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Wie Sie Schriften in PowerPoint einbetten

Manchmal muss man einfach ein „NA“ ergänzen. NA? Nationale Agency im Spiel? Wahrscheinlich (man ist ja vorsichtig) nicht. Aber erinnern Sie sich an WYSIWYG (What you see is what you get)? Wenn Sie an Ihrem Rechner eine Präsentation erstellen, sehen Sie sofort, wie sie aussieht. Die Sache könnte sich ganz anders darstellen, wenn Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner öffnen. Weil dann aus einem WYSIWYG ganz schnell ein WYSINAWYG wird… nämlich ein „What you see is not always what you get“.

Formatierung geplatzt

Sie sieht so schön aus, Ihre Präsentation. Texte schön arrangiert, alles im Corporate Design. Jetzt schicken Sie sie vielleicht weiter oder Sie öffnen sie auf einem anderen Rechner. Und lösen ein Erschrecken aus: „Was sind das denn für hässliche Folien?“. Warum? Weil dieser Rechner die von Ihnen ausgewählte Schriftart nicht hat und einfach eine andere nimmt. Das führt dazu, dass Ihre Formatierungen, Anordnungen, Größen und Darstellungen völlig zerschossen werden können. Das muss man noch nicht einmal direkt merken, denn oben in dem Schriftart-Kästchen zeigt Ihnen PowerPoint tatsächlich die von Ihnen gewählte Schrift an, obwohl es sie nicht darstellt. Das ist wirklich gemein, vor allem, wenn man gemeinsam am Telefon versucht, den Fehler zu finden.

Fehlervermeidung durch Einbettung

Wie immer gibt es dafür ein Rezept. Wenn Sie also keine Windows-Standardschrift gewählt haben, vielleicht weil Ihr Corporate Design etwas anderes vorsieht, dann sichern Sie sich ab. Betten Sie die von Ihnen vorgesehene Schriftart ein. Das geht relativ einfach:

Klicken Sie auf „Speichern unter“ und wählen einen Speicherort aus. Dann klicken Sie auf „Tools“, dann auf „Optionen speichern“ und setzen Sie dort einen Haken für „Schriftarten in Datei einbetten“. Klappt relativ zuverlässig bei True-Type- und Open-Type-Schriftarten.

PowerPoint Fenster

Wie Sie anhand des kleinen Wörtchens „relativ“ erkennen, gibt es dabei dennoch ein paar Dinge, die Sie sich bewusst machen sollten:

  • Ihre Datei wird größer, häufig um locker 1 MB.
  • Versichern Sie sich, dass die von Ihnen ausgewählte Schriftart das Einbetten auch erlaubt.
  • PowerPoint Mac erkennt eingebettete Schriften leider nicht.
  • Nicht immer denkt man selbst daran, es auch wirklich zu tun.

Wie Sie Schrift optimal kontrollieren

Gehen Sie auf Nummer sicher. Das können Sie einmal, indem Sie Ihre Präsentation im PDF-Format verschicken. Das ist sehr wirksam, wenn es an Empfänger geht, für die wirklich nur der Inhalt wichtig ist – z.B. wenn Ihre Präsentation als Handout oder Arbeitspapier dienen soll. Sind es allerdings Empfänger, die Ihre Präsentation selbst halten möchten, dann schränken Sie die Nutzung mit einer PDF-Datei stark ein. Denn dramaturgisch wichtige Animationen sind damit nicht mehr möglich, es sei denn, Sie würden für jeden einzelnen Schritt eine eigene Folie anlegen. Was sicherlich nicht im Sinne der Effizienz wäre.

Die beste Lösung für Hausschriften, die kein Windows-Standard sind, ist, im Corporate Design zu unterscheiden zwischen Print- und Office-Anwendung. Und sich dann für alle Office-Anwendungen (es ist ja nicht nur ein Problem für PowerPoint) auf eine Schriftart zu einigen, die der eigentlichen Hausschrift ähnlich ist. Seien Sie beruhigt, das ist in der Regel möglich, sollte aber immer mit Ihrem zentralen Marketing abgestimmt sein.

Wenn Sie diese wenigen Tipps berücksichtigen, können Sie ganz souverän aus „NA“ das gute „not applicable“ für Schriftprobleme machen.