiert

Bildrechte und Lizenzrechte - worauf Sie achten müssen

Lesezeit 3 Minuten

Visuelle Elemente wie Fotos und Infografiken werten Ihre Präsentationen auf. Sie können Ihren Inhalt unterstützen und verbessern. Sie können Botschaften unmittelbar vermitteln. Sie können eine Präsentation ansprechender und interessanter machen und für visuelle Orientierung sorgen. Viele Unternehmen definieren ihre eigene Bildsprache als Teil ihres Corporate Designs. Viele haben auch eine eigene Bilddatenbank mit einer Auswahl an sehr guten eigenen Fotos. Dennoch kann es vorkommen, dass das richtige Bild nicht dabei ist.

Vorsicht vor den Fallstricken bei der Bildnutzung

Zuerst einmal müssen die passenden Bilder überhaupt erst gefunden werden. Das kann sehr aufwendig sein. Wo sucht man überhaupt? Dann muss man schauen, wie es mit der Qualität bestellt ist. Und ob sie zur Marke und zur Aussage passen. Und dann folgen die ganzen rechtlichen Aspekte. Was darf man? Und was darf man nicht? Sie sehen, das Thema ist vielschichtig.

Das Recht am Bild

An dieser Stelle wird es noch komplizierter. Denn es gibt sehr unterschiedliche Ebenen von Bildrechten.

Zunächst gibt es die Rechte des Fotografen am Bild selbst, die verhindern sollen, dass das Bild kopiert oder ohne seine offizielle Genehmigung gezeigt wird. Dazu gibt es internationale Vorschriften und in jedem Land noch einmal eigene Gesetze. In Deutschland gibt es das Urheberrechtsgesetz mit Verwertungsrechten, z. B. Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung. Dazu kommt das Persönlichkeitsrecht mit der Anerkennung der Urheberschaft (z. B. die Nennung des Fotografen) und dem Verbot der Entstellung. Und es gibt das Recht am eigenen Bild, das im Kunsturheber-Rechtsgesetz geregelt ist. Dann gibt es Copyright und Lizenzrechte und verschiedene Ebenen von Rechten bei Bildagenturen.

Bildagenturen

Meistens sucht man Bilder bei einer Bildagentur. Diese lassen sich grob in Macrostock-, Midstock- und Microstock-Agenturen einteilen. Macrostock-Agenturen arbeiten in der Regel mit Rights-Managed (RM)-Lizenzen. Dabei handelt es sich um exklusive Bilder von hoher Qualität. Sie stammen von professionellen Fotografen und man erwirbt die Rechte für einen klar definierten einmaligen Einsatz. Bei Microstock-Agenturen spricht man von RF-Lizenzen (Royalty Free). Nach dem Kauf des Bildes kann man es in der Regel unbegrenzt nutzen. Es gibt verschiedene Bildagenturen – Universalagenturen, Presseagenturen und auf Themen spezialisierte Bildagenturen, z. B. Lebensmittel, Sport, Wirtschaft.

Getty Images, Sipa Press oder Corbis sind Beispiele für Makrostock-Agenturen. Shutterstock oder Fotolia sind Midstock-Agenturen. iStock, Dreamstime, Photocase, Pixelio sind sogenannte Microstock-Agenturen. Um Ihnen eine Vorstellung von den Kosten zu geben: Makrostock-Agenturen beginnen in der Regel bei etwa 130 USD pro Bild, Midstock-Agenturen verlangen zwischen 15 und 130 USD, und bei Microstock-Agenturen zahlen Sie zwischen zwei und 15 USD. Vor dem Kauf eines Bildes sollten Sie die Kosten in jedem Fall genau prüfen.

Lizenzen und Rechte

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie einige wichtige Fragen ehrlich beantworten, um sicherzugehen, dass Sie mit den von Ihnen ausgewählten Bildern auf der sicheren Seite sind:

Haben Sie die Bilder für alle Kanäle, mit denen Sie arbeiten wollen, korrekt erworben? Haben Sie das Kleingedruckte gelesen, z. B. über die Nutzungsdauer oder Nutzungsart?
Sieht der Vertrag vor, dass Sie die Herkunft der Bilder angeben müssen? Wenn ja, haben Sie das getan? Dies ist eine gängige Anforderung, insbesondere bei redaktionellen Veröffentlichungen. Es reicht nicht aus, sie in den Metadaten zu verstecken.
Was ist auf dem Bild zu sehen? Sind Personen zu erkennen? Oder Warenzeichen, Markennamen oder Kunstwerke? Irgendetwas, auf das ein Dritter Anspruch erheben könnte? Seien Sie hier vorsichtig und klären Sie diese Rechte entweder im Voraus oder bearbeiten Sie das Bild, um diese Elemente zu entfernen.
Sind sich die Personen auf dem Bild bewusst, wofür das Foto verwendet werden soll? Vergewissern Sie sich, dass Sie ihre Erlaubnis haben, z. B. durch einen von den Betroffenen unterschriebenen Vordruck.
Wurden alle Außenaufnahmen auf öffentlichem Grund gemacht?
Wenn Sie eine Werbeagentur sind, denken Sie daran, Ihre Kunden als Lizenznehmer aufzuführen. Sonst könnte es Überraschungen geben, wenn die Bildagentur Ihren Kunden nicht als autorisierten Nutzer anerkennt.
Werden die Bilder noch weiter oder anders genutzt? Zum Beispiel in einer gedruckten Broschüre, die als PDF-Datei zum Download zur Verfügung gestellt wird? Wenn ja, klären Sie, ob die zusätzliche Verwendung als weitere Nutzung lizensiert werden.

Jede Bildagentur hat ihre eigenen Lizenzrechte und AGBs. So lästig es auch sein mag, Sie müssen sie lesen!

Bildrechte zu verletzen, geht sehr schnell. Noch schneller geht es, eine Abmahnung zu erhalten. Das kann richtig teuer werden. Wenn Sie ein Unternehmen sind und keine Privatperson, können Sie sich auch nicht damit rausreden, dass es sich ja um eine interne oder einmalige Nutzung handelt. Das gilt auch für PowerPoint-Präsentationen.

Wir geben wir hier keine offizielle Rechtsberatung – die Welt der Bildnutzungsrechte ist viel zu komplex. Dieser Beitrag soll Sie auf die möglichen Risiken aufmerksam machen, die entstehen, wenn Sie Bilder nicht auf die richtige Art und Weise kaufen und angeben. Wenn Sie das nächste Mal ein Bild für Ihre Präsentationen und andere Kommunikationskanäle auswählen, sollten Sie die oben genannten Tipps beachten und sich mit der jeweiligen Bildagentur in Verbindung setzen, um zu erfahren, welches Bild Sie genau verwenden dürfen und wie. Die Agenturen und ihre Anwälte nehmen die Bildrechte sehr ernst. Bitte tun Sie das ebenfalls.