Branding-Projekte ganzheitlich denken?

Hinweise zur Einführung von PowerPoint Add-ins

Lesezeit 12 Minuten

Meeting CorporateDesign

Auch wenn ein großer Anteil der internen und externen Kommunikation über PowerPoint-Präsentationen erfolgt, haben viele Markenverantwortliche beim Branding nicht das Thema PowerPoint im Fokus. Häufig ist es damit erledigt, dass sie von ihrer Agentur PowerPoint Templates erstellen lassen und die IT diese auf die Computer aller Mitarbeiter bringt.

Wenn Sie sich entschieden haben, mit eine Software-Lösung Ihr Branding in PowerPoint zu stärken, sind Sie bereits einen großen Schritt weiter. Doch wie wird ein solches Projekt den gewünschten Erfolg bringen?

Wir möchten Ihnen die größten Fallstricke bei der Einführung eines PowerPoint Add-ins aufzeigen und geben Ihnen Best Practice-Tipps, wie Sie sie vermeiden. Aufgrund unserer langjährigen und umfassenden Erfahrung mit großen Organisationen unterschiedlicher Branchen wissen wir, warum es in der Regel nicht ausreicht, eine reine Software-Lösung umzusetzen, und was es wirklich braucht, um die gewünschten Veränderungen nachhaltig zu erzielen.

Was wollen Unternehmen mit der Einführung eines PowerPoint Add-ins erreichen?

Ziele
Organisationen, die über den Einsatz eines PowerPoint Add-ins nachdenken, stehen häufig vor einem Marken-Relaunch, zum Beispiel weil sich Name und Branding ändern oder weil das bestehende Corporate Design einen Refresh erfährt. Der Auftritt in PowerPoint wird dann im gleichen Zug oder zeitversetzt überarbeitet. Manchmal ist es aber auch der PowerPoint-Auftritt an sich, der verändert werden soll, weil er nicht mehr zeitgemäß ist und nicht mehr den Anforderungen an modernes Präsentations-Design entspricht. Egal, wie das Setup ist, meist spielen mehrere oder alle der folgenden Ziele eine wichtige Rolle:
  • Alle Präsentationen sollen einen einheitlichen Markenauftritt vermitteln
  • Es soll ein neues Qualitätsniveau bei Präsentationen in der gesamten Organisation erreicht werden
  • Die Präsentationserstellung soll vereinfacht werden
  • Das Bewusstsein der Mitarbeiter für markenkonforme Präsentationen soll gestärkt werden
  • Die Bereitstellung und Aktualisierung von Templates und PowerPoint-Assets wie Folien, Logos, Icons, Bilder etc. soll vereinfacht werden
  • Die Zuständigkeiten für das Thema PowerPoint zwischen Marketing/Kommunikation und IT sollen klarer und einfacher geregelt werden
  • Der Kontrollaufwand für Präsentationen soll reduziert und Abteilungen wie Marketing/Kommunikation sollen entlastet werden

Teilweise kommen aus anderen Fachbereichen weitere Anforderungen hinzu. Zum Beispiel sollen Spezial-Tools für PowerPoint, oft selbst entwickelt, durch eine breit aufgestellte Lösung mit geringem IT-Aufwand abgelöst werden. Oder wichtige Anwendergruppen im Unternehmen wie z.B. der Vertrieb sollen besser unterstützt werden.

Corporate Design in Office

Was eine Software-Lösung leisten kann

Mit den Bordmitteln von PowerPoint und der Microsoft-Infrastruktur ist es fast unmöglich, einen unternehmensweit einheitlichen Markenauftritt in PowerPoint zu erzielen. PowerPoint Erweiterungstools sind eine sinnvolle Ergänzung und bieten eine Vielzahl an Vorteilen:

  • Die Software sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf Templates haben und dass diese immer aktuell sind. Dadurch werden Templates häufiger genutzt.
  • Marken-Assets wie Musterfolien, Bilder und Icons werden in PowerPoint zur Verfügung gestellt. Digital Asset Management Systeme können angebunden werden.
  • Unternehmens-, Vertriebs- oder Schulungspräsentationen werden direkt in PowerPoint bereitgestellt. Ihre Pflege und Aktualisierung erfolgen zentral an einem Ort.
  • Das Formatieren von Folien wird vereinfacht. Corporate-Design-Vorgaben sind voreingestellt. Check-Funktionen prüfen Präsentationen auf die Verwendung der richtigen Farben, Schriften und auf anderer Parameter wie z.B. Satzspiegel.
  • Assets können von Marketing/Kommunikation aktualisiert werden. Es entsteht kein Aufwand für die IT.
PowerPoint Add-in

Die Potenziale einer solchen Software-Lösung sind also hoch. Jedoch zeigt ein Blick in die Realität, dass diese Potenziale in der Regel nur in Ansätzen genutzt werden. Immer wieder kommen insbesondere große, zum Teil aber auch mittelständische Unternehmen auf uns zu, die eine Software im Einsatz haben und dennoch Ihre zuvor definierten Ziele nicht erreichen. Eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt, dass Präsentationen, die an den unzähligen Stellen der Organisation erstellt werden, weiterhin von unterschiedlicher Qualität sind und viele Prozesse noch ähnlich laufen wie zuvor.

Wir haben uns in der Vergangenheit intensiv mit diesem „Dilemma“ beschäftigt und konnten eine Reihe typischer Indikatoren für gescheiterte Projekte identifizieren. Einige Fallstricke wollen wir im Folgenden detaillierter beschreiben und entsprechende Best Practices aufzeigen.

Fallstrick 1

Fehlende Kompetenz bei der Master-Entwicklung

Beginnen wir ganz am Anfang beim PowerPoint-Master. In der Regel läuft der Prozess wie folgt. Die Lead-Agentur erstellt neue Designvorgaben, auch für PowerPoint. Manchmal entwickelt sie auch einen neuen PowerPoint-Master oder diese Aufgabe wird an eine spezialisierte Präsentationsagentur vergeben. Die Designumsetzung im PowerPoint-Master (z.B. Logoplatzierung, Farbverteilung) wird detailliert mit den Markenverantwortlichen abgestimmt. Was dabei in der Regel aber nicht berücksichtigt wird, ist die Praxistauglichkeit für Anwender. Der Master wird den Anforderungen im täglichen Einsatz häufig nicht gerecht und die Designvorgaben kollidieren mit den Bedarfen der Anwender bei der Präsentationserstellung.

Wir stellen immer wieder fest, dass PowerPoint-Master, die ohne die richtige Mischung aus Designverständnis, Erfahrung mit den unterschiedlichsten Anwendungsszenarien und technischer Expertise erstellt werden, ihre Aufgabe nicht erfüllen. Die Beschwerden sind vorprogrammiert, Anwender schaffen eigene Workarounds und genau das, was eigentlich ausgeräumt werden sollte, beginnt erneut zu florieren: Jeder baut seine eigenen Folien und Präsentationen „entgegen dem Master“, alles sieht anders aus und auch die Softwarelösung gerät in die Kritik. Selbst wenn die Ursache dafür früh im Projekt auffällt, sorgt das für unerfreuliche Änderungsschleifen, wenn man eigentlich schon fertig sein wollte.

PowerPoint Master erstellen

Best Practice 1

Master-Erstellung durch Spezialisten

PowerPoint-Master und PowerPoint-Templates sind die Basis für den Projekterfolg. Geben Sie diese Aufgabe in die Hand von Spezialisten.

  • Sie bringen die Kompetenz mit, Ihr Corporate Design und das, was Sie mit Ihrem Markenauftritt vermitteln wollen, in die Sprache und die Möglichkeiten von PowerPoint zu übersetzen.
  • Sie verschaffen sich ein tiefes Wissen zu den Anwendungsszenarien in ihrer Organisation, von der Unternehmenspräsentation über den Vertriebstermin, die Vorstandsvorlagen, den Projektantrag bis zu Reporting und Dokumentationen. Nur so ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter mit Vorlagen versorgt werden, die sie wirklich brauchen und nutzen können.
  • Sie verfügen über die technische Kompetenz, die Design- und Usability-Vorstellungen optimal umzusetzen.

Wer diese Kompetenzen mitbringt, wird Sie schrittweise durch den Prozess der Template-Erstellung führen. Idealerweise gibt es eine Abfrage unter Power Usern im Unternehmen, welche Folientypen diese typischerweise erstellen und wo aktuell die Probleme und Befindlichkeiten liegen. Bevor Templates freigegeben werden, sollten sie außerdem von ausgewählten Anwendern getestet werden. Stolpersteine, die sich dabei ergeben, können frühzeitig ausgeräumt werden.

Ein Partner, der diesen Prozess ganzheitlich versteht, kann für Sie auch die internen Abstimmungen übernehmen und die Einbindung aller Stakeholder für Sie koordinieren.

Präsentationsdesigner

Fallstrick 2

Fehlende Einbindung der Stakeholder

Für das Thema PowerPoint gibt es eine Menge Interessengruppen im Unternehmen. Ergo gibt es auch viele Akteure rund um die Einführung eines PowerPoint Add-ins:

  • die IT-Abteilung (ggf. ergänzt um weitere Abteilungen im Rahmen Ihrer Standardprozesse)
  • Power User, die eine starke Meinung zu ihrem wichtigsten Arbeitswerkzeug PowerPoint haben
  • alle Anwender, die mit dem neuen Tool arbeiten sollen
  • die Geschäftsleitung, die Entscheider ist, aber auch Präsentationen nutzt
  • der Personalbereich, auch als Nutzer für die eigenen Schulungsprogramme
  • der Betriebsrat
  • Marketing/Kommunikation, die das Projekt häufig initiieren und die Stakeholder einbinden
  • der Software-Lieferant (ggf. mit Implementierungspartner)
  • die Design-Agentur (und ggf. die umsetzende Agentur für PowerPoint)

Betrachtet man die Einführung eines PowerPoint Add-ins als reine Software-Einführung oder „Template-Implementierung“ und beschränkt man sich auf die Einbindung der IT und von Marketing/Kommunikation, dann holen einen die Ansprüche der weiteren Stakeholder früher oder später ein. Und man verpasst eine große Chance: das Arbeiten in der gesamten Organisation weiterzuentwickeln. Die Menge der Stakeholder mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, aber nicht ihre Anzahl ist die Herausforderung, sondern die Art und Weise, wie das Projekt aufgesetzt wird.

Stakeholder

Best Practice 2

Proaktive Steuerung aller Interessengruppen

Reduzieren Sie Ihr Projekt nicht auf eine Software-Einführung. Behalten Sie Ihre eigentlichen Ziele im Blick und binden Sie alle Stakeholder so ein, dass Sie diese Ziele auch erreichen. Es braucht typischerweise zwei Dinge hierzu:

  • die Steuerung der Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern
  • die inhaltliche Durchführung und die Betreuung der Stakeholder

Für die Gesamtsteuerung braucht es einen internen Verantwortlichen. Die Zusammenarbeit mit einem externen Partner kann jedoch sehr hilfreich und entlastend sein. Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister die nötige Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größenordnung und ähnlichen Aufgabenstellungen mitbringt. Dieser Partner ist in der Lage, das Projekt in all seinen Facetten aktiv zu steuern und voranzubringen. Er kommuniziert auf Augenhöhe mit Ihren Stakeholdern und ist als „Kümmerer“ für Sie im Einsatz. Sie profitieren von Best Practices und Fehlervermeidung von Anfang an.

Content Management Microsoft Office

Fallstrick 3

Zu wenig Enablement der Mitarbeiter

Software-Projekte laufen typischerweise nach diesem Schema ab: Setup/Customizing – Testphase – Rollout – Schulung. Die Mitarbeiter werden also nach dem Rollout über ein Einstiegswebinar mit der neuen Software vertraut gemacht. Der Haken ist nur: Mit einer anfänglichen Software-Schulung erreichen Sie noch keine große Veränderung:

  • Zunächst werden viele Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Gründen gar nicht an den Schulungsterminen teilnehmen oder teilnehmen können.
  • Wenn die Teilnehmer im Anschluss nicht direkt mit der neuen Software arbeiten und die Funktionen ausprobieren, ist der Schulungsinhalt bis zum ersten Einsatz schon wieder vergessen.
  • Der Schulungsbedarf der Mitarbeiter ist sehr unterschiedlich. Nicht jede Funktion ist für jeden relevant. Viele Mitarbeiter interessiert vor allem der intelligente Umgang mit Templates und Assets und was die Design-Vorgaben für Ihre Arbeit bedeuten.
  • Über den erfolgreichen Einsatz eines Add-ins entscheidet nicht nur das Wissen der Anwender über die Software-Funktionen, sondern vor allem der Umgang mit dem System insgesamt, inkl. der Prozesse und Verantwortlichkeiten. Z.B. sollte ein Vertriebsbereich nicht einfach alle Vertriebspräsentationen, die bislang bspw. auf einem SharePoint verteilt waren, in die neue Software hochladen und hoffen, damit effizienter zu werden. Hier hilft viel mehr ein intelligent aufgebauter Vertriebsbaukasten mit klaren Regeln, wer Inhalte pflegt und hochlädt.

Schulungen werden i.d.R. vom Software-Anbieter oder seinen Partnern durchgeführt. Dabei liegt der Fokus zumeist auf der Funktionalität der Software. Das Wissen um die Weiterentwicklung von Inhalten, Prozessen und Verantwortlichkeiten in Verbindung mit dem System ist aber mindestens genauso entscheidend.

Best Practice 3

Dauerhaft im Gespräch bleiben

Um die Anwender mit einer neuen Software vertraut zu machen, braucht es zunächst allgemeine Schulungen. Darin sollte die Software vorgestellt und ihr Nutzen für Anwender vermittelt werden. Über die Vorstellung der Inhalte (Folien und Templates) werden die Markenelemente erlebbar und das Bewusstsein der Anwender für den Markenauftritt geschärft.

In der Folge empfehlen sich vertiefende Schulungsangebote für spezielle Anwendergruppen, z.B. Power User oder Content Manager in den Fachbereichen.

Ein großer Hebel ist es, Workshops für Fachbereiche anzubieten, die größere Mengen an Folien zu managen haben. Solche Workshops schaffen ein Verständnis für die Möglichkeiten der Software, helfen bei der Definition der nötigen Prozesse, Berechtigungskonzepte und Rollenprofile, und vermitteln Best Practices.

Wichtig ist, mit allen Anwendern und auch speziellen Anwendergruppen wie Heavy Usern kontinuierlich im Gespräch zu bleiben. Sehr gute Erfahrungen haben wir mit der Nutzung der internen Kanäle wie Teams/Yammer, Intranet und Newsletter gesammelt. Hierüber können Informationen über Content-Updates, Anwendungsszenarien, Tipps und Tricks geteilt und der Austausch der Anwender untereinander gefördert werden. Ihr Partner stellt Ihnen idealerweise ein entsprechendes Kommunikationspaket zur Verfügung, so dass Sie ohne großen Aufwand von diesen Effekten profitieren können.

Trainings

Fallstrick 4

Zu viele Schnittstellen beim Betrieb der Lösung

Wenn die Software erfolgreich ausgerollt ist, kehrt hoffentlich erst einmal wieder Ruhe ein. Immer jedoch, wenn es irgendwo Probleme gibt oder sich etwas ändert, muss gehandelt werden. Unklare Verantwortlichkeiten machen dann schnell aus einem kleinen Problem ein aufwändiges Projekt. Zwei typische Beispiele, die uns von Kunden berichtet werden, die sich hilfesuchend an uns wenden:

Ein Anwender meldet dem Support, dass eine bestimmte Funktion der Software nicht das tut, was sie soll. Der typische Weg wird eingeleitet: Support-Ticket – First-level-Support – Second-level-Support – Kontaktieren des Herstellers, der den Fehler prüft.

Das Problem kann viele Ursachen haben: ein Problem der PowerPoint-Erweiterungssoftware, eine Unzulänglichkeit von PowerPoint, ein Anwenderfehler, eine Schwachstelle des Templates oder ein Problem, dass sich aus einem ungünstigen Zusammenspiel von Template und Anwendernutzung ergibt. In diesem letzten gar nicht so seltenen Fall wird die Agentur, die die Templates erstellt hat, kontaktiert. Sie nimmt Änderungen am Template vor. Das neue Template wird vom Software-Hersteller in das System integriert. Möglicherweise hat die Agentur dabei nicht bedacht, dass die Änderung ein anderes Problem hervorruft. Nun beginnt der Prozess von vorne und die Anwender ärgern sich derweil über die offenen Support-Tickets.

Ein weiteres Beispiel:
Von einer wichtigen Stabsstelle kommt die Anforderung, die Agenda-Funktion der Software so zu ändern, dass auch fachlich tiefgehende Präsentationen damit adäquat gegliedert werden können. Der Software-Hersteller benötigt hierfür von der Agentur ein weiteres Agenda-Design mit größerer Detailtiefe für das Inhaltsverzeichnis. Ist dieses erstellt, muss es vom Software-Hersteller auf Umsetzbarkeit geprüft werden. Wenn schließlich alles passt, geht die Änderung an die IT und wird eingepflegt. Das sind sehr viele Beteiligte, und kommt es nur bei einer Partei zu Ressourcenengpässen oder Missverständnissen, kann der Prozess sich in die Länge ziehen. In der Praxis führt das häufig dazu, dass solche Änderungswünsche gar nicht erst bedient werden, was wiederrum zu reichlich Frust bei den Anwendern führt.

Best Practice 4

Ganzheitliche Betreuung für schnelle und effektive Lösungen im Betrieb

Die ideale Lösung ist ein Partner, der sämtliche Kompetenzen voll integriert abdeckt. Auftretende Probleme können dann schnell gelöst und Wünsche aus der Organisation adäquat bedient werden. Durch den lebendigen Austausch mit Ihrem Ansprechpartner auf Seiten des Software-Herstellers, der alle Anforderungen für Sie übernimmt, steht der Weiterentwicklung der Nutzung des Systems nichts mehr im Wege. Ihr Partner sollte in der Lage sein, Design-, Anwendungs- und technische Fragen aufzunehmen, funktionierende Lösungen vorzuschlagen, diese mit den jeweiligen Stakeholdern zu diskutieren und nach der Freigabe direkt umzusetzen. Außerdem sollte er als PowerPoint Backoffice agieren und zum Beispiel Wünsche nach zusätzlichen Grafiken aufnehmen und zeitnah umsetzen. Als Marketing-/Kommunikationsabteilung bieten Sie Ihren Anwendern so umfassenden Service ohne großen Aufwand.

Service for agencies

Fallstrick 5

Kein Fokus auf Ihre eigentlichen Ziele

Ihr Ziel ist es nicht, eine Software einzuführen, sondern die Qualität Ihrer Präsentationen unternehmensweit zu steigern. Wenn der Dienstleister, der das Projekt mit Ihnen umsetzt, seine Kernkompetenz aber nur in der Lieferung und technischen Einführung der Software sieht und maximal noch ihre Anwender schult, werden Sie mit Ihrem eigentlichen Ziel allein gelassen. Das ist in der Praxis sehr häufig der Fall. Im Ergebnis bekommen Sie dann ein gut umgesetztes Software-Projekt und ein neues Tool, mehr aber nicht.

Best Practice 5

Ganzheitliches Handeln und KPIs

Formulieren Sie klare inhaltliche Projektziele. Brechen Sie diese herunter in konkrete, messbare Key Results, auf die Sie das Projektteam verpflichten. Setzen Sie idealerweise von vornherein auch schon einen längerfristigen Prozess auf – Tracking der Key Results, halbjährliche oder jährliche Reviews, Ableiten von Maßnahmen zur Weiterentwicklung, Vorstellung der Ergebnisse und nächsten Schritte im Management. Ihr Dienstleister muss in der Lage sein, das Projekt im Sinne dieser Ziele ganzheitlich zu steuern und alle Aspekte voranzutreiben. Er sollte seine Aufgabe nicht mit Abschluss des Rollouts als erfüllt betrachten, sondern die kontinuierliche Weiterentwicklung in Ihrer Organisation begleiten und mit Ihnen treiben.
Fokus auf Ziele mit KPIs

Welche Konsequenzen haben diese Erkenntnisse für den Auswahlprozess eines PowerPoint Add-ins?

Gerade in großen Organisationen mit verteilten Verantwortlichkeiten werden Aufgaben oft auf mehrere Akteure aufgeteilt. Marketing/Kommunikation wählt die passende Design-Agentur aus, IT die passende Software, der Personalbereich koordiniert die Schulungen. Das führt zu einem Setup, bei dem jeder Zuständige gute Arbeit in seinem Bereich abliefert, man das ganzheitliche und gemeinsame Ziel aber leider oft aus den Augen verliert. Was können Sie tun, um diesem Effekt von Anfang an entgegenzuwirken?

Fingertip

Geben Sie die Auswahl des Anbieters nicht aus der Hand

Wenn Sie als Marketing-/Kommunikationsabteilung das Projekt initiieren, sollten Sie natürlich IT und Einkauf einbeziehen, um die am Markt verfügbaren Lösungen und Anbieter zu vergleichen. Auch wird das Lizenzbudget i.d.R. von der IT verwaltet. Wenn allerdings das Projekt bei der IT liegt, wird die Auswahl in vielen Fällen auf einen Vergleich der Software-Angebote reduziert. Die Funktionen von führenden Software-Lösungen unterscheiden sich nur in Nuancen und bieten i.d.R. viel mehr, als Ihre Anwender benötigen. Legen Sie daher vor allem Wert auf hohe Anwenderfreundlichkeit gerade in den Basisfunktionen. Entscheidend für das Erreichen Ihrer Ziele ist jedoch das Gesamtangebot des Anbieters über die Software hinaus. Stellen Sie sicher, dass diese Faktoren ausreichend Gewicht in der Bewertung erhalten und die Entscheidung nicht nur aufgrund einer Funktions-Checkliste getroffen wird.
Fingertip

Wählen Sie einen Anbieter, der die Komplexität des Projekts für Sie reduziert

Man ist versucht, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der ein einfaches, schnelles Projekt verspricht. Am besten „Plug & Play“. Die Realität sieht aber letztlich anders aus, und Sie haben ganzheitliche Ziele, die Sie erreichen wollen. Achten Sie also darauf, dass Ihr bevorzugter Anbieter in der Lage ist, Sie durch alle Aspekte des Projekts hindurch zu beraten und zu begleiten.

Was machen wir anders und warum?

Strategy Compass begleitet Organisationen schon seit 2009 dabei, die Qualität von Präsentationen unternehmensweit zu steigern, den Markenauftritt in PowerPoint zu stärken und den Einsatz von PowerPoint insgesamt produktiver zu gestalten. Unsere Lösungen sind bei zahlreichen großen und mittleren Unternehmen international mit großem Erfolg im Einsatz.

Viele unserer Kunden haben den Weg zu uns gefunden, nachdem sie in der Vergangenheit negative Erfahrungen mit isolierten Ansätzen gesammelt haben. In der Zusammenarbeit mit uns profitieren sie von kompetenter Beratung und Projektsteuerung, der Verbindung von Designkompetenz und technischer Expertise, einem umfassenden Schulungs- und Kommunikationspaket und natürlich von unserer Software: dem PowerPoint Add-in QuickSlide.

Für uns ist die Aufgabe mit dem Roll-out unserer Software nicht abgeschlossen. Wir sind und bleiben Partner für unsere Kunden zu allen Fragen rund um PowerPoint. Denn wir wollen für unsere Kunden nachhaltig Wirkung erzielen. Das unterscheidet uns maßgeblich von unseren Wettbewerbern.

Sie interessieren sich für unseren ganzheitlichen Ansatz und wollen Ihr Branding in PowerPoint nachhaltig verbessern?

Dann sprechen Sie uns an.

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