Powerpoint format 4:3 vs 16:9

Neun Fragen, die bei der Entscheidung helfen

Lesezeit 5 Minuten

Vor einiger Zeit haben wir uns für das Seitenverhältnis 16:9 gegenüber 4:3 ausgesprochen. Seitdem hat sich die Diskussion um das richtige Format weiterentwickelt. Hier wägen wir die Vor- und Nachteile erneut ab und geben Ihnen einen Leitfaden an die Hand, der Ihnen die Entscheidung erleichtern soll.

Warum eigentlich?

Ursprünglich gab es 4:3-Monitore. Dann erkannten die Hersteller, dass das 16:9-Format das menschliche Blickfeld viel besser abdeckt. Die Geräte änderten sich also, und damit auch die Präsentationen.

Aber ist das ein ausreichendes Argument für einen Kurswechsel in Ihrem Unternehmen? Die folgenden neun Fragen können Ihnen dabei helfen, die Frage für Ihre Anforderungen zu beantworten.
PowerPoint Master
1) Wofür erstellen Sie Präsentationen hauptsächlich?
  • Vor allem für den Vertrieb? 
  • Für Vorträge auf großen Veranstaltungen? 
  • Für interne Besprechungen? 
  • Als Berichte und für Handouts?
Oder ist es alles zusammen? Je größer das Unternehmen ist, desto vielfältiger ist der Einsatz von PowerPoint. Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihnen am wichtigsten ist.

2) Welche Geräte verwenden Sie?

Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer wichtigsten Anwendungen, welche Ausgabegeräte am häufigsten zum Einsatz kommen.

  • Arbeitet Ihr Vertrieb hauptsächlich mit Notebooks und Beamer – also eher im 16:9-Format? Oder sind Ihre Kollegen mit Tablets unterwegs? Wenn ja, kommt es auf das Modell an, das iPad verwendet beispielsweise 4:3.
  • Setzen Sie bei Veranstaltungen oder Messen große Monitore ein? Welcher Typ? Von extrem breiten Bildschirmen bis hin zu hochkant stehenden Säulen – die Möglichkeiten sind endlos.
  • Sind Ihre Projektoren auf dem neuesten Stand der Technik (16:9) oder variiert Ihre Ausstattung, und Sie verwenden noch einige ältere Geräte (4:3)? Denken Sie dabei nicht nur an Ihre Hauptverwaltung, sondern auch an Zweigstellen und kleinere Niederlassungen.
  • Drucken Sie Präsentationen häufig aus? Werden sie oft als Handouts verteilt? Dann spricht viel für das 4:3-Format oder auch für A4- oder Letterformat.

3) Wie möchten Sie wirken?

Die Formate tragen zu Ihrem Gesamtimage beiViele Nutzer sehen das 4:3-Format als etwas veraltet an, während das 16:9-Format zeigtdass Sie auf dem Laufenden sind. Dieses Argument kann alle anderen Fragen übertrumpfen. Das gilt für die Innenwirkung genauso wie für die Außenwirkung. 

4) Welches PowerPoint-Format ist für Ihre Inhalte besser geeignet?

Lassen Sie uns erst einmal mit einer gängigen Behauptung aufräumen: 16:9 bietet nicht per se mehr Platz als 4:3. Mehr Platz entsteht, wenn sich das Format gut an das Ausgabegerät anpasst und den verfügbaren Platz optimal nutzt. Neben der Anpassung an das Ausgabegerät können auch andere Faktoren eine Rolle spielen. Wenn Sie beispielsweise Präsentationen als Handbücher verwenden und links einen Screenshot und rechts eine Erklärung anzeigen wollen, können Sie dies mit einem breiteren Format besser umsetzen. Für die Darstellung von detaillierten Inhalten eignet sich hingegen immer noch das gute alte 4:3, da es in alle Richtungen ungefähr gleich viel Platz bietet.

5) Wie viele Formate wollen Sie anbieten?

Wenn Sie sich nicht entscheiden können, ist es am besten, wenn Sie alle Optionen anbieten, richtig? Wenn Sie das tun, müssen Sie wirklich gut organisiert sein. Wenn Sie alles anbieten, ohne richtig zu planen, werden Sie im Chaos enden, weil jeder sein eigenes bevorzugtes Format verwendet. Versuchen Sie dann einmal, die Folien mehrerer Mitarbeiter in einer Präsentation zusammenzufassen. Das Ergebnis: viel Zeitaufwand für die Anpassung der einzelnen Folien, Ineffizienz, unzufriedene Nutzer und sogar Schaden für Ihre Marke. Wählen Sie ein Basisformat und legen Sie darauf aufbauend klare Richtlinien fest, welches Format für welchen Zweck verwendet werden soll. Dann arbeiten Sie mit einem Tool, das die Folien auf Knopfdruck schnell und mit minimalen Verlusten in das gewünschte Format umwandelt.

6) Wie konvertiert man?

Sie haben sich entschieden, dass Sie etwas ändern wollen, weil Sie jede der Fragen für sich betrachtet haben. Unser Tipp: Entwickeln Sie einen Migrationsplan. Denken Sie daran, dass jeder Ihrer Kollegen wahrscheinlich einen Vorrat an alten Präsentationen hat, die er immer wieder verwendet oder die ihm als Grundlage für neue Präsentationen dienen. Das bedeutet, dass Konvertierungen schnell zu einem Ärgernis werden und Probleme verursachen können. Eine Umstellung wird am ehesten akzeptiert, wenn sie gleichzeitig mit einer allgemeinen Designumstellung, einem Markenrelaunch oder einer Vorlagenumstellung erfolgt. Dann ist die Akzeptanz eines neuen Präsentationsformats am höchsten.

Die meisten Unternehmen haben mehr Folien im Umlauf, als ihnen bewusst ist. Manchmal sind es Millionen. Der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Umstellung ist enorm. Ein guter Migrationsplan ist umso wichtiger.

7) Welches 16:9?

Wussten Sie, dass PowerPoint zwei verschiedene 16:9-Formate hat? Das eine wird in PowerPoint 2016 als „Bildschirmdarstellung (16:9)“ bezeichnet. Das andere ist „Breitbild (16:9)“, das seit PowerPoint 2013 der Standard ist. Ersteres hat die gleiche Breite wie das 4:3-Format (in den Standardabmessungen von PowerPoint), während letzteres die gleiche Höhe hat. Der Platz auf dem Bildschirm ist genau derselbe, obwohl Sie bei der älteren „Bildschirmpräsentation (16:9)“ in der Regel eine kleinere Schriftgröße benötigen, damit Sie vertikal genügend Platz für den Inhalt haben. Das neuere „Breitbild (16:9)“ hingegen funktioniert in der Regel sehr gut mit der Schriftgröße, die bei 4:3 verwendet wird. Die vertikale PowerPoint-Größe ändert sich nicht, so dass der Text einfach länger über die Breite laufen kann. Das erleichtert auch das schnelle Kopieren von Inhalten aus alten 4:3-Folien; es bleiben zwar ein paar unschöne Leerräume an den Seiten, aber die grobe Anpassung in der Höhe ist gut. Aus diesem Grund empfehlen wir fast immer die Variante „Breitbild“.

8) Wie gehen Sie bei der Umstellung am besten vor?

„Je schneller, desto besser“, lautet die allgemeine Regel. Lange Übergangsphasen führen dazu, dass jeder anders arbeitet und man dann alles noch einmal überarbeiten muss. Es lohnt sich aber, darüber nachzudenken, in welchen Bereichen eine Übergangsphase sinnvoll ist, denn es ist genauso ineffizient, Arbeit zu schaffen, wo sie nicht gebraucht wird.

Wenn wir unsere Kunden bei der Umstellung unterstützen, versuchen wir, so früh wie möglich einzusteigen, um eine optimale Vorbereitung und Anwenderunterstützung gewährleisten zu können:

  • Den neuen Master klug gestalten – im Hinblick auf die Konvertierung selbst und die Zukunft
  • Möglichst viel nützliches Material rechtzeitig zum Go-Live bereitstellen – Folienvorlagen, Bausteine, neue Unternehmens- und Vertriebspräsentationen, Tipps und Tricks
  • Tools zur automatischen Konvertierung alter Präsentationen
  • Ein Konvertierungsservice für mehr Akzeptanz und eine effiziente, professionelle Umstellung wichtiger Präsentationen

9) Was kann automatisiert werden?

Nachdem wir festgestellt haben, dass alle bisherigen Lösungen auf dem Markt (einschließlich unserer eigenen) nicht zu liefern, was die Anwender wirklich brauchen, wenn es um Formatwechsel geht, haben wir eine völlig neue Automatisierungslösung zu entwickeln. In diese ist nicht nur unser gesamtes Entwickler-Know-how eingeflossen, sondern auch unsere Erfahrung aus unzähligen Konvertierungsprozessen. Herausgekommen ist ein Konvertierungstool, das aus alten Präsentationen automatisch neue, vernünftig aussehende erstellen kann:

  • Die Präsentation wird aus einem definierten Ausgangsmaster in Ihren neuen Zielmaster gesetzt – und das mit hoher Präzision
  • Die Layouts werden neu zugewiesen. Dabei nutzt das Tool die Vorteil, die PowerPoint bietet, wenn Anwender vorschriftsmäßig mit Layouts und Platzhaltern gearbeitet haben. Aber – und das ist der mit Abstand cleverste Teil – es kann auch mit der oft viel größeren Zahl an Präsentationen umgehen, in denen Layouts wild kopiert und Platzhalter wahllos verschoben wurden.
  • Als Nächstes wird der Folieninhalt auf intelligente Weise an das neue Seitenverhältnis angepasst. Dazu gehören verschiedene Methoden zur Skalierung und Neupositionierung von Elementen auf der Folie. Texte werden skaliert, Bilder werden nicht verzerrt.
  • Je nach Anforderungen des alten und des neuen Masters werden dann automatisch verschiedene Korrekturen vorgenommen, um sicherzustellen, dass auch der Rest des Erscheinungsbildes den neuen Spezifikationen entspricht.

Hierfür gibt es im wahrsten Sinne des Wortes keine vorgefertigte Lösung. Das Konvertierungstool wird für jeden Kunden individuell konfiguriert – auf der Grundlage der alten und neuen Vorlagen, der Art und Weise, wie der Benutzer mit ihnen umgeht und wie die Marketingabteilung sie nutzen möchte.

Ein solcher Migrationsplan für PowerPoint-Konvertierungen erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, viel Erfahrung und Anwendungswissen. Im Gegenzug verspricht er aber eine reibungslose Umstellung, eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern und eine Schnelligkeit, die Marketingabteilungen sich erträumen. Was es außerdem braucht, sind frühzeitige Vorgespräche, die richtigen Fragen, eine zuverlässige Analyse und eine intelligente, individuelle Umsetzung. Schon die Vorgespräche liefern viele Denkanstöße, die auch in der Zusammenarbeit mit der beauftragten Markenagentur zu einem echten Effizienzgewinn führen können.

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