Schritt für Schritt zur Datenvisualisierung in Präsentationen
Wir leben im Zeitalter der digitalen Informationsflut. Glaubwürdigkeit und Belegbarkeit sind wichtige Währungen in der Informationsvermittlung. Zahlen und Fakten kommt eine neue Bedeutung zu, jedoch haben sie es häufig schwer, sich in der Wahrnehmung gegen den deutlich besser performenden visuellen Content durchzusetzen.
Datenvisualisierung ist die Kunst, Zusammenhänge, Verhältnisse, Entwicklungen, die aus belegbaren Daten abgeleitet werden, in visuelle Objekte umzuwandeln, so dass sie idealerweise auf den ersten Blick erfassbar und verständlich sind. Beliebte Formate sind Infografiken, Kreis- und Balkendiagramme oder Netzdarstellungen.
Doch wie wird auch aus größeren Datenmengen ein aussagekräftiges Bild? In fünf Schritten erklären wir Ihnen, worauf Sie bei der Erstellung von Diagrammen, Charts und Grafiken achten sollten.
Schritt 1:
Die Datenbewertung
Unternehmen liegt in der Regel eine Vielzahl von Daten vor. Gehen Sie bei der Auswahl der Daten, die sie kommunizieren wollen, selektiv vor. Begutachten Sie den Informationswert und den Erkenntnisgewinn der Datensätze. Für Grafiken, Diagramme und Charts gilt das Gleiche wie für alle anderen Inhalte einer PowerPoint-Präsentation: Halten Sie Ihre Präsentation so kurz und prägnant wie möglich und überladen Sie sie nicht mit überflüssigen Informationen.
Daten sind dann relevant, wenn Sie zum Beispiel:
- Entwicklungen aufzeigen, die Prognosen für die Zukunft zulassen.
- Abweichungen von Mustern beschreiben, die auf Trendveränderungen hinweisen.
- Zusammenhänge deutlich machen, die bisher so noch nicht bekannt waren.
- Vermutungen bestätigen, die bisher nicht belegbar waren.
Unser Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob bestimmte Daten für Ihre Präsentation wichtig sind, legen Sie sie ins Backup oder in den Anhang. Wenn in Ihrem Vortrag eine Diskussion oder Fragen zu dem Thema aufkommen, können sie spontan darauf zurückgreifen. Das zeigt, dass sie gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation sehr durchdacht erstellt haben. Und dass Sie sich aufs Wesentliche für Ihre Empfänger fokussieren können.
Schritt 2:
Die Botschaft
Daten sind nicht selten mehrdimensional, und das macht sie komplex und schwer verständlich. Bei der Datenvisualisierung ist es wichtig, dass Sie sich auf die Haupterkenntnis konzentrieren und Aussagen einfach und eindeutig machen. Das bedeutet aber auch: Lassen Sie Unnötiges weg. Ein Diagramm wird nicht besser, wenn es detailreicher wird. Eine Kernaussage wird nicht prägnanter, wenn sie um Nebenaspekte ergänzt wird. Beim Umgang mit Daten tappt man gerne in die Falle, einem quasi wissenschaftlichen Anspruch zu folgen. Aber bei den meisten Business-Präsentationen geht es nicht um Wissenschaftlichkeit, sondern um zentrale Erkenntnisse. Und die werden deutlicher, je reduzierter sie herausgearbeitet werden.
Unser Tipp: Sie haben das Gefühl, dass durch die Reduzierung auf eine Botschaft zu viel Information verloren geht? Dann prüfen Sie, ob Sie Einzelaspekte separat aufbereiten können. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Visual Storytelling und verbinden Sie verschiedene Datendarstellungen zu einer gut strukturieren Lesegeschichte.
Schritt 3:
Die Zielgruppe
Nehmen Sie die Zielgruppe Ihrer Präsentation genau in den Blick und bedenken Sie, wie versiert das Publikum im Umgang mit Daten ist. Daten gelten als Belege für bestimmte Aussagen, aber nicht selten werfen sie neue Fragen auf. Geben Sie immer die Datenquelle an und seien Sie vorbereitet auf Rückfragen zu Erhebungsmethodik, Zeitraum und Zusammenhängen.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zielgruppe nicht überfordern. Bedenken Sie, dass Ihr Publikum Tabellen und Diagramme, mit denen Sie sich schon lange beschäftigen, zum ersten Mal sieht.
Unser Tipp: Berücksichtigen Sie die 15-Sekunden-Regel für Ihre Datendarstellung. Alles, was in dieser Zeit nicht zu einem Aha-Erlebnis bei Ihrer Zielgruppe führt, ist definitiv zu kompliziert oder komplex. Machen Sie einen Test mit Kollegen und reduzieren Sie Ihre Aussage bei Bedarf.
Schritt 4:
Die Orientierung
Wenden Sie bei der Datenvisualisierung nur Prinzipien an, die ihrem Publikum bei der Orientierung und der Erfassung der Botschaft helfen. Eine Tabelle bunt zu gestalten, weil es „schöner aussieht“, ist nicht zielführend, sondern womöglich sogar verwirrend. Das menschliche Hirn nimmt viele Informationen unterbewusst wahr und sortiert sie. Dabei gibt es bestimmte Prinzipien in der Wahrnehmung, die Sie nutzen können. Geben Sie Ihrem Publikum alles mit, was es braucht, um Ihre Darstellung zu verstehen und leicht zu erfassen, zum Beispiel:
- Eine klare Einleitung auf der Tonspur
- Eine eindeutige Überschrift mit der Kernaussage der Folie
- Farben mit emotionaler Bedeutung (rot=Gefahr, gelb=neutral, grün=erwünscht, Unternehmensfarbe und Wettbewerberfarben)
- Die Einhaltung der Leserichtung (von links nach rechts und im Uhrzeigersinn, z.B. nach Bedeutung und Anteil im Kreisdiagramm)
- Reduktion von Beschriftungen und Begleittexten auf das Notwendige, Wiederholungen vermeiden
- Gelernte Symbole, z. B. Symbole für weiblich und männlich oder Flaggen
- Betonung wichtiger Informationen durch Größe, Farbe, hervorhebende Elemente
Schritt 5:
Die Umsetzung
Erst wenn Sie Ihre Daten kennen und die Hauptaussage identifiziert haben, können Sie den Datentyp bestimmen, der dazu passt. Nicht die visuelle Attraktivität einer Darstellungsform ist entscheidend, sondern ihre Funktion. Verhältnisse können anders dargestellt werden als Verläufe. Zusammenhänge benötigen ein anderes Format als Anteile. Eine Liste der gängigsten Darstellungsformen und ihre Einsatzbereiche finden Sie hier.
Berücksichtigen Sie bei der Datenvisualisierung unbedingt das Corporate Design Ihres Unternehmens. PowerPoint-Master sind leider in Bezug auf das Thema Datenvisualisierung häufig lückenhaft. Das ist schade, denn einheitlich gestaltete Tabellen und Diagramme vermitteln Professionalität und unterstreichen die Glaubwürdigkeit der Informationen. Datendarstellungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Markenauftritts.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Daten in PowerPoint professionell in Ihrem Corporate Design umsetzen, sprechen Sie uns an.
Weitere Infos:
Beachten Sie auch unsere 5 Kriterien für erfolgreiche PowerPoint-Präsentationen und befolgen Sie das OSCAR-Prinzip, das auch auf die Datenvisualisierung anwendbar ist.