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Präsentationserstellung in Unternehmen

Wichtige Helfer für den effizienteren Einsatz von PowerPoint

Lesezeit 5 Minuten

PowerPoint ist ein unverzichtbares Tool in der Geschäftswelt. Täglich entstehen Millionen neue Präsentationen. Der überwiegende Teil davon sind Business-Präsentationen, also Präsentationen, die in Unternehmen für unterschiedliche Geschäftszwecke erstellt werden. Glaub man den Studien, dass durchschnittlich 4 Stunden Arbeitszeit in die Vorbereitung einer Präsentation fließen, dann lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, wie die Präsentationserstellung in Ihrem Unternehmen einfacher und effizienter gestaltet werden kann.

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen einen Überblick gegen, mit welchen Helfern Sie Ihre Mitarbeiter beim Erstellen von Präsentationen unterstützen und wie Sie so den Einsatz von PowerPoint unternehmensweit optimieren können.

Vorlagenverwaltung leicht gemacht

Der PowerPoint-Master

PowerPoint Master

Nahezu alle Unternehmen arbeiten mit dem PowerPoint-Master, einer -potx-Datei, die in PowerPoint hinterlegt ist. Öffnet man sie, entsteht eine neue Präsentation, in der Gestaltungsvorgaben wie Schriften und Farben vordefiniert sind. Der PowerPoint-Master soll die Formatierung von Folien im Corporate Design des Unternehmens erleichtern. Diese Aufgabe kann er übernehmen, wenn bestimmte Kriterien in Hinblick auf Technik, Gestaltung und Anwenderfreundlichkeit erfüllt sind. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung Ihres PowerPoint-Masters auf folgende Punkte achten:

  • Setzen Sie Ihren PowerPoint-Master technisch sauber auf und berücksichtigen Sie dabei auch Textebenen, Fußzeilen, Formen und Farben von Tabellen etc. Es kann helfen, jemanden mit ausgeprägter PowerPoint-Erfahrung damit zu beauftragen.
  • Berücksichtigen Sie bei der Übertragung des Corporate Designs auf den PowerPoint-Master die speziellen Anforderungen an Präsentationen. So sind beispielsweise die Vor- und Nachteile einer Corporate Design Schrift gegenüber Systemschriften zu bedenken. Wir empfehlen, den Fokus auf „Look & Feel“ des Markenauftritts zu legen und nicht auf die 100% Abbildung aller formalen Gestaltungsvorgaben.
  • Bedenken Sie, dass die PowerPoint-Anwender in Unternehmen in der Regel keinen gestalterischen Background haben. Zu viele Layout-Varianten können sie verwirren. Bieten Sie nur so viele Folien-Optionen an, wie aus Anwendersicht nötig sind.
  • Überprüfen Sie Ihren PowerPoint-Master von Zeit zu Zeit. Die Anforderungen an Präsentationen ändern sich und Anpassungen sind immer mal wieder nötig.

Mehr darüber, was einen guten PowerPoint-Master auszeichnet, lesen Sie hier.

Templates/Vorlagen

PowerPoint Folienpool

Folienvorlagen oder auch Templates genannt sind die ideale Ergänzung zum PowerPoint-Master. Dabei handelt es sich um fertige Folien, die bereits gestaltet und mit Inhalt gefüllt sind. Sie können von den Mitarbeitern unverändert oder mit leichten Anpassungen übernommen werden. Der Vorteil ist, dass Anwender auf bestehende Folien zurückgreifen können und nicht bei jeder Präsentation bei Null anfangen müssen.

Es kann unterschiedliche Kategorien an Vorlagen geben:

  • Folienvorlagen, die bestimmte Darstellungsformen abdecken. Zum Beispiel: Prozessfolien, Diagramm-Folien, Folien für Pro & Contra etc.
  • Folienvorlagen zu verschiedenen Themen. Zum Beispiel: Unternehmensdaten, Teamvorstellungen, Nachhaltigkeits-Kennzahlen etc.
  • Folienvorlagen für bestimmte Präsentationsanlässe. Zum Beispiel: Produktvorstellungen, Reportings etc.

Die Folienbibliothek

PowerPoint-Folien am Notebook Icon

Eine PowerPoint-Folienbibliothek ermöglicht die Verteilung, Verwaltung und Pflege von Folien, Vorlagen und Präsentationen innerhalb eines Unternehmens. Sie ist der zentrale Ort, an dem jeder, der Präsentationen erstellt, alles findet, was er benötigt. Das erspart langes Suchen.

Zugleich wird die Qualität der Präsentationen gesteigert, denn alles, was in der Folienbibliothek zur Verfügung steht, entspricht den unternehmensweiten Standards an Design und Inhalt. Außerdem können Folien und Inhalte zentral aktualisiert werden. Es gibt eine Reihe von PowerPoint Add-ins, die die Funktionen von Folienbibliotheken abdecken, teilweise kombiniert mit weiteren Vorteilen, wie Brand Management- und Produktivitäts-Tools. Lesen Sie mehr darüber, warum Folienbibliotheken die perfekte Lösung für effizientes Arbeiten mit PowerPoint sind.

PowerPoint Add-ins

PowerPoint Add-in

Ein PowerPoint Add-in ist eine Software-Erweiterung, die PowerPoint um Zusatzfunktionen ergänzt. Es gibt jede Menge PowerPoint Add-ins für ganz unterschiedliche Anwendungen. Sie decken teilweise sehr spezielle Funktionen, wie die Einbindung von Umfragen in Präsentationen ab. Für den professionellen Einsatz von PowerPoint in Unternehmen gibt es Add-ins, die breiter aufgestellt sind. Viele von ihnen bieten Funktionen, die die Erstellung von Präsentationen vereinfachen und zugleich die Präsentationsqualität steigern. QuickSlide ist beispielsweise ein Add-in, dass Funktionen rund um Content Management, Brand Management und Produktivität bietet. Mit einem Add-in wie QuickSlide können Unternehmen Anforderungen aus unterschiedlichen Fachbereichen mit einer Lösung abdecken. Das spart in der Regel Kosten und reduziert den IT-Aufwand.

Interessante Informationen über das Marktangebot von PowerPoint-Add-ins liefert Ihnen unser Blogartikel „PowerPoint-Add-ins im Überblick“.

Hier gehen wir der Frage nach, wieviel PowerPoint-Add-ins ein Unternehmen braucht.

Storyboards

Storyboards

Eine besondere Form der Vorlage sind Storyboards. Storyboards geben den Aufbau von wiederkehrenden Präsentationen z. B. Managementpräsentationen, Vertriebspräsentationen oder Reportings vor. So können Mitarbeiter Präsentationen zu bestimmten Themen und für bestimmte Anlässe deutlich einfacher erstellen und brauchen sich keine Gedanken über die Struktur zu machen. Auch das Corporate Design, die Inhaltstiefe und weitere Kriterien können über Storyboards vorgegeben werden.

Unternehmen, für die wir Storyboards entwickelt haben, berichten uns von rundum positiven Effekten: Präsentationen werden fokussierter und zielorientierter. Qualitative Präsentationsstandards werden unternehmensweit etabliert.

Sie möchten mehr über den Einsatz von Storyboards erfahren. Dann lesen Sie hier, wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen.

Das OSCAR-Prinzip

OSCAR-Prinzip

Was macht eine erfolgreiche Präsentation aus? Die Antwort auf diese Frage interessiert sicher alle, die Business-Präsentationen erstellen. Im Internet gibt es jede Menge Ratgeber-Seiten. Aber eine konkrete und praxisorientierte Hilfestellung haben wir vermisst. Deshalb haben wir selbst ein Werkzeug entwickelt, dass die wichtigsten Kriterien für eine gute Präsentation auf den Punkt bringt und eine einfache Orientierung bei der Erstellung einer Präsentation bietet: das OSCAR-Prinzip.

OSCAR steht für:
Organised
Simple
Concise
Appealing
Relevant

Kurz zusammengefasst heißt das: eine Präsentation sollte gut strukturiert, einfach zu verstehen, kurz und prägnant, ansprechend gestaltet und zielgruppenadäquat sein.

Lesen Sie, wie Sie mit dem OSCAR-Prinzip überzeugende Präsentationen erstellen und laden Sie sich unser Übersichtschart zum OSCAR-Prinzip herunter.