Strategy Compass Logo AddIns for Microsoft Office
Suche
Close this search box.

Wie Sie Ihre PowerPoint-Vorlagen an alle Benutzer / Arbeitsplätze verteilen

Lesezeit 3 Minuten
Im Allgemeinen gibt es mehrere Möglichkeiten, PowerPoint-Vorlagen an alle Anwender im Unternehmen zu verteilen:
PowerPoint-Vorlagen an Anwender verteilen

Verteilen der PowerPoint-Vorlagen in 5 Schritten:

  1. Teilen Sie die Vorlage per E-Mail oder über eine Dateifreigabe-Plattform: Sie können die Vorlage per E-Mail an Ihre Benutzer senden oder über eine Dateifreigabe-Plattform wie Google Drive oder Dropbox freigeben. Diese Methode ist schnell und einfach, erfordert aber, dass Ihre Benutzer Zugang zu E-Mail oder Dateifreigabe-Plattform haben.
  2. Ersetzen Sie die Standard-PowerPoint-Vorlage: Wenn Sie nur einen Unternehmens-Master haben, können Sie auch einen Dateiverteilungsprozess verwenden, um diesen zur Standard-Vorlage zu machen. Speichern Sie einfach Ihren Master als „blank.potx“ und verteilen Sie die Datei dann auf alle Rechner. Der Speicherort ist typischerweise C:\Programme\Microsoft Office\Root\Document Themes 16.
  3. Laden Sie die Vorlage in ein zentrales Repository hoch: Wenn Sie ein zentrales Repository für Präsentationen und andere Assets haben, können Sie die Vorlage in dieses Repository hochladen und den Benutzern den Zugriff darauf ermöglichen. Dies kann eine gute Option sein, wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern haben und sicherstellen möchten, dass jeder Zugang zur neuesten Version der Vorlage hat.
  4. Verteilen Sie die Vorlage über Ihr Intranet: Wenn Sie ein Intranet haben, können Sie die Vorlage auf das Intranet hochladen und allen Benutzern zur Verfügung stellen. Dies kann eine bequeme Option sein, wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern haben und sicherstellen möchten, dass jeder einfachen Zugriff auf die Vorlage hat.
  5. Verwenden Sie ein Vorlagen-Management-Tool: Es gibt mehrere Drittanbieter-Tools, die Ihnen dabei helfen können, Vorlagen zu verwalten und an Ihre Benutzer zu verteilen. Diese Tools ermöglichen es häufig, Vorlagen hochzuladen und sie bestimmten Gruppen oder Personen zur Verfügung zu stellen, und haben manchmal auch Funktionen zur Aktualisierung von Vorlagen nach Bedarf.

Bessere Benutzerfreundlichkeit mit Vorlagen-Management-Tools

Wenn Sie auf größtmögliche Benutzerfreundlichkeit und schlanke Prozesse abzielen, sind professionelle Vorlagen-Management-Tools die einzige praktikable Wahl. Warum ist das so? Schauen Sie sich an, was in der Praxis passiert, und es wird Ihnen schnell klar:
  • Anwender ignorieren häufig E-Mails über neue Vorlagen.
  • In vielen Unternehmen ist es für Anwender nicht einfach, den Ort zu finden, an dem Vorlagen bereitgestellt werden (Intranet, Brand-Plattform usw.). Und sobald sie dort angekommen sind, müssen sie sich oft registrieren und ein Passwort beantragen. Viele Menschen haben schlicht keine Zeit dafür.
  • Nehmen wir an, ein Anwender lädt tatsächlich eine Vorlage herunter. Er oder sie wird diese Vorlage lange Zeit verwenden. Und zwar selbst dann, wenn bereits eine aktualisierte Version bereitgestellt wird – Warum sich die Mühe machen, ständig alles zu überprüfen …
  • Und schließlich wissen die meisten Menschen nicht wirklich, was eine Vorlage ist. Sie nehmen einfach die letzte Präsentation, die sie erstellt haben (oder eine von ihrem Chef, um auf Nummer sicher zu gehen), löschen die Folien und arbeiten damit. Erwarten Sie nicht, dass dies die richtige Vorlage sein wird.
alte PowerPoint-Vorlage
Eine professionelle Vorlagenlösung muss es daher wirklich einfach machen, Vorlagen zu finden und zu verwenden (indem sie direkt in PowerPoint bereitgestellt werden), sie muss sich automatisch aktualisieren, wenn Ihre Vorlagen sich ändern, und idealerweise sollte sie die Anwender auch darüber informieren, wenn sie die falsche Vorlage verwenden. Nur spezialisierte Vorlagen-Management-Software bietet in der Regel solche Funktionen. Und so überschaubar diese Funktionen auch sein mögen, sie haben eine enorme Auswirkung sowohl auf die Markenbildung als auch auf die Produktivität.

Ein letzter Gedanke: Professionelle Vorlagenlösungen sind großartig. Aber was ist mit den irgendwie ähnlichen Problemen, die mit der Bereitstellung und Verwaltung von Präsentationen und Brand-Assets verbunden sind? Und mit den Problemen Ihrer Anwender bei der tatsächlichen Verwendung all dieser Assets? Wenn Sie beschließen, eine neue Lösung einzuführen, sollten Sie sich möglicherweise dafür entscheiden, eine Lösung zu wählen, die maximalen Support für Vorlagen-Management, Markenbildung und Produktivität bietet.

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.