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PowerPoint-Format 4:3 vs. 16:9. Formatfrage Reloaded.

Neun Fragen, die bei der Entscheidung helfen.

Vor ungefähr zwei Jahren tendierten wir in einem Blogartikel in der Formatfrage zu 16:9. Seither wurden die Diskussionen um das Thema nicht seltener, eher häufiger. Und wir haben dabei immer wieder aufs Neue einige Argumente abgewogen, die wir damals als weniger relevant unterschlagen haben. Vor diesem Hintergrund nun also ein Update, mit dem Versuch, möglichst alle Für und Wider abzuwägen und eine strukturierte Argumentationshilfe zu geben.

Warum überhaupt?

Ursprünglich gab es 4:3-Monitore. Dann besannen sich Hersteller darauf, dass das menschliche Blickfeld eigentlich viel besser mit dem Format 16:9 abgedeckt wird. So kam es zum Wandel bei den Geräten, und in der Folge auch bei Präsentationen.

Reicht das schon als Argument für die Weichenstellung in Ihrem Unternehmen? Die folgenden neun Fragen geben eine Hilfestellung.

16:9 und 4:3

1) Wofür erstellen Sie Präsentationen hauptsächlich?

  • Vor allem für den Vertrieb?
  • Für Vorträge auf großen Veranstaltungen?
  • Oder eher für interne Meetings?
  • Oder Berichte, Tischvorlagen?

Oder doch für alles gleichzeitig? Je größer das Unternehmen, desto vielfältiger der Einsatz von PowerPoint. Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihnen am wichtigsten ist. Das wird Ihre Basis.
 

2) Welche Geräte werden dabei eingesetzt?

Ausgehend von Ihren wichtigsten Einsatzzwecken prüfen Sie, welche Ausgabegeräte jeweils dominieren.

  • Arbeitet Ihr Vertrieb hauptsächlich mit Notebooks und Beamer – also eher Format 16:9? Oder sind die Kollegen mit Tablets unterwegs? – Hier kommt es aufs Modell an, das iPad verwendet 4:3.
  • Bedienen Sie auf Veranstaltungen oder Messen große Monitore? In welcher Form? Vom extrem breitformatigen Monitor bis zur hochformatigen Stele ist alles möglich.
  • Sind Ihre Beamer State-of-the-Art (16:9) oder ist Ihr Bestand doch unterschiedlich und Sie setzen noch etliche ältere Geräte ein (4:3)? Denken Sie dabei nicht nur an die Hauptverwaltung, sondern auch dezentrale Büros, Besprechungsräume in Werken etc.
  • Drucken Sie Präsentationen häufig aus? Werden sie oft als Handout ausgegeben? Das spräche für 4:3, ggf. sogar für A4 oder Letter.
     

3) Wie möchten Sie wirken?

Tatsächlich kommt dem Format eine Image-Wirkung zu. 4:3 wirkt auf viele Anwender und Zuschauer mittlerweile etwas angestaubt, 16:9 vermittelt eher, dass Sie „am Puls der Zeit sind“. Dieses Argument kann alle anderen Fragen wie die nach Geräten oder Technologie oder Ausdruck übertrumpfen. Das gilt übrigens in der Innenwirkung genauso wie in der Außenwirkung.
 

4) Welches PowerPoint-Format ist besser für Ihre Inhalte geeignet?

Gleich als erstes räumen wir mit einer häufigen Behauptung auf – 16:9 bietet nicht per se mehr Platz als 4:3. Mehr Platz entsteht dann, wenn das Format möglichst gut zum Ausgabegerät passt und dessen verfügbaren Platz optimal ausnutzt. Neben dem sehr entscheidenden Argument der Anpassung auf die Ausgabegeräte können weitere Faktoren eine Rolle spielen. Verwenden Sie Präsentationen bspw. für Anleitungen, in denen Sie links einen Screenshot und rechts eine Erklärung dazu zeigen möchten, lässt sich das mit einem breiteren Format besser umsetzen. Für viele inhaltliche Darstellungen ist allerdings das gute alte 4:3 weiterhin sehr gut geeignet, da es in allen Richtungen ungefähr gleich viel Platz bietet.
 

5) Wie viele Formate wollen Sie bereitstellen?

Wenn man sich nicht entscheiden kann, bietet man am besten alles an, oder? Ja, sollte man. Aber völlig durchorganisiert. Wenn Sie alles ohne eine planvolle Steuerung anbieten, führt das zu Chaos. Denn jeder nimmt dann sein Lieblingsformat. Versuchen Sie einmal unter dieser Prämisse, die Folien mehrerer Kollegen zu einer Präsentation zusammenzufügen. Das Ergebnis ist ein hoher Anpassungsaufwand, Ineffizienz, Unzufriedenheit der Anwender und Imageschäden nach außen. Entscheiden Sie sich für ein Grundformat und ergänzen Sie diese Entscheidung durch möglichst klare Richtlinien, welches Format für welchen Zweck einzusetzen ist. Und dann arbeiten Sie mit einem Werkzeug, das die Folien für die Anwendung in das jeweils gewünschte Format schnell und möglichst verlustarm auf Knopfdruck umwandelt.
 

6) Umstellen, aber wie?

Sie möchten tatsächlich etwas ändern, weil Sie alle Fragen für sich abgewogen haben. Unser Tipp: Entwickeln Sie eine Art Migrationsplan. Denken Sie daran, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit aller Wahrscheinlichkeit einen erheblichen Fundus an alten Präsentationen besitzt, die er immer mal wieder einsetzt oder als Basis für eine neue Präsentation nutzt. Eine Umstellung kann dadurch ziemlich schnell zu Unmut und Problemen führen. Die Akzeptanz ist am höchsten, wenn die Umstellung zusammen mit einer generellen Design-Umstellung, einem Marken-Relaunch oder einer Umstellung Ihrer Templates einhergeht. Das kann jeder verstehen.
Die meisten Unternehmen haben mehr Folien in Umlauf, als ihnen bewusst ist. Manchmal sind es Millionen. Die Konsequenzen, der damit verbundene Aufwand, die Kosten und das Projekt sind enorm herausfordernd. Umso bedeutsamer der Migrationsplan.

7) Welches 16:9?

Wussten Sie, dass es in PowerPoint zwei verschiedene 16:9-Formate gibt? Einmal das, was in PowerPoint 2016 mit „Bildschirmpräsentation (16:9)“ bezeichnet wird, und zum anderen das, was sich „Breitbild (16:9)“ nennt und seit PowerPoint 2013 der Standard ist. Ersteres hat dieselbe Breite wie 4:3 (in den Standardabmessungen von PowerPoint), letzteres dieselbe Höhe. Der Platz auf dem Bildschirm ist exakt derselbe, beim älteren „Bildschirmpräsentation (16:9)“ benötigen Sie jedoch i.d.R. eine kleinere Schriftgröße, da Sie sonst viel zu wenig Platz in der Vertikalen zur Verfügung haben. Das neuere „Breitbild (16:9)“ hingegen funktioniert meist sehr gut mit der bislang verwendeten Schriftgröße, da sich die vertikale PowerPoint-Abmessung nicht verändert und Text einfach in der Breite länger laufen kann. Dadurch wird es auch einfacher, Inhalt aus alten 4:3-Folien mal eben schnell herüber zu kopieren, es bleibt dann zwar rechts oder links etwas unschöne Freifläche, aber in der Höhe passt es schon einmal grob. Daher empfehlen wir fast immer die Variante „Breitbild“.
 

8) Wie können Sie eine mögliche Umstellung handhaben?

Immer gilt: Je schneller desto besser. Lange Übergangsphasen führen dazu, dass jeder anders arbeitet und an unzähligen Stellen Nachbearbeitungsaufwand entsteht. Allerdings sollte auch bedacht werden, an welchen Stellen eine Übergangsphase Sinn macht, schließlich ist es auch nicht zielführend, Arbeit an Stellen zu verursachen, an denen es nicht nötig wäre.
Wenn wir Kunden im Umstellungsprozess begleiten, versuchen wir, bereits möglichst früh an Bord zu sein, um für eine optimale Vorbereitung und Anwenderunterstützung sorgen zu können:

  • Intelligente Gestaltung des neuen Masters – mit Blick auf die Zukunft ebenso wie mit Blick auf die Umstellung
  • Möglichst viel hilfreiches Material pünktlich zum Go-Live – Folienvorlagen, Bausteine, neue Unternehmens- und Vertriebspräsentationen, Tipps & Tricks
  • Tools zur automatisierten Umwandlung alter Präsentationen
  • Einen Umstellungsservice zur besseren Akzeptanz und zügigen, professionellen Umstellung wichtiger Präsentationen
     

9) Wie viel Umstellung lässt sich automatisieren?

Nachdem alle bislang am Markt verfügbaren Lösungen (inklusive unserer eigenen) nicht das leisten konnten, was die Anwender bei Formatwechseln wirklich brauchen, haben wir über die vergangenen Monate eine völlig neue Automatisierungslösung entwickelt.  Eingeflossen sind nicht nur unser ganzes Entwickler-Know-How, sondern auch unsere ganze Erfahrung aus unzähligen Umstellungsprozessen. Heraus kam ein Konversionstool, das tatsächlich in der Lage ist, aus einem Großteil der alten Präsentationen völlig automatisch vernünftig aussehende neue zu erstellen:

  • Die Präsentation wird von einem definierten Ausgangsmaster in Ihren neuen Ziel-Master gesetzt. Und zwar nicht ungefähr, sondern exakt.
  • Die Layouts werden neu zugewiesen. Hierbei nutzt das Tool zum einen die Vorteile, die PowerPoint bietet, wenn Anwender vorschriftsmäßig mit Layouts und Platzhaltern gearbeitet haben. Aber – und das ist bei weitem der intelligentere Part – es kann ebenso mit den meist weitaus zahlreicheren Präsentationen umgehen, in denen Layouts wild kopiert und Platzhalter nach Belieben verschoben wurden.
  • Der Inhalt der Folien wird als nächstes intelligent ans neue Format angepasst. Dazu gehören verschiedene Methoden zur Skalierung und Neupositionierung auf der Folie. Texte werden skaliert, Bilder werden nicht verzerrt.
  • Je nach Anforderung der alten und neuen Master werden im Nachgang noch verschiedene Korrekturen automatisch durchgeführt, damit auch das sonstige Erscheinungsbild den neuen Vorgaben entspricht.

Dafür gibt es seriöserweise keine Lösung von der Stange. Das Konversionstool wird für jeden Kunden individuell konfiguriert. Und zwar gemäß alten und neuen Mastern, dem, was die Anwender damit tun und dem, was Marketing bezweckt.

Solch eine Migrationsplanung für PowerPoint-Umstellungen erfordert einen ganzheitlichen Blick, viel Erfahrung und Anwendungsexpertise. Aber dafür verspricht sie eine reibungslose Umstellung, eine hohe Anwender-Akzeptanz, viel Reputation und die Schnelligkeit, die Marketingabteilungen sich erträumen. Was dazu benötigt wird, sind ein frühzeitiges Vorgespräch, die richtigen Fragen, eine seriöse Analyse und eine sinnhafte, individuelle Umsetzung. Alleine das Vorgespräch führt zu zahlreichen Denkanstößen, die auch in der Zusammenarbeit mit der beauftragten Markenagentur zu echtem Effizienzgewinn werden.

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