Wer trägt die Verantwortung für Präsentationen in Ihrem Unternehmen?
So seltsam es zunächst klingen mag, aber die Frage, wer in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für Präsentationen trägt, kann den Unternehmenserfolg beeinflussen. In der Realität sieht es oft so aus: Marketing liefert den PowerPoint-Master und die Unternehmenspräsentation, die Personalabteilung führt Schulungen zu Präsentationstechniken durch, die IT-Abteilung sorgt dafür, dass PowerPoint reibungslos funktioniert, und ansonsten ist jeder für die Präsentationserstellung selbst verantwortlich. Ein anderer Weg ist kaum vorstellbar, schließlich steht jede Präsentation für sich, abhängig von den Zielen, dem Publikum und der Person, die sie hält.
Verlassen Sie die Ebene der einzelnen Präsentation
Ändern Sie Ihre Denkweise. Es gibt eine Vielzahl von organisatorischen Faktoren, die nicht von einer einzigen Abteilung oder einem einzigen Benutzer für das gesamte Unternehmen gelöst werden können. Denn es braucht interdisziplinäres Wissen, ein gutes Netzwerk im Unternehmen, Geschäftssinn und Durchsetzungsvermögen – und dazu fehlt den meisten Menschen die Zeit, der Wille oder die Fähigkeit.
Welche Einzelaspekte sind für eine ganzheitliche Betrachtung von Präsentationen relevant?
- Finanzen: Erfassung der Gesamtkosten für Präsentationsaufwände, KPIs festlegen, Verbesserungsmaßnahmen bewerten
- IT: Bewertung der eingesetzten Technologie und deren Einbettung in die gesamte Systemlandschaft, Digitalisierungsbestrebungen, Architektur und Organisation von Datenpools für Präsentationen oder Bilder, Prozessautomatisierung, Verbesserung der User Experience am Arbeitsplatz
- HR: Konzeption und Durchführung von Schulungen – von Software über Argumentation und Foliengestaltung bis hin zu Kommunikation, Präsentationstechniken und Markenauftritt
- Vertrieb: Art der Präsentation, Anlass, Ressourcenbeschränkungen, Verwaltung wiederkehrender Komponenten und Elemente, Vereinfachung der Prozesse für die Erstellung und Durchführung von Präsentationen
- Marketing: Corporate Identity, Corporate Design, Corporate Wording, Vermittlung von Markenbotschaften und Markenpersönlichkeit, einheitliches und aktuelles Erscheinungsbild, Fakten und Zahlen
Es müssen schon sehr viele Menschen miteinander reden und zusammenarbeiten, damit dies alles aus einem Guss funktioniert. Der langfristige Nutzen eines kollaborativen Ansatzes liegt auf der Hand. Aber wie geht man hier am besten vor?
Wie man ein größeres Ganzes schafft
Ernennen Sie jemanden mit einer strategischen Perspektive für Ihre Organisation, der gut vernetzt ist und sich durchsetzen kann. Ein Posten wie der des Marketingleiters wäre eine gute Wahl. Sie oder er kann den Anstoß für ein Präsentationsprojekt geben, das die Grundlage für langfristige Veränderungen und Erfolge bildet. Zu Beginn des Projekts ist diese Person stark eingebunden. Die Vorgehensweise wird festgelegt und kommuniziert. Sobald das Projekt aufgesetzt ist, reduziert sich das Engagement deutlich.
Benennen Sie den Projektleiter und die Teilnehmer – sowohl aus den zentralen Abteilungen als auch aus Anwendergruppen.
Führen Sie einen Kick-off-Workshop durch: Legen Sie Bedingungen und Parameter für Organisation, Technik, Digitalisierung, Marke, Umsetzung und Gesamtkostenreduktion fest. Berücksichtigen Sie dabei quantitative und qualitative Aspekte. Legen Sie anschließend Projektziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und einen Zeitplan fest.
Lassen Sie das Projektteam Ergebnisse, Analysen, Maßnahmen und Ziele in Meilensteinen vorstellen, von der Datenorganisation über die Kosten bis hin zu eventuell durchgeführten Befragungen. Seien Sie gespannt auf die ersten Ergebnisse nach 12 Monaten.
Wir können Ihnen bei solchen Projekten helfen. Wir eröffnen Unternehmen immer wieder überraschende neue Perspektiven und überraschende Ergebnisse. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Es gibt kein Patentrezept, aber eine grundsätzliche Herangehensweise, die überall gleich ist und die individuellen Erfolg verspricht. Am Ende sehen wir zumeist lächelnde Gesichter.
Und dann?
Danach läuft es mit einem Verantwortlichen, der den Überblick behält. Und schon nach einem Jahr können Sie weitere Ziele und Maßnahmen festlegen. Denn wenn alle Informationen gebündelt sind und man sieht, wo es hakt, lässt sich gezielt gegensteuern und weiterentwickeln. Ohne großen Aufwand, aber mit viel Effekt.