PowerPoint-Präsentationen zeitsparender und stressfreier erstellen
Kennen Sie das PowerPoint-Déjà-vu?
Es ist die Präsentation des Jahres. Eine Chance, die so schnell nicht wieder kommt. Jetzt kommt es darauf an, den Termin perfekt vorzubereiten. Spezialisten aus unterschiedlichen Abteilungen sind involviert. Alle geben ihr Bestes und bereiten PowerPoint-Folien vor, die den Kunden begeistern sollen.
Und dann rückt der Termin näher. Beim ersten Rehearsal zeigen sich in der Präsentation argumentative Lücken. Es fehlt der Flow, der den Kunden von Anfang an mitnimmt. Die Qualität der Folien ist sehr unterschiedlich und auch der visuelle Eindruck lässt zu wünschen übrig.
Die Zeit wird knapp, der Druck steigt, Überstunden sind vorprogrammiert und die Anspannung ist so hoch, dass auch der Kunde sie spürt.
Wie können Unternehmen die Stress-Spirale vor Präsentationen durchbrechen?
Fangen Sie früher an – viel früher
Bestimmen Sie jemanden, der den Hut für PowerPoint-Präsentationen aufhat
PowerPoint ist in vielen Bereichen eines Unternehmens im Einsatz. Die Einsatzzwecke, die Nutzungsintensität, die Kenntnisse der Anwender und die visuellen Anforderungen sind dabei jedoch sehr unterschiedlich. Kein Wunder also, dass auch die Ergebnisse sehr unterschiedlich sind, wenn Mitarbeiter aus vielen Abteilungen an einer Präsentation arbeiten.
PowerPoint braucht eine Botschafterin oder einen Botschafter. Sie oder er ist verantwortlich dafür, dass bestimmte Standards bei Präsentationen eingehalten werden: vor allem formale und visuelle Standards, aber auch prozessuale Standards wie zum Beispiel die Aktualisierung von Folieninhalten.
Der erste Schritt: gute Vorlagen
Ihre Mitarbeiter sind Spezialisten in Ihrem Fachgebiet. PowerPoint-Präsentationen gehören aber nicht unbedingt zu den Kernkompetenzen. Berücksichtigen Sie das, wenn Sie einen PowerPoint-Master erstellen. Ein guter PowerPoint-Master muss vieles können. Er überträgt das Erscheinungsbild Ihrer Marke auf PowerPoint, er wird allen Informations- und Kommunikationsanforderungen gerecht, ist technisch perfekt umgesetzt und vor allem: bedienungsfreundlich.
Erweitern Sie Ihre PowerPoint-Unterstützung, indem Sie fertige Folien und Vorlagen zur Verfügung stellen. Basisinformationen über das Unternehmen oder Produkte können sehr gut vorbereitet und wiederkehrend eingesetzt werden. Aber auch Folien, die für sehr spezielle Einsätze entwickelt wurden, können als Inspiration oder als Vorlage für neue Präsentationen dienen.
Alles finden, nichts suchen: die Folienbibliothek
Nutzen Sie Storyboards für verschiedene Präsentationsanlässe
Storyboards helfen die Struktur und den Inhalt einer Präsentation besser zu planen. Ein Storyboard ist eine Art Skript, das den Aufbau einer Präsentation vorgibt und auch bestimmte anlassbezogene Anforderungen definiert wie z. B. Umfang, Informationstiefe etc. Das Storyboard für eine interne Managementpräsentation unterscheidet sich so deutlich von dem Storyboard für einen ersten Vertriebstermin bei einem Neukunden.
Der Einsatz von Storyboards trägt dazu bei, den Zeitaufwand und die Ressourcen, die für die Erstellung der Präsentation erforderlich sind, besser planen und kontrollieren zu können. Insbesondere wenn viele Personen gemeinsam an der Erstellung der Präsentation arbeiten, können die Arbeiten besser koordiniert und effizient durchgeführt werden.
Der Profi-Tipp zum Zeit sparen: PowerPoint-Add-ins für nachhaltiges Präsentationsmanagement
PowerPoint-Add-ins sind Software-Erweiterungen, die Funktionen von PowerPoint erweitern und ergänzen. Einige PowerPoint-Add-ins verbessern die Prozesse rund um PowerPoint. Sie bieten die zentrale Organisation aller Assets, die für die Erstellung von Präsentationen benötigt werden, wie Folien, Präsentationen, Vorlagen, Logos, Icons und Bilder. Sie stellen die unternehmensweite Einhaltung des Corporate Designs sicher und bieten eine Vielzahl an Funktionen für die einfache und schnellere Präsentationserstellung. So bietet das PowerPoint-Add-in QuickSlide beispielsweise einen integrierten Agenda-Assistenten, einen automatischen Corporate-Design-Check sowie optional ein Conversion Tool, mit dem Präsentationen weitgehend automatisiert in ein neues Corporate Design gebracht werden können. So können Sie beim Präsentationserstellen viel Zeit sparen.