Folienmanagement in PowerPoint - Was ist wirklich wichtig?

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Egal, wie groß das Unternehmen ist – wenn es um die Verwendung von PowerPoint geht, herrscht immer ein gewisses Chaos. Sie können die benötigten Folien nicht finden, einige Vertriebsmitarbeiter verwenden die Firmenpräsentation von vor zwei Jahren, und jeder nutzt die Bilder und Symbole, die er möchte. Selbst innerhalb einer Abteilung kann man leicht den Überblick verlieren, welche Version einer Folie wo im Einsatz wird.
Folienverwaltung

Für das Folienchaos gibt es meist mehrere Gründe:

Ineffiziente Prozesse

Wie das Sprichwort sagt: „Zu viele Köche verderben den Brei“. Wenn eine Präsentation unter Mitwirkung mehrerer Personen erstellt oder überarbeitet wird, gibt es in der Regel nur eine Möglichkeit, ein gutes Ergebnis zu erzielen: Eine Person ist federführend, und die anderen arbeiten mit ihr zusammen. Die verantwortliche Person fasst das gesamte von den Kollegen gelieferte Material in einer „Master-Präsentation“ zusammen, die nur sie bearbeiten darf. Die Kollegen erhalten nur Kopien zur Verwendung oder Überprüfung. Dies ist die beste Praxis in Unternehmen, die Präsentationen auf hohem professionellem Niveau erstellen, wie z. B. Unternehmensberatungsfirmen oder Kommunikationsagenturen.

Nicht auffindbare Folien und Grafiken

In den meisten Unternehmen ist alles, was Sie für Ihre nächste Präsentation benötigen, bereits vorhanden – aber wo? Die Unternehmenspräsentation und die Standardfolien sind zum Beispiel im Intranet zu finden. Bilder für Präsentationen sind in einer oft ungenutzten und vergessenen Bilddatenbank gespeichert. Vertriebs- und Marketingpräsentationen liegen auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk. Was man am dringendsten braucht, findet man oft nur, wenn man die richtigen Leute fragt. Das Ergebnis dieses Chaos? Wer nicht findet, was er sucht, schafft sich eigene Lösungen.

Kein Aktualisierungssystem

Einmal verteilt, entwickeln Präsentationen schnell ein Eigenleben. Die weit verbreitete Praxis des „Recyclings“ von Folien, die bereits irgendwo auf der Festplatte gespeichert sind, macht es extrem schwer, veraltete Folien aus dem Verkehr zu ziehen und durch neue zu ersetzen.

Finden Sie die richtige Folienverwaltung für PowerPoint

Eine Software, mit der Präsentationen und Folien verwaltet werden können, schafft Abhilfe. Es gibt viele davon auf dem Markt, jeder mit eigenen Stärken und Schwächen. Bei der Auswahl ist es wichtig, die Kriterien zu berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Benutzer am wichtigsten sind. Denn nicht jede Lösung passt zu jeder Anforderung.

Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Folienverwaltung

Diese Übersicht hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung.

Handhabung aus Sicht der Nutzer

zufriedene User

benutzerfreundlich sein, damit sie von allen Kolleginnen und Kollegen genutzt und akzeptiert wird. Dazu gehören:

  • Baukasten-Fähigkeit: Die zentrale Aufgabe eines Folienverwaltung ist es, fertige Präsentationen und Folien bereitzustellen. Aber was ist mit den Benutzern, die ihre eigenen Folien erstellen wollen? Es ist eine große Hilfe, wenn sie auch einen Präsentationsbaukasten zugreifen können – Bilder, Piktogramme, formatierte Textelemente, Diagramme und Icons.
  • Integration in PowerPoint: Folien, Bilder und andere Inhalte müssen dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden, also direkt in PowerPoint. Alle Elemente sollten direkt zur Hand sein, wenn Folien erstellt und bearbeitet werden.
  • Einfache, intuitive Benutzeroberfläche: Je komplizierter die Software für den Benutzer ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sie konsequent anwendet.
  • Schnelles Auffinden von Folien: Gerade in Unternehmen mit einem großen Pool an verfügbaren Folien ist es sinnvoll, den Nutzern verschiedene Möglichkeiten zu bieten, die gesuchten Inhalte zu finden. Ideal sind eine übersichtliche Ordnerstruktur, eine visuelle Suche über eine Folienvorschau (idealerweise auch für einzelne Folien innerhalb von Präsentationen), eine Schlagwortsuche und eine Volltextsuche.
  • Einfaches Einfügen der Inhalte: Hat man gefunden, was man sucht, sollte man es auch direkt einsetzten können, zum Beispiel durch Doppelklick. Typischerweise übernehmen die eingefügten Folien das Design der bearbeiteten Präsentation. Es kann jedoch wichtig sein, das ursprüngliche Design der eingefügten Folie beizubehalten. Für Agenturen oder Unternehmensberatungen, die häufig im Design ihrer Kunden arbeiten, ist es auch praktisch, nur die Grafiken aus dem Inhaltsbereich einer Folie einzufügen, um sie leichter in unterschiedlichen Designs nutzen zu können.
  • Offline-Verfügbarkeit: Rein netzbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass die Nutzer immer die aktuellsten Inhalte sehen. In der Praxis sind die Nutzer jedoch viel unterwegs und haben nur unzureichenden oder gar keinen Netzzugang. Dann ist es wichtig, die Inhalte auch offline verfügbar zu machen.
  • Mehrsprachigkeit: Obwohl Englisch oft die vorherrschende Geschäftssprache ist, schätzen viele Benutzer eine Softwareoberfläche in ihrer Landessprache.
  • Persönlicher Bereich: Ein persönlicher Bereich, in dem jeder Nutzer seine häufig verwendeten persönlichen Folien und Grafiken ablegen kann, ist eine praktische Zusatzfunktion.

Handhabung aus Sicht eines Administrators

Für das Hochladen und die Pflege von Inhalten ist in der Regel nur eine sehr kleine Anzahl von Nutzern zuständig. Diese Personen, die hier als Administratoren bezeichnet werden, haben zusätzliche Benutzerrechte und Anforderungen:

  • Einfaches Hinzufügen und Ändern von Folien und grafischen Elementen: Eine gut durchdachte Handhabung der Software ist nicht nur für die Nutzer, auch für den Administrator wichtig. Es sollte möglich sein, Inhalte hinzuzufügen, zu ersetzen, zu reorganisieren, umzubenennen und zu löschen – und das alles ohne die Hilfe der IT-Abteilung. Sonst werden der Pflegeaufwand und die daraus resultierenden Reaktionszeiten schnell unzumutbar.
  • Automatische Aktualisierung veralteter Folien: Eine automatische Aktualisierungsfunktion ist unverzichtbar. Sie weist den Nutzer darauf hin, betreffende Folien zu aktualisieren und bietet ihm idealerweise direkt eine Vorschau der neuen Folie. Diese Funktion sollte auch dann funktionieren, wenn der Nutzer die Folie bereits in andere Präsentationen kopiert hat.
  • Einrichten von Benutzergruppen: Nicht alle Inhalte sind für alle Benutzer relevant, und viele davon sollten nicht allgemein zugänglich gemacht werden. Eine PowerPoint-Folienverwaltung für Unternehmen sollte es ermöglichen, Benutzergruppen einzurichten und getrennt zu verwalten.
  • Rollentrennung: Die Folienverwaltung sollte Best Practices bei der Erstellung von Präsentationen unterstützen. Eine Person (d. h. eine Person pro Benutzergruppe plus Urlaubsvertretung) darf Inhalte hochladen, ändern oder löschen, andere Nutzer dürfen die Inhalte nur verwenden. In manchen Fällen kann eine weitere Differenzierung der Benutzerrollen sinnvoll sein. In Bezug auf PowerPoint hat sich das oben beschriebene System aber in fast allen Fällen bewährt.
  • Tracking der Foliennutzung: Für den Administrator sind Informationen über die Nutzung von Folien hilfreich, denn sie geben Aufschluß, wo Folien fehlen, welche Folien überarbeitet werden sollten und wo weitere Folien zur Verfügung gestellt werden sollten.

Handhabung aus IT-Sicht

Die IT-Abteilung hat in der Regel die Aufgabe, die Folienverwaltungssoftware zu implementieren. Hier werden weitere Kriterien relevant:

  • Einfache Einrichtung: In den meisten Unternehmen gibt es mehr als genug Software-Tools, und die IT-Abteilungen scheuen oft den zusätzlichen Aufwand, der mit der Einführung und Pflege neuer Software verbunden ist. Deshalb ist es wichtig, dass sich eine Folienverwaltung problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt und beispielsweise keinen zusätzlichen Server benötigt. Die Software sollte mit den üblichen Tools wie Microsoft SCCM oder Citrix ausgerollt werden können und möglichst keinen technischen Support erfordern. Dazu gehört es auch, bestehende Benutzergruppen aus dem Active Directory anbinden zu können.
  • Sicherheit: Jede neue Software stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar und verursacht eine Menge Arbeit, wenn sie nicht ordnungsgemäß funktioniert. Bei der Auswahl der Software sollten daher Lösungen mit geeigneter Zertifizierung (z. B. Windows-Kompatibilitätstest) bevorzugt werden, die bereits in großen Unternehmen im Einsatz sind.
  • Umgang mit großen Datenmengen: In einer Folienverwaltung können sich schnell große Datenmengen sammeln. Es ist wichtig, dass die Softwarelösung stabil ist und auch bei großen Datenmengen schnell und zuverlässig läuft. Außerdem sollte sie Speicherbedarf und Netzwerklast möglichst minimieren.

Berücksichtigen Sie diese Punkte bei Ihrer Entscheidung für eine Software zur Verwaltung von PowerPoint-Präsentationen und -Folien. Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Beratung oder Tipps benötigen.

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