Wie Sie Schriften in PowerPoint einbetten

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Erinnern Sie sich noch an den Begriff WYSIWYG – what you see is what you get – oder haben Sie schon einmal davon gehört? Wenn Sie eine Präsentation an Ihrem Rechner erstellen, können Sie sofort sehen, wie sie aussieht. Doch wenn Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Gerät öffnen, kann das Ganze ganz anders aussehen. WYSIWYG kann dann schnell zu WYSINAWYG werden: What you see is – not always – what you get.

Schriften einbetten

Formatierung weg

Ihre Präsentation sieht schön aus. Alle Texte sind ordentlich angeordnet, alles sieht toll aus im Corporate Design. Dann leiten Sie sie an jemanden weiter oder öffnen die Präsentation auf einem anderen Gerät, und der Alptraum beginnt: Die Folien sehen schrecklich aus! Und warum? Weil auf dem Gerät nicht die erforderlichen Schriftarten installiert waren und stattdessen eine Standardschriftart verwendet wurde. Dies kann dazu führen, dass all Ihre sorgfältig erstellten Formatierungen, die Positionierung des Inhalts, die Größe und die Diagramme komplett zerstört werden. Möglicherweise bemerken Sie nicht einmal, dass dies die Hauptursache für diese kleine Katastrophe ist, da oben im Schriftart-Kästchen die von Ihnen gewählte Schrift gelistet wird – obwohl sie nicht dargestellt wird. Das ist wirklich gemein und irritiert bei der Suche nach dem Fehler.

Eingebettete Schriftarten verhindern Formatierungsfehler

Schriften einbetten in PowerPoint

Für dieses Problem gibt es eine einfache Lösung. Wenn Sie keine Standard-Windows-Schriftart gewählt haben, vielleicht weil Ihr Corporate Design eine andere Schrift vorsieht, dann sollten Sie Ihre Schriftart einbetten. Das ist ganz einfach:

Klicken Sie auf „Speichern unter“ und wählen Sie einen Speicherort aus. Dann klicken Sie auf „Tools“, dann auf „Optionen speichern“ und setzen dort einen Haken für „Schriftarten in Datei einbetten“. Bei der Verwendung von True-Type- und Open-Type-Schriften ist dies recht zuverlässig.

Beachten Sie jedoch Folgendes:

  • Ihre Datei wird größer, in der Regel um mindestens 1 MB.
  • Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Schriftart das Einbetten auch erlaubt.
  • PowerPoint Mac erkennt eingebettete Schriftarten erst ab Version 2016 (16.11).
  • Denken Sie daran, den Vorgang „Schrift einbetten“ auszuführen!

Wie Sie Schrift optimal kontrollieren

Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie Ihre Präsentation im PDF-Format versenden. Das funktioniert gut, wenn der Empfänger nur am Inhalt interessiert ist, Ihre Präsentation also als Handout oder Arbeitsunterlage dient. Möchte der Empfänger Ihre Präsentation aber selbst halten, so schränkt eine PDF-Datei stark ein. Animationen funktionieren nicht, es sei denn, Sie erstellen für jeden Schritt der Animation eine eigene Folie – aber das wäre höchst ineffizient.

Wenn Sie eine Schriftart, die nicht dem Windows-Standard entspricht, als Unternehmensschrift verwenden möchten, ist es am besten, wenn Sie in Ihrem Corporate Design zwischen Druckanwendungen und Office-Anwendungen unterscheiden. Vereinbaren Sie dann die Verwendung einer Schriftart, die der Unternehmensschriftart ähnelt, für alle Office-Anwendungen (da dieses Problem nicht nur auf PowerPoint beschränkt sein wird). Dies ist gängige Praxis, sollte aber immer zentral koordiniert werden, z. B. durch die Marketingabteilung Ihres Unternehmens.

Wenn Sie diese kleinen Hinweise beachten, können Sie die Probleme mit der Schriftart bei Ihren Präsentationen lösen – damit das, was Sie sehen, auch wirklich das ist, was Sie bekommen – auf jedem Gerät!

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