Direkt zum Inhalt

Folienverwaltung in PowerPoint – Worauf kommt es an?

Es ist schon bemerkenswert: Egal, wie groß die Organisation ist, bei PowerPoint herrscht meistens leichtes bis mittelschweres Durcheinander. Man ist ständig auf der Suche nach gerade benötigten Folien, der Vertrieb nutzt Teile der Unternehmenspräsentation von vor zwei Jahren, und bei Bildern und Icons macht sowieso jeder, was er will. Selbst innerhalb einer einzigen Abteilung geht schnell der Überblick verloren, welche Folie in welcher Version wo in Verwendung ist.

Folienverwaltung

Das Folien-Chaos hat häufig mehrere Auslöser:

Ungeeignete Prozesse

Wie das Sprichwort sagt: „Viele Köche verderben den Brei.“ Wenn eine Präsentation unter Mitwirkung mehrerer Personen erstellt oder überarbeitet wird, gibt es in den meisten Fällen nur einen Weg, sicher zum Ergebnis zu gelangen: Eine Person hat den Hut auf, alle anderen liefern zu. Diese eine Person pflegt alles Zugelieferte in eine „Master-Präsentation“ ein, welche sie als solche nie aus der Hand gibt. Sie verschickt lediglich Kopien zum Lesen oder Benutzen an Kollegen. Änderungen am „Master“ laufen aber immer über sie. Diese Best Practice ist gelebter Standard in Unternehmen, die Präsentationen sehr professionell erstellen, wie bspw. Unternehmensberatungen oder Präsentationsagenturen.
 

Nicht auffindbare Folien und Grafiken

Eigentlich ist in vielen Organisationen (fast) alles vorhanden. Die Frage ist nur, wo. Die Unternehmenspräsentation sowie einige Standardfolien werden bspw. übers Intranet bereitgestellt. Bilder für Präsentationen über eine (oft von vielen Mitarbeitern nicht genutzte) Bilddatenbank. Die Vertriebspräsentationen liegen auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk. Und vieles, was immer wieder benötigt wird, findet man, wenn man die richtigen Leute danach fragt. Das Ergebnis dieser Bereitstellungspraxis ist klar – Wer nicht findet, was er sucht, schafft sich eigene Lösungen.
 

Fehlende Aktualisierungsmöglichkeiten

Einmal verteilt, entwickeln Präsentationen schnell ein Eigenleben. Die gängige Praxis in PowerPoint, Folien zu „recyceln“, also mit den Folien zu arbeiten, die man bereits auf der eigenen Festplatte hat, macht es enorm schwer, alte Versionen aus dem Verkehr zu ziehen und durch neue zu ersetzen.
 

Die richtige Folienverwaltung für PowerPoint finden

Abhilfe schaffen kann eine Folienverwaltung für PowerPoint. Angebote gibt es mittlerweile einige, und jedes hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Wichtig bei der Auswahl einer Folienverwaltung für PowerPoint ist es daher, die richtigen Auswahlkriterien mit Blick auf die eigene Organisation und die eigenen Nutzer anzusetzen. Denn nicht jede Lösung passt zu jeder Anforderung.
 

Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Folienverwaltung

Die nachfolgende Aufstellung gibt Ihnen die Entscheidungskriterien zur Auswahl der richtigen Lösung an die Hand. Sie erläutert dabei jeweils, wo die Vor- und Nachteile der betreffenden Funktionalitäten in der Praxis liegen.
 

Handling aus Sicht der Nutzer

Wenn eine Präsentationsverwaltung von den Mitarbeitern angenommen werden soll, muss sie in erster Linie nutzerfreundlich sein. Zur Usability gehören:

  • Baukasten-Fähigkeit: Der Kern einer Folienverwaltung ist die Bereitstellung fertiger Präsentationen und Folien. Doch was passiert, wenn Nutzer individuelle Folien erstellen möchten? Eine große Hilfe ist es, wenn sie hier auf einen Präsentationsbaukasten zurückgreifen können, der auch einzelne grafische Elemente im Corporate Design bereitstellt – Bilder, Piktogramme, formatierte Textelemente, Diagramme und Sticker.

  • Integration in PowerPoint: Folien, Bilder und andere Inhalte müssen dort greifbar sein, wo man arbeitet, also direkt in PowerPoint. Während ganze Präsentationen oder Folien meist nur ein oder wenige Male in einem Arbeitsgang eingefügt werden, müssen Folienelemente wie Bilder, Icons, formatierte Textbausteine oder Diagramme im Corporate Design jederzeit bereit stehen, wenn man an seinen Folien arbeitet.

  • Einfache, intuitive Benutzeroberfläche: Je komplizierter sich die Software dem Nutzer darstellt, desto weniger wird sie genutzt.

  • Schnelles Auffinden der benötigten Folien: Gerade, wenn eine große Zahl Folien bereitgestellt wird, ist es sinnvoll, dem Nutzer mehrere Wege anzubieten, die benötigten Inhalte zu finden. Möglichkeiten sind: Gliederung in Form einer Ordnerstruktur, visuelle Suche mittels Folienvorschau (idealerweise auch auf einzelne Folien in Präsentationen), Suche mittels Schlagworten, Suche im Volltext.

  • Einfaches Einfügen der benötigten Inhalte: Hat man gefunden, was man sucht, sollte man es auch direkt verwenden können, bspw. per einfachem Doppelklick. Typischerweise werden Folien übrigens im Design der geöffneten Präsentation eingefügt. Es kann aber auch wichtig sein, beim Einfügen das ursprüngliche Design der eingefügten Folie beizubehalten. Für Agenturen oder Unternehmensberatungen, die häufig im Design ihrer Kunden arbeiten, ist es darüber hinaus praktisch, keine kompletten Folien sondern nur die Grafiken aus dem Content-Bereich der Folie einfügen zu können, um sie leichter auf unterschiedlichen Designs nutzen zu können.

  • Offline-Verfügbarkeit: Rein netzbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass man in jedem Moment den aktuellsten Stand der Inhalte betrachtet. In der Praxis sind viele wichtige Nutzer jedoch häufig unterwegs und haben keinen oder nur schwachen Netzzugang. Dann ist es wichtig, dass die wichtigsten Inhalte auch offline verfügbar gemacht werden können. So entfaltet die Folienverwaltung ihren Nutzen auch außerhalb des Büros.

  • Mehrsprachigkeit: Obwohl Englisch die dominante Geschäftssprache ist, freuen sich doch viele Nutzer über eine Software-Oberfläche in ihrer Landessprache.

  • Persönlicher Bereich: Damit Nutzer auch ihre persönlichen Folien und Grafiken, die sie oft verwenden, besser organisieren können, ist ein persönlicher Bereich für jeden einzelnen Nutzer ein praktisches Zusatz-Feature.
     

Handling aus Sicht der „Administratoren“

Nur ein sehr kleiner Teil der Nutzer ist üblicherweise für das Einstellen und Pflegen der Inhalte zuständig. Für diese Personen, die hier als Administratoren bezeichnet werden, kommen weitere Anforderungen hinzu:

  • Einfaches Hinzufügen und Ändern von Folien und Grafikelementen: Obwohl beim Thema Usability vor allem die normalen Nutzer und damit das Auffinden und Einfügen von Inhalten im Vordergrund stehen, ist es auch wichtig, dass das Handling für Administratoren gut gestaltet ist. Man sollte schnell Inhalte ergänzen, austauschen, umsortieren, umbenennen oder löschen können. Wichtig ist insbesondere, dass diese Vorgänge ohne Unterstützung der IT-Abteilung erfolgen können, da sonst der Pflegeaufwand und damit auch die Reaktionszeiten schnell ausufern können.

  • Automatische Aktualisierung veralteter Folien: Damit das „Recyceln“ von Folien nicht zum Problem wird, sollte eine automatische Update-Funktionalität verfügbar sein. Diese weist den Nutzer darauf hin, dass er die betreffenden Folien aktualisieren soll, und bietet ihm idealerweise auch direkt eine Vorschau bzw. die neue Folie an. Diese Aktualisierung sollte auch dann noch funktionieren, wenn der Nutzer die Folie bspw. bereits in weitere Präsentationen kopiert hat.

  • Ermöglichen von Benutzergruppen: Nicht alle Inhalte sind für alle Nutzer relevant, und vieles darf auch gar nicht allen zur Verfügung gestellt werden. Eine PowerPoint-Folienverwaltung sollte es daher ermöglichen, spezielle Benutzergruppen einzurichten und getrennt zu verwalten.

  • Rollentrennung: Die Folienverwaltung sollte Best Practices im Prozess der Präsentationserstellung unterstützen – eine Person (bzw. eine Person pro Benutzergruppe, plus Urlaubsvertretung) darf Inhalte einstellen, ändern und löschen, die anderen Nutzer dürfen die Inhalte nur nutzen. Es sind Szenarien denkbar, in denen eine weitere Ausdifferenzierung von Benutzerrollen sinnvoll sein kann, bei PowerPoint hat sich allerdings der beschriebene Prozess in fast allen Fällen bewährt.

  • Tracking von Nutzerverhalten: Wenn man von rechtlichen Bedenken absieht, kann es interessant sein, das Verhalten der Nutzer auszuwerten. Für die Nutzer selbst ist eine Information darüber, welche Folien häufig genutzt werden oder von anderen Personen gut bewertet werden, faktisch wertlos, da dies keine Basis für sinnvolle Präsentationserstellung bietet. Für einen Administrator kann diese Information hingegen interessant sein, da sie gewisse Hinweise gibt, für welche Themen möglicherweise weitere Folien (oder Bilder etc.) bereitgestellt werden könnten.
     

Handling aus Sicht der IT

Der IT kommt häufig die Aufgabe zu, die Folienverwaltung für die Organisation einzuführen und zu pflegen. Hier kommen daher noch weitere Kriterien zum Tragen:

  • Einfache Einrichtung: Software-Tools gibt es in den meisten Organisationen bereits mehr als genug, und IT-Abteilungen scheuen häufig den zusätzlichen Aufwand für Rollout und Pflege neuer Software. Wichtig ist es daher, dass eine Folienverwaltung sich in die bestehende IT-Infrastruktur reibungslos integriert und bspw. keine zusätzlichen Server erfordert. Sie muss mit den normalen Werkzeugen wie Microsoft SCCM oder Citrix ausgerollt werden können und möglichst keinen Betreuungsaufwand verursachen. Dazu gehört es auch, bestehende Benutzergruppen aus dem Active Directory anbinden zu können.

  • Sicherheit: Jede neue Software ist potenziell ein Sicherheitsrisiko und verursacht außerdem viel Arbeit, wenn sie nicht richtig läuft. Bei der Auswahl sollte daher auf Lösungen gesetzt werden, die bereits bei großen Unternehmen im Einsatz sind und entsprechende Zertifizierungen (z.B. Windows Kompatibilitätstest) vorweisen können.

  • Umgang mit großen Datenmengen: In einer Folienverwaltung können sich schnell größere Mengen an Daten sammeln. Wichtig ist daher zum einen, dass die betreffende Lösung auch bei großen Datenvolumina stabil und perfomant arbeitet. Zum anderen sollte sie Speicherbedarf und Netzwerklast möglichst minimieren.