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Master, Layouts, Folien & Co. – Richtig arbeiten mit PowerPoint

PowerPoint-Präsentationen sind der Standard in der Business-Kommunikation. Doch selbst in weltweit führenden Unternehmen wird bei PowerPoint oft handwerklich geschlampt. Zehntausende Mitarbeiter nutzen dann fehlerhafte Arbeitsgrundlagen, was enorme Zusatzarbeit verursacht. Und mit den Corporate-Design-Richtlinien hat das Ergebnis manchmal nicht mehr viel zu tun.

Eigentlich ist es gar nicht schwer, PowerPoint im Unternehmen richtig einzusetzen. Dieser Beitrag erklärt, wie ein professioneller PowerPoint-Master aufgebaut ist und worauf es bei der Anwendung ankommt.
 

Der Folienmaster

Der Folienmaster ist die Grundlage einer jeden PowerPoint-Folie. Im Master werden die Grundelemente des Corporate Designs verankert, bspw.

  • die Raumaufteilung der Folien – Randabstände, Position von Titel, Untertitel, Content, Fußzeile
  • Designelemente wie das Logo oder farbige Balken und Linien
  • die Unternehmensfarben und -schriften
  • die Typografie – Textebenen, Schriftgrößen, Aufzählungszeichen, Zeilen- und Absatzabstände
     

Layouts

Seit PowerPoint 2007 spielen Layouts in PowerPoint eine wichtige Rolle. Während im Folienmaster die Grundelemente des Corporate Designs angelegt werden, geben die Layouts mit Hilfe von Platzhaltern vor, an welcher Stelle Texte, Diagramme oder Tabellen auf den Folien einzufügen sind.

Im Programm sieht das so aus: Gehen Sie über das Menü „Ansicht“ in die Folienmaster-Ansicht. An oberster Stelle finden Sie dort den Folienmaster. Darunter finden Sie verschiedene Layouts, z.B. für Titelfolien, Abschnittsfolien oder Folien mit einem ganzseitigen Inhaltselement (für Text / Diagramme / Tabellen etc.). Diese Layouts decken die im Unternehmen gängigen Folientypen ab.

Klicken Sie im Menü „Start“ auf den unteren Bereich des Buttons „Neue Folie“, so erscheint eine Auswahl der verfügbaren Layouts. Wählen Sie eines davon aus, wird eine neue Folie erzeugt, die auf dem gewählten Layout basiert. In diese Folie können Sie nun Ihre konkreten Inhalte eintragen.
 

Entwurfsvorlage und Präsentation

PowerPoint-Master und -Layouts werden in einer Datei mit der Endung .potx abgespeichert (seit PowerPoint 2007). Diese sogenannte PowerPoint-Entwurfsvorlage sollte allen Mitarbeitern in der aktuellen Fassung zur Verfügung stehen. Doppelklicken Sie im Windows Explorer diese .potx-Datei, so öffnet sich eine neue Präsentation (mit der Dateiendung .pptx), in der Sie arbeiten können. Die Entwurfsvorlage selbst bleibt unangetastet.

Master, Layout

Praxistipps für Marketing- und Kommunikationsverantwortliche

Im Zuge einer Neu- oder Weiterentwicklung des Corporate Designs wird früher oder später auch der PowerPoint-Master neu gestaltet. Bei den unterstützenden Marken-Agenturen liegt in der Regel viel Wissen über Corporate Design vor, an handwerklichem Können in Bezug auf PowerPoint fehlt es jedoch oft. Es ist daher empfehlenswert, für die Erstellung des PowerPoint-Masters Spezialisten wie Strategy Compass hinzuzuziehen, die die gestalterischen Vorstellungen professionell in PowerPoint umsetzen. Das kostet nicht viel, spart tausenden Nutzern aber viel Ärger.


Die meisten Mitarbeiter, die mit dem PowerPoint-Master arbeiten, haben zu Designfragen eher wenig Bezug. Sie haben nicht die Zeit, detaillierte Styleguides auswendig zu lernen, und tun sich auch bei der Umsetzung häufig schwer. Bei der Erstellung eines PowerPoint-Masters ist man daher gut beraten, einen Kompromiss aus CI-Treue und Praktikabilität in der Anwendung zu suchen. Sind Vorgaben mit den Möglichkeiten von PowerPoint nur sehr schwer umzusetzen, werden sie in der Praxis schlicht ignoriert werden. Es hat sich bewährt, den PowerPoint-Master möglichst "praxistauglich" zu gestalten und darüber hinaus wichtige Folien sowie einen Präsentationsbaukasten hochwertig bereitzustellen.
 

Praxistipps für PowerPoint-Anwender

Der richtige Umgang mit PowerPoint macht das Erstellen von Präsentationen für einen selbst deutlich einfacher. Er zahlt sich aber auch dann aus, wenn Folien von mehreren Kollegen zu einer Präsentation zusammengeführt werden. Wenn alle richtig mit PowerPoint umgehen, werden viele der typischen Nacharbeiten entfallen.

  • Verwenden Sie immer den aktuellen Master. Am besten immer in Form der .potx-Datei, aus der Sie eine neue Präsentation erzeugen. So vermeiden Sie, dass sich Fehler fortpflanzen.
  • Nutzen Sie die passenden Layouts. Mit Layouts brauchen Sie oft nicht mehr darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Inhalte genau auf der Folie platzieren. Außerdem stehen Ihnen Platzhalter zur Verfügung, die bereits wichtige Formatierungen insbesondere für Text enthalten. Und ist einmal ein Platzhalter verrutscht, kann er über die Funktion „Zurücksetzen“ im Menü „Start“ wieder an die richtige Stelle gesetzt werden.
  • Wenn Sie Text in einen Platzhalter einfügen, wird dieser automatisch korrekt im Corporate Design formatiert. Jede Textebene hat vorgegebene Formatierungen. Ändern Sie die Textebene mit Hilfe der Funktion „Listenebene erhöhen“ bzw. „Listenebene verringern“ im Menü „Start“. Verwenden Sie nicht die Funktion „Aufzählungszeichen“, diese ignoriert die im Master vordefinierten Textformatierungen.
  • Oft werden Folien aus alten Präsentationen benötigt. Diese wurden ggf. mit einem alten Master erstellt und stammen vielleicht sogar aus PowerPoint 2003 oder früher (teilweise noch zu erkennen an der Dateiendung .ppt). Wenn Sie Folien aus einer solchen Präsentation verwenden möchten, ist es meist der beste Weg, die Folien neu aufzubauen. Ansonsten besteht ein hohes Risiko, dass sich Fehler in Ihre Präsentation einschleichen, die Sie oft erst gar nicht bemerken. Erstellen Sie eine neue Folie auf Basis des passenden Layouts und kopieren Sie die Elemente der alten Folie hinein (nicht die komplette Folie kopieren). Ein Diagramm oder Bild können Sie in den entsprechenden Platzhalter einfügen, um es korrekt zu platzieren. Text fügen Sie am besten mit der Option „nur den Text übernehmen“ in den entsprechenden Platzhalter ein und passen dann die Textebenen an wie oben beschrieben.


Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung eines neuen PowerPoint-Masters benötigen oder Ihren bestehenden Master checken lassen möchten, fragen Sie uns an. Wir sind Profis sowohl fürs Design als auch fürs Handwerkliche. Und wir beraten Sie gerne, wie Sie Ihr Unternehmen in Sachen PowerPoint optimal aufstellen.