Die 3 Teile einer Präsentation: Einleitung, Hauptteil, Abschluss
Die Aufgabe der einzelnen Teile für die Präsentationsstruktur
Die Agenda
Eine erfolgreiche Präsentation braucht eine gut strukturierte Agenda. Sie hilft Ihrem Publikum dabei, den Überblick zu behalten und den Inhalten der Präsentation zu folgen. Die Agenda stellt sicher, dass in der Präsentation alle wichtigen Aspekte eines Themas abgedeckt werden.
Eine ansprechend gestaltete und formulierte Agenda kann auch dazu beitragen, von Anfang an die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und es für die Präsentation zu begeistern. Die Agenda kann beispielsweise durch Bilder, Sprache oder Terminologie gestaltet werden, die speziell auf die Ziele und Interessen des Publikums abgestimmt sind. Auf diese Weise signalisiert der Präsentierende, dass er die Zeit und das Interesse des Publikums schätzt und seine Präsentation auf deren Bedürfnisse ausrichtet.
Lesen Sie mehr über die Bedeutung der Agenda in Präsentationen und lernen Sie, wie auch wie Sie action titel gewinnbringend einsetzen.
Teil 1: die Einleitung einer Präsentation
1. Begrüßung:
Mit einer freundlichen Begrüßung schaffen Sie von Anfang an eine positive Atmosphäre. Sie geben dem Publikum die Möglichkeit, anzukommen, ruhig zu werden und sich zu sammeln und signalisieren, dass es gleich los geht. Diese Phase ist wichtig, um die Konzentration des Publikums herzustellen.
2. Vorstellung:
Stellen Sie sich und Ihre Organisation kurz vor. Geben Sie einen Überblick darüber, wer Sie sind und welche Rolle Sie in Ihrer Organisation spielen. Dadurch geben Sie Ihrem Publikum Orientierung und untermauern bereits am Anfang der Präsentation Ihre Kompetenz und Glaubwürdigkeit.
3. Zielsetzung:
Umreißen Sie kurz das Thema Ihrer Präsentation und erklären Sie, was Sie mit der Präsentation erreichen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Ziel der Präsentation klar und präzise ist.
4. Kontext:
Erläutern Sie den Kontext, in dem die Präsentation stattfindet. Warum ist das Thema wichtig? Warum ist es relevant für das Publikum? Hier sollten Sie auch darauf achten, dass Sie eine Verbindung zum Publikum herstellen und Ihre Präsentation auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuschneiden.
Nach der Einleitung sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:
- Das Publikum ist konzentriert
- Es weiß, wer Sie sind und dass Sie Kompetenz für das Thema mitbringen
- Es weiß, worum es in der Präsentation geht und warum es sich lohnt, aufmerksam zu folgen.
Teil 2: der Hauptteil einer Präsentation
Der Hauptteil sollte etwa 75% bis 80% der Gesamtdauer der Präsentation ausmachen. Das sind unsere Tipps für den Haupteil:
1. Präzise Überschriften:
Achten Sie auf einen klaren und logischen Aufbau des Hauptteil und nutzen Sie präzise Überschriften. Sie sorgen dafür, dass Ihr Publikum Ihren Argumenten folgen kann. Überschriften, die auf dem Punkt sind, helfen auch dem Referenten, zum Beispiel, wenn man innerhalb der Präsentation vor- und zurückspringen möchte.
2. Kernbotschaften:
Präsentieren Sie Ihre Kernbotschaften und Argumente in einer logischen Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Argumente mit Beispielen und Fakten untermauern, um Ihre Position zu stärken. Berichten Sie aus der Praxis und zeigen Sie damit, dass Sie die Anforderungen Ihrer Zielgruppe kennen.
3. Visualisierung:
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Informationen schnell erfassbar machen. Wann immer es geht, sollten Sie auf Visualisierungen zurückgreifen. Diagramme, Icons und Bilder sind schneller erfassbar als Buschstabenkolonnen und Sie bleiben im Gedächtnis. Ihr Publikum wird sich eher an ein gutes Bild erinnern als an die Texte auf Ihren Folien.
Nach dem Hauptteil sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:
- Das Publikum hat Ihre Informationen und Ihre Argumente verstanden
- Die wichtigsten Fragestellungen und Einwände Ihres Publikums haben Sie beantwortet bzw. vorweggenommen
- Das Publikum hat die Relevanz des Themas für den eigenen Bedarf und die eigenen Anforderungen erkannt
- Das Publikum ist bereit, den nächsten Schritt zu Ihrem Ziel mitzugehen.
Teil 3: Der Abschluss einer Präsentation
Der Schlussteil ist der letzte Teil Ihrer Präsentation und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Botschaft noch einmal zu unterstreichen. Dabei geht es nicht nur darum, einen starken Eindruck zu hinterlassen. Der Abschluss Ihrer Präsentation entscheidet, ob Sie Ihr Präsentationsziel erreicht haben. Konnten Sie Unterstützer für Ihr Thema finden? Konnten Sie eine Entscheidung herbeiführen? Konnten Sie einen Neukunden gewinnen? Damit Sie Ihre Zielerreichung auch messen können, ist es wichtig beim Abschluss Ihrer Präsentation konkret zu werden. Je nach Ziel können Sie hier einen Ausblick geben, nächste Schritte oder Termine vereinbaren oder bereits Aufgaben verteilen. Nutzen Sie alle Möglichkeiten für einen verbindlichen Ausstieg und einen konkreten Anschluss. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Thema weitergedacht wird, ein Projekt weiterverfolgt oder eine Zusammenarbeit gestartet wird. Ansonsten ist Ihr Vortrag leider sehr schnell vergessen oder es schieben sich andere Themen davor.
Der Abschluss Ihrer Präsentation sollte etwa 10% bis 15% der Gesamtdauer der Präsentation ausmachen und folgende Elemente enthalten:
1. Zusammenfassung
Fassen Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Präsentation noch einmal kurz und prägnant zusammen. Dadurch erinnern Sie das Publikum an die wichtigsten Botschaften und stärken Ihren Gesamteindruck.
2. Call-to-Action
Schließen Sie Ihre Präsentation mit einem Call-to-Action ab, der zu Ihrem Präsentationsziel passt. Fordern Sie das Publikum auf, eine Entscheidung zu treffen, ein Produkt zu kaufen oder einen Nachfolgetermin mit Ihnen zu vereinbaren. Dadurch schaffen Sie Verbindlichkeit und stellen die Erreichung Ihres Präsentationsziels sicher.
3. Ausblick
Geben Sie einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen oder Projekte. Zeigen Sie die Next Steps auf oder weisen Sie auf Anschluss-Themen hin. Dadurch zeigen Sie, dass Sie die Prozesse kennen und auch ein Experte für die nächsten Schritte und die Umsetzung sind.
4. Dankeschön
Schließen Sie Ihre Präsentation mit einem Dankeschön an das Publikum ab. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für das Interesse und die Zeit, die das Publikum in Ihre Präsentation investiert hat. Sie können auch Ihre Kontaktdaten angeben und anbieten, Fragen zu beantworten oder weiterführende Informationen zu liefern. Das Dankeschön sollte von Ihnen persönlich kommen, dafür braucht es keine Folie. Lesen Sie auch unsere Tipps PowerPoint-Schlussfolien.
Nach dem Hauptteil sollten Sie bei Ihrem Publikum folgendes erreicht haben:
- Das Publikum folgt Ihrer Empfehlung.
- Es handelt im Sinne Ihres Präsentationsziels.
- Ihr Vortrag bleibt im Gedächtnis und Sie sind beim Publikum als Experte für das Präsentationsthema gesetzt.
Viele weitere sehr hilfreiche Tipps für den Aufbau von Präsentationen finden Sie in unseren Blogartikeln über den roten Faden Ihrer Präsentation und die Struktur von Präsentationen.