PowerPoint-Format 4:3 vs 16:9
Neun Fragen, die bei der Entscheidung helfen
Vor einiger Zeit haben wir uns für das Seitenverhältnis 16:9 gegenüber 4:3 ausgesprochen. Seitdem hat sich die Diskussion um das richtige PowerPoint-Format weiterentwickelt. Hier wägen wir die Vor- und Nachteile erneut ab und geben Ihnen einen Leitfaden an die Hand, der Ihnen die Entscheidung erleichtern soll.
Warum eigentlich?
Ursprünglich gab es 4:3-Monitore. Dann erkannten die Hersteller, dass das 16:9-Format das menschliche Blickfeld viel besser abdeckt. Die Geräte änderten sich also, und damit auch die Präsentationen.
Aber ist das ein ausreichendes Argument für einen Kurswechsel in Ihrem Unternehmen? Die folgenden neun Fragen können Ihnen dabei helfen, die Frage für Ihre Anforderungen zu beantworten.
1) Wofür erstellen Sie Präsentationen hauptsächlich?
- Vor allem für den Vertrieb?
- Für Vorträge auf großen Veranstaltungen?
- Für interne Besprechungen?
- Als Berichte und für Handouts?
2) Welche Geräte verwenden Sie?
Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer wichtigsten Anwendungen, welche Ausgabegeräte am häufigsten zum Einsatz kommen.
- Arbeitet Ihr Vertrieb hauptsächlich mit Notebooks und Beamer – also eher im 16:9-Format? Oder sind Ihre Kollegen mit Tablets unterwegs? Wenn ja, kommt es auf das Modell an, das iPad verwendet beispielsweise 4:3.
- Setzen Sie bei Veranstaltungen oder Messen große Monitore ein? Welcher Typ? Von extrem breiten Bildschirmen bis hin zu hochkant stehenden Säulen – die Möglichkeiten sind endlos.
- Sind Ihre Projektoren auf dem neuesten Stand der Technik (16:9) oder variiert Ihre Ausstattung, und Sie verwenden noch einige ältere Geräte (4:3)? Denken Sie dabei nicht nur an Ihre Hauptverwaltung, sondern auch an Zweigstellen und kleinere Niederlassungen.
- Drucken Sie Präsentationen häufig aus? Werden sie oft als Handouts verteilt? Dann spricht viel für das 4:3-Format oder auch für A4- oder Letterformat.
3) Wie möchten Sie wirken?
Die Formate tragen zu Ihrem Gesamtimage bei. Viele Nutzer sehen das 4:3-Format als etwas veraltet an, während das 16:9-Format zeigt, dass Sie auf dem Laufenden sind. Dieses Argument kann alle anderen Fragen übertrumpfen. Das gilt für die Innenwirkung genauso wie für die Außenwirkung.
4) Welches PowerPoint-Format ist für Ihre Inhalte besser geeignet?
5) Wie viele PowerPoint-Formate wollen Sie anbieten?
6) Wie konvertiert man?
Die meisten Unternehmen haben mehr Folien im Umlauf, als ihnen bewusst ist. Manchmal sind es Millionen. Der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Umstellung ist enorm. Ein guter Migrationsplan ist umso wichtiger.
7) Welches 16:9?
8) Wie gehen Sie bei der Umstellung am besten vor?
„Je schneller, desto besser“, lautet die allgemeine Regel. Lange Übergangsphasen führen dazu, dass jeder anders arbeitet und man dann alles noch einmal überarbeiten muss. Es lohnt sich aber, darüber nachzudenken, in welchen Bereichen eine Übergangsphase sinnvoll ist, denn es ist genauso ineffizient, Arbeit zu schaffen, wo sie nicht gebraucht wird.
Wenn wir unsere Kunden bei der Umstellung unterstützen, versuchen wir, so früh wie möglich einzusteigen, um eine optimale Vorbereitung und Anwenderunterstützung gewährleisten zu können:
- Den neuen Master klug gestalten – im Hinblick auf die Konvertierung selbst und die Zukunft
- Möglichst viel nützliches Material rechtzeitig zum Go-Live bereitstellen – Folienvorlagen, Bausteine, neue Unternehmens- und Vertriebspräsentationen, Tipps und Tricks
- Tools zur automatischen Konvertierung alter Präsentationen
- Ein Konvertierungsservice für mehr Akzeptanz und eine effiziente, professionelle Umstellung wichtiger Präsentationen
9) Was kann automatisiert werden?
Nachdem wir festgestellt haben, dass alle bisherigen Lösungen auf dem Markt (einschließlich unserer eigenen) nicht zu liefern, was die Anwender wirklich brauchen, wenn es um Formatwechsel geht, haben wir eine völlig neue Automatisierungslösung zu entwickeln. In diese ist nicht nur unser gesamtes Entwickler-Know-how eingeflossen, sondern auch unsere Erfahrung aus unzähligen Konvertierungsprozessen. Herausgekommen ist ein Konvertierungstool, das aus alten Präsentationen automatisch neue, vernünftig aussehende erstellen kann:
- Die Präsentation wird aus einem definierten Ausgangsmaster in Ihren neuen Zielmaster gesetzt – und das mit hoher Präzision
- Die Layouts werden neu zugewiesen. Dabei nutzt das Tool die Vorteil, die PowerPoint bietet, wenn Anwender vorschriftsmäßig mit Layouts und Platzhaltern gearbeitet haben. Aber – und das ist der mit Abstand cleverste Teil – es kann auch mit der oft viel größeren Zahl an Präsentationen umgehen, in denen Layouts wild kopiert und Platzhalter wahllos verschoben wurden.
- Als Nächstes wird der Folieninhalt auf intelligente Weise an das neue Seitenverhältnis angepasst. Dazu gehören verschiedene Methoden zur Skalierung und Neupositionierung von Elementen auf der Folie. Texte werden skaliert, Bilder werden nicht verzerrt.
- Je nach Anforderungen des alten und des neuen Masters werden dann automatisch verschiedene Korrekturen vorgenommen, um sicherzustellen, dass auch der Rest des Erscheinungsbildes den neuen Spezifikationen entspricht.
Hierfür gibt es im wahrsten Sinne des Wortes keine vorgefertigte Lösung. Das Konvertierungstool wird für jeden Kunden individuell konfiguriert – auf der Grundlage der alten und neuen Vorlagen, der Art und Weise, wie der Benutzer mit ihnen umgeht und wie die Marketingabteilung sie nutzen möchte.
Ein solcher Migrationsplan für PowerPoint-Konvertierungen erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, viel Erfahrung und Anwendungswissen. Im Gegenzug verspricht er aber eine reibungslose Umstellung, eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern und eine Schnelligkeit, die Marketingabteilungen sich erträumen. Was es außerdem braucht, sind frühzeitige Vorgespräche, die richtigen Fragen, eine zuverlässige Analyse und eine intelligente, individuelle Umsetzung. Schon die Vorgespräche liefern viele Denkanstöße, die auch in der Zusammenarbeit mit der beauftragten Markenagentur zu einem echten Effizienzgewinn führen können.