Word in Unternehmen: Vorlagen-Chaos und fehlende Qualitätssicherung

Briefe, Pressemitteilungen, Newsletter, Angebote, Verträge, Ausschreibungen, Verfahrensdokumentationen, Handbücher, Protokolle – Word wird intern wie extern in vielen Unternehmen intensiv eingesetzt. Meist gibt es klare Vorgaben, wie die entsprechenden Dokumente gestaltet werden und welche Pflichtangaben sie enthalten müssen. Das Mittel, diese Vorgaben im Unternehmen zu verankern, sind Word-Vorlagen.

Theoretisch funktioniert das gut, die Praxis in größeren Unternehmen zeigt jedoch schnell, wo Word an seine Grenzen stößt:

Word-Vorlagen
  • Neben den zentral bereitgestellten Vorlagen gibt es zahlreiche abteilungsspezifische Vorlagen für spezielle Anwendungszwecke, die im Unternehmen genutzt werden. Hier fehlt meist die zentrale Kontrolle über Branding- und Qualitätsstandards.
  • Da jede rechtliche Einheit (und jede Marke und jeder internationale Standort) eigene Angaben in Kopf- und Fußzeile benötigt, multipliziert sich die Anzahl der Vorlagen schnell.
  • Richtig komplex wird es, wenn auch inhaltliche Bausteine (z.B. zentral geprüfte Angebotspositionen oder Vertragsbausteine) ins Spiel kommen.
  • Diese ganzen Vorlagen bereitzustellen und bei jeder Änderung bspw. eines Vorstands zu aktualisieren, ist ein immenser Aufwand, der oft nicht geleistet wird. Zudem erfordert er i.d.R. die Zusammenarbeit von Marketing / Kommunikation und IT, was den Prozess nicht einfacher macht.
  • Normale Anwender können die vielen Änderungen der Vorlagen kaum mitverfolgen. Häufig wissen sie noch nicht einmal, wo sie die aktuellen Vorlagen finden. Daher greifen sie meist einfach auf alte Dokumente zurück und überschreiben den Inhalt.
  • Und auch beim Erscheinungsbild der Dokumente hakt es oft: Zwar enthalten professionell erstellte Word-Vorlagen genaue typografische Vorgaben bspw. in Form von Formatvorlagen, jedoch können die meisten Anwender mit diesen nicht richtig umgehen und verwenden sie daher nicht bzw. nicht durchgängig.

Dieser Zustand wird in vielen Unternehmen als normal hingenommen, mit all seinen Konsequenzen für den Auftritt nach außen und die interne Effizienz. Oder es wird mit Lösungen wie allgemeinen Vorlagen-Management-Systemen versucht, einige der Probleme zu beheben.

Dass es auch besser geht, zeigt unsere Word-Erweiterungssoftware QuickDoc. QuickDoc macht das zentrale Bereitstellen und Pflegen von Vorlagen und Bausteinen einfach und sorgt dafür, dass die Anwender damit auch tatsächlich richtig arbeiten.

Neugierig? Dann klicken Sie hier, um mehr über QuickDoc zu erfahren.



 

 

Lust auf Präsentationsnews?

Ca. viermal im Jahr erhalten Sie unseren Newsletter mit Tipps und Informationen rund ums Thema Präsentationen.