Wie Unternehmen ihre PowerPoint-Produktivität steigern können
PowerPoint ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, kann aber auch bei falscher Nutzung ein großer Bremsfaktor für die Effizienz sein. In diesem Blog-Beitrag werden wir besprechen, wie Unternehmen ihre PowerPoint-Produktivität steigern können, indem sie die Möglichkeiten des Programms nutzen und ihre PowerPoint-bezogenen Prozesse verbessern.
PowerPoint - Freund und Feind des Wissensarbeiters
PowerPoint ist eine Standardanwendung, die sowohl von Einzelpersonen als auch von Unternehmen genutzt wird. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, kann aber aufgrund fehlender Lösungen für spezifische Anforderungen im Business-Kontext auch eine Quelle der Frustration sein. Zudem sind die Nutzerkenntnisse und -fähigkeiten häufig heterogen, was zu unterschiedlichen Ansätzen bei der Nutzung von PowerPoint und einem Mangel an einheitlichen Standards führt. Dies, kombiniert mit einer hohen Verantwortung auf individueller Anwender-Ebene und wenig zentraler Unterstützung, kann zu aufwändigen täglichen Arbeitsabläufen führen.
Warum ist PowerPoint ein Bremsfaktor für die Effizienz?
Es gibt mehrere Gründe, warum PowerPoint ein Bremsfaktor für die Effizienz sein kann. Ein Problem ist der zeitaufwendige Prozess des Suchens nach den neuesten Folien oder des Formatierens von Inhalten. Zudem entsprechen Präsentationen häufig nicht den festgelegten Corporate Design-Standards, was zu einem uneinheitlichen Look & Feel führt. Schließlich werden Präsentationen oft unter Zeitdruck erstellt, was zu mangelnder Klarheit, Aufmerksamkeit für Details und guter Formatierung führt.
Intelligente Nutzung von PowerPoint als Hebel
Trotz dieser Herausforderungen kann PowerPoint ein mächtiges Werkzeug zur Verbesserung von Effizienz und Produktivität sein, wenn es intelligent eingesetzt wird. Indem sie die folgenden Tipps umsetzen, können Unternehmen PowerPoint nutzen, um professionelle, zusammenhängende Präsentationen zu erstellen, die ihre Botschaften wirksam vermitteln und gleichzeitig die Arbeitslast bei Anwendern wie Zentralbereichen erheblich reduzieren.
Wie Sie Ihre PowerPoint-bezogenen Prozesse verbessern können
- Stellen Sie klare Richtlinien für die Erstellung und Verwendung von Präsentationen auf: Klare Richtlinien für die Erstellung und Verwendung von Präsentationen können dazu beitragen, dass alle Präsentationen hinsichtlich Design, Formatierung und Inhalt konsistent sind. Diese Richtlinien können bspw. beinhalten, wie man Schrift und Farbschema verwendet, das Layout der Folien, oder wie man klare Botschaften formuliert.
- Verwenden Sie professionelle und benutzerfreundliche Master sowie Beispielvisualisierungen: Die Verwendung professioneller Master kann dazu beitragen, Zeit zu sparen und die Einheitlichkeit in Bezug auf Markenidentität und Design in allen Präsentationen sicherzustellen. Durch die Betrachtung typischer Anwendungsfälle können diese Master so erstellt werden, dass sie die Anwendern bei ihren Kernaufgaben in PowerPoint zu unterstützen. Es kann auch hilfreich sein, Beispielvisualisierungen für typische Anwendungen bereitzustellen, die leicht an die Bedürfnisse einzelner Präsentationen angepasst werden können.
- Erstellen Sie ein zentrales Repository für Präsentationen und andere Assets: Ein zentrales Repository für Präsentationen und andere Assets, wie Bilder und Icons, kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den neuesten Versionen dieser Assets hat. Es kann auch dazu beitragen, die Zeit und den Aufwand zu reduzieren, die erforderlich sind, um diese Assets zu suchen und zu finden. Es ist wichtig, eine gute vleverageStruktur und Suchfunktionalität bereitzustellen und Prozesse für die Befüllung und Aktualisierung dieses Repositories festzulegen. Andernfalls wird es eine relativ kurze aktive Lebenszeit haben.
- Prüfen Sie, Drittanbieter-Tools wie Software für Präsentationsmanagement zu verwenden: Drittanbieter-Tools wie Präsentationsmanagement-Software können dazu beitragen, die Bereitstellung und Verwaltung von Master und anderen Assets zu vereinfachen. Diese Tools können auch dazu beitragen, die Organisation und Effizienz von PowerPoint-bezogenen Prozessen zu verbessern.
- Überprüfen Sie Ihre PowerPoint-bezogenen Prozesse, um Verbesserungspotential zu identifizieren: Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer PowerPoint-bezogenen Prozesse kann dazu beitragen, Verbesserungspotentiale zu identifizieren und Schnittstellen zu reduzieren. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit zwischen den Brand- und IT-Teams für die Bereitstellung grundlegender Assets sowie z.B. innerhalb von Sales für die Vereinfachung der Verwaltung von Sales-Präsentationen.
- Bieten Sie Schulungen und Support an: Durch Schulungen und Support können Sie sicherstellen, dass alle Benutzer die Fähigkeiten und das Wissen haben, PowerPoint effektiv zu verwenden. Dies könnte das Bereitstellen von Schulungen zu spezifischen Funktionen des Programms sowie von Best Practices für die Erstellung und Durchführung von Präsentationen umfassen.
Es kann hilfreich sein, mit einem spezialisierten Berater zusammenzuarbeiten, da die Optimierung von PowerPoint-Prozessen Themen von Design bis technischer Umsetzung umfasst und Abteilungen von Marketing bis Sales bis IT betrifft. Mit einer holistischen Perspektive und Erfahrung können Lösungen relativ einfach umgesetzt werden. Der Lohn wird eine stark erhöhte Produktivität und effektivere Präsentationen sein.