Word-Vorlagen in Unternehmen

Bringen Sie Ordnung und Qualität in Ihre Vorlagenverwaltung

Lesezeit 2 Minuten

Ob Briefe, Pressemitteilungen, Angebote, Verträge, Ausschreibungen, Dokumentationen, Handbücher oder Protokolle – viele Unternehmen nutzen Word intensiv, sowohl für interne als auch für externe Verwaltungszwecke. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen klare Vorgaben für das Layout relevanter Dokumente und welche Pflichtangaben, wie z.B. das Datum oder ein Logo, angezeigt werden müssen. Word-Vorlagen helfen Ihnen dabei, diese Vorgaben festzuschreiben, damit der interne Stil und die Außendarstellung einheitlich sind.

In der Praxis, vor allem in größeren Unternehmen, stößt Word jedoch schnell an seine Grenzen. Hier einige Beispielszenarien, an denen Sie prüfen können, ob die Situation auch bei Ihnen zutrifft:

  • Neben zentral zur Verfügung gestellten Vorlagen verwendet das Unternehmen auch verschiedene abteilungsspezifische Vorlagen für spezielle Zwecke. In den meisten Fällen mangelt es hier an einer zentralen Kontrolle des Brandings und der Qualitätsstandards.
  • Da jede Abteilung (und jede Marke und internationale Niederlassung) ihre eigenen Angaben in der Kopf- und Fußzeile benötigt, wächst die Zahl der Vorlagen schnell an.
  • Richtig kompliziert wird es, wenn inhaltliche Bausteine, wie zentral geprüfte Angebotspositionen oder Vertragskomponenten, ins Spiel kommen.
  • Die Bereitstellung all dieser verschiedenen Vorlagen und ihre Aktualisierung bei jeder Änderung, z. B. bei einem Wechsel in der Geschäftsführung, ist eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, die oft vernachlässigt wird. In der Regel müssen sowohl die Marketing-/Kommunikations- als auch die IT-Abteilung einbezogen werden, was den Prozess zusätzlich erschwert.
  • Normale Anwender können kaum mit all den Vorlagenänderungen Schritt halten. Sie wissen oft nicht einmal, wo die neuesten Vorlagen sind, und greifen daher meist auf alte Dokumente zurück und überschreiben den Inhalt.
  • Auch das Erscheinungsbild der Dokumente ist oft nicht mehr zeitgemäß: Professionell erstellte Word-Vorlagen enthalten zwar genaue typografische Vorgaben, z. B. in Form von Formatvorlagen, doch die meisten Anwender sind nicht in der Lage, diese richtig zu nutzen und verwenden sie daher nicht oder nicht durchgängig.

Diese Situationen sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung, mit allen damit verbundenen Folgen für die Außendarstellung und die interne Effizienz. Oder die Unternehmen versuchen, einen Teil der Probleme mit allgemeinen Vorlagen-Management-Systemen zu beheben.

Unser Word Add-In QuickDoc beweist, dass es besser geht. QuickDoc erleichtert die zentrale Bereitstellung und Verwaltung von Vorlagen und Bausteinen und stellt sicher, dass die Anwender sie auch tatsächlich richtig nutzen.

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