Mehr aktive Verkaufszeit, weniger Aufwand bei der Terminvorbereitung
Eine professionelle Präsentationsverwaltung für mehr Zeit beim Kunden
Raus aus der Zeitfalle beim Einsatz von PowerPoint
Gute PowerPoint-Präsentationen sind im Vertrieb der halbe Weg zum Erfolg. Sie geben dem Vertriebler Sicherheit, sorgen für einen strukturierten Argumentationsaufbau, unterstützen die Botschaften visuell und nehmen die Zuhörer mit. Kein Wunder also, dass PowerPoint das Mittel der Wahl ist, wenn es darum geht, Vertriebsgespräche zu unterstützen. Leider gibt es aber auch die andere Seite von PowerPoint. Da geht es vor allem um die Zeit, die in die Erstellung der Vertriebsunterlage fließt. Die Suche nach bestehenden Präsentationen und aktuellen Ständen, das Formatieren von Folien, die Einhaltung des Corporate Designs – das alles sind Herausforderungen, die schon manchen erfahrenen Vertriebsprofi zur Verzweiflung brachten. Doch PowerPoint ist nicht per se eine Zeitfalle. Die Probleme entstehen meistens dann, wenn die Prozesse rund um PowerPoint wenig oder schlecht organisiert sind. Und das ist leider in vielen Unternehmen der Fall. Woran das liegt? Ganz einfach: Es gibt keinen Hauptverantwortlichen für PowerPoint, ergo gibt es auch niemanden, der das Problem angeht. PowerPoint ist irgendwo zwischen Marketing, Sales und Unternehmenskommunikation angesiedelt.
Der Vertrieb leidet darunter besonders, denn hier ist das Präsentationsaufkommen hoch und der Anspruch an die Qualität und Aktualität der Vertriebspräsentationen ebenso.
Unsere Empfehlung ist ein professionelle Präsentationsverwaltung. Die wird idealerweise auf Unternehmensebene realisiert. Aber insbesondere für den Vertrieb mit seinen sehr speziellen Präsentationsanforderungen lohnt sich natürlich auch eine teamspezifische Lösung.
Der erste Schritt: Verantwortlichkeit schaffen
Unsere allererste Empfehlung für alle, die den Einsatz von PowerPoint im Vertrieb verbessern wollen, ist einfach, aber entscheidend. Finden Sie jemanden, der das Thema in die Hand nimmt, oder kümmern Sie sich gleich selbst darum. Die Aufgabe des PowerPoint-Beauftragten wird es sein, die Ansprüche des Vertriebsteams an PowerPoint und an eine Präsentationsverwaltung zu sammeln und den Kontakt zu weiteren beteiligten Abteilungen wie Marketing und IT aufzunehmen. Keine Angst, ist der Prozess zur Optimierung des PowerPoint-Einsatzes erst einmal gestartet, laufen die Dinge auch ohne großen Aufwand ab. Aber es braucht trotzdem immer mal wieder jemanden, der als Treiber und Ansprechpartner fungiert.
Weil die Verantwortung für Präsentationen ein zentrales Problem ist, haben wir dem Thema einen eigenen Blogbeitrag gewidmet.
Die Klärung: Wer liefert was?
Auch wenn der Vertrieb den Hauptnutzen aus einer Präsentationsverwaltung zieht, gibt es andere Abteilungen, die das Thema betrifft und mit denen Sie sich frühzeitig abstimmen sollten. Vor allem, wenn Sie als Ideallösung ein Software-Tool nutzen wollen. Dann sind in jedem Fall Ihr Marketingteam und die IT-Abteilung betroffen. Das Marketing ist für den PowerPoint-Master verantwortlich. Diese potx.-Datei liefert den Anwendern die wichtigsten gestalterischen Vorgaben wie Farben, Schriftarten, Textebenen und Satzspiegel. Der PowerPoint-Master hat auch beim Einsatz von Software eine wichtige Bedeutung. Über ihn wird der einheitliche Auftritt Ihrer Vertriebspräsentationen geregelt. Ihre IT-Abteilung ist Ansprechpartner, wenn es um die Auswahl des Anbieters für eine Software-Lösung geht und natürlich für alle technischen Fragen und Themen rund um die IT-Infrastruktur. Binden Sie die Kollegen in Ihre Überlegungen ein und sondieren Sie auch gemeinsam den unternehmensweiten Nutzen einer zentralen Präsentations- und Folienverwaltung. Vielleicht ist die Vertriebsabteilung der Pilot für einen späteren Roll-out.
Die inhaltliche Arbeit: Standards definieren
Vertriebspräsentationen bestehen in der Regel aus Basisinformationen, die immer gleich sind und individuell angepassten Informationen, die speziell für einzelne Kunden, Kundengruppen oder Branchen relevant sind.
Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen, welche Präsentationsteile Sie standardisieren können. Denken Sie dabei modular, also nicht in fertigen Präsentationen, sondern in einzelnen Folien. Welche davon kommen immer wieder zum Einsatz, welche werden angepasst, welche sind so individuell, dass nur die Darstellungsform gleich ist, die Inhalte aber von Präsentation zu Präsentation wechseln. Es kann hilfreich sein, sich dabei an Vertriebsphasen zu orientieren: welche Folien brauchen Sie für das erste Akquisegespräch, welche sind für die Produktdemo oder das Abschlussgespräch notwendig? Wenn Sie modular auf Ihre Präsentationsinhalte schauen, werden Sie vermutlich viele wiederkehrende Inhalte und Darstellungsformen finden. Das ist gut so, denn all diese Folien können vorbereitet werden und sparen damit Zeit bei der Präsentationserstellung. Wenn Sie bei der Auswahl eines Software-Partners Wert auf eine gute Beratung und einen ganzheitlichen Ansatz legen, werden Sie bei diesem Schritt unterstützt und Sie profitieren von Best Practices aus dem Vertriebsbereich.
„Diese PowerPoint-Templates und -Vorlagen brauchen Ihre Mitarbeiter“ – In diesem Blogartikel lesen Sie mehr über Templates und den Aufbau eines Folien-Sets.
Die Profi-Ausstattung: eine Vertriebsbaukasten als Folienbibliothek
Aus den von Ihnen definierten Standards entsteht ein Set aus Folien und Vorlagen, aus dem fast alle Vertriebspräsentationen modular erstellt werden können. Das Ziel ist, dass keiner mehr Präsentationen von Null an neu erstellen muss, sondern jeder Vertriebler auf bestehende Folien und Inhalte zurückgreifen kann. Das spart Zeit bei der Präsentationserstellung. Dank des modularen Systems sind kundenindividuelle Anpassungen jederzeit möglich.
Idealerweise verwalten Sie alle Präsentationen, Folien und Vorlagen zentral an einem Ort, damit jeder aus dem Team darauf zugreifen kann. Eine softwaregestützte Folienbibliothek bietet dabei entscheidende Vorteile. Denn alle Assets, die Sie für die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen benötigen, können zentral gepflegt und aktualisiert werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand enorm und gibt allen Mitarbeitern die Sicherheit, immer mit aktuellen Ständen zu arbeiten.
Mehr Infos zum Thema Folienbibliotheken und Tipps für die Auswahl lesen Sie in unserem Beitrag „Folienbibliotheken die perfekte Lösung für effizientes Arbeiten mit PowerPoint“.
QuickSlide, die ideale Software-Lösung
QuickSlide ist unser PowerPoint-Add-in, das für die Anforderungen von Vertriebsteams ideal geeignet ist. QuickSlide bietet eine Asset Library für die Verteilung, Verwaltung und Pflege aller Assets, die bei der Erstellung von Präsentationen benötigt werden: Folien, Vorlagen, Bilder, Icons, Logos etc. Darüber hinaus sorgt QuickSlide für einen einheitlichen Markenauftritt in PowerPoint, inklusive eines Corporate Design Checks für Ihre Vertriebspräsentationen. Insgesamt wird die Arbeit mit PowerPoint über QuickSlide einfacher und komfortabler. Mit QuickSlide profitieren Sie außerdem von unserem umfassenden Service und unserer Beratung beim Aufbau Ihres Vertriebsbaukastens. In enger Abstimmung mit Ihrem Vertriebsteam entwickeln wir Vorlagen und Templates und passen das Content-System an Ihre Vertriebsprozesse an.
Sprechen sie uns an, wenn Sie mehr über QuickSlide und unsere Leistungen erfahren wollen.